社會保險檔案管理工作需要注意的幾個方面問題及對策

鐘良山

摘要：近年來，隨著經濟社會的迅速發展和不斷進步，社會保障制度不斷健全與完善，人民的參保意識不斷增強，參保對象數量不斷增加，使得相應的社會保險檔案數量急劇增加。在本文中，筆者根據社會保險檔案管理工作的相關經驗，分析當前社會保險檔案管理需要注意的一些問題，并提出相應的解決辦法，以期促進社會保險事業的健康發展。

關鍵詞：社會保險；檔案管理；問題；對策

近年來，隨著我國各項事業的不斷發展，社會保障體系也在不斷健全和完善。社會保險事業是社會發展的“助推器”，社會穩定的“減震閥”，能夠為社會的和諧穩定發展提供有力保障。目前，隨著社會保險事業的不斷發展，社會保險檔案數量在急劇增加，給社保檔案管理工作提出了新的挑戰。特別是社會保險檔案種類繁多，各類檔案管理規范不同，如何在社會保險事業快速發展的今天做好社會保險檔案的相關管理工作，保證社會的和諧穩定，是當前業內人士應當關注的重要課題。

一、加強社會保險檔案管理工作的重要意義。

（一）加強社會保險檔案管理，是深化社會保險制度改革的迫切需要。當前，隨著社保體系的不斷健全完善，社保關系轉移接續工作成為一個不可回避的重要問題，完整規范的社保檔案是轉移接續工作必不可少的材料，特別是社會保險制度改革不斷深化，原來的“單位人”逐漸變成“社會人”，社會保險經辦機構不僅承擔著社會保險的全部基礎性、事務性工作，同時還要承擔起對離退休人員的社會化管理服務的職能，如此龐大的社會系統工程，更需要完整準確的個人檔案記載。

（二）加強社會保險檔案管理，是維護廣大參保人員合法權益重要舉措。隨著市場經濟的快速發展，企業重組、兼并、倒閉現象越來越普遍，職工下崗、終止勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費信息顯得尤為重要。而社會保險檔案作為社會保險業務的專門檔案，全面、詳細記錄了單位和個人在社會保險業務中參保和繳納社會保險費的情況，是向參保人員發放社會保險待遇的重要依據，具有重要的保存價值。因此，社保檔案管理工作關系到參保人員的切身利益。

（三）加強社會保險檔案管理，是提高社保檔案利用效率的必然要求。近年來，隨著經濟社會的快速發展，社保檔案作為重要的原始依據，其利用的主題范圍在不斷擴大，其利用主題不僅包括單位、退休人員本人及直系親屬，而且包括政府相關部門及公檢法機構，從參保登記、待遇落實到企業改制、財產繼承等業務辦理都可能會用到檔案，為了更好的發揮檔案在服務群眾方面的作用，有必要切實重視社保檔案管理工作。

二、社保檔案管理工作需要注意的幾個方面的問題

社保檔案管理的重要性不言而喻，但是，在實際工作中，社保檔案管理還有幾個方面的問題需要引起重視。

一是靈活就業人員檔案管理不嚴謹。隨著市場經濟的發展，靈活就業人員的流動性越來越頻繁，靈活就業人員檔案管理就成為一個復雜的問題。有些靈活就業人員的檔案存放地與工作地不一致，有些靈活就業人員的檔案在流出或接收時出現了材料不齊或丟失的現象，還有些靈活就業人員的檔案在轉遞時沒有通過機要交通或派專人送取，這些都是檔案管理不嚴謹的表現，很容易導致檔案管理出現問題。

二是失業人員檔案接轉不規范。按照規定，企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在規定時間內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的勞動（組織人事）部門，但在實際工作中，有的單位無故拖延檔案轉交時間，或者因各種原因刻意扣留失業人員檔案，造成檔案轉移不順暢，還有的單位將檔案隨意交給失業人員本人，沒有嚴格履行檔案轉遞手續。

三是退休人員檔案移交不完整。在具體工作中，需要移交集中管理的退休人員檔案主要是存放在各類企業、服務中心及各級勞動人事代理機構的檔案，還有新辦理退休的參保人員檔案，而這些檔案移交管理還存在不完整的問題，主要原因既在于各類企業及服務機構不重視，對有缺失的檔案材料沒有仔細查找補正，也在于社保經辦機構工作松懈，沒有做到嚴格要求、應歸盡歸。

三、做好社保檔案管理工作的措施

一是積極做好靈活就業人員檔案托管工作。檔案托管機構要嚴格審核進入及調出的靈活就業人員檔案材料，管理人員在驗收時，如發現材料不齊或丟失，要設法查找或索取必要的組織證明以保證檔案材料齊全、完整。要與靈活就業人員或用人單位簽訂檔案管理合同，以契約的形式明確雙方的責、權、利。在檔案保管期間，要根據檔案及身份信息，對符合退休條件的靈活人員及時進行篩選，并查找、核對、整理檔案，核算退休人員待遇，保證退休業務的順利辦理。要通過多種渠道與托管人員保持經常性聯系，以確保靈活就業人員及時享受退休待遇。

二是切實做好失業人員檔案接轉工作。為更好地服務失業人員，保證失業人員失業金、退休金等失業待遇正常領取，社保經辦機構應將失業職工檔案進行集中統一管理，結束失業人員檔案多頭管理的局面。在工作中，在嚴格把好數量核對和質量審核關，確保移交人數和移交檔案數一致，卷內目錄與卷內材料數一致，要認真對照國家有關檔案管理的法規、標準要求，對檔案進行認真細致的分類，力求做到歸檔完整、分類明確。對于領取完失業金的人員，及時通知其開具檔案轉移接收函，將檔案轉到新單位或檔案托管機構，切實保護失業人員的檔案安全。

三是扎實做好退休人員檔案移交工作。社保經辦機構要及時督促企業將退休人員檔案移交社保部門，退休業務經辦機構要及時對退休人員檔案進行檢查、分類，要做到責任到人，每一個業務環節的具體經辦人員要負責該環節材料的收集、分類、整理、裝訂工作， 按照工作流程和工作標準將檔案移交到檔案室，檔案室要根據檔案管理的標準要求，對檔案進行認真細致的分類，并由專業檔案管理員確定保管期限、編號后歸檔，確保歸檔完整、分類明確，并編制檢索目錄。具體工作中，要明確各環節工作要求和職責，規范檔案流轉、保管各環節操作流程，確保檔案的安全完整。

在社會保險事業快速發展的今天，各類企業及各級社保經辦機構更應該進一步完善社保檔案管理硬件和軟件建設，加速社保檔案管理規范化、標準化和制度化建設，更好地發揮社保檔案“記錄一生、服務一生、保障一生”效能。

參考文獻：

[1]肖才慧.淺談企業退休人員檔案管理問題及解決對策[J].青年與社會，2015年1月上

[2]孫艷梅.淺析如何做好社會保險業務檔案管理工作[J].辦公室業務，2013（6）