淺談新時期如何做好機關事業單位檔案管理工作

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案是機關和事業單位在工作活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表以及聲像等形式的歷史記錄。加強對檔案的管理和保護，是維護黨和國家利益、保障各項事業健康發展的重要基礎工作。黨的二十大以來，黨中央高度重視檔案工作，將其擺在更加重要、更加突出的戰略位置。各級要切實加強和改進新時期檔案管理工作，不斷提高檔案管理的科學化、規范化以及信息化水平，為推進國家治理體系和治理能力現代化提供有力支撐。

一、新時期加強檔案管理工作的重要性

1.有利于提高的工作效率

的各項工作都需要以檔案為依據，檔案管理做得好壞，直接關系工作效率的高低。一個單位的各類檔案資料如果管理混亂，沒有制定規范的規章制度和規范順暢的流程，查找不便，必然會影響日常的辦公效率。反之，檔案管理規范有序、一目了然、查找便捷則可為各項工作提供翔實可靠的原始依據，極大地提高工作效率。

2.有利于維護的合法權益

的重大決策、資產管理以及人事安排等需要以完整、準確的檔案為憑證，維護單位的合法權益。一旦發生經濟糾紛、政策執行失誤或干部違紀違法等問題，責任追究及維權索賠都要以歷史檔案為證據依據。可見，規范科學的檔案管理是維護單位合法權益、防范各類風險的重要保障。

3.有利于推動科學發展

由于承擔著經濟調節、市場監管、公共服務以及社會管理等重要職能，其科學發展離不開檔案管理工作的有力支撐。檔案全面、系統、準確地記錄和保存了單位的發展歷程，為總結經驗、評先評優、晉級晉升、把握規律、科學決策以及創新發展等方面提供了豐富的素材。從某種意義上來說，檔案是一個單位的“資政存史”，其管理水平在一定程度上反映和決定著單位的發展水平和層次。

二、新時期檔案管理工作的問題

1.檔案管理的思想認識有待進一步提升

目前在中，對檔案管理工作的重要性認識普遍不足。很多單位重視業務工作而忽視檔案管理，認為檔案管理是一項可有可無的輔助性事務。單位領導對檔案工作不夠重視，沒有將其納人年內議事日程和工作責任制，在人員配備、經費投入以及場地設施等方面投入不足，導致檔案部門地位低，工作開展困難。一線工作人員的檔案意識也比較薄弱，檔案素養水平不夠高，認為檔案管理是檔案部門的事，與自己關系不大。在日常工作中，對形成的檔案材料重視度不夠，及時歸檔的意識不強，存在檔案散失、檔案不全以及移交不及時等問題。檔案管理人員的主動服務意識不強，對檔案工作的認識流于表面，不夠深入。這些思想認識問題的存在，極大地制約了檔案管理工作的有效開展。

2.檔案管理的制度規范有待進一步健全

不少的檔案管理制度還不夠健全，一些單位雖然制定了檔案管理辦法，但操作性不強，流于形式，沒有嚴格執行。檔案管理的標準規范意識淡薄，工作比較隨意。在檔案材料的收集、整理、歸檔、統計、保管、鑒定以及利用等環節，缺乏明確、具體和可操作的規章制度和業務流程，全過程管理不到位。檔案信息資源的開發利用制度不完備，沒有暢通的共享渠道，單位各部門信息壁壘嚴重，檔案價值沒有得到充分發揮。這些制度規范方面的問題和不足，導致檔案管理工作無章可循，業務開展缺乏標準和依據。檔案管理的精細化、規范化水平還有待進一步提高。

3.檔案管理的技術手段有待進一步提升

隨著信息技術在各領域的廣泛應用，的很多業務工作實現了信息化和數字化。但檔案管理工作的信息化進程明顯滯后。目前，還有部分基層單位的檔案管理仍在沿用傳統的手工操作模式，不僅工作效率低下，還不便檢索和查詢。雖然一些單位開始引入計算機等現代技術手段，但是檔案數字化進度緩慢，多數檔案的電子文件缺失，載體形式單一。一些單位雖然上線了檔案管理信息系統，但是功能不夠完善，庫存數據質量不高，各業務系統之間缺乏有效的集成整合，未能實現與檔案管理系統的互聯互通和信息共享。信息孤島問題突出，數據的采集、交換以及共享不暢，嚴重制約檔案管理工作效率的提高。

4.檔案管理隊伍素質有待進一步加強

從目前檔案隊伍的現狀來看，專業化素質還有待進一步提升。基層單位從事檔案管理工作的人員大多不是檔案專業出身，很多領導沒有意識到檔案管理工作的重要性，工作人員對檔案管理工作的積極性不高，缺乏系統的檔案專業理論知識和實踐技能。很多工作人員是從其他崗位調配過來的，其檔案專業基礎薄弱。檔案部門人員輪崗交流頻繁，穩定性差，專業積累嚴重不足。各單位對檔案人員的繼續教育和專業培訓重視程度不夠，投入力度小，教育培訓針對性不強，檔案人員知識更新不及時，專業能力提升緩慢。與此同時，檔案人員職稱評聘、績效考核和薪酬待遇等方面的激勵和保障機制尚不健全，職業發展通道不暢，普升空間有限。這些問題導致檔案管理工作專業化水平不高，檔案隊伍不穩定，后繼乏人，嚴重制約了檔案事業的發展。

三、新時期加強檔案管理工作的對策和建議

1.提高認識，建立健全工作機制

首先，從思想上高度重視，在行動上抓好落實。各級黨委和政府要深刻認識檔案工作的重要性和緊迫性，將其擺在與業務工作同等重要的戰略位置，納入重要議事日程，列入年度工作計劃。要切實加強組織領導，建立“一把手”負總責、分管領導具體抓的工作機制。主要領導要親自研究檔案工作，審定檔案管理重大政策，協調解決檔案工作中的重大問題。分管領導要深入一線調研指導，及時發現和解決突出問題，推動檔案事業健康發展；其次，建立科學的績效考核機制是推動檔案管理與業務工作深度融合的重要抓手。要將檔案工作納入單位績效考核體系，制定科學合理的考核指標和獎懲措施，把檔案工作與業務工作同部署、同檢查、同考核和同獎懲，并建立定期調度、督查通報等制度，加大跟蹤問效力度，確保各項任務落地見效。通過建立健全責任制、例會制、報告制以及考核制等工作機制，壓實管檔治檔責任，推動形成分工明確、齊抓共管的檔案管理格局。認識到位是行動的前提，領導重視是關鍵，但檔案意識要在全體工作人員中牢固樹立。要采取多種形式，在全單位范圍內深入宣傳檔案工作的重要意義，普及檔案法律法規和管理知識，教育引導工作人員敬檔愛檔，增強主動歸檔意識。要弘揚檔案工作服務大局的優良傳統，大力宣傳檔案在經濟社會發展各項事業中發揮的重要作用，展示檔案部門服務中心工作的先進事跡，在全社會營造重視檔案、愛惜檔案的濃厚氛圍。要加強與業務部門的溝通協調，建立信息共享、資源互補以及優勢互補的工作機制，推動檔案管理與業務工作同頻共振、同向發力，匯聚起推動檔案事業高質量發展的強大合力。

2.規范管理，構建科學的管理體系

檔案工作是一項系統性、專業性很強的工作，必須在健全完善的制度體系支撐下規范有序地運行。要根據形勢發展和工作需要，及時修訂完善檔案管理制度，構建全面覆蓋、科學規范的制度體系。要細化量化檔案收集、整理、保管、統計以及利用等環節的工作流程和操作規范，明確崗位職責和工作要求，做到管理有章可循、有據可查。同時，要強化制度執行力，采取定期檢查、跟蹤問效等方式，督促落實各項管理制度，防止制度流于形式。檔案工作涉及全局、貫穿全程，檔案收集、整理以及保管等環節需要多個部門通力協作。要建立檔案工作聯席會議制度，加強與文秘、政務、財務、審計以及信息化等業務部門的工作對接，建立信息共享、資源整合和疑難問題會商解決等工作機制，形成檔案管理與業務工作無縫銜接、齊抓共管、協調配合的工作格局。要加強檔案工作統籌協調，發揮檔案部門的組織推動作用，理順內部管理體制，科學劃分工作界面，明確部門職責任務，形成分工協作、各司其職及密切配合的管理體系。與此同時，要樹立大檔案理念，進一步拓寬檔案管理視野。將文書、會計、實物、聲像以及電子等類文件材料全面納入檔案管理范疇，做到應歸盡歸、應管盡管。要緊跟檔案理論和實踐發展前沿，以標準化為引領，依據檔案專業標準和技術規范，科學設置檔案門類框架，優化檔案分類方法，規范檔案著錄標引，增強檔案管理工作的科學性、系統性和規范性。

3.引入信息技術，提高管理效能和服務水平

信息技術是提升檔案管理效能的有力抓手。要順應數字化發展趨勢，將檔案信息化建設作為重點任務，納入單位信息化整體規劃。要加快實施檔案數字化，利用先進技術手段，對歷史形成的紙質檔案展開掃描和數字化處理，不斷完善檔案元數據，確保數據質量。要建設功能完備、性能優良的檔案信息管理系統，既要滿足檔案日常管理需求，又要突出檔案利用和共享功能，為檔案管理和決策服務提供有力支撐。數字檔案的形成要與業務工作無縫銜接，主動對接業務部門的信息系統，利用大數據、人工智能等新技術，開發適用于本單位特點的檔案智能輔助工具，實現檔案高效采集、自動歸檔。要統籌建設檔案數據中心，充分挖掘檔案數據價值，建立健全檔案知識圖譜和主題數據庫，為檔案利用和研究提供智能化、個性化服務。要加強網絡安全防護，完善災備系統，最大限度地降低數據丟失風險，確保數字檔案安全永久保存。

4.加大投入，確保安全永久保存

檔案是國家和單位的寶貴財富，做好檔案的安全保管和有效利用，需要各單位切實加大人力、物力和財力投入，提供充足保障。要把檔案工作納入單位整體工作布局，在人員編制、庫房建設以及經費投入等方面給予必要的政策和資金傾斜。根據檔案事業發展需要，適度增加檔案部門工作人員的編制，加強檔案專業人才隊伍建設。要把檔案庫房建設納入單位基本建設規劃，統籌兼顧、科學布局，建設一批功能完備、設施先進的檔案庫房。要嚴格執行“藏檔安全、管檔方便”的原則，做到專庫藏檔、專人管檔，配備恒溫恒濕、防盜防火以及防光、防塵等設備設施，為檔案的永久安全保存提供可靠保障。要高度重視珍貴檔案的搶救和保護工作。對破損、泛酸、霉變以及老化的珍貴檔案，要立即采取必要的搶救措施，制定科學的修復和保護方案。充分利用現代信息技術，加快珍貴檔案的數字化進程，通過數字化替代、數字化復制等方式，減少實體檔案的損耗和破壞，延長檔案壽命。要選配專業的修復技術人員，配備必要的檔案修復設備和耗材，最大限度地挽救珍貴檔案資料。軟硬件設備設施是開展檔案工作的物質基礎，但更為關鍵的是檔案安全管理制度建設。要樹立現代風險管理理念，強化風險防控意識，定期開展檔案安全風險隱患排查，及時發現和消除安全隱患。同時，制定完善的檔案安全事故應急預案，明確應急工作流程和處置措施，定期開展應急演練，提高快速處置檔案安全事故的能力。

5.強化隊伍建設，提升檔案人員的整體素質

檔案事業發展關鍵在人才。要樹立“檔案隊伍也是人才隊伍”的理念，把加強檔案干部隊伍建設擺在事關檔案事業發展的戰略高度，切實加強檔案干部教育培養工作。選好配強檔案部門領導班子，是建設高素質檔案干部隊伍的首要任務。要堅持黨管干部、德才兼備和以德為先的原則，把政治標準放在首位，注重檔案干部的專業能力和綜合素質，選優配強檔案部門領導班子。領導干部要牢固樹立“一崗雙責”意識，切實擔負起檔案工作的領導責任。建立專業化、職業化的檔案人才培養選拔機制是檔案隊伍建設的治本之策。要科學制定檔案專業人才能力標準，明確專業化發展方向和目標要求。拓寬檔案專業人才引進渠道，創新選人用人方式，吸引和集聚優秀檔案專業人才。要暢通檔案人才成長通道，構建縱向貫通、橫向聯通的檔案專業技術和管理雙序列職業發展路徑，為檔案人才脫穎而出、才盡其用提供制度化保障。要把教育培訓作為提升檔案隊伍整體素質的重要抓手，建立健全分層分類、多元化的檔案干部教育培訓體系。創新教育培訓模式，豐富培訓內容和形式，突出政治理論、檔案業務、現代管理以及信息技術等重點內容，采取集中輪訓、專題培訓以及在線學習等方式，開展全員、全過程和全方位的教育培訓。大力開展崗位練兵和技能競賽，以實踐促學習、以賽促訓，不斷提升檔案干部的業務素質和實踐能力。

四、結語

總之，新時期加強檔案管理工作，是貫徹落實檔案工作重要論述的必然要求，是推進國家治理體系和治理能力現代化的重要基礎，是建設讓黨中央放心、讓人民群眾滿意的模范機關的應有之義。我們要深入學習貫徹黨的二十大精神，牢固樹立“大檔案”理念，堅定不移走中國特色的檔案管理道路。要進一步提高政治站位，完善體制機制，創新方式方法，強化科技支撐，加大資源投入，加強隊伍建設，推動檔案管理與業務工作深度融合、同頻共振，不斷提高檔案管理的科學化、規范化、法治化以及信息化水平。

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作者單位：玉林市玉州區疾病預防控制中心（玉林市玉州區衛生監督所）