計量技術機構樣品流轉的通用要求的探討

中圖分類號：TB9；TN92 文獻標志碼：A 文章編碼：1672-7274（2025）05-0170-03

Abstract： This article elaborates on the standardized requirements for sample circulation in terms of personnel requirements，sample reception，sample identification，sample transfer，sample handover，sample storage，sample eturn processing，andconfidentialityand security，and provides in-depth explanationsof thecontent ofeach requirement. The implementation of these standardized requirements will greatly promote processoptimization and efficiency improvement within metrologytechnology institutions，while alsocontributing to the standardized developmentof the entire society， thus providing customers with better and more efficient services.

Keywords：metrology technology institutions; sample circulation; standardization

1 研究背景

伴隨著計量行業的發展，計量技術機構日益增多，傳統政府計量技術機構，以及第三方校準技術機構在維護量值溯源體系以及在支持產業升級和服務實體經濟發展中發揮著重要作用。計量校準、檢定工作是國民經濟中一項重要的技術和管理基礎工作，是國家質量基礎設施的重要一環。計量行業蓬勃發展，也對當下的樣品流轉管理提出新的要求。

樣品流轉涉及計量技術機構校準、檢定、檢測全過程，必須加強對樣品的有效管理、科學管理，提升樣品管理水平，才能夠保障檢驗結果的可靠性、準確性。國家標準及考核規范中對于樣品流轉也有相應的要求[1-2]。相關學者也對樣品流轉在其他行業及規范化運作有自己的見解[3-4]。樣品的完好性和有效性對于檢定、校準的結果有重要影響作用，嚴格把關樣品流轉各環節，是技術機構證書、報告質量的公信力的來源。

目前，對于樣品流轉的管理存在如下問題：一是各級技術機構，對樣品的流轉管理水平參差不齊，難以適應市場快速的發展。二是對于不同特質的樣品缺少專業的保護措施，存在一定程度的安全隱患。三是樣品流轉的過程缺少監督，容易造成信息泄露及樣品丟失。為解決上述問題，綜合考慮各個層次技術機構的特點，探討規范化的，通用的技術要求，滿足各個機構進行使用，規范樣品流轉的流程。

2 規范化通用要求

規范化要求全面覆蓋了樣品流轉的每一個環節，并針對各環節可能存在的風險點進行了細致考慮。具體而言，這些要求涵蓋了人員資質、樣品接收流程、樣品標識標準、樣品傳遞方式、樣品交接手續、樣品存放條件、退樣處理流程以及保密安全措施等多個方面，旨在確保樣品流轉的每一步都符合既定的規范標準。

2.1人員要求

人員是計量技術機構最重要的資源，人員素質的高低直接影響機構規范化運行及質量管理的運行。機構應按樣品流轉要求配備人員，明確人員教育、培訓和技能要求。應通過崗位考核，授權人員進行樣品流轉，人員管理信息受控。機構應確保所有可能影響樣品流轉的人員，按照崗位能力要求履行職責和權限。

2.2樣品接收

客戶委托業務時，樣品種類復雜多樣，樣品特性各不相同，需要分類管理。行業內有采用基于RFID技術的管理系統[5]及各類實驗室管理系統手段[。對于樣品接收的通用要求，規范如下：

（1）受理人員接收到送檢樣品后，應對樣品信息核查并登記，出具樣品接收單，流轉單，所有樣品信息應準確無誤，如樣品流轉有特殊要求，明確管理責任和退樣方式，雙方簽字確認。機構與委托方應通過合同/協議確定，包括但不限于測量性質、相關資質、方法依據、測量項目、完成時限等內容。

（2）樣品應放置在指定區域，對于易燃、易爆、有毒、傳染性等危險樣品，以及易碎樣品和存放條件要求特殊樣品，應按規定要求放置。

（3）對于批量大、不便搬運的樣品或業務受理部門不具備存放條件的樣品，可直接送到相關實驗室，并經過委托方、業務受理部門、相關實驗室確認。性能隨時間變化明顯的樣品，接收時應立即通知實驗室人員進行處理。其他特殊要求的樣品，委托方應提供詳細要求，采取拍照、錄像等方式記錄樣品信息和接收過程。

2.3樣品標識

樣品標識是樣品信息識別的重要載體，對于標識的具體樣式不做硬性要求，如二維碼、條形碼等。對于標識的通用功能規范如下：一是樣品受理后，應有明確且唯一的標識，可追溯。二是標識不應遮擋樣品信息、不易掉落，保存完好。三是標識信息包含但不限于以下信息：委托方的名稱和聯系信息；樣品的名稱；樣品的生產單位；樣品的型號、編號和數量；樣品的唯一性標識；測量項目、方法；樣品的描述、狀態、附件；樣品的接收日期；接收人員；證書或報告類型；樣品處置方式。四是特殊需求應做附加信息標識，包括但不限于以下情況：樣品的傳遞、存放方式及時間為特殊要求的；樣品對測量環境有特殊需求的；測量方法與規定方法有偏離的；測量項目含有需要分包項目的；委托方的其他需求。

2.4樣品傳遞

在樣品傳遞過程中，一些技術機構采用了基于物聯網的技術進行樣品管理，能夠實時追蹤樣品的位置，極大地方便了樣品的查找和狀態反饋[7]。同時，還有機構考慮將物流管理的先進理念，如信息化管理和位置追蹤等，引入計量樣品流轉領域，以期提升整個行業的運作效率[8]。這些創新實踐均對樣品傳遞管理起到了積極的促進作用。對于樣品流轉，我們提出了以下規范性要求：樣品必須隨同流轉單一同傳遞至實驗室，并確保在傳遞過程中滿足所有既定的要求，具體如下：

（1）傳遞人員需嚴格按照樣品上的標識信息進行操作，這包括但不限于樣品的類型、存儲條件、運輸要求等。在選擇運輸工具時，需確保其承重能力符合樣品重量，避免因超重導致的運輸風險。同時，應采取適當的防護措施，如防震、防潮、防腐蝕等，以確保樣品在運輸過程中的安全性和性能穩定性，避免任何形式的損壞或性能變化。

（2）對于有包裝的樣品，應堅持整體裝卸的原則，避免拆分包裝導致的樣品受損。對于無包裝的樣品，操作時應特別小心，避免在樣品的核心部位或非承重部位進行不必要的觸碰或操作，以減少樣品受損的風險。

（3）對于需要采取特殊輔助設施或包裝的樣品，應根據其特性和運輸要求，進行恰當的包裝防護。這些包裝不僅要便于傳遞過程中的裝卸、運輸，還要確保樣品在保管期間的安全性和完整性。包裝材料的選擇應考慮到樣品的化學性質、物理狀態以及可能的運輸環境，以確保包裝的有效性和耐用性。

（4）樣品的放置方向應根據其運輸需求、測量要求以及便于觀察等因素進行綜合考慮。合理的放置方向不僅可以減少運輸過程中的振動和沖擊，還可以確保樣品在測量時處于最佳狀態，便于觀察和分析。

此外，對于在傳遞過程中發生的樣品損壞或丟失等異常情況，相關機構應迅速響應，按照既定的程序和要求進行處理，包括但不限于記錄事故詳情、評估損失程度、通知委托方以及采取補救措施等。對于某些特殊物品，如易腐、易爆、有毒有害等，應由委托方提供必要的協助，包括專業的運輸工具和保存條件，以確保這些樣品在傳遞過程中的安全性和合規性。

2.5樣品交接

樣品交接環節涉及實驗室人員、管理人員以及委托方三方的協作，其具體的規范性要求如下：

（1）在樣品交接過程中，實驗室人員需仔細核對樣品的相關信息，包括但不限于樣品的附件、數量以及當前狀態，以確保信息的準確無誤。

（2）若因樣品存在某些特殊原因，導致無法進行測量，實驗室應立即進行退樣處理，并詳細記錄退樣的具體原因。同時，實驗室還需及時與委托方取得聯

系，通報退樣情況。

2.6樣品存放

樣品存放規范與否，直接影響安全及檢測結果，樣品應按種類、測量狀態、測量項目等分類存放，標識清楚，賬物一致。樣品存放區域應滿足以下要求：安全、清潔、無污染；設有防火、防盜、防蟲、防鼠等消防設施，指定專人管理；存放架（若有）應牢固，防止樣品跌落、損壞；安裝溫濕度控制系統，防止出現溫濕度異常現象，并做好環境條件監控記錄；樣品位置變動時，應保持、監控和記錄環境條件。

放置樣品應考慮以下要求：較重、較大的樣品宜放置在離地面較近的承載面上；易碎樣品宜放置在振動較小、不易跌落的位置；可能相互產生影響的樣品應分開存放；危險樣品應按照國家規定防護要求進行放置；其他特殊樣品，應按相關要求處理。

樣品存放周期按機構相關要求處理，如有特殊情況，與委托方協商處理。

2.7退樣

退樣是樣品測量流程結束后不可或缺的一環。機構在完成測量活動后，需仔細核實測量結果及相關信息，確保無誤后，方可啟動退樣流程。這一步驟不僅標志著測量活動的正式結束，也體現了機構對委托方負責的態度。在辦理退樣手續時，機構應詳細記錄樣品信息、測量結果及退樣時間等關鍵內容。如遇樣品損壞、測量結果異常等特殊情況，機構需及時與委托方溝通，共同商討處理方案，確保退樣過程順利且雙方權益得到保障。

2.8保密安全

計量技術機構在日常運營中，直接涉及客戶提供的各類樣品，這些樣品往往蘊含著客戶的商業秘密、技術數據乃至個人隱私等敏感信息。因此，樣品的安全保密工作不僅是技術服務的必要環節，更是維護客戶權益、保障機構信譽的重要基石。一旦客戶信息因機構管理不善而泄露，不僅會給客戶帶來無法估量的經濟損失和信譽損害，還會嚴重削弱技術機構在行業內的公信力和競爭力。為此，特制定以下關于樣品保密安全的詳細規范。

（1）機構應對在樣品流轉和測量活動過程中獲得或產生的所有信息進行嚴格的保密管理。這包括但不限于樣品的物理屬性、測試結果、客戶名稱、聯系方式等敏感信息。除非根據相關法律法規的規定，機構有義務向特定機構或個人披露這些信息，否則，任何未經授權的信息泄露都是不被允許的。機構應建立完善的保密制度，明確信息保密的責任主體、保密期限以及泄密后的處理措施，確保所有員工都能嚴格遵守保密規定。

（2）為確保樣品的安全，機構應制定并實施一系列安全防護措施。首先，要設立專門的樣品存放區域，該區域應具備防火、防盜、防潮等基本條件，確保樣品在存儲過程中不受損害。其次，對于具有特殊性質或高風險的樣品，如易燃易爆、有毒有害等，機構應制定針對性的安全操作規程，并配備相應的防護設備和應急處理設施。此外，機構還應制定危險應急預案，明確在發生安全事故時的應急響應流程、救援措施和后續處理方案，以最大限度地減少事故造成的損失。

（3）在樣品流轉活動中，機構應建立完善的記錄管理制度。這包括樣品的接收、登記、流轉、測試、存儲、銷毀等各個環節的記錄。記錄應詳細、準確、可追溯，以便在需要時能夠快速定位并獲取相關信息。同時，機構應按照相關法律法規和行業標準的要求，對記錄進行分類、歸檔和保存。對于涉及客戶隱私和商業秘密的記錄，應采取加密、限制訪問等保密措施，確保記錄的安全性和保密性。此外，機構還應定期對記錄進行清理和銷毀，避免無用信息的積累導致的安全隱患。

3 結束語

本文詳細規定了樣品流轉過程中的各項關鍵要素，包括人員要求、樣品接收流程、樣品標識方法、樣品傳遞與交接程序、樣品存放條件、退樣處理以及保密安全措施等，旨在為計量技術樣品的流轉提供全面而必要的保障。通過建立標準化、規范化的管理體系，可以實現對樣品流轉的科學管理，有效降低機構運營風險，提升工作效率，從而更優質地服務于企業客戶。

參考文獻

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