錨定政務協同辦公系統 破解文件全程管控難題

2025年2月6日，發布《電子政務協同辦公系統電子文件應用與管理技術要求》（DB32/T5007—2025）（以下簡稱《要求》），于2025年3月6日起實施。該標準由、聯合提出，歸口。該標準嚴格遵循國家電子文件與電子檔案管理規范，深度融合《黨政機關電子公文元數據規范》（GB/T33480—2016）《黨政機關電子公文歸檔規范》（GB/T39362—2020）等國家標準，基于地方試點經驗，創新實現電子公文與檔案全生命周期一體化管理。通過元數據前移、六維保障體系和標準化接口設計，確保文件真實性、安全性及跨系統協同，并采用數字簽名、國產化適配等安全可靠技術，構建覆蓋生成、流轉、歸檔、銷毀的全流程閉環管控機制，為政務信息化提供標準化、自主可控的解決方案。《要求》適用于指導各級黨政機關開展非涉密協同辦公類信息化系統建設。

1編制背景

隨著數字中國戰略的深人推進，數字政府建設已成為提升國家治理現代化水平的重要抓手。電子文件作為政府數字化轉型的核心載體，其規范化管理與高效應用是保障政務協同效能、維護數據安全的關鍵環節。“十四五”時期以來，黨和國家對電子文件管理、檔案管理等工作提出了新的更高要求，例如《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確提出要加快檔案資源數字轉型，大力推進增量電子化，促進各類電子文件應歸盡歸，電子檔案應收盡收，保障電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性。2024年12月25日，省政府辦公廳印發《江蘇省省級政務信息化項目建設管理辦法》，明確“項目單位應按電子文件管理相關法規和標準規范要求，實現電子文件管理與項目建設同步規劃、同步實施、同步應用。”

協同辦公系統是黨政機關履行主要工作職責、辦理機關核心業務、處理機關公文的重要信息化平臺，所形成的各類數據資源是國家數字檔案資源的重要組成部分。以標準指導協同辦公系統建設中的電子文件特別是電子公文的應用和管理，對推動黨政機關電子文件全生命周期規范管理、提高電子檔案形成質量，促進電子文件普遍應用、長期保存和安全高效利用，提升數字政府建設和運行效能具有重要意義。

根據江蘇省信息化領導小組有關工作安排，省工信廳、省密碼局、省檔案館等單位組織標準化機構以及相關產業單位，結合鎮江、常州兩地工作實踐，開展調研和試點驗證，制定形成了《要求》。作為國內首個聚焦政務協同辦公系統電子文件應用管理要求的地方標準，《要求》的制定和實施，將有效指導各地區、各部門電子政務協同辦公系統的標準化、規范化建設和管理，加快推動全省黨政機關電子文件和電子檔案單軌運行和單套歸檔進程。

2編制思路

2.1標準定位

《要求》旨在為電子政務協同辦公系統建設提供操作性層面指導。其聚焦于非涉密電子政務協同辦公系統中電子文件的全生命周期管理，涵蓋系統建設、協同管理及安全防護的全過程。其核心目標是規范電子文件的形成、存儲、流轉、歸檔和利用，確保文件的真實、完整、可用、安全，為政務協同辦公系統建設、電子文件規范管理和廣泛應用提供技術支撐。

2.2標準結構

《要求》共分為8章及2個附錄，其中第1一4章主要明確了標準范圍、規范性引用文件、術語定義、縮略語，第5章明確了標準的總體架構，包括協同管理、業務應用、安全防護、支撐組件四個主要部分，第6一8章分別就業務應用（含支撐組件）協同管理、安全防護分別明確具體要求，附錄A給出電子政務協同辦公系統電子文件應用與管理安全防護映射關系，附錄B結合江蘇工作實際，明確了電子公文元數據方案。

2.3主要特點

一是堅持問題導向，聚焦電子文件格式混亂、歸檔流程脫節、元數據不統一、管理要求缺位、四性保障不足等突出問題，明確協同辦公系統建設具體要求；二是堅持繼承發展，統籌最新政策要求，歸納提煉現有各類標準，分析解決存在矛盾，具體細化有關表述，大幅提升可操作性；三是堅持創新引領，構建“四位一體”總體架構，創新“文件即接□”理念，整合密碼應用、安全可靠、檔案管理等具體技術要求，支撐電子文件全過程規范管理和跨系統傳輸辦理。

3主要內容解讀

3.1總體架構

《要求》提出電子政務協同辦公系統的四大組成部分：協同管理、業務應用、安全防護和支撐組件。其中協同管理包括管理機構、制度、資源管理、運維和應急管理，業務應用覆蓋電子文件形成、協同辦公（公文處理、會議管理、督查督辦等）檔案管理（收集、檢測、歸檔、銷毀等）安全防護包括“四性”及機密性、不可否認性，支撐組件包含流式處理、版式轉換、電子簽章等應用組件，以及操作系統、數據庫等系統組件。

《要求》明確了各部分之間的關系，即電子政務協同辦公系統基于支撐組件，通過協同管理和安全防護實現電子文件、協同辦公、電子檔案的應用與管理過程。

3.2電子文件應用要求

電子文件應用要求包括電子文件（形成、應用等）協同辦公、檔案管理和支撐組件四個部分。

《要求》指出，公文類電子文件格式規范須符合GB/T33476黨政機關電子公文系列標準，流式文檔應采用UOF格式，版式文檔應采用OFD格式。要求支持智能排版、修訂留痕、電子簽批、多人在線協同編輯等功能，外部掃描文件須符合DA/T31標準，保留完整元數據并支持格式轉換。電子文件應該按資源庫、主題庫、元數據庫分層存儲，支持關鍵詞、語義、元數據等多維檢索。元數據管理應遵循GB/T33480規范，必選元數據包括檔號、開放標識、保管期限等。利用服務應提供智能推薦、輔助起草、權限控制等。

協同辦公方面，《要求》將協同辦公分為公文處理、文件交換、預歸檔管理以及其他場景協同幾個部分，對公文擬制流程、發文辦理、收文辦理，文件交換的接口規范、操作流程，預歸檔管理重點歸檔信息包和推送機制，以及會議管理、督查督辦、政務信息等其他場景的協同提出了明確的技術要求。

檔案管理方面，《要求》指出系統應能夠自動捕獲元數據，流式文件須轉換為OFD-A長期保存格式，外部文件掃描件須生成三層OFD-A文件（元數據層、形式層、內容層），檔案真實性應校驗電子簽名、印章合規性，完整性應檢查文件組件齊全性及內容無缺失，可用性應驗證文件格式、字符編碼符合標準，安全性應掃描病毒、確保殺毒軟件合規。《要求》明確系統應支持在線實時歸檔與離線歸檔，存儲環境應配備專用設備以保障溫濕度等物理條件，涉密文件須物理碾碎或焚燒，銷毀記錄須永久留存等。

支撐組件方面，《要求》明確應滿足國家關于安全可靠相關要求，涉及密碼技術的應通過商用密碼檢測認證，操作系統與數據庫應通過安全可靠測評并適配龍芯、鯤鵬等國產芯片，中間件與代理組件應實現系統解耦、支持靈活部署，電子簽章模塊應支持與江蘇省一體化在線政務服務平臺電子印章系統對接互認并支持離線驗簽等。

3.3協同管理要求

協同管理要求側重于制度建設保障，主要包括管理機構、管理制度、資源管理、運維管理、應急管理等方面。

《要求》明確系統應用單位應成立電子文件應用與管理安全工作的領導小組或委員會，明確專職崗位職責，強化跨部門協作。要求構建由安全策略、操作規程、記錄表單組成的覆蓋電子文件全生命周期制度體系，通過正式渠道發布并實施版本控制、定期評審修訂，制定備份恢復、應急處置等專項制度并明確各環節責任主體。嚴格審查系統建設運維等相關人員錄用環節并簽署保密協議，定期開展安全培訓與績效考核，確保系統建設、運維及安全防護的合理資金投入，部署安全設備以保障系統穩定運行。要求制定日常巡檢、日志審計、故障處理流程，定期檢測硬件設備、備份載體及存儲環境，及時更新系統補丁與病毒庫，制定技術迭代的數據遷移計劃，確保電子文件長期可讀。要求編制涵蓋預防、預警、響應分級、處置流程的應急預案，定期開展安全事件應急演練，建立全天候值班和多渠道監控機制，確保突發事件快速上報與處置。

3.4安全防護要求

《要求》指出電子政務協同辦公系統電子文件應用與管理在網絡安全、數據安全、系統安全等方面應符合國家相關技術標準和管理規范要求，同時明確真實性、完整性、可用性、安全性、機密性、不可否認性等方面的具體技術要求。

《要求》指出采用密碼技術保障電子文件全過程管理環節真實性要求，使用強密碼策略和多因素身份驗證開展主客體身份鑒別，使用電子簽名、數字證書等驗證文件來源，簽發、歸檔等關鍵操作采用多因素身份認證等。使用密碼雜湊算法校驗數據完整性，定期比對檔案目錄與索引，并設定授權用戶修改編輯權限。支持文件格式跨平臺兼容，實施異質備份，部署容災系統確保服務。建立身份驗證和訪問控制機制，強化應用安全控制策略，部署防病毒軟件保障運行，規范操作流程避免信息泄露等。支持敏感數據傳輸加密，存儲加密采用SM2等算法，支持細粒度權限控制，支持密文檢索與脫敏處理，保障系統機密性。在簽章、傳輸等關鍵操作上附加可信時間戳以確保行為可追溯和不可否認，審計日志應加密存儲并支持司法取證等。

4特色和亮點

4.1標準融合創新

《要求》嚴格遵循國家電子文件與電子檔案管理相關規范，深度融合《黨政機關電子公文格式規范第1部分公文結構》（GB/T33476.1—2016）《黨政機關電子公文元數據規范》（GB/T33480一2016，中辦秘書局主持制定）及《黨政機關電子公文歸檔規范》（GB/T39362—2020，國家檔案局主持制定）等標準，有效填補黨政機關電子政務協同辦公系統中電子文件應用、管理與歸檔的空白。

4.2試點經驗積累

基于鎮江、常州等地的試點實踐，標準編寫組發現電子公文與電子檔案一體化管理存在電子文件格式混亂、元數據不統一與缺失、管理要求缺位、四性保障不足、系統互操作性差、歸檔流程脫節及效率低下等問題，并通過試點驗證了元數據前移、智能歸檔等技術的可行性，為解決方案提供了實踐依據。

4.3元數據協同支撐

《要求》創新突破傳統公文與檔案分離的管理模式，在電子公文元數據方案中嵌入檔號、保管期限、開放標識等關鍵檔案屬性，實現電子公文與電子檔案全生命周期一體化管理。該方案覆蓋電子公文的生成、流轉、歸檔、保存、利用及銷毀全過程，確保真實性、完整性、可用性、安全性、機密性及操作不可否認性。其標準化架構不僅助力黨政機關信息化建設與跨區域跨部門協同，更通過前端控制實現公文處理與檔案管理的無縫銜接。

4.4全流程管控機制

《要求》將《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T70—2018）深度嵌人公文處理全流程，創新構建了真實性、完整性、可用性、安全性、機密性及不可否認性的六維全面保障體系。該保障體系貫穿電子文件生成、流轉、歸檔、存儲、利用、銷毀的全生命周期，確保各環節安全可控，并結合網絡安全、數據安全、密碼技術、訪問控制、日志審計等多維度措施，形成閉環防護；全面符合國家密碼管理、網絡安全等級保護、數據安全保障、國產商用密碼應用安全等監管要求；采用數字簽名、可信時間戳、多因素認證、隱私計算等前沿技術，確保防護能力與時俱進；各項技術要求均配套具體實施路徑，操作指引清晰，便于落地執行。通過標準化、規范化的技術架構，該體系有效提升了電子公文處理的安全性和可靠性，為政務信息化建設提供了堅實保障。

4.5接口安全規范

《要求》詳細規定了電子文件數據交換接口的技術要求。電子文件數據交換接口符合《黨政機關電子公文格式規范》（GB/T33479—2016）和《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T39362—2020）規定的要求，確保歸檔接口標準化。采用異步消息隊列確保推送的可靠性，避免數據丟失，支持失敗重試。實時性要求高的單文件和大批量文件的高效歸檔分別采用不同的推送方式，提升了推送方式的靈活性。接口功能具備冪等性，確保同一請求多次執行結果的一致性，防止因網絡重發導致的重復歸檔。歸檔信息包采用壓縮格式傳輸，并對敏感數據進行加密處理，防止信息泄露，確保數據安全。

4.6安全可靠建設規范

《要求》嚴格遵循國家關于安全可靠的相關要求，涉及密碼技術的應通過商用密碼檢測認證；操作系統與數據庫應通過安全可靠測評并適配龍芯、鯤鵬等國產芯片；中間件與代理組件應實現系統解耦、支持靈活部署；電子簽章模塊應支持與江蘇省一體化在線政務服務平臺電子印章系統對接互認并支持離線驗簽等。通過對操作系統、數據庫中央處理器等基礎軟硬件產品的安全可靠測評，符合自主可控政策導向。

（責任編輯：劉鴻浩 張帆）