大數據時代檔案數據保全探析

在信息技術快速發展的背景下，檔案數據作為信息資源的核心，其價值日益凸顯。本文對大數據時代檔案數據保全的重要性進行深入探討，通過分析當前檔案數據保全面臨的問題，提出一系列創新的技術手段和管理策略，旨在確保檔案數據的安全，實現檔案數據的長期保存與有效利用。

一、檔案數據保全的價值

檔案數據保全以維護檔案數據憑證價值為目標，是檔案工作實現數字化轉型、提升檔案數據治理能力的關鍵。檔案數據在多個領域發揮著不可替代的作用，為社會發展提供了一定助力。一方面，檔案數據能夠完整地保存各個時期的社會、文化、經濟等方面的信息，為研究不同時代的社會結構、風俗習慣和科技發展提供了重要依據。這些數據不僅有助于更好地把握社會發展的趨勢，還能為資源分配等決策提供數據支撐，進而提高管理效率和服務質量。另一方面，檔案數據中的文字、圖片、音視頻等資料承載著豐富的文化內涵。檔案數據保全不僅能夠促進文化的傳承與創新，還能使優秀的文化基因得以延續，進一步豐富人們的精神世界。

二、檔案數據保全面臨的問題

（一）檔案數據權屬與使用邊界模糊

檔案的原始數據權屬比較清晰，通常歸屬于檔案的創建者或接收檔案的部門。然而，檔案衍生數據的所有權界定較為復雜，因其涉及多個利益相關方，難以追溯源頭。同時，其使用權限邊界也缺乏明確規范，不同場景下的數據使用權限難以準確劃分。這種權屬與使用邊界的模糊性，不僅影響了檔案數據的安全性，還阻礙了檔案數據的開放共享與價值利用。

（二）檔案數據格式不統一

檔案數據格式不統一引發了諸多管理和共享難題。首先，檔案數據除了常見的PDF、Word、Excel、圖片、音視頻等格式外，還涉及CAD圖紙、醫學影像等特殊形式。這些不同格式在存儲、檢索和利用方面存在顯著差異，通常需要借助專用工具和方法進行處理，不僅增加了管理成本和處理時間，還可能在數據傳輸或存儲過程中造成數據丟失或損壞。其次，不同系統在字符處理上采用的編碼方式各異，數據傳輸和存儲容易引發亂碼現象，影響了檔案的可讀性。再次，部分單位或部門使用的檔案格式缺乏統一規劃，未采用標準化格式，進一步加劇了跨部門或跨系統共享時的兼容性問題，使數據整合工作的復雜度大幅增加，影響了檔案數據的整體效能。最后，數據格式不統一導致數據融合過程中容易出現數據重復問題。例如，在不同部門的檔案管理系統中，同一檔案可能因格式不同而被重復存儲，或者在數據更新時無法實現同步，降低了數據管理的效率和質量。

（三）數據質量不佳

檔案數據來源廣泛且分散，涵蓋不同機構、系統和個人，其數量龐大、結構復雜。其中夾雜的重復信息和錯誤數據，會導致分析結果產生偏差，進而影響基于這些數據做出的決策的準確性。此外，由于檔案數據來源多樣，其在格式和語義上也存在顯著差異，例如，一部分數據是文本形式，另一部分是結構化的表格數據，且術語和定義可能因行業或機構的不同而有所差異。這種差異在數據整合過程中容易引發標準不統一、數據污染、格式不兼容等問題，進一步降低數據質量。與此同時，在檔案數據的采集、錄入、轉換和處理過程中，由于缺乏統一標準或操作失誤，數據缺失現象時有發生。這些問題不僅損害了檔案記錄的完整性和可信度，還因數據更新不及時和缺乏動態管理，直接導致數據的時效性不足，使其無法滿足用戶對最新信息的需求，進而影響了數據的整體質量。此外，在數據融合過程中，由于涉及多個數據源，檔案數據質量不佳還可能增加隱私泄露的風險，進一步加劇了數據管理的復雜性。

（四）工作人員專業能力薄弱

當前，部分檔案管理人員在專業技能、管理理念、信息安全意識等方面存在短板。首先，工作人員對電子檔案的錄入、存儲、檢索和備份等數字化技能掌握不夠熟練，導致檔案分類不清晰、編碼混亂，且仍停留在傳統紙質檔案管理的思維模式中。其次，部分工作人員對數字化檔案管理的重要性缺乏充分認識，欠缺主動性和創新意識，難以滿足檔案管理對效率和安全的要求。再次，信息安全意識淡薄。工作人員對相關法律法規的了解不夠深入，信息安全意識較為淡薄，難以有效識別和應對信息安全風險，不僅增加了檔案信息泄露或損壞的可能性，還對檔案數據的安全性構成威脅。最后，部分人員對檔案管理規范的理解不夠深入，導致檔案管理工作缺乏規范性和一致性，制約了檔案管理的規范化發展。

三、大數據時代檔案數據保全的策略

（一）完善檔案數據管理體系

1.明確責任主體與協同機制

構建完善的檔案數據管理體系，首先要明確責任主體，將檔案數字化轉型納入數字化轉型的整體框架。通過完善檔案安全工作的領導和監督主體責任機制，明確檔案主管部門、檔案館及其他相關單位在電子檔案管理中的職責分工，形成完善的工作機制，共同維護檔案數據的完整性和可用性。具體而言，檔案館應負責本館分管范圍內電子檔案的收集、保管和利用等工作，并健全電子檔案管理制度；其他相關業務部門也應協同配合，確保檔案數據的合規使用。在電子檔案管理過程中，應嚴格遵循相關要求，同時借助技術手段強化檔案數據的安全防護，保障電子檔案的安全性與可信性。

2.健全規范標準

健全細化檔案數據的分類分級標準，明確不同層級數據的使用權限，是解決檔案數據權屬與使用邊界模糊問題的關鍵措施。具體包括以下兩個方面：一方面，依據數據的敏感程度、重要性及應用場景，對檔案數據進行分類分級管理，明確不同層級數據的使用權限。同時，結合數據全生命周期管理，動態調整權限設置，確保數據在采集、存儲、使用等環節的安全性和合規性。另一方面，針對檔案數據保全的核心原則和要求，完善包括數據存儲、備份、恢復、加密等方面的標準，明確檔案數字資源備份的目標與管理要求。這些標準共同構成了檔案數據保全的規范體系，為檔案數據的安全存儲、有效管理和合規使用提供標準化的操作指南。通過這些標準的實施，可以加強檔案數據保全工作，確保檔案數據的安全性和可靠性。

（二）統一并優化檔案格式標準

檔案管理部門應采用統一的檔案格式標準，優先使用通用格式，并限制對非標準格式的使用。開發支持多格式互轉及批量轉換功能的檔案管理系統，保留原始文件與轉換副本，并通過版本管理確保檔案的完整性和可追溯性。系統應采用模塊化架構，支持非結構化數據管理，并配備多格式預覽和全文檢索工具，以滿足多樣化的檔案管理需求。定期評估并更新格式標準，按時調研新興格式，提前規劃適配方案。明確文件收集、整理、分類、編號和存儲等環節的操作規范，積極參與行業標準的制定，建立統一的檔案管理平臺，實現數據整合與高效檢索。針對不同來源檔案數據在格式和語義上的顯著差異（如文本數據與結構化表格數據），進行格式統一和歸一化處理，確保數據兼容性。同時，建立統一的術語和定義標準，減少因行業或機構差異導致的語義歧義。此外，檔案管理部門應加強與信息技術服務運營等部門的協作，共同開發檔案信息系統，推動檔案管理層級從傳統案卷管理向數據管理轉變。針對不同數據來源的特點，優化數據融合的策略和流程，明確數據協同溝通的重點和責任劃分，降低協作負擔，實現不同數據源之間的無縫對接，進一步提高數據整合效率。

（三）全流程提升檔案數據質量

首先，數據采集與清洗是確保數據質量的關鍵環節。檔案數據來源廣泛，涵蓋不同機構、系統和個人，數據中可能存在重復信息、錯誤數據以及缺失值等問題，這些問題會直接影響數據分析結果的準確性。因此，必須建立統一的數據采集標準和流程，從源頭確保數據的準確性。在數據清洗階段，需利用專業的數據清洗工具和技術，對數據進行去重、糾正錯誤、填補缺失值等操作。例如，通過統計方法識別并去除噪聲數據，利用機器學習算法預測并填充缺失值，從而有效提升數據的完整性和準確性，為后續的數據處理和分析奠定基礎。

其次，技術與平臺支持是提升檔案數據保全能力的重要保障。隨著大數據和人工智能技術的發展，可以借助數字化檔案管理平臺實現檔案的快速采集、整理和檢索，并利用人工智能、機器學習等技術對檔案數據進行深度分析和處理，進一步提升數據質量。例如，通過自然語言處理技術規范文本數據的表達，或利用聚類算法實現數據的智能分類和整合。這些技術的應用不僅提高了數據處理的效率，還增強了數據的可信度和可用性。

最后，明確數據質量目標，識別關鍵數據質量屬性。需投入資源進行數據清洗，解決檔案數據中的重復信息和不一致性問題。同時，制定統一的數據標準，規范數據格式、接口和語義，確保不同來源的數據能夠有效整合。此外，構建動態化的數據質量評估框架，結合業務需求設置個性化的質量指標，完善持續監控與優化流程，確保數據質量的可持續性。

（四）強化數據安全與隱私保護

一方面，數據備份與恢復。檔案數據的備份與恢復是保障數據安全和業務連續性的關鍵環節。檔案數據備份可根據自身需求和資源形式，選擇本地、遠程或云端存儲等不同方式。檔案數據恢復是在數據丟失或損壞時，從備份中還原數據的過程。高效的恢復策略需要保證備份數據的完整性和可用性，以實現快速恢復。備份系統應具備易于操作的用戶界面、快速數據檢索功能和可靠的恢復機制，并在恢復后進行數據驗證，確保其與原始數據一致，防止數據在備份過程中出現損壞或篡改。檔案備份與恢復策略的實施，需根據數據的業務價值和敏感性進行分類，確定不同數據的備份優先級和恢復需求；利用自動化工具進行定期備份，減少人為錯誤；制訂災難恢復計劃，明確災難發生時如何快速恢復數據；遵守相關數據保護法規和行業標準，定期備份數據并測試其可恢復性，從而減少數據丟失的風險。

另一方面，數據加密與訪問控制。檔案數據加密與訪問控制是信息安全管理的關鍵環節。加密技術借助算法將原始數據轉換為無法直接閱讀的格式進行檔案數據加密，可以防止數據被竊取或篡改，確保數據在任何情況下都處于安全狀態。訪問控制則限制對系統資源的訪問，保障只有授權用戶才能訪問特定的數據或系統功能，限制了對敏感數據的訪問權限。隨著移動辦公和遠程工作的普及，數據泄漏風險增加，因此，需要更加精細的訪問控制策略保障數據安全。檔案數據加密與訪問控制相結合，構建了強大的安全體系，能夠保護敏感檔案數據不被泄露或濫用。這種雙重保護機制能夠增強數據的安全性，是現代信息安全管理的關鍵部分。

（五）加強工作人員培訓

首先，應提高檔案管理人員的檔案數字化意識，增強其對數字化檔案管理的重視。通過提升其信息組織與分類能力，使其能夠對數據進行合理分類和編碼，確保檔案管理的清晰性和一致性。其次，提升檔案管理人員的信息安全意識，強化其識別“釣魚郵件”、避免使用弱密碼等基本安全措施的能力，以有效防范信息泄露和網絡攻擊的風險，保障檔案信息的安全。最后，持續學習是提升檔案管理人員專業素養的關鍵。鼓勵檔案管理人員積極參加行業研討會、培訓課程以及在線學習平臺的學習，及時掌握最新的數字化技術和管理理念。同時，在團隊內部，還可以建立知識共享機制，定期開展經驗交流和技術分享活動，促進團隊成員之間的互動與協作，提升整體團隊的專業水平，激發創新思維，推動檔案管理工作的持續優化。

四、結語

隨著技術的不斷進步，檔案數據保全將在保護文化遺產、支持科學研究等領域發揮越來越重要的作用。因此，應不斷探索和完善檔案數據保全的新方法、新技術，以適應大數據時代的要求，確保檔案數據得到最大限度的保護和利用。

參考文獻：

[1]丁家友，陳昱彤，張照余.檔案數據保全產學研用協同發展模型與策略探析[J].檔案學通訊，2024（02）：32-39.

[2]王劍.大數據環境下檔案管理創新與服務模式研究[J].參花，2025（04）：159-161.

（作者簡介：趙靜，女，本科，河南省濮陽職業技術學院，副研究館員，研究方向：高校檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）