數字時代檔案管理問題與對策分析

檔案管理是單位不可或缺的基礎性工作，它真實記錄著單位的發展歷史，在賦能現代化治理和實現社會效益方面發揮著關鍵作用。近年來，新技術的發展深刻改變了社會發展格局，大數據、云計算等前沿技術與檔案工作的深度融合，推動檔案管理朝著智能化、智慧化方向發展。在此背景下，檔案工作迫切需要轉變服務理念，實現轉型升級，充分釋放檔案價值。本文結合檔案工作實際，對數字時代的檔案管理模式進行探索與總結，以期為檔案管理提供理論參考。

一、數字時代檔案管理的新要求

（一）檔案治理現代化

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確指出，要著力推進檔案治理體系和治理能力現代化。檔案治理現代化要求構建全面的檔案管理體系，以實現檔案管理效率的提升。具體而言，就是要嚴格依照相關規定，明確檔案工作責任制，建立科學的檔案分類標準和利用規則，壓實各級工作責任；打造一支專業化的檔案管理隊伍，切實提升基礎業務的規范化水平；推進檔案信息化提檔升級，加大電子檔案的應用力度，穩步推進“單套制”改革，實現檔案利用的共享化，通過優化檔案治理結構賦能社會效益的提升；建設數據管理系統和共享平臺，建立檔案分級分類管理機制，營造安全可信的檔案利用空間，實現檔案數據的有序流動，拓寬檔案服務半徑，推動檔案數據價值得到充分釋放。

（二）存量檔案數字化

《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》明確指出，要著力加強檔案信息化建設，推動檔案管理方式實現現代化轉型，將檔案信息化納入單位數據建設總體規劃。推動傳統載體檔案數字化是數字時代檔案管理的基礎性工作，這一舉措有利于節約檔案存儲空間，提高檔案檢索效率。傳統載體檔案數字化建設有助于增強檔案的安全性和可靠性，避免檔案受自然環境、人為破壞等因素的影響。特別是數據備份技術的不斷發展，為檔案信息安全提供了可靠保障。因此，要優先推進查閱利用率較高傳統載體檔案的數字化工作，以有效提高檔案查閱速度，及時滿足公眾的檔案需求。

（三）增量檔案電子化

增量檔案電子化是指在檔案管理中，將新增檔案以電子檔案的形式進行存儲與管理，推動檔案管理從人工歸檔向電子歸檔轉變。增量檔案電子化過程中，應優化檔案管理流程，引入先進的管理系統，促進檔案信息的集中存儲和高效利用；對電子檔案移交接收相關的標準和接口進行逐一調試，確保電子檔案應用規范、安全；嚴格執行中華人民共和國國家檔案局印發的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《電子檔案管理辦法》，嚴把檔案歸檔“入口關”，凡移交歸檔的電子檔案必須符合檔案相關行業標準和質量要求，完成檔案全文數字化，推動實體檔案與電子檔案實現同步歸檔。

（四）檔案管理智能化

以人工智能為代表的新一代信息技術的廣泛應用，推動檔案管理進入數智化管理新時代，檔案治理效能顯著提升，檔案事業發展邁入新的發展階段。其主要特征表現為檔案數據的采集、存儲和分析能力普遍提高，檔案治理方式豐富多元，檔案資源得到更合理的利用與保護。例如，大數據技術能夠從海量數據中提取有價值的信息，處理更為復雜和多樣化的數據類型，提高電子檔案處理效率；機器學習（ML）技術具備自我學習和改進的能力，在檔案輔助審核、分級劃控、語言識別等方面具有廣闊的應用前景；區塊鏈技術為檔案管理提供了安全、透明且不可篡改的解決方案，有效防止數據被篡改或偽造。這些技術相互關聯、協同作用，共同推動著數智化時代檔案管理工作的進步，促使檔案管理向智慧化方向發展。因此，要樹立檔案數字化、智慧化發展導向，優化資源配置，推動技術落地，實現新一代信息技術與檔案工作的深度融合，推動檔案管理從傳統的實體保管向智能化、無人化、協同化方向發展。

二、數字時代檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理體系建設亟須提檔升級

一是數字化管理系統功能較為單一。當前管理系統僅具備存儲、檢索等基礎性功能，信息挖掘、在線編目、智慧服務等方面功能欠缺，系統的智能化和人性化水平有待提升。二是檔案數據庫建設和數據共享力度亟待加強。在重點工作、重點任務的檔案數據管理上不夠扎實，專業檔案數據庫建設推進不足，難以高效滿足日常查詢利用需求；檔案數據共享和流通機制尚不健全，部門間協作不夠充分，需要在技術和規則等方面開展流程化重塑工作。

（二）檔案服務能力亟待提高

一是服務意識薄弱。部分檔案管理部門缺乏主動服務意識，服務效能較低，查檔利用效率不高，公眾滿意度有待進一步提高。二是資源建設與公眾需求不匹配。在資源建設方面，未充分從公眾的實際需求出發，導致檔案供給與需求不平衡的問題日益凸顯。三是專業化水平有待提升。檔案服務大多停留在提供資料等層面，深度挖掘檔案價值的能力不足。例如，在整合檔案史料方面能力欠缺，難以提供有價值的經驗參考。四是信息技術應用能力不足。面對多元異構的海量檔案資源，無法有效利用新技術賦能數據分析、共享利用和智慧服務，這在一定程度上阻礙了檔案管理現代化水平的提升。

（三）檔案管理人員隊伍亟待優化

一是人員培訓內容不全面。單位多依賴技能訓練等方式開展培訓，前沿理論知識的培訓力度不足，致使檔案管理人員對基礎業務流程和信息化建設缺乏必要的知識儲備。二是自主學習意識薄弱。檔案管理人員學習大數據、人工智能、區塊鏈等新技術的積極性不高，知識儲備較為單一，難以適應數智時代的發展要求。三是人員結構不合理。單位在人才引進方面力度不夠，人員老齡化現象凸顯，亟須引進新鮮血液，打造一支復合型人才隊伍。四是激勵機制不完善，導致檔案管理人員創新創造的內生動力不足。

（四）安全防護能力亟待加強

檔案安全是數據管理的基礎，檔案管理高質量發展必須以安全為前提。檔案安全涵蓋數據的機密性、完整性、可用性、隱私性、真實性和可控性等多方面。然而，當前的檔案防護體系未能隨著技術發展及時更新，抵御和化解安全風險的能力較弱。因此，要構建涵蓋檔案數據產生、采集、傳輸、交換、存儲、分析、使用全流程的安全體系，以保障檔案信息安全。

三、數字時代檔案管理對策分析

（一）優化檔案管理體系

優化檔案管理體系是新時代檔案高質量管理的必然選擇。一是建設功能齊全的檔案管理系統。依據《數字檔案館建設指南》，打造具備電子檔案預覽、歸檔、存儲、借閱等管理服務功能的管理系統，實現檔案結構化管理、永久性保存，實現歸檔自動化、保管電子化，解決傳統紙質檔案歸檔困難、數量龐大、檢索效率低、保存成本高等問題。深化技術賦能，借助大數據、人工智能技術，探索智慧化檔案工作新模式，利用模型學習和算法驗證，對數據資源進行分批分類標注，提升分層管理的科學化水平；利用智能編研功能，通過設置編研任務和形式，推動檔案成果以知識圖譜形式呈現，實現檔案開發從被動向主動轉變；借助智能編研優勢，通過輸入關鍵詞構建多維語義模型，突破人工模式局限，提高檔案開放審核效率。二是不斷完善檔案數據資源庫建設。根據社會發展和單位需求，建立涵蓋文書檔案、專業檔案、照片檔案、音視頻檔案等各類檔案的數字資源庫，實現從被動收集向主動構建的轉變，拓寬檔案收集工作邊界，建設特色檔案資源體系，融合信息技術實現檔案資源建設的跨界整合與深度挖掘。三是著力推進數據共享。加強對數據資源的協調管理，構建覆蓋全流程、全部門的數據共享機制，從技術層面破解檔案管理系統與業務系統的數據融合難題，實現檔案資源跨層級、跨系統的共享利用，促進資源優化配置，推動檔案信息化轉型升級。例如，引入大系統集成理念，在單位辦公平臺部署數據歸檔接口和共享網絡，實現電子檔案自動歸檔和上傳，破解資源流通難題。

（二）提高檔案服務能力

一是精準把握發展需求。檔案的服務對象涵蓋單位各部門和社會大眾，由于對象不同，檔案利用需求也各不相同，因此，單位應準確把握服務對象的新要求，深入了解各方需求，在資源建設和服務時效上發力。例如，以單位發展方向為指引，主動制定資源建設清單，及時跟蹤指導服務，通過“提前介入、過程跟蹤、全程服務”的閉環模式，著力破解檔案管理“重建設、輕歸檔”的難題。二是主動服務發展。檔案蘊含著豐富的理論知識和實踐經驗，是推動社會可持續發展的重要力量，要善于將“資源庫”轉化為“思想庫”，圍繞社會發展主動提供經驗參考。三是善于運用新技術。遠程利用是檔案服務的新發展方向，要發揮“數據跑路”的優勢，利用共享平臺、管理系統和新媒體等平臺，通過檔案信息化轉型推動服務效率提升。例如，運用云計算、互聯網技術，搭建線上線下相結合的檔案服務網絡，開展在線答疑、網絡預約等遠程服務，最大程度上滿足用戶的檔案利用需求；提供個性化服務，借助智能化的數據分析工具和算法模型，精準把握用戶的偏好和需求，為用戶提供有針對性的檔案推薦服務，提升用戶的體驗。

（三）打造高素質人才隊伍

檔案管理轉型的關鍵落腳點在于人，做好人員素質提升工作是破解檔案治理難題的有效途徑。一是重視專業人才培養。要創新人才培養模式，積極組織檔案管理人員參加檔案部門舉辦的培訓或研討會，提高對檔案管理前沿問題的認知與把握能力，提升專業素養。聚焦檔案收集、管理、保存、利用以及數字化等業務，發揮先進典型的“傳幫帶”作用，通過現場教學、交流座談等方式，助力檔案管理人員提升業務素養。二是增強自主學習意識。引導檔案管理人員積極主動學習信息化知識，豐富知識儲備，提高運用新技術的技能，堅持理論與實踐學習相統一，切實解決檔案管理中存在的問題。三是優化人員結構。充分發揮各年齡段人員的作用，最大限度激發他們的活力，將年富力強、有責任心的人員選派到檔案管理崗位上，讓他們在工作過程中增長知識、提升才干、提高能力，發揮主力軍作用。四是確保檔案管理人員的晉升渠道暢通，在職位晉升、職稱評聘方面一視同仁，形成“引得進、留得住、用得好”的人才發展環境，營造良好的工作氛圍。五是加大人才引進力度。重點招聘具有計算機、大數據、人工智能等知識背景的畢業生，為檔案管理轉型注入內生動力，努力構建一支結構優化、素質優良、能力突出的檔案人才隊伍。

（四）加強安全體系建設

檔案安全體系現代化建設是檔案管理工作的重中之重。一是釋放防火墻的技術優勢。工作加強內部訪問控制，實現內外網隔離，并常態化提升防火墻的防護能力，使其與信息技術發展保持同步。二是用好數據加密技術。數據加密技術是防火墻的有益補充，二者共同構成安全體系建設的基礎。數據加密通過特定算法將明文檔案數據轉換為不可讀的密文數據，只有持有密鑰的人才能將密文數據還原為明文數據。三是采用數據訪問控制技術。該技術是檔案數據主動防御的關鍵，涵蓋身份認證與權限管理、敏感數據保護、數據分類和標記、審計與監控等環節，能夠有效防止信息安全問題的發生。四是加強安全漏洞掃描技術的應用。該技術能夠及時發現系統安全漏洞，生成檢測報告并及時預警，有效抵御外部入侵。五是深化區塊鏈技術的應用。區塊鏈本質上是一個分布式存儲數據庫，通過數據協議、加密算法、點對點傳輸等技術的結合應用，構建一種分布式、不可篡改、安全可驗證的數據庫，建立一種新的信任體系，有助于實現檔案數據的安全傳輸，解決信任、權屬問題，實現檔案可控流通，促進檔案價值利用。

四、結語

數字時代檔案管理的環境和方法發生了顯著變化，檔案數據量呈爆炸性增長，檔案類型日益多樣化，檔案管理迎來了前所未有的發展機遇，但同時也對檔案管理效能、服務質量和安全體系建設提出了更高要求。相關單位要順應時代發展趨勢，提高檔案服務能力，著力培養復合型檔案管理人才，推動檔案管理與時代同頻共振，實現高質量發展。

參考文獻：

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[2]張艷萍.淺談做好新形勢下的檔案管理工作[J].內蒙古科技與經濟，2017（24）：27-28.

（作者簡介：劉春征，男，本科，北京智寶教育科技有限公司，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）