從“靜態(tài)賬本”到“動(dòng)態(tài)引擎”乳企預(yù)算管理的數(shù)字化蛻變

信息技術(shù)不斷發(fā)展，“工業(yè)4.0”時(shí)代已然到來(lái)，數(shù)字化正逐步成為推動(dòng)企業(yè)管理創(chuàng)新的關(guān)鍵動(dòng)力。預(yù)算管理體系也在隨之改變，從傳統(tǒng)的靜態(tài)模式演變?yōu)槟芸焖夙憫?yīng)市場(chǎng)波動(dòng)的策略性支持系統(tǒng)。

乳制品在國(guó)民日常飲食中占據(jù)著重要位置，部分乳制品企業(yè)在數(shù)字化方面表現(xiàn)優(yōu)秀，成為該行業(yè)的領(lǐng)軍者。不過，這些企業(yè)在實(shí)際運(yùn)營(yíng)中也碰到不少難題。比如戰(zhàn)略目標(biāo)和預(yù)算管理的效果常常對(duì)不上，資源分配很難精準(zhǔn)。市場(chǎng)一旦大幅波動(dòng)，由于當(dāng)下的預(yù)算機(jī)制響應(yīng)速度較為遲緩，缺乏有力的動(dòng)態(tài)調(diào)整手段。

在這種情況下，我們選擇了一家有代表性的乳業(yè)龍頭企業(yè)，仔細(xì)分析它預(yù)算管理的實(shí)際情況，再給出有針對(duì)性的優(yōu)化建議，希望能給乳制品行業(yè)和其他領(lǐng)域的企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型上提供參考。

預(yù)算管理現(xiàn)狀

如今，“大智移云”技術(shù)發(fā)展得越來(lái)越快，某代表性乳業(yè)靠“CE＋SSF＋Opentext”個(gè)性化財(cái)務(wù)共享平臺(tái)，搭建起了一套先進(jìn)的數(shù)字化預(yù)算管理體系。

預(yù)算編制：數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)與智能優(yōu)化。“CE系統(tǒng)”是企業(yè)預(yù)算管理的核心模塊，它能設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)單據(jù)，給預(yù)算目標(biāo)的制定和執(zhí)行提供了統(tǒng)一規(guī)范，讓預(yù)算編制流程更標(biāo)準(zhǔn)。“CE系統(tǒng)”還能同時(shí)分析企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)和外部市場(chǎng)信息，提升企業(yè)對(duì)市場(chǎng)變化的響應(yīng)速度。

預(yù)算執(zhí)行：實(shí)時(shí)監(jiān)控與靈活調(diào)整。“SSF系統(tǒng)”能把公司各種預(yù)算數(shù)據(jù)集中管理，還能時(shí)時(shí)盯著預(yù)算執(zhí)行情況，打通了多個(gè)關(guān)鍵流程，預(yù)算管理的效率和靈活性提高不少。“Opentext系統(tǒng)”主要處理預(yù)算流程里的表單和文件，預(yù)算支出相關(guān)的文檔在該系統(tǒng)中經(jīng)過數(shù)字化處理后，變成能被追蹤、存檔的電子材料，增強(qiáng)了數(shù)據(jù)的可追溯能力。

預(yù)算評(píng)估：全面覆蓋與精準(zhǔn)分析。到了預(yù)算評(píng)估階段，“CE系統(tǒng)”與SAP"BI模塊深度合作，共同構(gòu)建了一個(gè)智能化的預(yù)算分析框架。“CE系統(tǒng)”通過預(yù)算數(shù)據(jù)接口，保證評(píng)估數(shù)據(jù)的一致性；SAP"BI模塊靠強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析能力，能從多個(gè)角度分析差異，還能動(dòng)態(tài)跟蹤預(yù)算執(zhí)行情況。

現(xiàn)存問題

這家乳制品企業(yè)用“CE＋SSF＋Opentext”平臺(tái)初步實(shí)現(xiàn)了預(yù)算管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，但在實(shí)際運(yùn)行中還存在一些問題。

審批矩陣太強(qiáng)調(diào)固定模式，靈活性不夠。“CE系統(tǒng)”的審批流程靠固定矩陣結(jié)構(gòu)，但在實(shí)際操作中，這種“標(biāo)準(zhǔn)流程”也暴露出不少問題。不同類型的預(yù)算調(diào)整，復(fù)雜程度和影響范圍本來(lái)就不一樣，系統(tǒng)并沒有進(jìn)行差別化處理。這種“一刀切”的方式不僅增加了溝通成本，還可能錯(cuò)失快速調(diào)整的時(shí)機(jī)，影響企業(yè)的反應(yīng)速度。

預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)更新有時(shí)間差，決策得靠手動(dòng)補(bǔ)數(shù)據(jù)。銷售訂單或市場(chǎng)支出突然出現(xiàn)變化時(shí)，“SSF系統(tǒng)”的預(yù)算數(shù)據(jù)常常無(wú)法及時(shí)調(diào)整。盡管“SSF系統(tǒng)”設(shè)計(jì)了跨職能預(yù)算協(xié)作機(jī)制，有協(xié)作調(diào)整能力，但實(shí)際操作中，預(yù)算變化的運(yùn)營(yíng)效率受系統(tǒng)信息處理能力限制。系統(tǒng)內(nèi)差異分析報(bào)告默認(rèn)實(shí)時(shí)采集數(shù)據(jù)，可數(shù)據(jù)快速變化時(shí)，采集和反饋會(huì)出現(xiàn)延遲，調(diào)整循環(huán)常常需要手動(dòng)修改。

歸檔系統(tǒng)與預(yù)算管理系統(tǒng)還沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)同步。“Opentext系統(tǒng)”能把預(yù)算執(zhí)行中的支出數(shù)據(jù)快速歸檔，可實(shí)際操作中數(shù)據(jù)對(duì)接嚴(yán)重不足：歸檔后的票據(jù)無(wú)法和“SSF系統(tǒng)”“CE系統(tǒng)”自動(dòng)同步。數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)斷層，意味著歸檔數(shù)據(jù)只能停留在“Opentext系統(tǒng)”里，不能直接用于預(yù)算核算和分析。

對(duì)策建議

為了讓這家乳制品企業(yè)的預(yù)算管理更完善，我們從系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接、預(yù)算執(zhí)行實(shí)時(shí)性以及審批流程優(yōu)化三個(gè)方面，提出了具體的改進(jìn)建議。

優(yōu)化審批矩陣的差異性配置與智能化

實(shí)施動(dòng)態(tài)審批規(guī)則。為了解決固定矩陣模式審批流程過于死板的問題，可以在“CE系統(tǒng)”中加入動(dòng)態(tài)審批規(guī)則，根據(jù)預(yù)算調(diào)整的類型、金額和緊急程度，靈活設(shè)置審批鏈條。這么做是為了解決審批鏈條“長(zhǎng)度”的問題，減少審批層級(jí)，跳過不必要節(jié)點(diǎn)。比如，緊急的預(yù)算縮減審批，只需要高級(jí)管理層快速審批；小額的預(yù)算調(diào)整，系統(tǒng)可以自動(dòng)審批，或是直接跳過低權(quán)重節(jié)點(diǎn)完成。

引入分布式審批機(jī)制。傳統(tǒng)的線性審批流程效率低，用分布式審批機(jī)制可以改善，關(guān)鍵在于調(diào)整審批鏈條的“次序”，把串行審批改為并行，這樣能提高審批效率。“CE系統(tǒng)”系統(tǒng)可以支持跨部門審批節(jié)點(diǎn)同時(shí)啟動(dòng)，不用按固定順序逐級(jí)進(jìn)行，這樣能大幅縮短審批時(shí)間。分布式審批還有權(quán)限共享機(jī)制，把低權(quán)重審批節(jié)點(diǎn)的權(quán)限交給高級(jí)別節(jié)點(diǎn)，進(jìn)一步簡(jiǎn)化傳統(tǒng)審批流程。

提升預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性，強(qiáng)化企業(yè)決策能力

構(gòu)建智能化實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)處理平臺(tái)。針對(duì)這家乳業(yè)公司預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)更新慢的問題，可以在“SSF系統(tǒng)”內(nèi)搭建智能實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)快速捕捉、動(dòng)態(tài)更新與精細(xì)化分析。系統(tǒng)接入銷售、市場(chǎng)、財(cái)務(wù)等核心業(yè)務(wù)模塊的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)流接口，讓關(guān)鍵支出等訂單數(shù)據(jù)與預(yù)算執(zhí)行模塊的業(yè)務(wù)流程快速同步，保證企業(yè)的預(yù)算調(diào)整使用的是最新數(shù)據(jù)。

搭建跨部門實(shí)時(shí)協(xié)同機(jī)制。多個(gè)部門間的高效協(xié)作是預(yù)算管理工作高效率的基礎(chǔ)。所以企業(yè)可以搭建一個(gè)讓跨部門協(xié)作實(shí)時(shí)參與的系統(tǒng)，讓預(yù)算執(zhí)行信息在部門間快速流通。項(xiàng)目組通過“SSF系統(tǒng)”集成數(shù)據(jù)，讓銷售、市場(chǎng)、財(cái)務(wù)等部門的動(dòng)態(tài)信息同步更新，這樣各營(yíng)業(yè)部門能及時(shí)拿到實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)信息，管理層也能第一時(shí)間掌握企業(yè)資源分配的監(jiān)管情況，根據(jù)戰(zhàn)略調(diào)整迅速作出反應(yīng)。

加強(qiáng)歸檔與預(yù)算執(zhí)行的系統(tǒng)對(duì)接，提高評(píng)估效率

打造統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交互平臺(tái)，消除“孤島效應(yīng)”。歸檔系統(tǒng)與預(yù)算執(zhí)行系統(tǒng)存在數(shù)據(jù)斷層，企業(yè)有必要搭建一個(gè)高效的數(shù)據(jù)集成與共享平臺(tái)，讓發(fā)票歸檔和預(yù)算執(zhí)行真正無(wú)縫銜接。具體來(lái)說(shuō)，把“Opentext系統(tǒng)”“SSF系統(tǒng)”以及“CE系統(tǒng)”自動(dòng)對(duì)接，打通數(shù)據(jù)流，讓發(fā)票信息在歸檔、預(yù)算執(zhí)行、財(cái)務(wù)核算這些環(huán)節(jié)無(wú)障礙流轉(zhuǎn)，減少重復(fù)錄入和數(shù)據(jù)不一致，也給后續(xù)審計(jì)和追溯提供更清晰的記錄。

用智能票據(jù)分析和自動(dòng)化處理技術(shù)。想增強(qiáng)“Opentext系統(tǒng)”的協(xié)同處理能力，企業(yè)可以引入智能發(fā)票識(shí)別、自動(dòng)工單處理等技術(shù)，讓系統(tǒng)不只是記錄和存檔。比如結(jié)合光學(xué)字符識(shí)別（OCR）技術(shù)，系統(tǒng)能自動(dòng)識(shí)別并提取發(fā)票中的關(guān)鍵信息，和預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)比對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在異常，幫助企業(yè)更準(zhǔn)確地做預(yù)算預(yù)測(cè)與調(diào)整，減少人工干預(yù)。

隨著智能化信息技術(shù)的應(yīng)用越來(lái)越廣，它的發(fā)展有力推動(dòng)了數(shù)字化管理系統(tǒng)的日常使用。通過預(yù)算管理系統(tǒng)的數(shù)字化優(yōu)化，這家企業(yè)有望繼續(xù)保持行業(yè)領(lǐng)先，也能給其他行業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供更實(shí)際的參考。