信息化激活學籍檔案管理

隨著現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都發(fā)生了翻天覆地的變化。高校學籍檔案管理作為學校檔案管理的重要組成部分，不僅體現(xiàn)了高校的學生管理水平，還反映了高校的教育教學質量。因此，推進高校學籍管理的信息化轉型至關重要。本文分析了學籍檔案的意義，揭示了當前二級學院學籍檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，并針對性地提出了改進策略，旨在推動高校學籍檔案管理工作向規(guī)范、高效、便捷的方向發(fā)展。

學籍檔案是指高校對學生從入學到畢業(yè)、就業(yè)的全過程形成的具有保存價值的原始材料，經過專項提煉與整合后形成的檔案資源，涵蓋學生個人信息、入學注冊、學籍異動及學習情況的全周期記錄。學籍檔案不僅是高校教學質量監(jiān)控的重要依據，也是企業(yè)人才評價的關鍵參考。為適應教育現(xiàn)代化和學生個性化發(fā)展的需求，推動學籍檔案管理工作的規(guī)范化、高效化和便捷化，高校學籍檔案管理的信息化發(fā)展迫在眉睫。

高校學籍檔案信息化管理的意義

學生發(fā)展的記錄

學籍檔案是學生從入學到畢業(yè)期間學習、生活、獎懲等信息的全周期記錄，可以為學生的個人職業(yè)發(fā)展、繼續(xù)深造提供參考。同時，學籍檔案是學生在升學、就業(yè)、出國深造等過程中的官方有效證明材料，可以確保學生的合法權益。

教學評估的支持

通過分析學籍檔案中的成績等數(shù)據和課程完成情況，學校可了解學生的學習進度和效果，發(fā)現(xiàn)教學問題，并適時改變教學方法、調整教學計劃和課程體系，從而提高教學質量，為培養(yǎng)高素質人才筑牢根基。

學校管理的依據

學籍檔案是學校管理學生的基礎，有助于學校掌握學生情況，制定有針對性的管理政策，開展個性化的教育服務。學校可以根據學籍檔案反映的數(shù)據制定招生計劃、調整專業(yè)分布等管理決策，以優(yōu)化教學管理。

具有社會歷史價值

學籍檔案為社會提供學歷認證服務，幫助用人單位核實求職者的教育背景。同時，學籍檔案是學校歷史的一部分，記錄了學校和學生的發(fā)展歷程，為學校的文化傳承和教育研究提供寶貴資源。

信息化背景下高校學籍檔案管理現(xiàn)狀

當前，部分高校在推進學籍檔案信息化管理時，仍面臨諸多問題，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

學籍檔案管理信息化程度不足

目前，大部分高校的學籍檔案管理工作已初步使用信息化技術，通過學籍管理系統(tǒng)進行學生信息的錄入、儲存和查詢，逐步提高了工作效率，減少了人工操作的失誤，為高校的日常教學管理提供了有力支持。然而，現(xiàn)有學籍管理信息化系統(tǒng)的功能較為單一，智能水平有限，難以實現(xiàn)自動化的數(shù)據分析與深度挖掘。雖然現(xiàn)有的學籍檔案管理系統(tǒng)基本能滿足學校日常工作的需求，但在信息化快速發(fā)展的背景下，高校對學籍檔案管理的要求已不再局限于檔案的基本存儲，而是更加注重信息的深度整合、有效開發(fā)與充分利用。然而，現(xiàn)有系統(tǒng)在檢索效率、信息整合完整性等方面暴露了諸多問題，難以滿足信息時代對學籍檔案綜合利用的需求。因此，進一步提升學籍檔案管理的信息化水平，引入先進技術優(yōu)化系統(tǒng)功能，已成為新時代高校學籍檔案管理工作的重要任務之一。

學籍檔案管理信息共享機制不完善

一方面，高校內部的學籍檔案管理架構存在明顯問題。學籍檔案多由教務處、學生處、院系等部門分頭管理，各部門基于自身的工作重點對學籍檔案進行收集、整理和保管，導致數(shù)據分散，難以形成完整、統(tǒng)一的信息資源庫。例如，教務處主要掌握學生的課程信息和成績信息，學生處主要掌握學生的獎懲信息和社團活動信息。由于數(shù)據共享機制的不完善，各部門之間的學籍信息流通效率低，跨部門獲取信息的過程煩瑣，嚴重影響了學籍檔案的管理效率，甚至制約整個高校的管理效能。

另一方面，學籍檔案信息化管理缺乏統(tǒng)一標準。系統(tǒng)間接口不兼容、數(shù)據格式不統(tǒng)一等問題成為影響學籍檔案信息交換和共享的主要障礙。這些問題不僅不利于檔案的長期保存和利用，還難以滿足信息化時代高校學籍檔案管理的新要求。盡管目前絕大多數(shù)高校都開發(fā)、引入了學籍檔案管理信息系統(tǒng)，但是系統(tǒng)功能仍較為基礎，主要為學生學籍檔案的導入與輸出、查詢與修改等。共享平臺機制不完善，如檢索功能不夠強大、數(shù)據傳輸不穩(wěn)定等，這些問題嚴重阻礙了學籍檔案信息的共享與利用，無法充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢。

學籍檔案管理人員信息化素養(yǎng)不足

在高校學籍檔案管理逐步向信息化邁進的過程中，檔案管理人員的信息化素養(yǎng)已成了制約檔案管理信息化進程的關鍵瓶頸。目前，部分檔案管理人員對信息化技術的掌握程度有限，缺乏專業(yè)的信息技術培訓，無法利用信息技術對檔案進行深度挖掘與高效利用，這無疑影響了信息化管理的整體效果。雖然信息化手段能夠依托信息完成學生信息錄入、查詢等基礎工作，但對于檔案的深度開發(fā)與利用等更加高級、更為重要的任務，仍需要一批既懂檔案管理又掌握信息技術的專業(yè)人才推動。在當前的高校學籍檔案管理隊伍中，不乏一些從業(yè)時間久、經驗豐富的檔案管理人員，他們在傳統(tǒng)檔案管理工作中積累了豐富的經驗，但是長期以來形成的“管理優(yōu)先”理念與信息化背景下強調的“服務導向”存在沖突，難以適應信息化管理的新要求。這種理念與技能的雙重不足，使他們在面對新技術和新挑戰(zhàn)時顯得力不從心，難以緊跟信息化背景下學籍檔案管理的發(fā)展形勢。

學籍檔案信息利用效率低

盡管高校在學籍檔案管理方面已經實現(xiàn)了一定程度的信息化，但在學籍檔案查詢、借閱等服務方面，流程仍不夠便捷，信息化優(yōu)勢未能充分發(fā)揮，無法滿足師生對學籍檔案快速、準確獲取的需求。學籍檔案絕非僅是學生學籍信息、成績信息、獎懲信息等基本信息的簡單載體，它蘊含著巨大的開發(fā)和利用價值。在信息化大背景的推動下，許多高校雖然對學籍檔案管理的重視程度有所提升，但仍然受到技術條件、資金投入、人員素質等因素的限制，學籍檔案的開發(fā)程度遠遠不夠，其應用價值也未能得到全面的凸顯。此外，高校在學籍檔案信息資源的整合與開發(fā)方面存在明顯欠缺，不同系統(tǒng)之間存在信息壁壘，無法做到信息共享。例如，教學管理系統(tǒng)與學生管理系統(tǒng)中的學籍信息不能實時同步，這不僅影響了學籍檔案信息的及時更新和動態(tài)維護，還阻礙了對其的深入開發(fā)和高效利用，進而限制了學籍檔案在教學管理、學生評價和決策支持等方面潛在功能的發(fā)揮。

信息化背景下高校學籍檔案管理的優(yōu)化策略

加強學籍檔案管理信息化基礎設施建設

實現(xiàn)數(shù)字化、信息化的高校學籍檔案管理是現(xiàn)代社會信息化發(fā)展的必然趨勢。

高校應加大學籍檔案管理信息化建設的投入，購置先進掃描儀、存儲設備等信息化設備，并引入或完善功能強大的學籍檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學籍檔案管理從采集、整理到利用的全面數(shù)字化應用和升級。通過提升數(shù)據儲存、分析和安全的能力，確保學籍檔案的安全性。

在實際工作過程中，高校可根據具體情況靈活開發(fā)和應用檔案管理新功能。例如，購置學籍檔案管理自助服務設備，新生入學時可自助填寫個人信息，在校期間可以在線提交檔案信息修改申請并跟蹤處理進度；考研、考公、考編時，學生可以自助打印成績單、專業(yè)學習成績排名表和在讀證明等常用學籍檔案信息表；同時，系統(tǒng)可以提供在線咨詢服務，實時解答學生關于學籍檔案的問題。這些措施不僅提高了工作效能，打造了優(yōu)質的學生服務，還減輕了學籍檔案管理人員的工作負擔。

此外，高校應緊跟學籍檔案信息化發(fā)展的時代趨勢，夯實校內學籍檔案信息化管理基礎設施，加強硬件設施建設，推進軟件系統(tǒng)的升級和開發(fā)，為學籍檔案信息化管理提供安全、穩(wěn)定的網絡環(huán)境，從而為學籍檔案的高效管理和便捷、高效利用提供有力保障。只有這樣，才能更好地滿足高校學籍檔案管理現(xiàn)代化的需求，推動高校教育信息化的全面發(fā)展。

完善學籍檔案管理信息化制度建設

在管理制度方面，應制定規(guī)范的學籍檔案管理流程，涵蓋收集、整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)，確保學生從入學到畢業(yè)的全流程管理。同時，對學校檔案管理人員進行信息化技能培訓，強化其責任意識和數(shù)據安全意識。在安全保障制度方面，從網絡安全、數(shù)據安全等層面制定相應措施，定期對信息系統(tǒng)及軟硬件設施進行維護和升級，確保學籍信息的安全性和完整性。

在監(jiān)督與評估制度方面，定期檢查制度執(zhí)行情況，對學籍檔案信息化管理工作進行全面評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。在標準規(guī)范建設方面，制定統(tǒng)一的數(shù)據格式和編碼規(guī)則，為學籍檔案的錄入、修改、查詢等操作制定規(guī)范流程，確保數(shù)據的準確性。此外，高校應加強與專業(yè)信息技術公司的合作，引進先進的信息技術，借鑒其他高校的成功經驗，推動學籍檔案信息化建設的穩(wěn)定發(fā)展。通過這些措施，不僅能提升學籍檔案管理的效率和安全性，還能為高校的教育教學改革和學生個性化發(fā)展提供有力支持。

重視學籍檔案管理人員的信息化素養(yǎng)培訓

學校要高度重視學籍檔案管理人員的信息化素養(yǎng)培訓。隨著教育領域信息化技術的快速發(fā)展，學籍檔案管理正加速向數(shù)字化、信息化轉型，這對相關管理人員的信息化素養(yǎng)提出了更高要求。新時代的學籍檔案管理人員必須樹立信息化意識，跟上學籍檔案管理現(xiàn)代化的步伐，推動高校學籍檔案管理向更高水平發(fā)展。高校人力資源部門應面向學籍檔案管理人員開展技能培訓、素養(yǎng)提升及職業(yè)道德教育，使其具備更強的綜合信息化素養(yǎng)。

首先，制訂系統(tǒng)的培訓計劃，根據管理人員的技能水平和信息化素養(yǎng)設定具體目標。其次，采用多樣化的培訓方式。一是分層培訓，針對信息化基礎薄弱的人員從基本操作入手，針對有一定基礎的人員開展系統(tǒng)操作和數(shù)據分析培訓；二是提供基礎、專業(yè)和拓展等多樣化培訓課程；三是采用線上、線下和實踐相結合的培訓模式。再次，開展實踐操作和模擬訓練，提高管理人員的實際操作能力。最后，建立定期考核與反饋機制，根據考核結果調整培訓內容和方式，確保培訓效果。

新時代的學籍檔案管理工作不僅要求管理人員具備扎實的業(yè)務技能，還需要具備多種職業(yè)道德素養(yǎng)。例如，要有默默奉獻的精神、勇于創(chuàng)新的意識以及嚴格遵守數(shù)據安全和隱私保護的規(guī)范，這些素質是勝任信息化時代學籍檔案管理工作的必備要素。同時，高校應強化對學籍管理信息化的要求，進一步優(yōu)化管理流程，確保學籍數(shù)據的安全性和準確性。

信息化技術深入開發(fā)利用高校學籍檔案

信息是開放的、多元的，信息化學籍檔案管理也應體現(xiàn)多元化特點。學校應充分利用信息化平臺，深入開發(fā)和利用學籍檔案信息。通過采用先進的數(shù)據庫技術，構建高校學籍檔案共享網絡平臺，實現(xiàn)學籍信息的跨區(qū)域共享，打破“信息孤島”。同時，優(yōu)化學籍檔案管理系統(tǒng)的功能，推動學籍檔案管理從傳統(tǒng)的保存與管理向開發(fā)與利用轉變，使其更好地服務于高校發(fā)展和學生需求。

例如，學校可以通過分析學籍檔案中不同地區(qū)學生的學習成績、在校表現(xiàn)、畢業(yè)去向等信息，合理調整招生計劃；通過分析學生的成績數(shù)據，了解哪些課程存在教學難點或學生掌握程度不佳，從而優(yōu)化課程內容和教學進度。此外，學籍檔案中的獎懲記錄、社會實踐活動參與情況、社團活動表現(xiàn)等內容，是評價學生綜合素質的重要依據。學校還可利用信息化平臺開發(fā)信息咨詢與反饋功能，為學生提供實時咨詢服務，解答其關于學籍檔案的疑問；同時，根據學生反饋及時調整管理策略，優(yōu)化學籍檔案管理。

因此，信息化背景下的學籍檔案管理必須從傳統(tǒng)的以檔案保存為主的管理理念轉變?yōu)橐詸n案利用開發(fā)為目標。學籍檔案信息化管理是一項長期、持續(xù)性的工作，學校管理人員必須緊跟時代步伐，適時調整檔案管理制度。從檔案意識、管理制度、工作流程到技術手段，都要不斷改進和提高，以適應當前信息化技術快速發(fā)展的需求，持續(xù)推進檔案信息化建設，為高校的教育教學改革和學生個性化發(fā)展提供有力支持。

加強保護學籍檔案信息安全管理

學籍檔案管理信息化建設是一把雙刃劍，既帶來便利，也帶來風險。學校在推進學籍檔案信息化管理的同時，必須制定完善的檔案管理制度和應急預案。首先，要加強信息化檔案應用系統(tǒng)的安全管理，筑牢安全防線。對學籍檔案管理人員進行嚴格培訓，明確其職責和權限，規(guī)范操作流程，確保學籍檔案的安全性和保密性，杜絕檔案被非法查閱或篡改。例如，采用加密技術，防止電子學籍檔案在傳輸過程中被惡意攔截；運用數(shù)字簽名認證技術，確保只有授權人員才能訪問學籍檔案的內部信息。其次，需建立數(shù)據備份與恢復機制，以應對突發(fā)情況，保障數(shù)據的完整性和可用性。最后，學籍檔案信息化管理關鍵在于軟硬件的安全保障。需配備專業(yè)的計算機技術人員，定期對軟件和數(shù)據進行維護升級，防止病毒入侵和數(shù)據泄露。

總之，高校學籍檔案管理工作必須緊跟信息化時代潮流，不僅要更新管理模式，還要創(chuàng)新管理思維。在加強學籍檔案管理信息化基礎設施建設和完善管理制度的基礎上，重點提升學籍檔案管理隊伍的信息化素養(yǎng)，強化技術團隊支持，加強檔案信息安全管理，深入挖掘檔案資源價值，充分發(fā)揮學籍檔案在高校管理和學生成長中的重要作用，為高校發(fā)展和學生成長提供有力支撐。同時，學校應積極引入先進的信息技術，如人工智能和大數(shù)據分析，進一步提升學籍檔案管理的智能化水平，為教育管理決策提供科學依據。

（作者單位：懷化學院）