信息時代如何科學開展采編業務外包

采編業務外包是當前公共圖書館的普遍做法，這不僅可以促進各館圖書文獻資源建設的發展，整合圖書編目加工的各種資源；也能提高圖書分編的效率，縮短圖書采編的工作周期。但在實際工作中，各館在采編業務外包中仍面臨一些困境。為確保這一工作達到預期效果，本文指出公共圖書館在采編業務外包過程中存在的問題，分析其產生的原因，并提出在信息化背景下科學開展采編業務外包的具體思路。

采編業務是公共圖書館的基礎性業務之一，其中，保證高質量的編目數據是各館采編工作的根本，它直接影響讀者對文獻的檢索和利用，決定了文獻資源的利用效率。隨著各館文獻采購量的逐年遞增，尤其是數字資源比例不斷增加帶來的信息海量化、質量良莠不齊等新情況，圖書館的圖書文獻資源建設也面臨著新的壓力。為了提高工作效率，增強圖書館的核心競爭力，越來越多的公共圖書館引入了采編業務外包模式。采編業務外包不僅可以使圖書館通過重組價值鏈、優化人員資源配置，降低經濟和人力成本，提高公共圖書館的服務質量和層次，也標志著我國的圖書采編工作已經從聯機合作編目形式走向了社會化的集中編目形式，可以更好滿足廣大讀者的需求。

公共圖書館采編業務外包的優勢

公共圖書館的采編業務外包是指圖書館與專業服務供應商（即外包商）簽約，外包商根據合同的要求，借助網絡信息技術向圖書館提供合格的編目數據，即通過修改數據對圖書進行加工，完成圖書館訂購圖書的編目、加工等全部或部分采編工作業務的過程。公共圖書館采編業務外包有兩大優勢。

1.提高工作效率，降低成本

各地區公共圖書館每年采購的圖書文獻數量巨大，由于人員不足、專業水平和工作效率有限，無法滿足及時上架的時效要求，且單位采編成本較高。相比之下，外包商有專業的采編團隊和先進的技術設備，分編速度快、效率高。將采編業務外包，圖書館不僅可以采用批量采購等方式獲得更優惠的價格，進一步降低自身的運營成本；也可以加快處理圖書文獻的速度，解決圖書文獻積壓等問題，縮短圖書文獻資源與讀者見面的時間。

2.專注核心業務，提升服務質量

把技術含量比較低、重復率高的采編業務外包，圖書館采編人員就能更加專注于為讀者提供優質的閱讀服務和傳播知識等核心業務，專注于根據圖書館需求和讀者反饋，及時調整采購策略和編目標準，更好地服務廣大讀者，提高圖書館的整體服務水平和競爭力。

公共圖書館采編業務外包存在的問題

1.采編基礎業務被忽視

隨著采編業務外包程度的不斷加深，圖書館對外包服務商的依賴程度逐步增加，長此以往，一些圖書館忽視本館人員業務能力的培養，對本館的專業人才體系建設造成了不小的沖擊。而且，由于掌握核心專業技術人員的逐漸流失，這些公共圖書館缺少了業務骨干力量，也逐漸喪失了圖書館的專業性，可能出現書目數據質量較差、圖書加工質量不高等問題，影響后續相關工作的展開。如果外包商服務質量下降，或中途解約甚至倒閉，將對公共圖書館的正常運轉產生嚴重影響。

2.編目數據描述不完整

在信息化環境下，雖然外包編目員可以通過編目數據資源共享套路數據，在一定程度上保證圖書資料的數據質量，但一些外包商由于趕工期或囿于數據質量及編目員專業素質等原因，存在對部分圖書編目數據描述錯誤或不完整現象，無法保證所編數據的質量。這給公共圖書館審校人員校對數據造成了很大的困難，增加了數據校對的負擔，加大了工作成本。如果圖書館未及時解決上述問題，還會帶來一系列后續問題，影響本館書目數據庫的質量建設。

3.外包編目人員不穩定

出于經濟利益的考量，一些外包商往往在有大量業務時臨時雇傭沒有編目經驗的人員，由于編目員流動性較大，導致一些外包編目人員不能全面深入掌握各館的館藏文獻基礎建設和編目數據標準化規則，難免造成某一或某些環節出現紕漏，致使編目數據質量不合格。此外，公共圖書館一般同時從幾個書商購買圖書資料，由于與各外包商的合作年限不同，圖書館與外包商之間存在磨合期。每次更換外包商，磨合又將重新開始，給采編工作帶來諸多不便。

采編業務外包的科學措施

為了促進公共圖書館采編業務外包更好地發揮作用，科學合理地解決其存在的問題，成為當前公共圖書館工作的重中之重，如嚴格要求外包商提供高質量的編目數據、制定嚴格規范的數據檢查和校對實施細則、提高編目人員素質、建立有效的考核機制等。

1.慎重選擇業務外包單位

外包商的業務能力切實關系到公共圖書館文獻資源的編目質量，各館應根據本館的人力資源情況和館藏特點認真考察合適的外包商，綜合實力強、管理水平高、溝通渠道順、編目質量好的公司能確保雙方合作順利。公開招標是一種方便有效的方式。公共圖書館不僅能通過公開招標充分了解各外包商的資質和水平，還可以通過招標合同約束外包商的合作行為，防止發生糾紛。在公開招標成功后，公共圖書館和外包商要簽訂細致的服務水平協議，明確各自的責任和義務，通過采編質量、執行標準、完成期限、數量規格、經費支付等可度量的方式界定外包商的服務質量，明確違約責任和超范圍服務的協商機制，減少服務上的不確定性。

2.細化外包業務管理流程

公共圖書館要對外包商實施動態管理方式，具體細化采編作業流程。對外包項目的各道工序予以量化，才能保證圖書文獻質量，從源頭上防止問題圖書資料進入公共圖書館流通。首先，為避免外包書商在預訂或現采的圖書文獻中夾帶非訂購或非現場采選的圖書，采編部門可要求外包商提交圖書清單后發送圖書，并在圖書到館后經雙方核對無誤再進行后續工作。其次，采編部門要預先給每個外包商指定圖書存放空間，以利于采編部門審校人員對今后的圖書質量復查以及出現質量問題時進行責任評定。為了保證公共圖書館館藏質量，對有質量問題的圖書應要求外包商及時退換，或提出賠償，并給予警告。最后，在實際圖書資料分編過程中，公共圖書館應細化編目實施細則，建立及時有效的反饋機制，確保編目質量。

3.簡化優化崗位設置

發揮外包優勢，提高采編工作的效率和質量必須建立在保障內部管理、質量控制、數據安全等方面的前提下。公共圖書館不應將采編工作全部外包，而應根據自身需求和實際情況簡化崗位設置，選擇多元化的外包方式，保留核心崗位，僅外包粗加工業務。例如，圖書館可保留圖書采訪和編目審核等重要崗位，將編目工作外包給專業公司，將加工工作外包給第三方服務機構等。這樣不僅可以優化重組館內人員，節省人員開支，便于管理，也可以很好地控制編目數據質量，充分發揮各方面的優勢，提高工作效率。

4.設立監測機制，保證數據標準化

監控和評估編目數據質量是規范外包商編目數據的一項重要措施。為推動圖書文獻編目工作標準化、規范化，真正實現圖書書目數據資源共享，必須建立統一的著錄規則和標準。通常情況下，外包編目人員會按各公共圖書館要求，遵循《國際標準書目著錄》和《中國文獻編目規則》的基本原則，參考細則分類數據、標引主題、分散與集中著錄等執行，并結合本館要求添加館藏字段。與此同時，各館采編部門也要派專門的審校人員對外包商提交的編目數據進行抽查、監測及質量評估。各館編自審校人員在校對數據時，應該嚴格按照館內編目實施細則，逐項、逐字地檢查核對編目數據。只有在整體上了解外包商提供數據的質量，加強編目數據的校對工作，才能夠及時發現外包編目數據存在的問題，保證館藏書目數據庫的質量。

5.加強培訓，提高采編隊伍素質

編目工作是采編業務的核心環節，圖書編目數據的質量高低直接影響數據庫的質量，進而影響讀者對圖書文獻資源的查準、查全。編目方式的不斷更新、編目內容的不斷增加、編目數據的多元化，對采編人員的知識結構和業務技能提出了新的要求，采編工作人員不僅需要通過自我學習提高業務水平和能力，也需要借助各館統籌規劃，切實把采編人員素質提升納入圖書館的長期發展規劃中。

公共圖書館要制定系統的長期目標和短期計劃，建立完善的業務培訓機制，結合業務發展需要開展相應的業務技能培訓，以強化采編人員的知識結構，提高他們的專業知識和學科知識，使其具備和掌握相鄰學科、相關學科、交叉學科和新興學科等方面的知識，最大可能地揭示書目的數據、信息，控制編目數據的標準化、規范化，真正做到以讀者用戶為本。培訓過程中，公共圖書館特別要注重針對所發現的編目數據問題進行培訓，這是提高編目數據質量、提高采編工作對接效率的有效途徑。總之，不論是外包編目人員，還是本館編目審核人員，都要不斷提升自身的綜合素質，提高和發展自身的知識結構，以耐心細致的工作態度，解決新形勢下編目業務外包所遇到的困難。

采編工作質量體現了公共圖書館館藏文獻資源體系的特點和優勢，直接影響著圖書館為廣大讀者服務的水平。在以大數據為特征的信息時代，公共圖書館只有與時俱進，調整采編流程與內容，合理組織與調配采編工作，做好信息的有效挖掘，強化對外合作，提高協同采編的管理水平，才能切實做好文獻資源流通的基礎工作。因此，采編業務外包更需要規范運作，發揮創新精神，做好采編質量管理，使采編業務外包得以健康發展，確保公共圖書館在大數據浪潮中實現穩定發展。

作者單位：北京市朝陽區圖書館