疾控中心文書檔案的規范化管理策略解析

中圖分類號：G275.2 文獻標識碼：A

檔案是疾控機構在疾病預防控制過程中形成的具有保存價值的文件材料，是開展疾控工作的重要依據，是疾控事業發展的寶貴財富。加強疾控中心檔案管理，對提高疾控工作效率、保障疾控工作連續性以及提高疾控機構管理水平具有重要意義。當前，隨著疾控事業快速發展，疾控檔案數量不斷增多、內容日益豐富以及載體日趨多樣，對檔案管理工作提出了更高要求。然而，當前疾控中心檔案管理還存在一些亟待解決的問題，影響了檔案管理工作的質量，制約了檔案作用的充分發揮。如何創新工作理念、完善管理制度、規范管理流程及提高管理水平，成為擺在疾控檔案工作者面前的重要問題。

一、疾控中心文書檔案規范化管理的重要性

1.保障疾控工作的連續性與可追溯性

疾控中心的文書檔案記錄了疾病預防控制工作的全過程，包括疫情監測、病例調查、應急處置以及健康教育等環節，這些檔案資料不僅是疾控工作的真實記錄，還是日后回顧總結、案例分析的重要依據。規范化的檔案管理可以確保檔案資料的完整性、準確性和系統性，為疾控工作提供連續、可靠的信息支撐。當遇到突發事件時，可以通過檔案查詢了解以往類似情況的處置經過和效果，為科學決策提供參考。規范化管理還可以減少檔案遺失、損毀的風險，保障疾控工作的可追溯性。通過檔案可以還原疾控工作的決策過程、明晰責任歸屬，對于應對群眾質詢、開展績效考核以及疾控機構自身改進有重要意義。

2.提高疾控工作的效率與質量

疾控中心文書檔案浩如煙海、種類繁多，如果管理混亂，就會導致檔案查找困難，不僅會耗費疾控人員大量的時間和精力，影響工作效率，還可能因檔案使用不便而影響疾控工作的質量。規范化的檔案管理通過對檔案實行科學分類、合理排架，并建立檢索工具，可以最大限度地方便檔案的查閱利用，疾控人員能夠迅速從檔案中獲取所需信息，用于指導實際工作，減少不必要的重復勞動，提高了工作效率。檔案管理的規范化還體現在嚴格的程序和歸檔要求上，通過規定文書材料的制發流程、審核把關以及歸檔時限等，可以從源頭保證檔案的質量，進而為各項疾控工作提供高質量的文書依據，提高疾控工作的規范化水平。

3.推動疾控中心信息化建設

當前，信息技術日新月異，大數據、云計算以及人工智能等現代技術在疾控領域得到廣泛應用，對疾控中心的檔案信息化管理提出了更高要求。文書檔案的規范化管理是疾控中心信息化建設的重要基礎，通過統一文書材料的格式標準、數據項目等，可以實現文書檔案的標準化管理，為后續的數字化加工、系統開發奠定良好基礎。規范化還要求建立健全檔案數據庫，通過數字化的手段采集、存儲和管理檔案，并與疾控業務系統相互連接，形成完整的信息資源庫，不僅有利于實現檔案管理的自動化，提高管理效率，還可以最大限度地發揮檔案的信息價值，讓檔案為疾控工作插上信息化的翅膀。

二、疾控中心文書檔案管理的現狀

1.檔案管理制度有待完善，執行力度不足

目前，疾控中心的文書檔案管理制度建設還有待加強，一些單位的檔案管理規章制度不夠全面系統，針對性和可操作性不強。在制度執行方面，也存在一定的偏差和不足，管理人員對制度的掌握和理解還有欠缺，執行起來難免出現偏差。領導干部受業務工作的牽制，對檔案管理的督導檢查力度不夠，在一段時間內，單位的工作重心更多地放在了業務方面，在檔案管理上投入相對不足，這種情況如果長期持續，檔案管理與疾控工作

的協調發展就會受到影響

2.檔案收集不夠及時，歸檔不夠規范

在文書檔案的收集歸檔方面，疾控中心還存在一些薄弱環節。檔案意識有待進一步增強，個別承辦人員對及時歸檔的要求認識不足，存在文件隨意留存的現象，有時由于工作忙碌疏忽，也會出現文件歸檔不及時、超過歸檔期限的情況。在文件整理和歸檔過程中，還有進一步規范的空間，有的承辦人員對文件材料的整理歸類不夠細致，存在混放、亂放的現象，未能嚴格按照檔案管理的標準操作。還有一些人員認為文件自己保管更方便，對集中統一管理的必要性認識不足，這些問題如果得不到有效改善，就會在一定程度上影響檔案的完整性和可用性，給檔案的規范化管理帶來挑戰。

3.檔案存儲條件有限，安全保障措施還需強化

受多種因素制約，部分疾控中心的檔案存儲條件不夠理想。檔案庫房普遍存在面積不足、設施老舊等問題，溫濕度控制、防塵防蛀等檔案保護措施也有欠缺，尤其是一些基層疾控中心，檔案庫房條件更為有限，檔案設備和環境控制水平有待提升，這些差距和不足在一定程度上加大了檔案破損、老化的風險，對檔案的長期安全保存構成隱患。除此之外，檔案安全防范工作還有進一步強化的必要，雖然多數疾控中心已經意識到檔案安全的重要性，并采取了一些防護措施，但在一些關鍵領域，如防火、防盜等方面還需進一步加大投入，完善硬件設備設施，健全管理制度，切實維護檔案的安全。

三、疾控中心文書檔案規范化管理的策略

1.健全檔案管理制度體系，明確崗位職責權限

科學完善的檔案管理制度是開展檔案管理工作的基本，明晰合理的崗位職責權限是落實管理制度的重要保證，兩者相輔相成，缺一不可。只有將制度建設和崗位設置有機結合，才能為檔案規范化管理提供堅實基礎，推動檔案管理工作規范、有序及高效運行。首先，制定檔案管理制度要做到全面系統、切合實際，要圍繞文書材料形成、積累、整理、保管、統計以及利用等環節，制定針對性、操作性強的管理辦法。要立足疾控工作需要，兼顧檔案管理特點，體現制度的科學性和規范性。同時，建立制度評估修訂機制，根據工作變化予以完善，確保制度的時效性和指導性。其次，明確崗位職責權限要堅持因事設崗、權責對等的原則，根據管理任務設置崗位，做到分工合理、責任明晰。既要發揮專職檔案管理員在檔案收集整理、統計編目等方面的專業特長，也要調動疾控業務人員參與的積極性，明確文件材料的形成與歸檔要求。通過科學的崗位設置，完善的工作機制，促進檔案管理與疾控業務的有效銜接，形成規范有序、協同高效的工作格局。

2.加強檔案形成與積累，規范文書材料歸檔

檔案形成是文書材料從產生到歸檔的過程，檔案積累則是檔案不斷收集、逐步豐富的過程，只有不斷加強檔案形成與積累，并把這一過程納入規范化、制度化的管理軌道，才能保證檔案收集的完整性、準確性及系統性，為檔案的有效利用奠定堅實基礎。

疾控中心要從體制機制、業務流程等方面著手，加強檔案形成與積累的規范化管理。一方面，要制定文書材料形成與歸檔的制度規范，明確工作程序、時限要求等，將文書材料的形成、積累以及歸檔等環節有機銜接，形成閉環管理。另一方面，要加強對承辦人員的業務指導，規范公文處理、文件整理的操作規程，確保文書材料歸檔的及時性、完整性，對重點工作、重大事項形成的檔案材料，要明確專人負責，嚴把質量關。此外，還要重視檔案意識的培養和宣傳教育，通過開展多種形式的培訓教育，增強全體人員的檔案意識，引導大家自覺遵守文書材料形成與歸檔的各項規定，養成歸檔及時、手續完備的良好習慣。還要定期開展檔案材料的監督檢查，把文書檔案管理納入績效考核，促使制度落地見效。通過加強制度建設、規范業務流程、創新管理模式以及強化隊伍建設等措施，構建科學完善的文書檔案形成與積累機制，不斷提高檔案管理工作水平，為疾控事業發展提供優質高效的檔案信息服務。

3.改善檔案存儲與保管條件，提高安全防護水平

良好的檔案存儲環境和規范的檔案保管措施，不僅可以延長檔案壽命，還能夠最大限度地保護檔案不受損毀和信息丟失。在硬件設備設施方面，疾控中心要加大資金投入，改善檔案庫房條件，配置必要的溫濕度控制、防塵防蛀以及防火防盜等設備設施，為檔案的科學存儲提供必備的硬件保障；在軟件方面，要遵循檔案管理的基本原則和要求，制定嚴格的庫房管理制度，規范檔案存儲操作流程。明確專人負責庫房管理，做好檔案入庫登記，定期開展檔案檢查和養護，及時發現和處置安全隱患。還要重視檔案保管的制度化、規范化，嚴格執行檔案查閱審批、案卷調用及歸還登記等各項管理規定，最大限度地防范檔案散失和破損。

針對重要或珍貴檔案，要制定特殊保管措施，增配必要的防護設備設施。對破損或變質檔案，要開展修復加固、媒體轉換等搶救性保護，減緩檔案老化進程。同時，應該加快檔案數字化進程，利用縮微、掃描及數字化等技術手段，在確保原件安全的基礎上，實現檔案內容的異地異質備份，提升檔案安全系數。

4.推進檔案數字化建設，提升管理信息化程度

檔案數字化是指利用現代信息技術，將傳統紙質檔案轉化為數字化檔案，并通過信息化手段對檔案實行采集、存儲、管理和利用的過程。數字化可以有效地解決傳統檔案管理中存在的檢索難、利用低以及保管難等問題，大幅提高檔案管理的效率和效益。首先，完善檔案數字化相關標準和規范，統一數字化過程中的技術標準、操作規范以及質量要求等，為檔案數字化發展指明方向。在硬件設備設施的選擇上，需要綜合考慮系統功能、安全性能以及擴展能力等因素，為檔案數字化提供必要的技術支撐。其次，科學設計檔案數字化流程。從檔案準備、掃描識別、數據校驗以及質檢審核等環節入手，保證數字化過程規范有序，確保數字檔案的真實性、完整性及可用性。還要處理好數字化與日常檔案管理的銜接，將數字化融入檔案管理的各環節，實現信息化貫穿檔案形成、積累、整理、保管及利用的全過程。此外，要統籌推進存量檔案和增量檔案數字化，積極開展已有紙質檔案的補掃工作，分期分批將存量檔案轉化為數字檔案。最后，疾控中心還要加強檔案數字化成果的開發利用。建設檔案數字化管理信息系統，提供檔案全文檢索、在線閱覽及信息統計等功能，為疾控決策和科研工作提供便捷、高效的檔案信息服務。

5.創新檔案管理模式，推動管理提質增效

傳統的檔案管理模式已難以滿足疾控事業高質量發展的需要，亟須創新理念、改進方法及優化流程，探索符合疾控工作特點、體現時代特征的檔案管理新模式。通過管理模式創新，破解制約檔案管理發展的瓶頸問題，激發檔案工作新動能，不斷提升檔案管理質量和效率，更好地服務疾控中心工作大局。

一方面，要創新檔案管理理念，樹立現代檔案管理意識。轉變檔案管理就是“管檔案”的傳統觀念，樹立檔案管理服務于疾控中心核心業務、服務于疾病預防控制大局的現代意識。要站在講政治、顧大局的戰略高度，充分認識加強檔案管理的重要意義，將檔案管理提升到事關疾控事業發展全局的高度來認識。創新服務理念，需要主動了解疾控一線需求，為疫情處置、重大決策等提供檔案信息支持，推動檔案管理與疾控業務深度融合，實現優勢互補、互促共進。另一方面，要立足疾控工作實際，創新檔案管理協同機制。當前，檔案管理存在部門界限明顯、業務壁壘森嚴、上下脫節以及區域共享不足等問題，嚴重制約了檔案管理效能的發揮。要破除這些障礙，必須創新協同理念和機制，推動形成大檔案工作格局。內部協同要推動檔案與疾控業務深度融合，實現同步部署、同向發力。外部協同要加強與醫療機構、高校科研院所的交流合作，促進檔案管理融合創新。上下協同要強化垂直領導，理順管理關系，形成上下聯動的管理體系。區域協同要建立疾控檔案區域協作網絡，實現資源共建共享、優勢互補。唯有不斷創新協同機制，才能匯聚檔案管理創新發展的強大合力，為疾控中心高質量發展提供有力支撐。

四、結束語

加強疾控中心文書檔案規范化管理是一項系統工程，需要疾控中心各級領導高度重視、持續投人及上下聯動，形成工作合力。要堅持問題導向，突出工作重點，創新方式方法，在健全制度、規范流程及創新模式上狠下功夫，切實推動檔案管理工作向縱深發展。只有常抓不懈、久久為功，才能不斷鞏固提升檔案管理工作成效，為疾控事業高質量發展提供堅實保障。

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作者單位：鄲城縣疾病預防控制中心