智慧校園視野下高校檔案管理數(shù)字化的實(shí)踐探索

“智慧校園”實(shí)際上是融合了云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)的管理模式，旨在利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等基礎(chǔ)設(shè)施，創(chuàng)建資源集成、共享平臺(tái)，打破校內(nèi)“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)各部門、各系統(tǒng)間的互聯(lián)互通，從而實(shí)現(xiàn)信息資源共享，最大化檔案信息價(jià)值。“智慧校園”視野下的檔案管理建設(shè)要趨向網(wǎng)絡(luò)化、集成化、數(shù)據(jù)化、智能化，在云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)支持下的檔案服務(wù)變革也將引發(fā)管理模式、協(xié)作關(guān)系等多方面的變化，對傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主的管理模式提出了不少的挑戰(zhàn)。

一、智慧校園視野下高校檔案管理數(shù)字化的時(shí)代之需

在傳統(tǒng)校園基礎(chǔ)上構(gòu)建一個(gè)數(shù)字空間，實(shí)現(xiàn)從環(huán)境信息（包括教室、實(shí)驗(yàn)室等）資源信息（如圖書、講義、課件等）到應(yīng)用信息（包括教學(xué)、管理、服務(wù)、辦公等）等全部數(shù)字化，從而為資源和服務(wù)共享提供有效支撐，這種做法即稱之為數(shù)字校園（digitcampus）。智慧校園是數(shù)字校園的進(jìn)一步發(fā)展和提升，是教育信息化的更高級形態(tài)。智慧校園建設(shè)是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是各級院校順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流、響應(yīng)社會(huì)各行各業(yè)新需求的重要舉措。尤其是在我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)高速發(fā)展的背景下，教育信息化也逐漸成為國家教育發(fā)展的重要戰(zhàn)略方向。

從《教育強(qiáng)國建設(shè)規(guī)劃綱要（2024一2035年）》到《中國教育現(xiàn)代化 2035?? 《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》，國家相繼出臺(tái)一系列政策文件，為各級院校的智慧校園建設(shè)指出了明確的方向，強(qiáng)調(diào)要全面提升教育信息化水平，推動(dòng)教育現(xiàn)代化的深度融合，形成以信息技術(shù)為支撐的教育新生態(tài)。在智慧校園建設(shè)的具體措施方面，《全國教育信息化發(fā)展行動(dòng)計(jì)劃（2014-2020）》指出，各級院校要在教育信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面做出重要突破，要加快云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)在教育領(lǐng)域的應(yīng)用，推動(dòng)信息技術(shù)與教育教學(xué)的深度融合，最終促進(jìn)教育教學(xué)各方面工作取得質(zhì)的飛躍。[2]

（一）符合檔案管理工作高效化發(fā)展的需求

現(xiàn)階段，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新興技術(shù)不斷成熟，傳統(tǒng)檔案管理工作的方式方法中存在的問題日益凸顯。作為高校管理體系中的重要組成部分，檔案管理工作發(fā)展的核心就在于，要更加高效地完成檔案的存儲(chǔ)、管理以及利用。然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在存儲(chǔ)空間受限、查找效率低、數(shù)據(jù)容易丟失等一系列問題，因此，尤其需要借助數(shù)字化手段進(jìn)行優(yōu)化。數(shù)字化的檔案管理能夠使用信息技術(shù)手段，將大量檔案資料存儲(chǔ)為數(shù)字化信息，降低紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)需求，進(jìn)而提升檔案管理工作效率。3部分高校引入的企業(yè)化管理方案，即云存儲(chǔ)方案，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了對檔案資料的遠(yuǎn)程訪問，在此基礎(chǔ)上，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)對信息進(jìn)行智能化的篩選和分析，更有助于從海量資源中篩選出具有價(jià)值的信息，從而為本校的研學(xué)管理工作提供更加有力的支持。

（二）符合檔案管理工作安全化發(fā)展的需求

從現(xiàn)實(shí)情況來看，高校所保留的檔案包含學(xué)生個(gè)人資料、教師職務(wù)信息、學(xué)術(shù)成果等大量敏感信息。這些信息一旦泄露，將會(huì)對高校聲譽(yù)、師生個(gè)人隱私乃至國家安全造成極大的不良影響。因此，基于安全性考量，高校檔案管理工作也需要借助數(shù)字化建設(shè)打造穩(wěn)固的信息安全方向，減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作可能由于自然災(zāi)害損壞、人為篡改盜竊等諸多因素所遭遇的風(fēng)險(xiǎn)。進(jìn)一步而言，數(shù)字化技術(shù)的安全性遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止如此，經(jīng)過區(qū)塊鏈技術(shù)加密后的檔案信息支持高校構(gòu)建更加安全的訪問權(quán)限控制機(jī)制，確保只有授權(quán)人員才能訪問特定檔案，并實(shí)時(shí)記錄訪問日志。一旦發(fā)生安全隱患就能快速篩選出目標(biāo)訪問者，確保師生信息安全無虞。

（三）符合檔案管理工作服務(wù)化發(fā)展的需求

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，教育信息化已經(jīng)逐漸成為推動(dòng)高校發(fā)展的核心動(dòng)力。從高校整體發(fā)展的角度來看，檔案管理的數(shù)字化是提升內(nèi)部管理效能的現(xiàn)實(shí)需要，也是帶動(dòng)檔案管理工作服務(wù)化發(fā)展，為本校研學(xué)工作提供更多支持的關(guān)鍵渠道。經(jīng)歷了數(shù)字化改造的檔案管理工作具備更加強(qiáng)大的外延屬性，數(shù)字化檔案資源將推動(dòng)不同院系、部門之間產(chǎn)生聯(lián)動(dòng)，帶動(dòng)高校內(nèi)外信息的流動(dòng)性大幅提升，產(chǎn)生極為可觀的協(xié)同效應(yīng)。5在數(shù)字化檔案資源的支持下，信息傳遞效率將大幅提升，本校師生的學(xué)術(shù)交流、科研合作將不再受到資源形式的限制，企業(yè)也將更加方便地掌握學(xué)校的研究進(jìn)度，為后續(xù)的校企合作創(chuàng)造基礎(chǔ)條件，為高校教學(xué)、科研領(lǐng)域的創(chuàng)新發(fā)展提供更加可靠的支撐。

二、高校檔案數(shù)字化管理存在的現(xiàn)實(shí)問題

當(dāng)前，許多高校的檔案管理工作面臨著基礎(chǔ)設(shè)施落后、信息安全不足等一系列問題，盡管部分高校已投入資金進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，但由于資金、技術(shù)、人力資源的不足，檔案管理系統(tǒng)的硬件設(shè)施及軟件架構(gòu)仍顯滯后，數(shù)字化過程中的兼容性問題，存儲(chǔ)、傳輸障礙時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案管理的效率與質(zhì)量。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施落后，信息安全不足

許多高校盡管在檔案數(shù)字化方面有所投入，但囿于資金、技術(shù)、人力物力等資源的缺乏，導(dǎo)致本校數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的發(fā)展水平較為落后，硬件設(shè)施并不完善，并且欠缺成體系的數(shù)字化系統(tǒng)架構(gòu)。其中最為關(guān)鍵的缺陷就在于，支持檔案管理系統(tǒng)數(shù)字化建設(shè)的儲(chǔ)存設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施升級滯后，或軟件系統(tǒng)并未進(jìn)行更新，導(dǎo)致數(shù)字化信息存儲(chǔ)、傳輸時(shí)常存在“一步多檻”的問題，動(dòng)輒出現(xiàn)兼容性問題。《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》指出，高校的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)一定要具備強(qiáng)大的信息集成能力。但從現(xiàn)實(shí)情況來看，不少高校現(xiàn)有的系統(tǒng)架構(gòu)無法滿足這一要求，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理較為分散，非但不能有效提高管理效能，反而給正常的檔案管理工作帶來了不小的負(fù)擔(dān)。[6]

信息安全是檔案管理工作領(lǐng)域老生常談的問題。雖然傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案會(huì)囿于物理?xiàng)l件的影響存在諸多限制，數(shù)字化檔案管理能夠較好地解決存儲(chǔ)、檢索方面的應(yīng)用難題，但現(xiàn)階段數(shù)字化檔案管理工作的安全性仍得不到有力的保障，容易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒入侵等外部威脅，甚至存在數(shù)字檔案信息安全不如傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的問題，這種隱患使得檔案管理的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度遲遲得不到推進(jìn)。根據(jù)《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》的相關(guān)規(guī)定，檔案信息保管工作需要采取必要的技術(shù)措施、管理制度來確保數(shù)據(jù)的保密性。然而，現(xiàn)階段許多高校在檔案數(shù)字化管理中未能有效落實(shí)相關(guān)法規(guī)要求，要么缺乏足夠的資金用于信息安全防護(hù)建設(shè)，導(dǎo)致系統(tǒng)防護(hù)能力薄弱，常常出現(xiàn)信息泄露；要么缺乏完善的權(quán)限管理體系，學(xué)校對檔案的訪問權(quán)限管理不嚴(yán)格，校外人員竟然能夠憑借插件使用 遠(yuǎn)程訪問本校數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)安全容易受到人為影響。

（二）管理人才不足，體系建設(shè)緩慢

一方面，檔案管理工作屬于技術(shù)問題；另一方面，其效率與質(zhì)量也需要人的主觀能動(dòng)性予以保障。數(shù)字化管理既對數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用程度作出了硬性要求，同樣也對管理人員的專業(yè)能力提出了更高的要求。現(xiàn)階段，我國“信息校園”建設(shè)初具成效，許多高校已經(jīng)開始有意識(shí)地使用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對檔案管理工作相關(guān)人員進(jìn)行了培訓(xùn)，但從業(yè)人員的整體素養(yǎng)仍然跟不上技術(shù)的應(yīng)用速度，與理想條件存在較大的差距。

根據(jù)《高等教育檔案管理工作條例》的有關(guān)要求，高校檔案管理應(yīng)當(dāng)符合標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化的發(fā)展趨勢。但從目前情況來看，高校檔案管理人員的培訓(xùn)體系不夠完善，部分檔案管理人員仍舊“抱殘守缺”，更加傾向于使用紙質(zhì)檔案管理，難以接受新興的數(shù)字化技術(shù)，也欠缺主動(dòng)學(xué)習(xí)新技術(shù)的主觀能動(dòng)性。即便有部分年輕管理人員愿意接觸新技術(shù)，也會(huì)因?yàn)槿狈π滦蛿?shù)字技術(shù)的理解而粗淺地認(rèn)為其與過去的某些軟件應(yīng)用并無太大差距，全然意識(shí)不到自己對數(shù)字化檔案管理體系缺乏認(rèn)知，進(jìn)而在實(shí)際操作中時(shí)常與其他部門的工作產(chǎn)生沖突。

（三）部門權(quán)責(zé)混亂，資源整合困難

檔案管理工作涉及的部門、院系、學(xué)科過多，例如，學(xué)術(shù)成果信息與各院系乃至各教師個(gè)人的關(guān)聯(lián)較大，學(xué)生選課、檔案信息與學(xué)生及教師都有關(guān)聯(lián)。不同檔案所涉及的主體存在較大的不同，因此，檔案管理工作極為復(fù)雜。面對不同的需求，高校每個(gè)部門的處理方法亦存在差距，這些基于本部門需求所開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)各自獨(dú)立，導(dǎo)致信息資源“不同軌”的現(xiàn)象普遍存在。

《國家教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》明確要求，教育信息化要注重資源共享、系統(tǒng)協(xié)同。而現(xiàn)實(shí)中，各高校往往未能打破部門壁壘，缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。即使在同一所高校內(nèi)部，不同院系之間的檔案數(shù)據(jù)也很難互相整合，這進(jìn)一步加劇了檔案管理的難度。同時(shí)，由于紙質(zhì)資料的錄入年份不同，資源口徑、對接渠道也存在差異，導(dǎo)致檔案管理缺乏統(tǒng)一口徑，容易引發(fā)傳輸、存儲(chǔ)等方面的諸多問題，導(dǎo)致檔案管理效率和質(zhì)量大打折扣。

三、智慧校園視野下高校檔案管理數(shù)字化的實(shí)踐路徑

高校要加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化體系的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，合理整合資源，切中實(shí)際需求，完成系統(tǒng)選型及人才培養(yǎng)工作。同時(shí)，推行統(tǒng)一的管理機(jī)制，促進(jìn)跨部門協(xié)作，形成信息共享、資源整合的工作模式，提高檔案數(shù)據(jù)的利用效率，保障“智慧校園”建設(shè)的順利進(jìn)行。

（一） 完善設(shè)施建設(shè)，培養(yǎng)優(yōu)秀人才

第一，為推動(dòng)“智慧校園”建設(shè)，高校應(yīng)將相關(guān)資源有效整合，專門投入檔案管理數(shù)字化體系建設(shè)。檔案數(shù)字化管理的深入發(fā)展依賴先進(jìn)技術(shù)的支持，尤其是在設(shè)備配置方面，檔案管理人員需要配備更多的數(shù)字化掃描、打印、存儲(chǔ)設(shè)備，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效存儲(chǔ)，為全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；第二，在系統(tǒng)選型方面，高校應(yīng)優(yōu)先選擇功能全面、操作簡便、安全防護(hù)能力強(qiáng)的系統(tǒng)，堅(jiān)持安全優(yōu)先的第一原則。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，高校可以與高端軟件公司、科研機(jī)構(gòu)展開合作，共同研發(fā)適應(yīng)“智慧校園”需求的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步提升檔案的操作便捷性和存儲(chǔ)安全性；第三，建設(shè)高素質(zhì)的人才隊(duì)伍是確保檔案數(shù)字化管理順利推進(jìn)的關(guān)鍵。優(yōu)秀的人力資源是“智慧校園”建設(shè)的基礎(chǔ)保障，管理人員的職業(yè)素養(yǎng)將直接影響檔案管理數(shù)字化的實(shí)際成效。高校要切實(shí)提升人才培養(yǎng)、引進(jìn)工作的實(shí)際效果，組建一支既具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)又掌握先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理隊(duì)伍。

（二）堅(jiān)持集中統(tǒng)一，理順部門關(guān)系

在“智慧校園”建設(shè)背景下，檔案管理系統(tǒng)種類繁多，載體、形式復(fù)雜，尤其是電子檔案的不穩(wěn)定性，導(dǎo)致如果缺乏統(tǒng)一管理，檔案就容易分散在各部門的子系統(tǒng)中，造成信息數(shù)據(jù)的不一致。因此，檔案管理部門應(yīng)積極推行一體化管理，避免人工將文件資源隨意劃分，以確保檔案管理的完整性和安全性。這與“智慧校園”的目標(biāo)也是一致的。從實(shí)際效果來看，檔案的“一元化”管理非但沒有被削弱，反而在當(dāng)前環(huán)境下得到了更大的強(qiáng)化。根據(jù)“文件管理的核心邏輯”理論，檔案管理的起點(diǎn)是信息的價(jià)值判斷，因此，在處理傳統(tǒng)文件的同時(shí)，也應(yīng)充分利用其價(jià)值鑒別功能，確保電子文件長期收納、歸檔工作的實(shí)際效果。

進(jìn)一步而言，無論是檔案館、綜合檔案室，還是檔案（數(shù)據(jù)）中心，都應(yīng)盡早與數(shù)據(jù)信息管理部門及其他業(yè)務(wù)部門密切聯(lián)系，形成多方參與的“智慧校園”管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共建、共管、共享。以往各個(gè)部門獨(dú)立工作的局面應(yīng)當(dāng)?shù)玫礁淖儯《氖强绮块T協(xié)作。

（三）強(qiáng)化資源意識(shí)，完成數(shù)據(jù)集成

檔案管理終歸是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，離不開穩(wěn)固的資源支持。在此背景下，檔案資源主要分為兩個(gè)重要方面：一方面是檔案工作的核心目標(biāo)一每年各類檔案的積累。這些檔案資源是檔案管理得以持續(xù)運(yùn)行的基礎(chǔ)；另一方面，涉及人力、財(cái)力、物力、管理制度等各方面的資源。這些資源負(fù)責(zé)為檔案工作的實(shí)施提供保障。在“智慧校園”背景下，檔案管理所需的資源和需求正在悄然發(fā)生變化，因此，檔案管理人員需要樹立強(qiáng)烈的資源意識(shí)，摒棄傳統(tǒng)的被動(dòng)管理模式，主動(dòng)適應(yīng)“智慧校園”發(fā)展趨勢，對新興平臺(tái)中產(chǎn)生的檔案資源進(jìn)行有效整理。同時(shí)，積極擁抱科技進(jìn)步，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，獲取并妥善管理所需資源，以確保檔案資源的高效管理。

第一，驅(qū)動(dòng)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化歸檔。檔案部門應(yīng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，常見方式主要有兩種：一是外包給專業(yè)公司處理。這種方式能夠快速完成任務(wù)，但可能存在數(shù)據(jù)泄露等安全隱患；二是由檔案部門自主操作，使用掃描儀及相關(guān)軟件按照《DA/T31-2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》要求進(jìn)行掃描錄入。這種方式能夠盡可能地節(jié)約成本，同時(shí)提升本校檔案管理人員的專業(yè)技能。盡管自主處理可能會(huì)遇到資源不足的問題，但如果學(xué)校能力不足，仍建議選擇合格的第三方公司進(jìn)行錄入，同時(shí)，加強(qiáng)監(jiān)督以確保檔案的安全性。

第二，建立完善的規(guī)范體系。為實(shí)現(xiàn)各部門之間的信息高效流通，必須制定完善的電子文件歸檔規(guī)范，確保各部門的資料能夠無縫對接。電子文件歸檔規(guī)范應(yīng)涵蓋文件的歸檔范圍、格式要求、對接方式、系統(tǒng)接口等方面，目標(biāo)是通過標(biāo)準(zhǔn)化管理減少人為錯(cuò)誤、提升工作效率。規(guī)范實(shí)施也必須考慮到不同部門系統(tǒng)的兼容性，對于需要二次開發(fā)的商業(yè)系統(tǒng)，應(yīng)將文件歸檔規(guī)范嵌入系統(tǒng)設(shè)計(jì)，并與檔案管理系統(tǒng)順暢對接，實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的高效整合。

第三，優(yōu)化檔案管理流程。以往“坐地收租”的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化管理需求，聯(lián)網(wǎng)辦公的大范圍普及極大地提升了檔案存檔的便捷性。檔案人員需要摒棄傳統(tǒng)的重復(fù)性勞動(dòng)，迅速轉(zhuǎn)變?yōu)樽灾鲗W(xué)習(xí)、在線操作的工作模式，減少對外部人員的依賴。

四、結(jié)束語

對于高校檔案管理工作數(shù)字化而言，“智慧校園”的實(shí)施帶來了不小的挑戰(zhàn)，同時(shí)也帶來了新的機(jī)遇。檔案管理部門及工作人員需要及時(shí)響應(yīng)變革，積極運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段，勇于創(chuàng)新，緊跟時(shí)代步伐，不斷提升檔案管理工作的質(zhì)量。針對基礎(chǔ)設(shè)施落后，信息安全不足；管理人才不足，體系建設(shè)緩慢；部門權(quán)責(zé)混亂，資源整合困難等各方面問題，要堅(jiān)持完善設(shè)施建設(shè)，培養(yǎng)優(yōu)秀人才；堅(jiān)持集中統(tǒng)一，理順部門關(guān)系；強(qiáng)化資源意識(shí)，完成數(shù)據(jù)集成。將檔案資源有效整合進(jìn)“智慧校園”平臺(tái)中，為“智慧校園”的建設(shè)和發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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