論電子發票的普及對企業財務管理的影響

本文深入剖析了電子發票普及對企業財務管理的影響，從管理效率、納稅申報、財務分析等維度闡述其積極作用，包括提升發票管理效率、規避納稅申報風險、為企業決策提供有力支持等。同時，指出電子發票應用中存在的重復報銷、惡意篡改、檔案管理難度大以及信息化安全隱患等問題。針對這些問題，提出完善審核機制、加強財務人員培訓、建立電子發票檔案管理制度以及提升信息安全管理等措施，旨在助力企業充分發揮電子發票優勢，優化財務管理水平，有效規避潛在風險。

在科技飛速發展的當下，互聯網與傳統行業借助信息與網絡技術平臺深度融合，為經濟和社會發展開創了全新模式。2012 年，國家發展改革委發布《關于組織開展國家電子商務示范城市電子商務試點專項的通知》，電子發票作為我國近年來大力倡導的新型發票形式應運而生。電子發票與傳統紙質發票在功能和內容上具有相似性，但載體截然不同，紙質發票以實物形式存在，而電子發票以虛擬數據形式存儲于服務器中。其電子化特性和依托網絡傳遞的方式，在為企業財務管理帶來便利的同時，也增加了推行過程中的風險。隨著電子發票的全面推廣，企業不僅要充分認識其正面效應，更要正視負面效應，深入挖掘實施過程中存在的問題并加以有效解決，從而更好地發揮其正面功能，推動企業財務管理和財務信息化進程。

一、電子發票對企業財務管理的影響

（一）發票管理全流程電子化，提升管理效率

傳統紙質發票由于涉及多個部門，管理難度較大。企業開具發票需歷經查驗真偽、審核、入賬、歸類、編號、入檔等環節，在諸多方面受到地域和權限限制。收票方接收發票后，同樣要進行上述管理流程，管理環節繁雜、鏈條冗長，管理成本高且風險大。

將電子發票應用于企業財務管理，可實現發票全流程電子化管理，從采購到入庫全流程實現信息化、電子化和自動化。例如，開票時可通過 “國家統一電子發票” 服務平臺直接開具。目前，企業內部和外部信息高度共享，財務管理信息化已基本實現。通過將企業內部的財稅系統、企業資源規劃系統（ERP）等與電子發票平臺連接，能夠實現財稅資料實時共享，在企業內部搭建信息共享平臺。借助與電子發票平臺的數據接口，可實時共享財稅信息，構建企業開票協作平臺，實現電子發票的自動開具與傳輸；在發票接收階段，收件人接收發票的同時可自動接入電子發票平臺，并通過自身結算系統完成發票核銷和報銷。這大大簡化了發票管理的中間步驟，推動企業財務管理向信息化邁進。

（二）納稅申報流程自動化，有效規避納稅申報風險

實施電子發票前，企業財會人員多借助 Excel 完成稅收計算，人工計算和核對工作量大，容易出現人為差錯，導致納稅申報效率低下。同時，稅收政策快速變化、稅收規定不斷增多，企業納稅申報風險日益增大，且納稅申報表人工填報易出錯。對于大中型企業而言，納稅申報工作量大、流程繁瑣、納稅主體分散，在納稅申報、核算、申報以及稅法規定和政策解讀等方面存在諸多問題，任何一個環節出錯都可能引發企業稅收風險。此外，企業納稅申報需投入大量人力、物力。

采用電子發票后，整個納稅申報流程、步驟和要素均可實現自動化操作，降低人工申報錯誤率，提高申報質量與效率。例如，通過企業稅收信息系統對電子發票進行集中統一管理和存儲，發票狀態可實時顯示，票面信息隨時可查，確保財稅信息數據的準確性、真實性和完整性，為征稅和納稅申報提供有力數據支撐。在納稅申報階段，稅務申報系統向會計人員提供最新稅法規定和稅收政策資料，并進行逾期申報和漏申報提示，同時按照預設申報任務和規則自動填寫納稅申報表，再由會計人員審核和修正。

二、電子發票支持企業決策，提升企業財務分析水平

電子發票記錄著企業生產經營活動的重要數據。電子發票的推行，使企業財務管理者能夠充分利用大數據、人工智能等技術，深度挖掘電子發票蘊含的數據，為企業決策提供實時動態精確的財務分析支撐。

客戶特征分析：集中收集、存儲企業客戶的銷售發票，匯總客戶購買企業產品或服務的金額、頻率、數量、價格等數據，通過分析這些數據，精準了解客戶需求和特征，實現精準營銷。此外，企業還可利用發票數據信息，如采購過程中的發票，關聯對應發票信息，獲取客戶支付行為和信用情況等信息。

供應商畫像構建：企業在業務活動中與眾多供應商保持長期穩定合作關系，采購交易資料中記錄大量發票。通過匯總和分析發票上的交易數量、金額、單價、貨物、時間等數據，評估供應商合同履行情況，分析一段時間內供應商產品的價格變化，以及供應商的供應質量。財務經理借助收入發票準確構建供應商畫像，建立完整的供應商信息數據庫，并構建多源數據分析模式，讓發票數據助力公司財務分析與數字管理。

員工報銷管理優化：發票作為員工報銷的主要憑證，可實現網上審核和集中存儲管理。采集報銷發票上的業務信息和成本信息，詳細分析企業成本支出，以直觀、多維度方式展示成本結構，為企業財務簡化費用、優化成本結構提供依據。通過分析員工報銷行為，判斷企業報銷體系實施情況，及時發現異常發票，確保報銷憑證的真實性和合法性。員工的全部報銷行為和全過程在信息化系統中留痕，便于日后信息數據追溯和報銷責任界定，形成標準化財務報銷流程。

三、企業應用電子發票存在的問題和風險

（一）電子發票存在重復報銷和惡意篡改的風險

當前，電子發票正處于大力推廣階段，未來有望全面取代傳統紙質發票。然而，電子發票在帶來便利的同時，也存在一些問題。長期以來，多數企業以紙質形式的電子會計憑證進行報銷申報。傳統紙質發票副本理論上不能作為憑證，但電子發票可無限次重復打印。由于電子發票缺乏紙質發票的物理防偽功能，在缺乏有效監管措施的情況下，難以根據發票信息和稅務查詢平臺判斷發票是否重復打印，部分人員可能利用這一特點惡意重復報銷，不僅給企業造成經濟損失，還存在漏稅風險。

此外，打印的電子發票還存在易被篡改的風險。例如，一些人為利用單位報銷額度篡改發票；部分發票未按單位報銷要求修改內容。這種篡改操作簡便，肉眼難以辨別，給企業造成巨大損失。

（二）電子發票檔案管理難度大

受企業信息化程度和傳統財務管理方式等因素制約，許多企業未能實現電子發票報銷、記賬、歸檔等流程的信息化處理。現實中，大部分公司仍采用電子發票打印件進行報銷、記賬和存檔。部分財務人員對電子發票文件管理認識不足，未按法規要求存儲，僅以紙質打印件作為報銷、存檔的唯一依據，給企業帶來較大安全隱患和風險。同時，電子會計文件存儲工作量大、成本高，對企業財會人員工作提出新要求。如何推動電子會計憑證的無紙化報銷、記賬和歸檔，增強財務人員風險防范意識，指導企業依法合規使用電子會計憑證，提高財務管理效率，成為企業財務管理的首要任務。

（三）電子發票的應用對信息化安全的要求高

電子發票基于網絡信息技術發展而來，其普及和應用依賴于信息化。當前，國內各地信息化建設水平參差不齊，對電子發票的推廣和應用產生一定影響。同時，電子發票自身存在安全問題。電子發票數據存儲在電腦和網絡中，若企業網絡環境不穩定，或遭遇斷電、斷網等情況，存在電子發票丟失風險。一旦電腦感染病毒，企業納稅人信息、運營信息以及核心財務信息都可能被泄露。因此，保障電子發票的信息安全成為首要問題。

四、加強企業電子發票管理的措施

（一）嚴把審核關，杜絕電子發票重復報銷和惡意篡改的情況

1.防止電子發票重復報銷：首先，加強員工教育和培訓，建立獎懲機制，對故意重復報銷的員工進行嚴肅批評教育，對多次重復報銷的員工予以嚴肅處理。其次，安排專人創建電子發票注冊記錄，利用 Excel 錄入所有電子發票基礎資料，尤其錄入發票編碼和編號，并設置新規則條件格式，出現重復數據時給予提示，最大程度防止電子發票重復支付。有條件的企業可采用協作辦公軟件提高工作效率，如在 ERP 系統財務報銷模塊中將電子發票編號設為必填項目，再次報銷同一發票編號時，系統自動識別并提示不能錄入。

2.防止電子發票惡意篡改：對電子發票進行真實性驗證是防范惡意篡改的最直接有效的方式。若為增值稅電子發票，財務人員可將票面信息輸入國家增值稅稽查平臺進行手工比對；也可從開票方獲取電子發票的 OFD 版本文檔，通過軟件檢查該文檔，驗證電子簽名和電子發票制作印章的真實性。此外，還可通過專業網絡平臺或小程序掃描電子發票二維碼即時驗證。除增值稅電子發票外，其他電子發票如普通電子發票可通過國稅系統網站查詢。目前大部分企業采用人工逐張比對方式審核，但這給財務人員帶來較大負擔，降低了工作效率。許多專業金融軟件公司已研發出更符合企業需求的理財系統，提供個性化理財方案，提升企業工作效率。

3.完善報銷憑證：由于企業經營活動的復雜性，僅憑一張發票難以確保交易的真實性和合理性，從企業財務管理和稅務管理角度看，單靠發票報銷存在漏洞和風險。因此，業務人員報銷時，除發票外，還應提供對應的清單、付款憑證或其他憑證材料，以確認經濟活動的基礎和交易的真實性，降低財務和稅務風險，有效防止電子發票重復報銷和篡改，實現電子發票的規范化使用。

（二）加強財務人員專業知識培訓，建立電子發票檔案管理制度

1.加強財務人員專業知識培訓：財務人員除具備扎實的會計知識和豐富的工作經驗外，還需持續學習信息技術，以應對網絡運營中的各種困難和挑戰。例如，實際工作中，審核票據的會計人員可能收到有發票蓋章和無公章的電子發票，不了解情況的人員可能將無公章的電子發票誤判為不合格發票。造成這種錯誤判斷的主要原因是會計人員未意識到不同電子發票存在細微差異。當前，有兩類無需加蓋發票印章的電子發票，均為 2020 年新政策規定。一類是使用增值稅電子發票公共服務平臺開具的發票，另一類是使用稅務 Ukey 開具的發票，這兩種發票均由稅務機關監制。這兩類發票在發票格式上進行了改進，采用 OFD 格式，安全性更高；簡化了發票格式，將“貨物或應稅勞務、服務名稱”欄次名稱簡化為 “項目名稱”，取消原“銷售方：（章）”欄次；在簽名方式上有較大進步，以電子簽名取代原發票蓋章，推出新的電子發票制作印章，更好地適應電子發票變革。單位或個人可登錄“國家增值稅發票管理系統”查詢或下載“電子發票格式”閱讀器，檢查 OFD 格式電子發票并驗證其真實性。

2.建立電子發票檔案管理制度：建立電子發票申領與管理標準，優化電子發票申領途徑，規范電子文件名稱和傳遞方式。企業業務部門及相關人員應對電子發票的真偽和票面內容正確性負責。遞交報銷申請時，若已提交電子發票紙質版，需同時上傳電子發票電子文檔。審核過程中，財務人員認真對照、核對紙質發票與電子文件內容，發現問題及時通知相關人員更正。審核通過的電子發票，及時對相關電子資料進行歸類、歸檔，以便日后查找。具備一定財力的企業可引入專業電子會計檔案系統，提供電子檔案收集、整理、保管、利用和存儲等服務，協助企業實現會計檔案無紙化管理，對檔案進行全生命周期管理，降低檔案存儲與管理費用，便于查詢和業務處理，實現資源共享，提高企業數字化、智能化管理水平。

（三）增強風險意識，加強財務數據安全管理

隨著電子發票應用日益廣泛，信息安全問題成為企業信息化建設的關鍵。企業管理者應高度重視信息安全管理，強化硬件設施，使用安全手機終端進行金融交易，確保電子會計憑證在傳送、保存過程中的安全性，防止因登錄裝置不安全導致電子發票數據被篡改或丟失。在電腦上安裝防毒軟件，并定期殺毒。建立健全電子發票安全防御體系和風險防范體系，為電子發票數據安全提供有力保障。此外，持續提高財務人員風險預防和處理能力，例如，財會人員應養成定期備份電子會計檔案數據的習慣。

結語：

目前，電子發票已在企業內部廣泛應用，對企業財務管理和業務發展起到積極推動作用。然而，電子發票的電子化特征也給企業財務管理帶來一系列不利影響，增加了財務管理風險。企業應主動分析電子發票對財務管理的沖擊，找出缺陷，深挖原因，及時有效消除負面影響，充分發揮其優勢，推動企業高質量發展。未來，隨著技術的不斷進步和應用的深入，企業還需持續關注電子發票相關問題，不斷優化管理措施，以適應財務管理的新要求。