行政管理檔案信息化建設(shè)對策研究

中圖分類號：G270.7；TP3 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編碼：1672-7274（2025）05-0167-03

Abstract： Administrative management archives are valuable historical data records generated during the process of administrative management， which have important value in promoting the high-quality development of administrative management work. Under the background of \"Internet plus\"， the informatization construction of administrativearchives has become a general trend，which isof great significance to therealizationof the electronizationand digitalization ofadministrativearchives.This article first elaborates on thenecessity of informationization construction in administrative management archives; Secondly，the problems in the process of informationization construction of administrative management archives were analyzed; Finaly，countermeasures for the informatization construction of administrative management archives were proposed from three aspects： increasing equipment investment，improving the eficiencyof physical archive management，promoting information integration， and empowering theopen sharing of building archives.It is hoped that these measures can provide some reference for the development of related work.

Keywords： administrative management; archive management; informationization construction; implement countermeasures

信息化時代，大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、人工智能等現(xiàn)代化技術(shù)逐漸普及，它們和行政管理檔案深度融合，推動了行政管理檔案信息化發(fā)展，深刻改變了行政管理檔案的形式。在此背景下，相關(guān)單位要充分認(rèn)識到行政管理檔案信息化建設(shè)的時代價值，重視行政管理檔案的信息化建設(shè)工作。深刻認(rèn)識到行政管理檔案信息化建設(shè)的緊迫性和存在的問題，并結(jié)合現(xiàn)狀積極采取有效的策略，這也是行政管理檔案工作目前乃至將來都需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。

1 行政管理檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1順應(yīng)檔案信息化管理發(fā)展的必然趨勢

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，以大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、云計算、人工智能為代表的現(xiàn)代化技術(shù)也被逐步應(yīng)用到社會、經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方方面面。而在檔案管理領(lǐng)域，信息化建設(shè)也成為大勢所趨，目前很多單位檔案管理工作已經(jīng)建立了完善的信息化管理體系。如建立信息化管理系統(tǒng)及平臺，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的數(shù)字化采集、整理、儲存、分析；通過將建筑檔案及時上傳到云端，提升檔案信息的安全性，防止檔案泄露。因此，做好行政管理檔案信息化建設(shè)，是檔案信息管理發(fā)展的必然趨勢，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)順應(yīng)這一趨勢，積極投入到檔案信息化建設(shè)工作中。

1.2有利于提高檔案管理效率

隨著行政規(guī)模不斷擴(kuò)展，行政管理檔案信息也在大量增加，若是單位仍然按照原有經(jīng)營模式沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，勢必會出現(xiàn)檔案難以錄入、檔案難以管理、檔案難以查閱的“三難”情況，進(jìn)而導(dǎo)致行政管理檔案難以滿足工作需求。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案具有占用物理空間小、處理速度快等優(yōu)勢，通過檔案信息化建設(shè)，借助數(shù)字化檔案的形式不僅能夠有效增加信息儲存量，提升檔案信息安全程度，而且還能夠有效降低使用成本，提高檔案管理效率。

2 行政管理檔案信息化建設(shè)中存在的問題

2.1檔案管理理念落后

雖然現(xiàn)階段很多單位已經(jīng)在推行檔案信息化管理，但是部分管理人員及負(fù)責(zé)人員僅僅做到更新設(shè)備，而未能做到更新理念，沒有充分發(fā)揮信息化檔案管理設(shè)備和系統(tǒng)的功能及作用。即便是一些人員使用了信息化管理手段，也僅僅只是借助相關(guān)設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行檔案的存儲、保管，缺乏對檔案信息的監(jiān)督和考核，導(dǎo)致檔案信息普遍存在不完善、安全性不足等情況，同時對檔案信息價值的挖掘也普遍遭到忽視。

2.2信息化設(shè)施建設(shè)不完善

行政管理檔案的信息化建設(shè)中，信息化設(shè)施是基礎(chǔ)，只有具有完善且性能良好的信息化設(shè)施，才能夠保證信息化系統(tǒng)功能的發(fā)揮。但是從目前行政管理檔案信息化建設(shè)實(shí)際情況來看，部分單位還存在信息化設(shè)施建設(shè)不完善的情況。信息化設(shè)施建設(shè)需要有充足的資金作為支撐，但一些單位進(jìn)行信息化建設(shè)的資金有限，并不能夠支持硬件設(shè)施建設(shè)的需求，導(dǎo)致硬件設(shè)施不完善。同時，受自身科研能力的限制，一些單位在信息化系統(tǒng)的軟件開發(fā)方面存在不足，導(dǎo)致信息化軟件系統(tǒng)和平臺出現(xiàn)功能問題。由于信息化設(shè)施建設(shè)不完善，導(dǎo)致行政管理檔案很難達(dá)到檔案信息化管理要求[]。

6 行政管理檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)的對策

3.1轉(zhuǎn)變檔案管理理念，完善信息化管理機(jī)制

行政管理檔案信息化建設(shè)中，想要高效推進(jìn)相關(guān)工作，就需要相關(guān)人員及時轉(zhuǎn)變檔案管理理念，積極引入信息化管理手段。在實(shí)踐中，相關(guān)人員要學(xué)習(xí)信息化檔案管理設(shè)備和系統(tǒng)的使用與操作技能，確保規(guī)范、正確、有效使用，充分發(fā)揮它們的功能與作用。

檔案管理工作中，除了相關(guān)人員做好管理理念的轉(zhuǎn)變之外，還要重視信息化管理機(jī)制的完善。在進(jìn)行行政管理檔案信息化建設(shè)過程中，相關(guān)人員要認(rèn)識到信息化建設(shè)的目的，基于檔案管理事項的復(fù)雜性、管理流程的規(guī)范性等特點(diǎn)，要盡快建立與信息化管理相適應(yīng)的配套管理機(jī)制，保證所有行政管理檔案資料的準(zhǔn)確齊全、真實(shí)規(guī)范。如歸檔處理上，建立責(zé)任機(jī)制，要求負(fù)責(zé)人員按照時間節(jié)點(diǎn)、重要程度等“分期分批”建檔歸檔；在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換處理上，制定轉(zhuǎn)換流程與規(guī)范，明確要求轉(zhuǎn)換操作要嚴(yán)格標(biāo)注轉(zhuǎn)換人員、轉(zhuǎn)換方式與轉(zhuǎn)換時間等信息。

3.2增加設(shè)備投入，提升實(shí)體檔案管理效率

行政管理檔案信息化建設(shè)，必須配備基礎(chǔ)的軟硬件設(shè)備，如服務(wù)器、路由器等信息化設(shè)備，檔案信息數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)等設(shè)施，還要開發(fā)或者購置安全、先進(jìn)、適用的檔案管理軟件等，實(shí)現(xiàn)行政管理檔案信息的數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用[2]。相關(guān)單位要設(shè)法增加設(shè)備資金投入，積極采購和引入先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備，保證設(shè)施、設(shè)備齊全。同時，還要引入與硬件配套的系統(tǒng)，并結(jié)合行政管理檔案管理工作要求對軟件、設(shè)備及系統(tǒng)不斷進(jìn)行改進(jìn)，保證系統(tǒng)、軟件的模塊功能夠穩(wěn)定運(yùn)行。

行政管理檔案部門還要派遣專業(yè)隊伍定期對設(shè)備、系統(tǒng)及軟件設(shè)施進(jìn)行維護(hù)，最大化延長設(shè)備壽命，這樣不僅能夠降低檔案管理成本，還能有效提升檔案管理安全程度。管理人員要在技術(shù)上加強(qiáng)安全保障，在內(nèi)外網(wǎng)之間加強(qiáng)安全隔離，外部人員在訪問內(nèi)網(wǎng)時必須獲得相應(yīng)權(quán)限才能夠進(jìn)行檔案查閱[3]。檔案查詢?nèi)藛T應(yīng)當(dāng)在指定端口、指定設(shè)備上進(jìn)行檔案查詢工作，不可以利用私人電腦查閱相關(guān)檔案，不得用手機(jī)等具有復(fù)制功能的設(shè)備進(jìn)行檔案復(fù)制，如果有復(fù)制要求，須經(jīng)相關(guān)部門同意后方可通過檔案管理部門進(jìn)行檔案復(fù)制。同時，檔案錄入設(shè)備和檔案查詢設(shè)備還要安裝殺毒軟件、防火墻等，為檔案管理信息系統(tǒng)提供保護(hù)，避免行政管理檔案被非法竊取與出現(xiàn)泄密等問題。檔案信息查閱人員也應(yīng)當(dāng)自覺維護(hù)檔案安全，不可以私自分享、泄露檔案。

行政檔案信息化建設(shè)中，如果需要采用外包服務(wù)，則應(yīng)建立相應(yīng)的信息安全保證制度，與外包服務(wù)公司簽訂安全協(xié)議，在檔案數(shù)字化外包服務(wù)完成以后，確保所有的檔案信息存儲設(shè)備和處理設(shè)備都經(jīng)過安全技術(shù)處理，檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司和人員不得私自保留任何檔案信息資料。檔案管理部門在檔案信息化建設(shè)外包過程中，應(yīng)與外包公司簽訂完善的業(yè)務(wù)合同，主要包括外包模式、工作內(nèi)容、質(zhì)量要求、人員培訓(xùn)、服務(wù)報酬、責(zé)任劃定、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、違約后果、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、保密協(xié)定、后續(xù)服務(wù)等。

3.3構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，助力檔案分類精準(zhǔn)管理

檔案管理人員需要根據(jù)行政體量、行政管理特點(diǎn)選擇合適的檔案管理平臺，檔案管理部門可采用C/S（客戶端/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)運(yùn)行模式來完成行政檔案的收集、錄入、存儲和檢索等工作。在檔案錄入環(huán)節(jié)，要落實(shí)“專人專權(quán)”，賦予錄入人員特定權(quán)限，避免錄入檔案信息出現(xiàn)混亂、重復(fù)、遺漏等情況[4]。

檔案檢索系統(tǒng)可采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式，通過該種模式服務(wù)器能夠輕而易舉地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的存儲、訪問和優(yōu)化，檔案用戶人員也可以在較短時間內(nèi)進(jìn)行檔案信息檢索和復(fù)制。該系統(tǒng)受環(huán)境影響較小，能夠服務(wù)于內(nèi)部局域網(wǎng)和Internet環(huán)境，從而保證行政管理檔案信息化系統(tǒng)的實(shí)用性和完整性。在權(quán)限劃分中，管理人員也應(yīng)當(dāng)將檔案檢索人員與檔案錄入人員的權(quán)限加以區(qū)分，將檔案檢索人員的權(quán)限設(shè)置為“檔案查詢”“部分檔案復(fù)制”，來確保檔案安全性。

在檔案分類方面，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案類別進(jìn)行精準(zhǔn)分類，按照項目名稱、項目進(jìn)程進(jìn)行統(tǒng)籌性規(guī)劃，方便使用者查詢檔案。在進(jìn)行檔案分類時，檔案管理人員要按照《檔案管理規(guī)定》對行政管理檔案進(jìn)行登記并初次分類，如過程性文件、結(jié)論性文件、通知類文件等。就不同種類檔案而言，具體的保存方式也應(yīng)當(dāng)有所不同，如對于紙質(zhì)歷史檔案和照片類檔案，可通過掃描進(jìn)行數(shù)字化處理，后對紙質(zhì)歷史檔案和照片類檔案則要進(jìn)行統(tǒng)一存放。銷毀歷史檔案、照片檔案時要嚴(yán)格按照法律法規(guī)要求統(tǒng)一備案，并進(jìn)行數(shù)字化歸檔[5]。針對較為重要的檔案，管理人員應(yīng)當(dāng)在驗(yàn)收前就到現(xiàn)場確定實(shí)際情況，當(dāng)發(fā)現(xiàn)呈報檔案與實(shí)際情況不符時，及時報告給管理部門和上級負(fù)責(zé)人員。檔案管理人員在進(jìn)行檔案錄入時，應(yīng)當(dāng)搜集相應(yīng)材料做好印證工作，對驗(yàn)收過程中的重要錄音和錄像等檔案資料也需要進(jìn)行保留、存檔，做到全過程留痕。

3.4推動信息集成，規(guī)范信息化檔案構(gòu)建

在信息集成的實(shí)現(xiàn)中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、GPS技術(shù)、人工智能技術(shù)、光學(xué)字符識別技術(shù)等多種方式相結(jié)合，來構(gòu)建檔案管理平臺。通過光學(xué)字符識別技術(shù)的運(yùn)用，能夠提升建筑檔案管理過程中的文字、符號、圖像錄入效率，降低人工更改頻次，實(shí)現(xiàn)高效錄入。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息快速查找和檔案信息預(yù)測分析，由于行政管理檔案體量龐大，靠人工查閱無法在較短時間內(nèi)進(jìn)行信息查閱和信息分析，而借助大數(shù)據(jù)系統(tǒng)能夠較快進(jìn)行信息檢索及信息預(yù)測，從而為管理人員進(jìn)行下一步?jīng)Q策進(jìn)行幫助。利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)地采集、實(shí)地傳輸，并在傳輸過程中實(shí)現(xiàn)過程性分析，從而降低在傳輸過程中的人為錯誤，盡可能提升檔案信息準(zhǔn)確性。

在信息化檔案構(gòu)建中，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)本著“讓檔案創(chuàng)造價值”的宗旨，從檔案接收、檔案歸檔、檔案修補(bǔ)、檔案數(shù)字化生成、檔案利用等全流程出發(fā)，構(gòu)建一站式檔案全生命周期服務(wù)方案。系統(tǒng)通過將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件數(shù)字化，結(jié)合區(qū)塊鏈技術(shù)，使得轉(zhuǎn)化后的數(shù)字檔案規(guī)范、準(zhǔn)確、全面和安全。信息化檔案構(gòu)建中，要做好檔案的分類、鑒定、編碼、制作臺賬以及關(guān)鍵信息的提取等，之后將檔案移交至相應(yīng)的管理部門進(jìn)行歸檔。完成檔案收集并確認(rèn)檔案可歸檔后，還要對其中一些破損、非標(biāo)準(zhǔn)尺寸的檔案進(jìn)行修補(bǔ)處理，以符合進(jìn)一步掃描工作的要求。修補(bǔ)處理后，通過專業(yè)設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，并對掃描文件進(jìn)行篩查，包括傾斜度、曝光度、圖像處理的清晰度等，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化生成。最后基于OCR與AI深度學(xué)習(xí)技術(shù)，根據(jù)用戶需求進(jìn)行定制采集，如將自然人信息、資產(chǎn)信息、關(guān)系信息等分別作為獨(dú)立數(shù)據(jù)，并根據(jù)采集的檔案信息建立關(guān)聯(lián)，形成知識圖譜，便于檔案的查詢利用。最后，做好檔案歸檔處理。完成檔案的數(shù)字化工作后，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行重新裝訂，以備查閱。

4結(jié)束語

綜上所述，行政管理檔案信息化建設(shè)具有重要的價值與意義，其也是新時代檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展的主要方向，但行政管理檔案信息化建設(shè)并非一蹴而就，需要相關(guān)單位深刻認(rèn)識到行政管理檔案信息化建設(shè)的必要性，深入查找行政管理檔案信息化建設(shè)中存在的不足，并結(jié)合行政管理檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀積極采取有效的對策，才能夠不斷完善行政管理檔案信息化工作，推動行政管理檔案信息化建設(shè)水平的提升。

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