審計部門給出減少企業賬外物資管理的全新思路

鐵路是構建現代化基礎設施體系的重要組成部分，是國家綜合立體交通網的主干，在暢通市場中發揮著巨大的作用。而物資管理是企業管理的重要組成部分，是鐵路運輸生產不間斷進行的保證，是安全運輸生產的基礎防線，也是控制成本的重要環節。

本文圍繞物資管理，簡述鐵路企業物資管理模式，以賬外物資為基點，闡述物資管理中賬外物資的形式、成因，從審計查證視角分析賬外物資，并提出管理建議，以提高物資管理水平，真實反映企業物資管理情況。

企業目前物資管理現狀

目前，鐵路企業物資管理遵循的原則是：歸口管理、分級負責、分類指導、管采供分離。具體而言，歸口管理是指集團公司、基層單位兩級物資部門分別負責集團公司、基層單位的物資歸口管理工作；分級負責是指集團公司、基層單位按照管理權限承擔各自物資管理責任；分類指導是指將鐵路物資按用途分為生產經營物資和建設物資進行分類管理；管采供分離是指按照管理、采購、供應相分離的模式，建立權力制衡、協調高效的物資管理機制，統籌配置供應鏈資源，構建具有鐵路特色的現代企業物資管理體系。

審計視角下企業賬外物資的形成原因分析

從審計人員視角出發，結合物資管理審計查證內容和方式，分析企業物資管理過程中容易產生物資失管失控風險點的環節與節點，即從物資管理制度的健全性和有效性、物資采購與生產任務需求的匹配性、物資管理部門與業務部門的協同性等方面進行考量。從提出采購需求、實施采購、物資領用，到廢舊物資回收與處置，每個環節都存在風險點。

制度管理其一，物資出入庫登記制度存在漏洞，造成物資實際已被領用消耗，卻未在物資管理系統做出庫處理，相應的財務賬目因無記錄而無法反映，日積月累易形成賬外資產。

其二，物資盤點制度缺乏有效監督，沒有嚴格按照盤點流程全面清點、核對賬實，導致賬實不符，形成賬外資產。

其三，對于一些特殊物資的核算，如捐贈、抵債收回的物資，企業未明確規定賬務處理方式，財務人員無據可依，不知如何記賬，就可能將這類物資擱置賬外，未納入資產核算體系。

其四，內部審計未能實現全年全覆蓋，審計重點也不能全面兼顧，導致被審計單位物資管理混亂問題不能及時發現與糾正。當遇到機構組織改革、生產力布局調整等重大事項時，人員更迭，物資去向不明，形成大量賬外資產。

其五，在大數據時代，內部審計人員僅依賴傳統的賬目核對方式，不與當下審計環境相適應，未采用實地觀察、模型分析、信息化數據分析等現代審計手段，導致難以發現被人為篡改或漏記的物資信息，使得賬外資產隱匿。

需求層面其一，生產應急需求。企業由于突發情況而產生的物資需求，為保障企業安全生產，臨時采購計劃外物資，直接投入生產，來不及辦理入庫、請款、記賬等正規流程，形成賬外物資。

為滿足生產過程中的特定需求，利用單位原有物資進行改造，或者進行修舊利廢，但整個過程未進行有效記錄。改造后成品投入使用，被挪用物資未從賬上核銷，造成賬實不符，形成賬外資產。

其二，企業經營管理人為需求。單位經營指標完成情況不佳，進而有意識、有目的地通過調整物資存量，暫估成本調節經營指標，將賬外物資作為調節企業經濟利潤的“蓄水池”。

由于資金預算卡控較嚴，且次年預算按上年預算來安排，資金有限，企業提前列支成本，實際未使用，形成賬外物資。

在企業物資清查過程中，各單位由于以前年度的物資需求與儲備不匹配，形成長期積壓無動態物資。為了實現庫存管理目標，減少庫存，經過不合理核銷，形成賬外物資等。

部門之間協同性層面其一，信息傳遞不暢。物資采購信息在物資管理部門未及時傳導，采購部門簽訂物資采購合同后，未及時將合同關鍵信息（如采購數量、到貨時間、特殊條款等）傳遞給倉庫和財務部門。倉庫驗收物資無據可依，財務部門無法準確預估入賬金額與時間，容易造成物資已入庫但財務未入賬，形成賬外物資。

其二，職責劃分不清。業務部門、物資管理部門和財務部門之間職責界定模糊，在廢舊物資回收處置、物資調撥時，出現相互推諉扯皮、無法確定責任人的情況，業務流程銜接不順暢。調撥物資缺乏跟蹤監督，調撥業務的雙方、財務部門都未及時進行處理，導致賬實脫節，形成賬外資產。

審計視角下針對企業賬外物資的管理建議

通過對賬外物資形成原因的分析可以發現，由于物資管理部門、使用部門與財務部門三方分離，導致物資實物與價值相分離，為賬外物資的產生提供了空間。短期來看，賬外物資不可能完全消除，只能從審計視角提供優化建議，以減少賬外物資的產生。

提高思想認識要正確認識物資管理在鐵路企業經營管理中的重要地位，從思想上杜絕使用賬外物資調節庫存、調節當期經營成果的錯誤意識，在實際工作中貫徹物資管理實物與價值相統一的精神。此外，應加強培訓宣傳工作。組織物資管理相關培訓，宣傳物資管理規章制度、賬務處理流程以及賬外物資的危害等內容，使員工了解物資管理的重要性和規范要求，強化責任意識。

加強部門協同首先，建立溝通機制。搭建跨部門溝通平臺，定期召開物資管理協調會；或者利用企業即時通訊工具建立專門群組，及時交流物資采購、使用、庫存等信息，解決部門間信息不暢的問題。

其次，明確協同流程。梳理物資管理全流程中各部門的工作銜接點，制定詳細的協同工作流程，明確物資管理部門、業務部門和財務部門之間的職責，確保各環節有序銜接，使物資采購、使用信息能夠及時傳遞，真實準確地反映物資動態。

優化庫存管理首先，采用信息化技術完善物資管理系統。引入先進的物資管理系統，實現物資出入庫、庫存盤點等操作的信息化管理，實時更新庫存數據，提高庫存信息的準確性和及時性，便于及時發現賬外物資。

其次，定期清理庫存。制訂定期盤點計劃及庫存清理計劃，定期對積壓、廢舊物資進行清理和評估。及時處理無使用價值的物資，對有價值的物資進行合理調配或入賬管理，減少賬外物資產生的可能性。

加強監督檢查其一，建立監督檢查小組。由內部審計、財務、物資管理等部門人員組成監督小組，定期對物資管理情況進行檢查。從賬外物資的形成源頭抓起，定期分析相關數據，促進物資管理水平提高。

其二，加大懲處力度。對監督檢查中發現的賬外物資問題，嚴格追究相關責任人的責任，根據問題嚴重程度給予相應的紀律處分和經濟處罰，以起到威懾警示作用，防止類似問題再次發生。

作者單位：大秦鐵路股份有限公司大秦審計辦公室