疾控中心檔案管理工作的優化策略研究

中圖分類號：R197.21；G271 文獻標識碼：A

疾控中心的檔案具有種類多、內容多、范圍廣、周期長以及不可復得性等特點，做好檔案管理工作，有利于提高檔案的利用率，促進疾病的監控、防治工作的順利開展。各級疾控中心應認識到檔案管理的重要性，積極開展檔案管理信息系統建設，提升檔案管理人員的業務素質，進一步提高我國醫療事業的檔案管理水平。

一、疾控中心檔案管理工作優化的必要性

1.疾控檔案具備重要的研究價值

疾控中心檔案往往具有重要的研究價值。隨著時代的進步，疾控中心需緊跟時代步伐，通過信息技術優化檔案管理工作。其一，在疾控中心的檔案中有大量我國衛生防疫控制工作的發展歷史，這些歷史記錄著我國醫療事業發展的重要信息。在醫療事業蓬勃發展的今天，疾控中心需不斷提升檔案的研究價值，將我國已得到控制的各種疾病等相關信息詳細記錄并妥善保存，為醫療學術界的發展做出有效貢獻。其二，疾控中心是地方突發疾病的一線陣地，累積了大量歷史疾病控制資料，對日后出現危害公共衛生的疾病具有重要的研究價值。疾控中心存放著我國出現的各種與疾病對抗的歷史數據，是我國醫療事業發展的珍貴數據檔案，具有重要的研究價值。因而在當下發展的背景下，疾控中心的檔案管理工作已經成為保證疾控中心長遠發展的關鍵，疾控中心要不斷做好傳統檔案管理與信息化檔案管理之間的轉型優化工作，推動疾控中心檔案管理工作的現代化和全方位開展。

2.疾控檔案是業務成果的直觀體現

加強檔案管理優化工作至關重要，疾控中心的檔案記錄了我國醫療事業的發展歷程。疾控中心的檔案是醫療事業發展的重要憑證，完整的資料檔案決定了疾控中心的檔案頒布、起草等工作業務，完善的疾控檔案對醫療衛生事業的發展具有重要意義。疾控中心業務大多涉及暴發性的傳染病與非傳染病，大多是關乎民生健康及安全的問題，意味著疾控中心對維護社會公共衛生具有重大的社會責任。此外，疾控中心加強檔案管理為城市的發展提供了關鍵的數據支撐，通過建設現代化信息檔案管理可以保證疾控中心在工作中以全方位、信息化的方式開展檔案管理業務，提升檔案管理的工作質效，以此推動我國醫療事業的穩健發展。

二、疾控中心檔案管理工作中存在的問題

疾控中心的檔案管理工作隨著社會時代的發展業務量越來越繁重，嚴重阻礙疾控中心當前的工作發展。鑒于我國醫療事業正處于蓬勃發展的階段，疾控中心肩負著搜集衛生數據的關鍵職責，因而疾控中心在開展檔案管理工作時，需積極優化當前存在的各項問題，以更好地適應信息技術時代的發展要求。

1.缺少專業人才

從實踐層面分析，多數地區的疾控中心檔案管理工作亟待引進更為專業的信息技術人才，以實現檔案管理工作的改進與優化。但是，當下大多地區疾控中心的檔案工作人員信息技術水平不夠，導致檔案管理工作質量達不到時代的發展要求。在大數據時代，加強疾控中心檔案管理人員的信息化專業技術能力，可以避免檔案管理不科學造成的連發性事故，減少疾控中心在運行過程中出現的意外。例如，在面對大規模疾病事件爆發之際，如果疾控中心檔案管理人員的工作能力與信息化水平不足，就無法為醫療工作者及時提供有效的數據歷史研究，從而會降低對重大醫療衛生問題的解決能力。

2.檔案管理不規范

疾控中心開展檔案管理工作往往需要更為科學、健全的檔案管理體制與工作管理制度，但從現狀來看，我國基層醫療疾控中心的檔案管理工作尚缺乏完善性和科學性，導致工作管理不夠嚴謹的現象時有發生。基層疾控中心是我國基層地區醫療事業的重要組成單位，基層管理人員在制度管理方面的意識薄弱，將導致我國總體醫療衛生系統出現漏洞，甚至引發系統癱瘓的風險。目前，我國已經相繼頒布了各種檔案相關法律法規，但是部分檔案管理人員沒有按照法律法規的要求開展檔案管理工作，導致檔案管理條例落實形式化。此外，疾控中心在檔案管理方面尚未建立有效的監督管理體系，致使基層管理人員難以對檔案工作實施有效的建設。從目前我國基層疾控中心檔案管理工作實踐內容來看，檔案管理人員的工作還需要充分利用信息技術，進一步規范化地開展信息化檔案管理。同時，還要加強信息化檔案管理過程中的數據安全建設，避免出現核心數據被泄露等問題，影響疾控中心的整體工作開展。

3.檔案管理形式落后

我國疾控中心的檔案管理工作模式仍具有廣闊的發展潛力。由于疾控中心檔案管理工作起步較晚且發展相對滯后，我國許多地區的疾控中心仍在沿用最傳統的檔案管理模式，導致其難以有效助力醫療事業的進一步發展。此外，有些地區的信息化建設相對落后，當地的疾控中心檔案管理工作存在管理體制不嚴謹的現象，導致基層醫療問題難以達到大眾的期望水平。

三、疾控中心檔案管理工作優化策略

1.完善人才引進和培養

疾控中心的檔案管理工作應積極推進信息化建設轉型，以圓滿完成時代賦予的使命。

首先，不斷優化人才隊伍建設，積極引進和培養優秀的信息技術檔案管理人員，以此解決疾控中心檔案管理工作在人才技術方面的問題。基于此，各地疾控中心領導應轉變檔案管理工作思想，打造一支綜合能力較強的專業檔案管理團隊，以此推動檔案管理水平的全面提升。疾控中心要充分了解當前檔案管理的工作模式與工作現狀，并充分分析發展現狀，找到檔案管理工作中阻礙發展的難題，并從實際的角度出發，不斷做好檔案管理工作優化升級。

其次，檔案管理隊伍建設需持續強化現有在職人員的基本職業素養，針對檔案工作人員開展計算機及信息技術的系統培訓，從而有效提升檔案管理的質量和效率。培養具備專業能力的檔案管理人才，可以通過讓經驗豐富的員工指導信息技術相對薄弱的同事，從而在組織內部形成良好的學習與發展機制。同時，還可以與人力資源部門協作，引進或聘請信息技術能力突出的人員，共同開展疾控中心檔案管理人員的信息技術能力提升培訓工作。

最后，隨著時代的不斷發展，疾控中心檔案管理人員必須具有較強的信息管理素養與工作能力，才能提升管理工作的績效。這意味著疾控中心檔案管理人員要加快突破傳統檔案管理的工作思維，避免檔案管理工作的單一性。同時，引進信息技術培訓，實現以文化建設為主的疾控中心檔案管理模式。除此之外，疾控中心檔案管理人員應轉變自身工作理念，制定更加明確的檔案管理工作細則，積極推行多樣化的檔案管理方式，在潛移默化中推動檔案管理服務水平的提高。在信息技術與互聯網高速發展的今天，疾控中心的檔案管理工作要積極做好人才建設，更加重視高素質人才的引進與檔案管理相關人才的培訓工作，以此來保證工作人員的職業技能和綜合能力符合時代的要求，并積極實現自我監督管理，不斷推動疾控中心檔案管理工作的優化升級。

2.建設科學的檔案管理制度

疾控中心持續優化檔案管理工作，應構建科學的檔案管理制度，以提升檔案管理的質量。這要求檔案管理人員應具備全面、科學及系統的檔案管理工作意識。在日常工作開展中根據現實的工作情況，持續優化檔案管理工作制度，保證檔案管理工作能夠促進疾控中心的平穩運行。完善檔案管理制度可以提高疾控中心對突發疾病的防控能力與防控水平，在互聯網、大數據時代的背景下，疾控中心檔案管理部門應積極構建健全的工作管理制度，以便為后續疾控中心的各項工作提供有力支撐，進而有效推動各項工作的有序開展。

首先，檔案管理人員須嚴格恪守檔案管理工作的嚴謹性與保密性要求，這是我國基層疾控中心檔案管理工作的根本要求。隨著大數據時代的發展，我國疾控中心的檔案管理制度必須與時俱進，不斷完善規章制度的保密工作，以此持續提升檔案管理的科學性和規范性。

其次，鑒于構建科學的檔案管理制度旨在提升檔案管理的安全性與系統性，因而該制度必須具備健全的管理流程。為了保證日常檔案工作的安全與嚴謹，疾控中心應建立健全檔案的管理、移交及收集等一系列規章制度。在此過程中，基層疾控中心的檔案管理工作需明確權責劃分，并建立健全監督管理制度，以促進檔案管理工作的規范化運行。

再次，疾控中心在建立檔案監督管理體系之后，還要進一步落實追責制度。在我國疾控事業的發展過程中，任何微小的差錯都可能導致嚴重的社會危害。為此，疾控中心檔案管理的追責制度必須明確權責界限，力求最大限度地確保檔案的安全性。在實際工作中，檔案管理人員需對檔案的采集、查閱及周轉等環節開展細致跟進，明確責任到人，以確保一旦出現工作失誤，能夠第一時間鎖定責任人，從而保障我國公共衛生事業的穩定運行。

最后，檔案管理工作制度是提高檔案管理工作質效與綜合水平的根本，必須加強疾控中心檔案管理的安全性建設。在具體實踐工作中，需對各類檔案開展有針對性的分類和裝訂，并開展制度化的完善管理，以便相關人員能夠快速、清晰地調閱檔案。在檔案整理管理方面，疾控中心必須建立健全規章制度，從而不斷推動基層疾控中心檔案管理事業的發展，提高疾控中心的管理水平。

3.提高檔案管理信息化水平

疾控中心必須緊跟時代步伐，優化當前檔案管理策略，構建高水平、信息化的檔案管理工作模式，以打造更科學的檔案管理平臺，實現我國各級疾控中心的信息資源共享。未來，疾控中心的發展必將呈現開放、共享及創新的新發展格局，疾控檔案管理工作也要不斷跟隨時代的發展，做好信息化管理工作，進一步加強檔案管理信息化建設，從根本上保證疾控檔案管理的工作質效。

其一，疾控中心必須根據當下發展的情況，不斷提高檔案管理工作信息化水平，統籌規劃，構建信息高度共享的信息化檔案管理平臺，不僅是不同地區疾控中心實現信息資源共享的重要方式，還是提高我國疾控中心檔案管理工作效率的重要手段。加快疾控中心與各醫療事業單位之間的信息溝通速度，能夠提高檔案的利用效率，從而促進疾控中心事業的發展。

其二，構建高水平的信息化檔案管理模式。疾控中心應不斷加強與外界的溝通交流，從而實現高效的信息共享，做好各地區疾控系統內檔案的整理和規劃工作，為有需求的單位或用戶組織提供更高效率的信息檢索能力，實現逐步優化疾控中心的運行，幫助疾控中心提高工作能力。

4.健全檔案管理基礎設備設施建設

提升疾控中心檔案管理工作質效必須健全檔案管理基礎設備建設。在實際工作過程中，檔案管理信息化建設是一項專業度較高、時間跨度較大的系統工程，疾控中心需持續增加成本預算，以對檔案管理部門的軟件技術開展有效革新，為檔案管理部門購買先進的管理與實驗設備，從而加快檔案管理信息化的進程，增強檔案管理存儲的完整性與系統性。由于新時代的檔案管理必須依托互聯網、信息技術的進步，提高檔案管理水平，重點構建數字化、微縮化的檔案管理模式。因此，檔案管理工作人員亟須配備完善的掃描儀、計算機等多種信息化處理設備，以便將傳統的紙質檔案轉化為便于存儲的電子檔案，這一過程離不開先進科學儀器的支持。電子檔案具有存量大、體量小的存儲優勢，更利于各種影像的存儲。當前，檔案管理信息化普遍采用大量電子光盤用于檔案的存儲管理。然而，這些存儲設備對環境條件有特定要求。如果存儲環境建設不達標，就可能導致電子檔案損壞，進而影響后續使用。為了提高檔案管理信息化建設的質量與效果，疾控中心要加強自動化辦公室設備的引進，在保證工作人員管理效率的同時，強化對檔案存儲設備設施的管理，如對庫房溫度、濕度等設備的控制。與此同時，疾控中心檔案管理部門還要避免出現電子檔案被竊取的情況，把人才建設放在首要位置，以此保障電子檔案的安全可靠性，促進基層疾控中心的穩定發展。

四、結束語

疾控中心的檔案管理部門本質上屬于公共服務的組成部分，疾控中心檔案管理的安全性與人民群眾的生活息息相關。在大數據時代的影響下，疾控檔案管理要不斷抓住時代發展的機遇，進一步對當前檔案管理方式實施優化革新，做好現代信息技術與檔案管理的高度融合，確保疾控檔案為我國公共衛生事業的穩健發展提供堅實保障。

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作者單位：天水市疾病預防控制中心