檔案管理現狀與對策

、金融企業檔案管理的實際情況

2015年5月5日我國頒布了《金融企業業務檔案管理規定》（以下簡稱《規定》），這是我國第一個專門為金融行業的檔案管理工作提出來的規范性文件，為我國各個地區對于當地金融企業檔案管理的工作提供了指導。金融企業檔案記錄了金融企業在資本市場、保險、信托等金融服務辦理和服務活動中形成的有價值的各種載體內容的記錄，是保障經濟安全、促進經濟和社會發展、防控金融風險的有力手段。隨著我國經濟的發展，金融企業的檔案數量不斷增多，而且由于金融業務檔案與全社會資本和財務有密切的關系，金融業務檔案的應用需求也在發生了不斷的變化：檔案資源利用更加頻繁、利用目的多樣性加強，在我國社會經濟發展上發揮著重要的作用。隨著我國金融企業對于檔案管理工作給予重視，雖然管理水平不斷提高，但也存在著一大問題，就是過度關注管理類檔案的管理，忽略了業務檔案的管理，檔案丟失以及造假的情況比較突出。

金融企業檔案主要記錄的內容反映了金融活動和金融制度，既是金融企業的重要資產，也是國家以及社會的重要財富。金融檔案具有法律效力，能保障金融企業及客戶的基本權益；金融檔案也具有歷史價值，反映了金融企業的發展規律和發展歷程，同時為金融相關理論的研究也提供了很多的依據。傳統的金融企業檔案管理中存在很多問題，如檔案數據量較大、保存環境差、檔案資料利用率較低等，最終導致金融企業檔案無法為社會發展做出貢獻，也無法滿足企業發展的實際需求。隨著我國步人互聯網、大數據時代，金融行業也開展了數字化轉型，因此大數據時代下為金融企業檔案管理帶來了機會和挑戰，作為檔案管理人員需要具有創新意識、突破傳統檔案管理的局限性，做好信息化建設充分將金融檔案的服務性發揮出來。2014年，國家開發銀行在第1次行長辦公會審議工作《國家開發銀行檔案管理規定》，要求加強和改進新形勢下開發銀行檔案工作的重要舉措，對開發銀行檔案工作做好頂層設計，并且對檔案內容提出了原則性和基礎性的要求。具體內容包括檔案工作體制、管理原則、責任分工、檔案管理、檔案信息資源的開發利用、檔案安全保密、檔案鑒定、檔案銷毀、檔案統計、教育培訓等，該規定有效提升了金融行業檔案管理工作的規范化、制度化和科學化水平。

、金融企業檔案管理中存在的問題

1.對檔案管理的重視程度較差在金融企業的檔案管理工作中，最突出的問題可以發現：上到企業領導，下到普通員工對于檔案管理工作的認識不足、對檔案管理的重要性也缺乏正確的理解，導致無法重視檔案管理工作的開展。很多企業采用的檔案管理模式也趨于落后，依然受到傳統思維的影響，認為檔案管理只是進行文書資料的保存和管理，沒有技術含量，因此很多企業都會招聘兼職人員來完成。隨著時代的發展，特別是步人大數據、信息化時代后，檔案承載的信息具有重要的意義，檔案不僅記錄了企業發展進程和發展規律，還包含關于企業經營、管理等各個方面的重要信息，只有做好這些信息的管理才可以在企業未來經營中提供支持，由此可知，在記錄數據和信息的同時也要善于利用這些數據，才可以提高企業的核心競爭力。檔案管理對各行業的企業發展來說都非常重要，在金融行業的檔案管理中通過總結以往的經驗、分析數據可以幫助企業找到發展方向、制定戰略目標，可企業對檔案管理的這一價值缺乏認知則成為阻礙金融企業發展的主要因素。

2.檔案管理水平較差針對金融企業的檔案管理工作進行分析，發現很多企業在檔案管理上存在著很多問題，主要表現在以下幾點內容。第一，金融企業檔案管理人員雖然是專業的檔案管理人員，了解專業的檔案管理知識，但是缺乏金融相關知識，這就導致在處理金融檔案的時候無法發現與企業金融活動相關的信息，導致金融檔案中的有價值信息被忽略，無法得到良好的記錄。第二，金融檔案管理不規范。在《規定》中明確了金融檔案管理的原則，例如第七條表示：金融企業需要將業務文件材料的形成、積累、整理以及歸納工作都納入業務流程中、納入業務部門職責范疇中、納入企業考核體系和獎懲機制中，只有這樣才可以保證業務文件材料的齊全。但很多企業并未按照“四列入”的要求管理業務文件資料，導致很多資料發生丟失。

3.檔案管理的先進性較差隨著時代的發展，越來越多的新技術、新設備被用于檔案管理中，這也是檔案管理近幾年來得到提升的重要原因。不過分析金融企業檔案管理的實際情況，在管理中依然存在著無法結合新技術、新設備的情況，依然采取傳統的管理手段或管理設備進行，嚴重影響了檔案管理的工作效率，造成這一問題的原因主要有以下幾點。第一，檔案管理人員的理念較為落后，很多金融企業的檔案管理依然存在著管而不理的情況，即雖然進行了檔案信息的記錄，但是并未對內容進行整理與應用，檔案的價值則沒有發揮出來。第二，管理設備應用不足。很多企業的檔案管理依然采用傳統的紙質管理手段，嚴重影響了工作效率，也容易因為人為因素而出現檔案破損、丟失的情況。第三，無法重視檔案管理的數字化建設。我國步人互聯網時代，金融行業的業務經營也與大數據及時實現了結合，如果檔案管理工作依然采取傳統的手段則無法與業務經營的速度相匹配，不論是記錄數據還是提供數據上都處于落后狀態，在一定程度上也會影響企業的業務經營，阻礙金融企業的發展。

三、金融企業檔案管理的發展對策

1.促進《規定》的落實《規定》的下發對于促進我國金融企業檔案管理水平提升有重要意義，在金融行業的檔案管理發展進程中是一個里程碑式的代表，各級檔案行政部門及金融企業都必須積極促進《規定》的落實，由此促進我國金融企業檔案管理能夠步人新的臺階。第一，檔案行政管理部門要積極開展關于《規定》中內容的解讀，并且做好推廣，將其下發到本轄區的行政管理部門，還要將其下發到各個金融企業，組織金融企業學習和解讀《規定》的內容，促進其中各項要點都能得到應用。第二，各級檔案行政管理部門要加強對金融企業檔案管理工作的監督，將檢查工作作為日常工作的重點。第三，金融企業要組織專業人員吃透《規定》中的政策、精神內涵等，對照《規定》中的要求檢查企業的檔案管理存在的問題，制定相應的優化對策。同時，金融企業也要通過檔案管理制度完善的機會將《規定》中的要點與制度內容結合起來，從而提高檔案管理制度的專業性和規范性。

2.加強金融企業檔案的數字化建設第一，制定合理的數字化發展標準。按照不同類型、不同時期、不同用途進行檔案內容的區分，同時也能夠明確數字化檔案的應用范圍。結合金融企業的實際情況構建數字化技術標準和質量標準，讓檔案掃描、校對、命名、儲存等工作都有據可依，操作更加規范；制定完善的數字化管理制度，進一步完善數字化工作的考核評估制度、監督檢查制度等內容，為金融企業檔案的數字化建設保駕護航。第二，通過利用先進的設備與技術，按照不同載體、不同格式、不同內容的檔案選擇合適的掃描儀器和儲存介質等。同時也要積極應用人工智能技術、圖像識別技術以及語義分析技術，提高檔案管理的自動化、智能化；云計算和物聯網的應用實現了檔案的云端儲存以及遠程管理。第三，構建數字化檔案資源共享平臺。構建開放的資源共享平臺，將各種金融檔案資源展示在平臺上。同時構建便捷的檔案資源共享機制，實現金融檔案的跨機構、跨地區、跨行業的共享。構建完善數字化資源保護機制，保證金融資源的安全，資源利用也更加合法合規。

3.促進檔案治理體系的構建在

《中華人民共和國檔案法》中明確了企業要構建檔案工作責任制，企業要制定專門的檔案管理崗位，還要制定完善的任免機制、人員背調、獎懲機制、培訓機制等促進崗位的完善。金融企業要盡快地將檔案管理工作統一起來，確定好企業中檔案管理部門的職責、構建檔案管理網絡、完善管理制度等，對檔案資源的收集、儲存、整理、應用等工作進行規范。在金融企業內部設置專門的檔案管理領導小組，主要負責監督檔案管理工作的開展并給予一定的引導，切實提高檔案管理部門的統籌協調能力，保障金融企業檔案管理實現統一管理，管理工作也能有序開展。

4.加強檔案的安全管理檔案的安全管理能保證有價值的資源不會受到損壞、遺失等，要提高檔案安全管理的落實就要先構建檔案管理領導責任制、檔案管理主體責任制等，體系構建和完善可以規范檔案管理人員的行為，促進安全管控體系的建設，保證安全管理職責能夠落實到各個人員身上。管理人員要制定輪班監督機制，主要做好檔案儲存室、檔案儲存設備等方面的檢查，日常檔案出人要記錄準確，保證檔案有借有還，不會出現檔案遺失的情況。信息化社會下，也要善于利用信息化技術開展檔案管理，如構建檔案信息管理系統和檔案數字化安全保護系統，保證檔案信息的安全，不同涉密等級的資料也要做好不同程度的保護，加強防火墻和訪問限制，避免重要資料被竊取。

社會經濟的發展推動了金融行業的進步，金融企業發展規模的擴大也形成了大量的檔案信息，因此各個金融企業必須重視結合自身情況制定合理的檔案管理對策，規范檔案收集、儲存、應用等流程，只有做好檔案健康管理才可以為金融企業更加高速、穩定的發展奠定基礎。

（作者單位：青海銀行股份有限公司）