醫院檔案信息資源開發利用面臨的挑戰與對策

中圖分類號：G273.5文獻標識碼：A 文章編號：1007-6883（2025）02-0104-05

DOI：10.19986/j.cnki.1007-6883.2025.02.015

隨著社會發展和我國醫療改革的不斷深入推進，醫院檔案的內涵和外沿不斷發生變化，臨床醫療、教學、科研工作對醫院檔案信息資源開發利用工作提出了更高的要求，帶來更多的機遇與挑戰。在此種新形勢下，醫院要采取有效應對措施，及時創新檔案管理工作理念、方法和模式，引進先進技術手段，擴大醫院檔案資源的利用范圍，進一步挖掘檔案資源的價值[1]，才能夠在新的挑戰中，確保醫院檔案工作得到更好的發展。

一、開發利用醫院檔案信息資源的重要意義

（一）為醫院的醫療技術發展提供信息支撐

在醫院的發展過程中，醫院檔案信息服務功能在為患者提供針對性醫療服務、確保醫療服務可行性和有效性方面，發揮著重要的作用，有力支撐著醫院醫療技術和服務水平的不斷提升。在醫院臨床醫療、教學、科研工作高速發展的今天，以服務臨床醫療、教學、科研工作為目標，切實提高對醫院檔案信息資源開發利用工作的重視程度，充分做好醫院檔案信息開發利用工作，引人現代信息化檔案管理模式和管理系統，加強檔案現代化管理，全面提升檔案開發利用的有效性和針對性，能夠為醫院的醫療技術發展提供全面、實效、精準的信息支撐，為醫院的可持續性發展提供重要保障。2020年新冠疫情發生后，國家衛健委要求醫療機構對發熱門診、中心實驗室、核酸采樣點進行規范化建設，潮州市人民醫院按要求改造發熱門診、中心實驗室，設立核酸采樣點，綜合檔案室充分發揮服務功能，積極配合，為發熱門診、中心實驗室、核酸采樣點完成規范化建設提供重要保障。

（二）為醫院制定發展決策提供重要依據

傳統的醫院檔案管理模式效率低下，檔案信息的開發利用嚴重滯后，受制于傳統落后的醫院檔案管理軟硬件和模式，能夠體現和反映醫院醫療、教學和科研活動重要價值的檔案信息大部分無法被充分利用。在醫院加強開發利用檔案信息資源、推進檔案管理信息化建設的過程中，最大限度地保護各種醫院原始檔案，同時與醫院的內部管理以及醫療改革體系等進行深度融合，將醫院的檔案信息管理有效落實在各部門各環節當中，為各科室的日常醫療診治活動提供更加全面細致的信息依據，不斷推動醫院的運營流程規范化。醫院各個部門檔案信息的真實性、可靠性和完整性得到質的飛躍，構建成完整閉環的信息鏈，能夠在醫院制定發展決策時，提供重要的信息依據，提升醫院發展決策的科學性、合理性，推動醫院逐步走向現代化信息發展道路。

（三）推動醫院文化建設工作的進程

醫院檔案信息作為文化建設工作中主要的內容，服務醫院文化建設。在開發利用過程中，醫院檔案管理人員持續深入挖掘檔案資源，通過編寫組織機構沿革、大事記、年鑒、各種專題匯編等形式不斷充實醫院的歷史資料，提高醫院信息的完整性，記載醫院建設發展歷程，多維度持續推動醫院文化建設。在醫院開展文化建設工作的過程中，圍繞院慶、護士節、醫師節等重要時間節點，運用微電影、短視頻等現代化技術，多種方式、多個視角講述醫院歷史，宣傳先進典型，形成多維檔案信息，在醫院的文化建設與思想政治工作中充分發揮醫院檔案信息的服務價值與保障功能。這些編研成果對不斷提升醫院檔案信息服務多元化，提煉出更加優秀的、具有時代感召力的醫院文化，傳承發展醫院文化，大力弘揚大醫精誠發揮了重要作用。同時，也不斷提升醫院核心競爭力、管理水平、知名度與信譽度，為打造醫院優勢品牌營造了良好的社會口碑。

二、醫院檔案信息資源開發利用所面臨的問題

（一）檔案信息資源內容不夠豐富

隨著社會的發展和科技的進步，檔案的內涵和外沿不斷發生變化。醫院檔案的范圍由當初的文書、會計、基建、病歷、人事等檔案發展到今天的科研檔案、設備檔案、實物檔案、印模檔案、聲像檔案、電子病歷、電子文件、電子檔案等。[2]就現狀來看，醫院檔案信息資源管理面臨的最大困境是檔案信息資源的內容不夠豐富且過于單一化，醫院檔案內容界定不清，范圍不明確。許多醫院的檔案信息庫對文書檔案歸檔與保存的形式比較簡單落后，跟不上醫院的發展步伐。醫院檔案管理的內容和方式沒有統一的標準要求，一是不同類型檔案的歸檔與保管，由醫院相對應的部門負責，檔案管理人員根據自己的理解和實踐“摸著石頭過河”開展檔案管理工作，缺乏統一性。二是大部分醫護人員只注重研究醫療技術與服務水平的提升，而忽視了病歷檔案的重要性。綜上，受制于基礎檔案信息內容，醫院的檔案信息資源內容不夠豐富與全面，在對其進行開發利用的過程中，存在一定的局限性，無法直觀展現醫院的醫療水平與管理質量、充分凸顯醫院的發展歷史以及優勢特點。

（二）對檔案信息資源的重視度不足

醫院的性質較為特殊，其成立目的是為了救死扶傷，保障人民群眾的身體健康。因此，醫院的管理層將重點工作放在了如何提升醫療與服務水平上。隨著社會經濟的高速發展，部分醫院盲目追求規模擴張，片面注重醫療技術提升、醫療設備更新，在醫院的近遠期規劃中，對醫院規模、醫療設備、技術水平、人員結構進行詳細規劃，而未將醫院檔案管理與醫療業務建設同步規劃、同步建設，缺乏對醫院檔案管理、檔案設備及檔案管理人員的相應規劃[3]。再加上創新管理理念不足，對檔案信息資源的重視程度不高，認為檔案管理就是簡單的保存舊文件資料，忽視了檔案信息對醫院文化傳承、臨床醫療、教學和科研工作的重要意義，未落實對醫院的檔案信息資源有效的開發利用。這導致檔案信息的重要性無法很好地呈現，重視度也未有隨之提升，形成一個惡性循環，不利于醫療服務水平提高，也不利于醫院可持續、高質量的發展。

（三）信息化建設力度不足

隨著科技的的高速發展，以人工智能、物聯網、區塊鏈為代表的新一代信息技術加速突破，對社會生產生活各個領域、各個方面帶來前所未有的沖擊，并引發巨大變化[4，各行各業對信息化技術的應用程度不斷提高、范圍不斷擴大。加大醫院檔案管理信息化建設，能夠極大提高醫院檔案管理的質量、檔案信息的開發利用率，解決醫院人力、物力和資源短缺問題，提升醫院檔案整體管理效率。但是現時許多醫院由于信息化建設的投入力度不足，在檔案管理工作中，依舊沿用傳統的手工整理方式完成紙質文件材料歸檔。在大數據時代，隨著辦公自動化和信息技術的發展，國家檔案局大力推動電子文件單套歸檔、電子檔案單套管理，醫院檔案信息將逐漸轉變為以電子文件、電子檔案形式單套制管理、存儲和利用。只有與時俱進，不斷更新管理理念，改革醫院檔案管理模式，加大現代信息化基礎設施設備的投人，將檔案管理人員從傳統手工勞動中解脫出來，合理應用現代化數字化手段，多維度、深層次地開發利用醫院檔案信息資源，才能夠滿足現代醫院發展的需求，使醫院檔案管理工作不斷順應新形勢發展的要求。

（四）檔案管理人員素質不高

目前國內醫院檔案管理信息化仍處于發展期，缺乏相對應的技術型人才，檔案高技能人才的培養跟不上醫院高速發展對檔案管理人才的需求，特別是我國醫療技術的不斷進步與完善，對醫院檔案工作的內容、信息的多樣化以及管理的科學化提出了更高的要求。檔案信息化管理工作標準越來越高，檔案信息將逐步向電子化、網絡化、數字化和動態化轉變，檔案管理人員必須熟練掌握檔案現代化管理技術、現代化檔案管理設備使用方法，才能勝任日益繁重的醫院檔案管理。但目前大多數醫院存在檔案專業人才不足，人員結構老化問題，現有檔案人員多為兼職人員，并且年齡偏大，業務能力沒有及時的進行提升與更新，難以滿足新形勢下檔案工作發展的需要。特別是醫院的檔案工作引入信息化管理后，缺乏信息化專業人才，醫療檔案信息化管理人才出現巨大缺口。再加上醫院對檔案信息化建設的認識不足，沒有引進專業的檔案信息化技術人才，極大制約了醫院檔案向數字化轉型。

三、開發利用醫院檔案信息資源的對策

（一）豐富檔案信息資源，完善館藏結構

隨著大眾對健康的重視，醫院檔案信息資源不僅要服務醫院各項業務工作，還要為群眾提供查詢服務，服務范圍的擴大要以豐富的館藏資源為支撐，為滿足全方位、多元化的服務需求，加大館藏資源建設力度顯得尤為重要。醫院的檔案信息庫包括文書、人事、基建、會計、聲像、科研、設備和病歷檔案等，目前大部分醫院檔案館藏結構以文書檔案為主，沒有與時俱進進行調整與擴充，不利于醫院的發展，合理性和科學性需進一步完善。因此，檔案管理人員要及時認識到這一問題的嚴重性，根據自身的工作職能、工作經驗以及專業能力，持續加大對檔案信息資源的整理力度，按照“早介入、早收集、早歸檔、確保原始性和完整性”的原則，對檔案信息資源的歸集領域與渠道深入拓展，擴大覆蓋面，進一步加強疫情防控、居民健康、重大戰略、重大工程、重大活動檔案的歸集。在收集方式上可采用按時常規收集和實時收集相結合，主動移交和上門征集相結合，保障檔案資料應收盡收[5]、應歸盡歸、應存盡存，不斷將檔案信息資源的內容充實豐富起來。同時，還要保障檔案信息的質量，確保收集到的檔案信息有保存價值，制定各類資料收集清單，明確歸檔要求，在收集、歸檔過程中嚴格審查檔案，提高檔案質量。為了更好地提高醫院檔案資源的利用率，潮州市人民醫院從醫院的實際發展出發，累計投人2500萬元建立了醫院信息管理系統。通過這個平臺的功能應用，健全完善了數據資源庫，讓醫生充分利用系統信息，及時全面了解患者的各種診療信息，為快速準確診斷奠定良好基礎；并通過各種輔助診療系統，提高檢查檢驗結果的準確性和及時性。同時，也把醫務人員各種可能的差錯降到最低，達到醫療質量最佳化。目前，全院有1300多人在使用該系統，每天產生信息數量達到7G左右，已存儲信息數量 2.5T 。通過建立強大的診療數據庫，使得醫務人員診療決策建立在科學的基礎上，進一步提高診療水平。

（二）探索服務新模式，促進服務多元化

在醫療技術與服務水平快速發展、醫院管理模式不斷升級的背景下，積極探索醫院檔案信息服務新模式，切實提高服務水平，是當前提高醫院檔案信息資源利用率，擴大檔案信息資源開發范圍的有效途徑。醫院的檔案管理人員，要通過多種方式加強醫院檔案的開發利用質量與效率，針對檔案信息管理模式進行合理的優化與提升。結合醫院日常管理、醫療業務等實際情況，深層次、多渠道地開發檔案信息資源，利用醫院的宣傳欄、公眾號、網站等平臺，開展多元化的檔案服務，提高檔案的使用價值，使檔案工作主動融人醫院事業的發展中，為醫院業務、醫院管理及患者提供高效、精準的服務。潮州市人民醫院檔案管理人員及時更新管理理念和管理方式，運用新技術新平臺新手段，為醫院制作視頻宣傳片，提供26卷文書檔案數字化影像等素材。創新檔案信息宣傳模式，加強線上線下模式的同步應用，推動醫院檔案利用服務實現多元化，增強檔案信息服務的便利性，實現檔案信息多樣性的展現與普及，還能從另一方面不斷提升醫院全體職員對檔案信息的重視度，為檔案信息資源的開發利用提供重要推動力。其次，在確保醫院檔案信息為醫院臨床、教學和科研工作服務的基礎上，要同步加強檔案利用效果的信息反饋，擴充檔案信息利用效果反饋渠道，及時了解檔案利用者的需求及效果。在此基礎上，結合自身的專業技能，積極開展多種專題編研，為檔案利用者提供最為合適合理的檔案服務，增強醫院開發利用檔案信息資源的廣泛程度，更好發揮出醫院檔案信息的效用，提高利用率，為醫院創造良好的社會效益和經濟效益，提高檔案信息資源在醫院發展中的地位和作用。

（三）建立健全管理機制，強化組織保障

醫院檔案信息分散，由各科室各自保存。對應此問題，醫院應加強頂層設計，建立統一的醫院檔案管理標準，明確檔案管理的范圍和方式，搭建起高效的內部檔案管理平臺，強化對檔案信息資源的統一管理，保證醫院檔案的完整性和統一性，豐富館藏內容。制定檔案信息收集制度和檔案員崗位職責，分級管理，落實責任，在全院層面設置綜合檔案室，明確履行檔案業務監督指導和檔案業務管理的職能。配備專職檔案員負責醫院的檔案管理工作，在內部部門層面，各職能科室設立兼職檔案員，負責收集、整理本科室的檔案信息資料，向綜合檔案室移交。高效的管理機制使得醫院各部門分工明確、職責清晰，形成“橫到邊、縱到底”全面完善的醫院檔案管理運行模式。

（四）加強人才培養，提升管理水平

當前醫院檔案工作對檔案管理內容、信息的多樣化以及管理的科學化提出了更高的要求，檔案信息化管理工作標準越來越高，檔案管理人員必須熟練掌握檔案現代化管理技術、現代化檔案管理設備使用方法，具備專業的檔案管理理論知識與管理水平，才能勝任日益繁重的醫院檔案管理工作。要進一步提高醫院檔案信息資源的開發利用程度，首當其沖的就是要轉變醫院領導者的管理理念，切實提高對檔案管理人員的重視程度。不僅要重視醫護等專業人才的招聘與培養，還要提高對檔案專業、信息化專業人才的引進力度，摒棄傳統檔案管理的陳舊過時思想和管理方式，加強對檔案專業特長員工的選拔培養，助力醫院的高質量發展。同時，要加強對檔案管理人員的專業技能培訓，將檔案管理人員納人醫院人才培養計劃，運用激勵機制，鼓勵并推動檔案管理人員主動去學習新知識、新技能，完善自身的應對能力，提升自身的檔案管理水平，以滿足現代化醫院檔案信息服務的要求。通過人才引進與內部培養，逐步改變醫院現有檔案業務人員隊伍專業結構，提高檔案管理專業人員比例，建立檔案管理人才梯隊，進一步滿足醫院檔案信息化建設工作的需求，為醫院的高質量發展提供更好的服務。

（五）加強信息化建設，提高信息化水平

醫院的迅速發展，帶來檔案信息資源數量的大幅度增長，傳統的檔案管理模式已不能夠滿足醫院高質量發展的需求。在醫院開發利用檔案信息資源的過程中，要加強檔案管理硬件設備建設，完善管理系統和軟件應用，建立健全醫院檔案信息系統，進一步提高檔案信息的收集、存儲、檢索、開發、利用速度和質量，推進檔案信息數據化管理。如潮州市人民醫院為綜合檔案室配備計算機、掃描儀、檔案管理系統等軟硬件設施。1996年至2021年570卷文書檔案，共34703頁已全文數字化，可進行全文檢索和查閱。完成2014年至2020年294963份病歷檔案掃描，掃描病案數碼影像14026991頁，進一步提升了醫院檔案管理數字化水平，推進了數字化檔案室建設。隨著醫院信息化建設不斷發展，檔案管理系統、辦公自動化系統、人事檔案管理系統、電子病歷系統、醫院管理信息系統的應用，為檔案信息資源數據化管理打下基礎。但目前仍存在系統互不兼容、資源無法共享的問題，應加強對醫院局域網升級改造，建立完善的信息平臺，對醫院內部信息進行標準化采集，將各部門各業務信息數據統一轉換為標準化信息，各個系統能夠關聯對接，提升檔案信息資源的收集整合效率。從而實現醫院內部信息共享，提供管理決策支持、臨床決策支持、對外信息共享等功能，最大限度地使用臨床數據和管理信息，提高醫院的運營效益。探究開放檔案信息在醫院信息平臺的應用，通過對檔案信息分門別類上傳醫院局域網，設置訪問者權限等措施，使檔案信息能夠在局域網瀏覽、下載，提升檔案信息資源的開發利用率，促進檔案服務水平提升，滿足醫院的發展要求。

（六）健全信息安全制度，確保信息安全

要加強信息安全監管，醫院檔案信息包含大量內部工作及患者個人私密信息，一旦泄密或丟失將造成嚴重的社會后果。一方面，要建立健全醫院檔案信息保密管理制度，完善檔案信息安全管理責任機制，逐級落實保密管理責任，提高檔案管理人員與領導的檔案保密意識，嚴格執行檔案入庫、出庫、借閱、利用等管理制度。其次，要定期做好檔案的備份與維護，包括定期做好電子檔案的備份存儲，紙質檔案的保管與留存；定期對檔案資料進行抽查，確保檔案質量完好，出現損壞能及時補全；定期對計算機、存儲設備等電子設備進行維護，確保各種電子設備正常運行，以應對各種突發情況。此外，要加強計算機網絡安全監管，電子信息容易受到黑客、病毒等外部因素的影響。潮州市人民醫院對此高度重視，通過部署深信服態勢感知平臺和WAF防火墻等網絡設備，實時對內外網聯網情況進行記錄監控。采取改造相關軟硬件系統等一系列措施，2021年醫院通過三級等保測評，進一步提高了醫院信息軟硬件系統的整體安全水平，保障醫院數據及終端的信息安全，防止黑客、病毒竊取、篡改和破壞醫院檔案信息。

在新形勢下，不斷加強醫院檔案信息資源開發利用工作，能夠推動醫院醫療服務不斷優化增質，在日益激烈的醫療市場競爭中，提升醫院自身的綜合競爭力。但在開展醫院檔案信息管理工作時，也將會面臨更多的機遇與挑戰，醫院的領導層與工作人員務必要提高對檔案信息資源開發利用的重視程度，加大信息化建設投入與專業人才的培養力度，各科室通力配合，推動醫院朝更好的方向發展。

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Challenges and Countermeasures for the Development and Utilization of Hospital Archival Information Resources

CAI Rong-fei （Chaozhou People's Hospital，Chaozhou，Guangdong，521011）

Abstract：As an important basis for the daily operation and development of hospitals，archival information resources can provide more targeted treatment plans for patientsand more accurate decisionmaking support for the growth of hospitals.However，with the continuous development of informationization，the work related to hospital archival information resources has encountered new challnges.Actively exploring new models for the development and utilization of hospital archival information resources，further optimizing the colection structure，strengthening organizational guarantees and talent cultivation，and improving the level of informatization and safety supervision，have positive practical significance in promoting the continuous improvement of hospitals’comprehensive competitiveness.

Key words： hospitals；archival information resources；development and utilization； countermeasures