基于精細化管理的人力資源檔案管理策略分析

如今社會發展速度加快，人力資源的檔案管理地位逐漸提升，落實科學的管理方案，有利于實現人才的大量儲備、合理配置，同時也能促進企業在今后很長一段時間內健康發展。當前人力資源檔案管理愈發重要，相關領域應積極融入精細化思想，在人事檔案中追求卓越管理，把控好每一項細節，促使資源能夠實現最優利用，推動管理工作高效進行。

" 一、當前人力資源檔案管理狀況及挑戰

當前，人力資源檔案管理工作存在諸多問題，如在檔案信息中，相關內容不夠詳細、完整；未能在規定時間內完成更新工作；雖然落實了管理舉措，但整體與規范內容存在明顯的差距等。在一系列問題下，影響了檔案的利用效果，導致企業、單位等不能夠在短時間內調用需要的人力資源信息。另外，如今信息技術大范圍應用，如果依然應用先前的檔案管理方式，將不能有效適應數字化局勢。故而，在檔案的管理工作中，要結合信息時代的特點，規范管理手段，融入精細化思路，促使檔案管理高效推進。

" 二、在精細化管理理念下探究人力資源檔案優化管理的舉措

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（一）發揮管理技術的作用，提升檔案管理質量、效率

1.提升檔案管理系統的功能性，積極應用大數據、人工智能等技術

在人力資源檔案中，應對其查詢功能不斷優化，以便于為相關人員帶來良好的查詢服務，快速、準確找到需要的信息，實現信息的優質流通。在檔案信息管理中，可以借助全文檢索的處理技術，以便于短時間內篩查，實現信息的精準利用。針對人事檔案的管理系統，應擴展其應用范圍，如在一些重要的管理內容中增加任務指標、考勤等部分，并盡可能做到共享應用。

人力資源檔案中存在著大量信息，為保證合理化處理數據，可以推行大數據處理技術，這樣一來能夠更好地把握內部人員的情況，包括薪資方面、績效方面等。綜合分析數據信息，有利于相關單位對人才發展設立精準的計劃，落實激勵機制。如今企業管理逐漸趨于智能化水平，故而可以引入人工智能類型的技術，從而發揮自動處理功能，對檔案劃分類別，并能在較短時間內完成索引、篩選等功能，讓檔案的管理不再那么復雜，控制人力方面應用成本。比如，依托人工智能技術，針對員工個體，發揮智能功能，在晉升發展層面、職業規劃層面，實現匹配操作，促進工作人員展現自己的才能。人力資源檔案涉及的內容較多，為了實現便捷存儲，還可以應用云存儲技術，利用其遠程處理功能，保證其不受時間、空間的限制，對于重要的數據信息，快速完成備份操作，提升了管理的安全性。

2.推行數字化轉化、錄入，高效管理人力資源檔案

結合實際情況周密分析數字化轉化、錄入的過程應實現的目標，明確待執行轉化、錄入環節的檔案部分，預先估量后續的效果。在清晰的目標下，對數字化轉化、錄入相關界限精準把握。在數字化轉化、錄入期間，要為之構建嚴格的標準，以規范作為指導，針對命名的要求、錄入的標準等。應本著一致性原則實現處理，保證轉化、錄入得到的結果能夠符合規范。在上述工作中，還應確立清晰的流程，以確保相關人員能夠準確掌握檔案的接收工作、掃描工作、鑒定工作等，整體性提升處理的標準化水平。為輔助轉化、錄入工作順利進行，提升數字化處理水平，可以引進諸如OCR識別儀等設備，保證檔案的管理過程更順暢。

" （二）完善檔案管理設施，應用素質水平高的管理人員

如今人力資源的檔案工作成為管理體系中的重點內容，要想提升管理成效，應從基礎設施投入層面、人員素質層面深層考慮，保證契合現階段的檔案管理需求。積極推行與時俱進的檔案管理設施，為精細化管理理念的落實帶來支持，要勇于與領導人員溝通，以獲得更多支持策略，從而有能力購置管理設施、設備，圍繞人力資源檔案管理階段的實際情況，妥善安排檔案管理室，選擇專門的庫房，確保防火防潮防蛀等常見問題。對于人力資源的檔案管理工作來講，因其與政策內容存在較為密切的聯系，故而在管理環節格外注重其標準性，在聘用工作人員時，要嚴格強調檔案內容保密條例，要求從事檔案管理工作的人員始終保持嚴謹的態度，規范做事。對于參與此項工作的人員，需要加強培訓，深層學習政治理論，增加其思想深度，并且著重開展業務知識培訓，促使其能夠靈活應對管理問題，推動檔案材料得到安全、完整調用、存放，為精細化管理工作的進行提供支持。

" （三）設定規范的工作標準，提升檔案管理水平

在人力資源的檔案內容中，對于存在的各種資料，應認真完成鑒別工作、歸檔工作。相關人員對檔案資料執行收集時，要注意不能直接歸檔保存，應組織專門的人員，鑒定識別資料內容，明確其真實性，并給予相關資料合格的手續，再結合檔案內容進行類別劃分，最終實現歸檔。在鑒定識別中，如果察覺資料與要求存在差距，要查閱對應的標準盡快處理，反之，需盡快完成歸檔保存手續，執行保存操作。對于紙質類檔案，當執行歸檔工作時，需要對應用的紙張嚴格限制，保證擁有同樣的規格，在標準要求下認真裝訂，保證材料的編號位置等正確。

綜上所述，為保證管理工作順利、安全落實，人力資源體系中的檔案工作有必要融入精細化思想，發揮管理技術的作用，從而提升檔案管理質量、效率，完善檔案管理設施，增強管理人員整體素質，實現人力資源體系的跨越發展。

【作者單位：內蒙古電力（集團）有限責任公司阿拉善供電分公司】