大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位電子檔案管理研究

中圖分類號：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各種新興技術(shù)在社會生產(chǎn)以及人們的生活中得到有效應(yīng)用，推動了社會的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，也推動了行業(yè)的轉(zhuǎn)型升級。在此背景下，事業(yè)單位為了尋求更加長遠(yuǎn)的發(fā)展，也緊隨時代的發(fā)展腳步，將先進(jìn)信息技術(shù)運(yùn)用到各項(xiàng)運(yùn)營管理活動中。電子檔案管理工作的開展，可以有效提高檔案管理的效率和質(zhì)量，充分體現(xiàn)檔案信息的重要價(jià)值，促進(jìn)了事業(yè)單位的良好發(fā)展。同時，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位電子檔案管理工作的開展仍存在不少問題，為了提高電子檔案的管理水平，應(yīng)當(dāng)采取科學(xué)、有效的措施，快速解決現(xiàn)存問題。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位加強(qiáng)電子檔案管理的重要性

1.突破傳統(tǒng)檔案管理模式的限制

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，加強(qiáng)事業(yè)單位電子檔案管理非常重要，能夠有效突破傳統(tǒng)檔案管理模式的限制，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平與檔案利用率大幅提高。在信息技術(shù)尚未迅猛發(fā)展之際，事業(yè)單位檔案管理人員在開展工作時往往只能借助傳統(tǒng)的模式處理大量紙質(zhì)文件，這種傳統(tǒng)檔案管理模式的運(yùn)用，不僅難以提高檔案管理效率，還需要檔案管理人員將眾多紙質(zhì)文件放置在專門的檔案儲存室中，很難提高檔案信息的利用率。檔案管理人員為了降低外界環(huán)境因素對紙質(zhì)文件造成的負(fù)面影響，在檔案管理工作中需要加強(qiáng)對檔案儲存室環(huán)境的管控。不僅如此，在傳統(tǒng)模式的檔案管理工作開展過程中，檔案管理人員還會花費(fèi)較多時間和精力來核驗(yàn)文件資料，如果工作人員效率低下或工作能力不強(qiáng)，將會影響檔案信息的全面性與準(zhǔn)確性，降低事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量。在傳統(tǒng)檔案管理模式的限制下，事業(yè)單位工作人員在查閱紙質(zhì)文件時需要依照制度要求展開，從借閱申請的提交到批準(zhǔn)，需要花費(fèi)較長的時間，不能立刻滿足工作人員的

需求，影響檔案的利用率。

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代后，事業(yè)單位開展電子檔案管理工作能夠有效突破傳統(tǒng)檔案管理模式的限制，不僅能夠幫助檔案管理人員將紙質(zhì)文件資料轉(zhuǎn)化成為電子文件，檔案管理人員還可以在先進(jìn)技術(shù)及現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施的幫助下快速收集、歸納和整理檔案信息，確保檔案信息的全面性與準(zhǔn)確性。在系統(tǒng)平臺上，也能夠快速查找需要的文件資料，提高文件的利用率，并對不同部門以及不同人員設(shè)置差異化訪問權(quán)限，為后續(xù)工作的推進(jìn)提供支持和幫助。此外，事業(yè)單位電子檔案管理工作的開展，不僅加強(qiáng)了對檔案信息的保護(hù)，還起到節(jié)約紙張的作用，加強(qiáng)了對生態(tài)環(huán)境的保護(hù)。

2.加快推動單位良好發(fā)展

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位加強(qiáng)電子檔案管理還能夠起到加快推動單位向前發(fā)展的重要作用。在事業(yè)單位的發(fā)展和建設(shè)過程中，檔案記錄了單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動情況，可以很好地展示事業(yè)單位的發(fā)展軌跡，通過對檔案信息的研究和分析，管理人員能夠了解和掌握單位的發(fā)展情況以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動開展的實(shí)際情況，從而優(yōu)化管理措施，促進(jìn)事業(yè)單位良好發(fā)展。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，事業(yè)單位在發(fā)展過程中積累了海量的數(shù)據(jù)信息，其業(yè)務(wù)活動也越來越頻繁。若管理人員仍沿用傳統(tǒng)的檔案信息利用方式，不僅難以在短時間內(nèi)高效分析檔案數(shù)據(jù)，還無法了解業(yè)務(wù)活動的實(shí)際進(jìn)展，導(dǎo)致檔案信息的作用受限，也阻礙了管理人員制定科學(xué)、合理的決策。面對這樣的問題，應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的管理，有效提高檔案的利用率，檔案管理人員可以在先進(jìn)技術(shù)手段和方法的幫助下，智能分析檔案數(shù)據(jù)信息并對其總結(jié)，為制定科學(xué)決策提供關(guān)鍵的數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)，提高事業(yè)單位管理人員的管理水平，加快推動事業(yè)單位向前發(fā)展。不僅如此，事業(yè)單位加強(qiáng)電子檔案管理還可以實(shí)現(xiàn)對檔案資源的共享，共同分析檔案，充分體現(xiàn)檔案的重要價(jià)值。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位電子檔案管理面臨的難題

1.電子檔案信息化管理意識薄弱

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位電子檔案管理工作的開展雖然可以發(fā)揮非常重要的作用，但是從該項(xiàng)工作現(xiàn)階段的實(shí)際開展情況來看，一些檔案管理人員并沒有具備較強(qiáng)的電子檔案信息化管理意識。事業(yè)單位雖然緊隨時代的發(fā)展腳步，創(chuàng)新和升級檔案管理工作，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)檔案從紙質(zhì)形式向著電子檔案的方向發(fā)展，但是在多種因素的影響下，事業(yè)單位的檔案管理人員在開展工作時大多只是實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的掃描以及紙質(zhì)檔案存儲形式的變化，并沒有在后續(xù)的檔案信息查閱、開發(fā)和利用等環(huán)節(jié)開展信息管理工作，導(dǎo)致事業(yè)單位電子檔案管理工作的開展存在形式化的問題，影響電子檔案管理發(fā)揮效能，制約了事業(yè)單位的發(fā)展。

2.未能加強(qiáng)對電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防范

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位還存在未能加強(qiáng)電子檔案風(fēng)險(xiǎn)防范的問題。事物的發(fā)展存在兩面性，雖然事業(yè)單位電子檔案管理工作可以有效提高檔案管理的效率和質(zhì)量，決策者可以在檔案信息的幫助下調(diào)整管理方案和發(fā)展規(guī)劃，制定更加科學(xué)可行的決策，但同時電子檔案管理工作也面臨著不小的風(fēng)險(xiǎn)。從事業(yè)單位的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)來看，不少檔案管理人員無法保證電子檔案管理流程的規(guī)范，未能加強(qiáng)對電子檔案信息的監(jiān)督與管理，也沒能在系統(tǒng)平臺增設(shè)權(quán)限，增大了電子檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)。從外部的風(fēng)險(xiǎn)來看，事業(yè)單位的電子檔案可能會受到病毒或黑客等攻擊，給電子檔案的完整性、準(zhǔn)確性以及安全性帶來較大的威脅，導(dǎo)致事業(yè)單位生產(chǎn)和管理信息被泄露，給單位發(fā)展造成負(fù)面影響。另外，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，部分事業(yè)單位的檔案管理人員在開展電子檔案管理工作的過程中，未能充分強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范措施，導(dǎo)致安全管理水平不高。

3.缺乏先進(jìn)的軟硬件設(shè)備設(shè)施

缺乏先進(jìn)的軟硬件設(shè)備設(shè)施是大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位電子檔案管理工作開展過程中面臨的一大難題。在事業(yè)單位電子檔案管理工作的開展過程中，先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施能夠?yàn)楣ぷ鞯耐七M(jìn)奠定良好的基礎(chǔ)，為檔案管理人員的工作提供便利。但是，就目前事業(yè)單位的檔案管理設(shè)備設(shè)施情況來看，在電子檔案管理工作開始之前，相關(guān)管理人員沒能做好調(diào)研工作，不了解電子檔案管理對設(shè)備設(shè)施的需求，沒能為該項(xiàng)工作的推進(jìn)提供先進(jìn)的硬件設(shè)備設(shè)施，也沒能加強(qiáng)對軟件安全環(huán)境的管理，存在更新不及時的問題，無法保證系統(tǒng)穩(wěn)定和良好運(yùn)行，阻礙了電子檔案管理工作的高效運(yùn)行。不僅如此，由于事業(yè)單位缺乏先進(jìn)的軟硬件設(shè)備設(shè)施，檔案管理人員難以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的共享，檔案信息的利用率也并不高，還影響了電子檔案信息重要作用的有效發(fā)揮，難以更好地推動事業(yè)單位發(fā)展。

4.電子檔案管理隊(duì)伍的整體水平有待提升

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位電子檔案管理工作的開展還面臨著管理隊(duì)伍整體水平不高的問題，檔案管理人員的綜合素質(zhì)及工作能力難以勝任電子檔案管理工作，他們無法在工作中研究和分析電子檔案信息，難以提高電子檔案管理的效率和質(zhì)量。部分檔案管理人員深受傳統(tǒng)觀念的影響，存在難以接受電子檔案的問題，妨礙了電子檔案管理工作的開展，更無法對電子檔案信息展開科學(xué)開發(fā)和利用，給事業(yè)單位發(fā)展造成了阻礙。不僅如此，事業(yè)單位在加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)方面也存在不足，電子檔案管理人員的教育和培訓(xùn)相對欠缺，導(dǎo)致電子檔案管理工作的開展水平有所下降。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位電子檔案管理的有效路徑

1.提高電子檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)水平

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作的順利推進(jìn)，全面提高電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量，解決該項(xiàng)工作中存在的各類問題，就必須加強(qiáng)對電子檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高隊(duì)伍建設(shè)水平，確保檔案管理人員可以全身心地參與電子檔案管理工作。

首先，應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的教育，不僅要幫助他們實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理理念的轉(zhuǎn)變，使其認(rèn)識到電子檔案管理的重要性，并可以將先進(jìn)的信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，還要不斷增強(qiáng)其信息化意識，確保他們可以在實(shí)際工作的開展過程中實(shí)現(xiàn)對電子檔案的科學(xué)管理。在對電子檔案管理人員開展繼續(xù)教育時，事業(yè)單位還可以開展宣傳活動，確保檔案管理人員能夠在活動中了解開展電子檔案管理的具體流程，有效地提高電子檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化水平。

其次，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)注重加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)。可以組織他們學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識，并掌握先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備設(shè)施的操作方法，提高技能操作水平，增強(qiáng)信息化素養(yǎng)，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的要求，有效提高電子檔案管理的水平。事業(yè)單位可通過邀請行業(yè)專家舉辦講座，為檔案管理人員創(chuàng)造更多外出學(xué)習(xí)與交流的契機(jī)，確保他們能夠汲取更多先進(jìn)的管理理念。

最后，為了進(jìn)一步提高檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)水平，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)積極開展人力資源管理工作。可以從人才引進(jìn)的角度著手，吸納更多專業(yè)人才加人檔案管理團(tuán)隊(duì)，并幫助其迅速適應(yīng)新的工作環(huán)境，以有效提高事業(yè)單位電子檔案管理的效率和質(zhì)量。同時，還應(yīng)強(qiáng)化對檔案管理人員的監(jiān)督與管理，并對其開展系統(tǒng)的考核與評價(jià)，將考核結(jié)果與獎懲機(jī)制緊密掛鉤，以充分激發(fā)檔案管理人員的工作熱情。

2.提高電子檔案管理的安全性

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，為了有效解決電子檔案管理工作面臨的難題，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視加強(qiáng)對電子檔案的安全管理，檔案管理人員在該項(xiàng)工作的推進(jìn)過程中，能夠有效防范風(fēng)險(xiǎn)，避免各種因素對電子檔案信息造成損害。在開展電子檔案管理工作時，檔案管理人員必須增強(qiáng)自身的安全防范意識，分析電子檔案管理工作開展過程中面臨的各類安全風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，并根據(jù)電子檔案的類別開展有針對性的安全保護(hù)工作，有效降低各類安全風(fēng)險(xiǎn)。同時，事業(yè)單位的電子檔案管理人員在實(shí)施檔案安全管理時，可以運(yùn)用保密技術(shù)，在系統(tǒng)平臺設(shè)置密碼并增設(shè)權(quán)限，最大限度地防范黑客或病毒侵襲，確保電子檔案的完整性與準(zhǔn)確性，從而有效發(fā)揮電子檔案的作用。

3.完善軟硬件設(shè)備設(shè)施

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，為了確保電子檔案管理工作的順利、高效開展，并不斷提高電子檔案管理水平，事業(yè)單位還應(yīng)加強(qiáng)對軟硬件設(shè)備設(shè)施的管理，根據(jù)工作的開展需求，完善軟硬件設(shè)備設(shè)施。為此，事業(yè)單位需要掌握電子檔案管理工作的開展需求，在加大資金投人力度的同時，積極引進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)備設(shè)施推進(jìn)電子檔案管理工作。事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)及時更新和升級軟件系統(tǒng)，有效提高事業(yè)單位電子檔案管理的水平。

4.建立健全電子檔案管理體系

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，要想實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位電子檔案管理效能的提升，首先，應(yīng)加強(qiáng)制度建設(shè)。構(gòu)建完善的電子檔案管理體系，以便檔案管理人員在該體系的輔助下，全面提升檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化，同時加強(qiáng)對電子檔案管理人員的行為引導(dǎo)與監(jiān)管，有效提升電子檔案的管理效能。在推進(jìn)電子檔案管理體系完善的過程中，事業(yè)單位應(yīng)深入研究和分析當(dāng)前電子檔案管理的實(shí)際狀況，結(jié)合電子檔案管理的目標(biāo)和單位的建設(shè)需求，及時優(yōu)化并調(diào)整體系內(nèi)容，要求檔案管理人員有效整合碎片化的文件資料，以強(qiáng)化對電子檔案的全面管理。其次，建立安全備份與數(shù)字加密體系。檔案管理人員在明確自身工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)電子檔案的安全管理，抵御黑客或病毒等對電子檔案的侵襲，有效提升電子檔案管理工作的質(zhì)量。在電子檔案安全管理過程中，事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)提升自身的隱私保護(hù)意識，加強(qiáng)對用戶隱私數(shù)據(jù)的防護(hù)措施，并根據(jù)用戶的具體需求提供個性化的服務(wù)，以提升用戶對事業(yè)單位的滿意度，加快推動事業(yè)單位的健康發(fā)展。最后，加快構(gòu)建云共享平臺。檔案管理人員可以通過該平臺，實(shí)現(xiàn)對眾多信息的全面收集和分析，使電子檔案管理體系更加完善，有效發(fā)揮云共享平臺的重要作用，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的高效性。

四、總結(jié)

綜上所述，進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位開展電子檔案管理工作不僅可以有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，還能夠提高決策者及其他工作人員對檔案信息的利用率，為科學(xué)決策提供重要參考和支持，助力事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展。面對當(dāng)前電子檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，事業(yè)單位必須高度重視，積極優(yōu)化和調(diào)整電子檔案管理體系，采取科學(xué)合理的措施，提高電子檔案管理的工作效率，確保事業(yè)單位能夠迅速適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求，推動事業(yè)單位持續(xù)進(jìn)步與發(fā)展。

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作者單位：山東省單縣醫(yī)療保障局