基層單位檔案移交工作存在的問題及具體建議探析

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A

近年來，基層單位檔案移交工作暴露出諸多問題，如交接工作重視不足、交接制度不健全、交接手續不嚴密及監交把控不嚴格等，直接影響檔案資源的完整保存與有效利用。面對存在的問題，基層單位要積極探索新理念、新制度和新方法，通過強化認識、健全制度、提高能力以及明確責任等綜合措施，切實提升檔案移交工作的質量和效率。

一、基層單位檔案移交概述及其重要性

檔案資料是基層單位在社會實踐中形成的原始記錄，承載著豐富的歷史信息，是基層單位制定決策、開展工作的重要依據。檔案移交通常出現在以下情形中：檔案管理人員因年齡因素展開新老交替，或是由于工作調整、職務變動等原因導致崗位更替，從而產生檔案移交的需求。隨著機構改革的不斷深化，機關合并、企事業單位的兼并重組等現象愈發普遍，這些組織變革往往伴隨著檔案資源的重新整合，由此產生檔案移交需求。近年來，基層單位檔案管理意識增強，檔案數量激增，檔案移交工作日益頻繁，對檔案移交的專業性、規范性和效率性提出更高要求。檔案管理始于移交，終于移交，檔案移交貫穿檔案管理各環節，只要有檔案管理，就必然涉及檔案移交。檔案移交是檔案工作高效、有序開展的基礎，是保障檔案安全、完整的重要環節。通過規范檔案移交，可助力新任檔案員快速熟悉單位檔案管理的基本情況，了解本單位的發展歷史、業務范圍、檔案種類及數量等信息，從而明確后續工作方向與重點，提高檔案管理工作的質量。

二、基層單位檔案移交存在的問題

1.對檔案移交重視不足

在基層單位，有些單位領導對檔案工作普遍重視不足，上級檢查時“臨時抱佛腳”，日常工作時“置之不理”，對檔案工作關注度不夠。不少領導錯誤地認為檔案移交只是檔案室鑰匙交接或檔案實體在空間位置上的簡單轉移，對檔案移交認識不全面、不正確，對檔案工作不支持、不配合。檔案移交本是嚴謹的過程，應由領導層嚴格把關。然而在實踐中，由于領導層普遍不重視，導致檔案移交無分管領導監管，檔案部門負責人推卸監管責任，使得檔案交接隨意且不規范，增加檔案遺失或損壞的風險。檔案交接應遵循嚴格的文件要求，但實踐中這些基本要求往往被忽視，檔案交接缺乏必要的記錄和證明，使得后續檔案管理困難重重。

2.檔案移交缺乏制度保障

檔案移交至關重要，移交過程應嚴謹細致、流程規范及手續全面。但在實踐中，基層單位普遍存在交接手續不完整、流程不規范、內容不明確、交接雙方責任不明確、遺漏關鍵檢查環節以及未嚴格實行簽字確認程序等問題，嚴重影響檔案移交的有效性。出現以上問題，究其根本，是因為基層單位缺乏完善的檔案移交工作制度與流程約束，制度缺失導致檔案交接缺乏明確指導和規范，進而引發一系列問題。例如，交接雙方對于交接內容、程序和責任缺乏清晰認識，出現推諉扯皮。

3.缺乏必要的專業能力

當前，基層單位檔案管理部門精簡、專業人才不足，導致檔案工作質量下降?；鶎訂挝粰n案管理崗位通常隸屬于辦公室，辦公室工作繁雜、涉及面廣，普遍存在人手緊張的問題。檔案管理人員多由其他崗位人員兼職擔任，一崗多責、一人多用，造成檔案管理專業性不足，工作質量不高。許多檔案管理員在接手檔案工作之前，不具備相應的學習背景，未接受過系統的培訓，在實際工作期間才參加檔案業務培訓。這種“先上崗、后培訓”的模式，使得繼任檔案人員雖掌握一定的理論知識，但缺乏實踐經驗，難以迅速適應并勝任檔案管理工作。甚至部分繼任檔案人員在接手檔案工作后，可能因疏忽大意而將珍貴的檔案資料誤認為是無用之物，不當處理后給單位造成難以挽回的損失。

4.檔案交接手續不嚴密

基層單位檔案交接普遍存在交接手續不嚴密的問題。檔案移交應嚴格按照既定程序開展，辦清、辦完相關交接手續。但是，部分基層單位檔案人員責任心不強，工作態度消極，忽視檔案移交的嚴肅性和重要性。具體表現為檔案移交工作不按規范流程開展，移交手續不嚴密，不按程序檢查，不按規定簽字，匆匆移交檔案室及檔案柜鑰匙或密碼，完全忽視檔案交接的核心內容和基本要求，導致檔案管理出現脫節和混亂。部分檔案人員帶著個人情緒離職或轉崗，以急于“甩包袱”的心態匆匆完成交接，導致信息斷層、情況不清，影響檔案交接前后的工作銜接。

5.檔案監交工作不嚴格

檔案監交是保障檔案移交質量的關鍵，但基層單位檔案監交執行不力普遍存在。部分單位領導將檔案交接視為單純的事務性工作，對檔案交接很少過問，甚至完全撒手不管，認為檔案交接是檔案人員的責任，不需要監交，導致檔案交接過程缺乏監督與指導?；鶎訂挝蝗狈γ鞔_的監交制度和流程，監交工作缺失，或者監交工作流于形式，無法真正發揮監督作用。

三、基層單位檔案移交工作的改進建議

1.正確認識檔案移交，提高重視程度

檔案管理部門肩負著推動檔案管理規范化、確保檔案資源安全完整的重要職責。為促使單位領導認識檔案交接的重要性，檔案管理部門應采取多樣化的宣傳手段，如舉辦專題講座、發布指導性文件以及組織交流研討會等，著力增強領導層的檔案管理意識，使其正確認識檔案移交，明確交接工作的重要性。通過加強對檔案管理的重視程度，為檔案資料順利移交創造必要條件。例如，安排專人管理檔案，制訂檔案人員調配計劃，預見性、規劃性地調換檔案人員，避免檔案管理出現“空崗”或“斷檔”。加大檔案管理的資源投入，配置必要的軟、硬件設備設施，支持檔案管理信息化、規范化建設，為檔案移交奠定良好基礎。明確檔案人員的檔案交接責任，實施崗位責任制，強化檔案人員責任意識。基于單位檔案的數量及復雜程度，設置足夠的移交時間，保障檔案移交細致、全面。對于移交手續辦理不完全、不清楚的檔案人員，強化與人事部門的協同，不予調整工作崗位，不予辦理工作轉移手續。

2.完善制度建設，夯實制度保障

為規范基層單位檔案移交工作，應從制度建設入手，建立健全檔案交接工作制度和流程?；鶎訂挝粦贫ㄔ敿毜臋n案移交清單和檢查標準，嚴格把關檔案交接的各環節。同時，建立健全檔案交接監督機制，全面監督交接工作，確保檔案交接的規范性和有效性?；鶎訂挝粦跈n案管理制度中明確檔案移交的制度細則，明確檔案交接的具體內容、流程和職責分工等，確保交接雙方對交接工作有清晰認識和充分的準備。

檔案移交人員的職責包括但不限于：（1）逐一核實檔案柜標簽信息，對柜內檔案全面清查，按照既定標準整理檔案，分門別類、排列有序，做到賬物相符、心中有數，便于后續移交。（2）對于已借出的檔案積極催還，確保檔案完整歸位。對于暫時無法歸還的檔案，注明借出原因、預計歸還時間等。（3）全面、逐項梳理現存檔案、移出檔案以及檔案檢索工具等，編制成表，反映單位檔案工作現狀，提供工作參考。（4）核對全宗卷目錄，整理全宗卷內文件，將文件與其他移交材料一并歸攏。（5）發現檔案數量與全宗卷目錄不符，或檔案資料有其他明顯問題，撰寫檔案移交說明，如實注明情況及原因。（6）針對尚處于辦理狀態的檔案資料，向主管領導請示，明確后續工作的人員安排及責任分工。

檔案接管人員的職責包括但不限于：（1）加強對檔案管理文件的學習，了解檔案移交規定。同時，了解單位的組織背景、職能內容、機構設置以及其他制度體系等。（2）逐項核對移交人員出具的交接材料，對照交接清單對檔案資料逐柜、逐件、逐卷核查，針對不清晰、不明確和不具體的事項，向移交人員問詢具體情況，并做好書面記錄，留存備查。（3）檢查電子檔案與機讀目錄，明確是否可以訪問和讀取，是否完整與準確。（4）熟悉本單位檔案管理軟件的操作方法以及檔案安全保管設備設施，如檔案室溫濕度控制系統、防火防盜設施等操作流程。（5）完成檔案移交之后，向監交人員闡明交接詳情，提出問題或建議。

3.編發簡明學習材料，提升檔案管理能力

為提高檔案管理能力，基層單位要積極引進檔案管理人才，安排專門的管理人員，加強業務培訓與學習。檔案管理專業書籍數不勝數，但篇幅通常較長，非專業檔案管理人員在交接前的有限時間內，難以全面自學并掌握檔案管理相關知識。為幫助繼任檔案人員快速上手，確保檔案交接順利開展，基層單位可編寫檔案管理“入門概念和知識”，通過簡短精練的篇幅以及通俗易懂的語言，闡述檔案管理的基礎知識，為順利接手檔案工作打下基礎。檔案管理“入門概念和知識”的內容包括全宗、全宗號、全宗指南、檔案收集、整理、檔案類型、檢索工具、目錄、索引、編目、全引目錄和檔案屬性等。

此外，在檔案交接中，前人向后人教授方法、傳授經驗是提高檔案管理能力的重要手段。方法與經驗分享往往能直擊要害，使后人在工作中抓住重點，少走彎路，提高效率。但是方法與經驗的傳授很大程度上依賴于移交人員的主觀意愿和能力，部分移交人員因個人情感、時間緊迫等原因，難以做到知無不言、言無不盡。部分接管人員又因缺乏經驗、礙于面子等，不敢或不愿向移交人員提問，影響檔案交接的有效性?；诖?，基層單位可結合工作實際，編制“檔案移交應問應知”清單，通過設計一系列問題，幫助繼任檔案人員全面了解單位檔案管理的現狀和需求?！皺n案移交應問應知”清單包括但不限于：本單位目前保管了多少全宗檔案？檔案室保管的檔案包括哪些門類？室藏檔案的總數量是多少？各類檔案的數量分布如何？本單位目前使用的檢索工具有哪些？本單位曾移出過哪些檔案？移出的時間、原因及去向？檔案利用情況如何？常見的利用需求有哪些？檔案工作目前存在哪些問題或挑戰？前任檔案員在工作中遇到過哪些困難？對于新任檔案員，有哪些改進建議或特別提醒？通過編制“檔案移交應問應知”清單，可以助力繼任檔案員強化對檔案管理工作的認識，了解單位檔案管理的具體情況，快速適應并投入檔案管理工作。

4.完善檔案交接手續，確保簽字及蓋章環節落實到位

檔案交接手續的完善性和規范性直接影響檔案交接質量以及檔案信息的完整性和可用性。檔案交接包括移交和接收兩個步驟，為確保移交過程順利，基層單位應完善檔案交接手續，在檔案移交制度中明確移交手續的辦理流程，確保有章可循、有據可查。通過制度的剛性約束，推動檔案移交和接收精細化管理。同時，單位應基于移交工作反饋，定期檢查、評估檔案交接過程及手續，及時發現并糾正存在的問題，推動檔案交接工作持續改進和優化。

基層單位檔案交接手續包括但不限于以下文本或表格：（1）單位檔案交接情況匯總表，記錄移交、接管和監交人員的姓名、職務和聯系方式以及移交的時間、地點等；全宗卷、檔案室、檔案柜鑰匙情況等；現存及移出檔案數量、種類等；檢索工具核對情況等。（2）單位檔案工作制度一覽表，列出本單位現行檔案工作制度，包括檔案保密制度、調閱制度和交接制度等。（3）檔案檢索工具一覽表，列出可用的檔案檢索工具，如目錄、索引和指南等。（4）單位現存和移出檔案統計表，列出現存檔案和移出檔案的數量，按類別、年代或其他分類標準分類統計。（5）未完成的檔案工作登記表，列出移交前尚未完成的檔案工作，對于不便在表中填寫的特殊情況，編制情況說明，注明具體情況及原因。以上所有交接手續一式三份，由移交、接管和監交人員簽字蓋章，按規定存檔。

5.加強檔案監交力度，強化工作監督與指導

為規范檔案移交流程，基層單位應加強檔案監交工作。單位領導應充分認識檔案監交的重要性，將檔案監交納入單位工作計劃及規章制度，完善檔案交接程序、要求等，明確檔案監交責任，強化監交職責的履行。在新舊檔案人員交接前，應安排專人監交，監交人員應至少包括一名分管領導、一名部門領導。監交人員需全程參與交接過程，監督和見證交接的每一個環節，確保交接過程符合規定要求，防止檔案丟失、損壞或交接遺漏?；鶎訂挝粦訌妼ΡO管人員的培訓和指導，通過組織培訓和學習活動，使其明確監交的重要性和監交工作職責，按章辦事，認真履責，切實發揮監督和指導作用。對于無故不落實移交手續辦理或手續辦理不完全的行為，單位應展開內部調查，核實情況，根據相關規定對責任人問責。對于在檔案交接中弄虛作假、故意隱瞞、偽造篡改的行為，單位應依法依規嚴厲查處，依據情節輕重給予相應處罰，以儆效尤，肅清風氣。

四、結語

基層單位檔案移交工作是檔案管理的重要環節，單位應高度重視檔案移交工作，完善制度，明確責任，加強學習教育，增強意識，健全手續，履行程序，提高能力，強化監督，依法追責，提升檔案管理工作的實效，使檔案移交變“越交越亂”為“越交越清”，以確保檔案資源的安全性與完整性，為組織發展提供保障。

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作者單位：云南省紅河哈尼族彝族自治州個舊市發展和改革局