企業印章審計的要點與控制措施

隨著企業規模的不斷擴張，其生產經營活動日益頻繁且日趨復雜。為了有效應對其中的挑戰，企業應當著力提高印章審計工作的水平。充分發揮國有企業內部審計的獨特優勢，是推進審計治理體系和審計治理能力現代化的必然要求。因此，通過圍繞企業印章審計要點進行分析，旨在填補印章審計管理漏洞，助力企業實現高質量發展。

企業印章審計的關注要點

企業印章的審前分類。企業印章種類繁多，按照用途劃分，印章可分為董事會印章、部門公章、合同專用章等；按照形態劃分，印章可分為實物印章和電子印章。因此，在審前準備階段，審計人員需要對企業印章進行梳理與分類，以便明確印章使用范圍和權限，確保審計工作順利開展。

企業印章制度執行情況。企業在印章審計過程中，可能會出現沒有按照制度要求落實而導致的制度執行風險問題。具體而言，審計人員要依據國家、行業以及企業內部的相關要求，重點審視印章管理相關制度的健全程度和有效性。同時，還要檢查企業是否已建立完善印章內控管理體系，是否明確了印章管理的工作流程，并且是否結合企業自身的實際狀況，制定了印章管理的相關配套制度。

企業印章持有情況。審計過程中，審計人員需要重點核查是否存在未經正式批準，擅自刻制印章的違規行為。同時，還要檢查是否存在部門、臨時性項目部門已撤銷，但其印章仍在使用，以及未按照制度要求上交、封存或銷毀的情況。為此，應通過開展企業印章的清查盤點工作，全面梳理企業（部門）持有印章情況，詳細記錄印章的名稱、類別等信息，確保對企業印章的持有情況“底數清、情況明”。

企業印章保管情況。審計人員應當留意，企業在印章保管人員發生變動時，是否妥善辦理移交手續。如果印章管理人員因事務繁忙、生病或休假等原因不在崗，是否已經得到企業或部門主要負責人同意，并指定他人代管印章，同時做好交接工作。此外，還要關注是否實行了管印人員登記備案制度，以確保責任可追溯。

企業印章使用審批情況。對于企業黨組（黨委）印章的使用，審計人員要審查是否經企業主要領導或被授權的分管領導批準后用印；對于合同專用章，則要審查其使用管理是否按照制度執行，是否存在未經合同審核部門審核，以及未經分管領導審批便對外簽訂合同的情況。是否存在未經公司法定代表人（企業負責人）或按照授權由委托代理人在合同文本上簽名，加蓋印章的情況。

企業印章使用登記情況。審計人員應當審視企業是否嚴格執行審批、登記手續，蓋章登記表中的登記內容是否清晰、詳盡，是否存在內容缺項；印章保管部門或企業登記臺賬等資料是否齊全，有無缺失和遺漏的情況發生。與此同時，也要注意合同專用章的使用情況，以確保所有對外簽訂的合同（有特殊規定或要求的除外）均加蓋合同專用章。

企業印章用途管理情況。對于各類印章使用，審計人員應當明確企業是否按照制度規定用途和范圍使用印章，是否存在擅自以行政公章、部門公章代替合同專用章的情況。同時，需要重點關注合同附件的用印是否與合同正文保持一致，如廉政合同、安全合同等，確保用印的準確性與一致性。對于多頁合同，是否按要求加蓋騎縫章，以防合同內容被篡改；新印章啟用時，原印章是否已及時停止使用，并留下新舊印章式樣以備查閱。此外，還需嚴查是否存在在空白紙上加蓋印章的情況，以防止印章被濫用。

企業電子印章管理情況。在這一方面，審計人員的工作重點是了解電子印章是否嚴格限定指定人員在指定計算機等設備上操作，是否已明確指定專人負責保管和使用工作，確保電子印章的安全與合規。在保管和使用人不能正常保管和使用電子印章期間，是否另行指定專門的代理人負責電子印章的保管與使用。隨后，保管使用人在重新接收電子印章時，是否及時更新相應密碼，以增強電子印章的安全性。是否嚴格執行印章使用管理規定，明確要求未經授權不得隨意在電子文件上加蓋電子印章，確保電子印章使用的合規性。同時，審計人員還要辨別合同是否按照電子系統編碼規則進行統一編號管理，以便于后續進行查詢、追蹤與管理。

完善印章審計的措施

健全企業內部管控機制。企業內部控制體系是管理者為確保企業逐步達成既定商業目標，并有效應對管理風險而設計的一套機制。印章作為身份認證和授權的工具，其使用必須遵守相關法律法規和內部政策的規定。因此，通過規范印章的使用和管理，可以保障企業信息的安全、促進流程的規范化。內部控制體系要求企業建立完善的管理制度和流程，以確保企業的合規運營和可持續發展。這些制度和流程同樣適用于印章管理工作。印章管理的規范化發展，能夠進一步確保企業信息的安全，反過來提升內部控制體系的有效性。

統籌開展審計工作。企業的印章清查盤點活動是一項復雜的活動，要求審計部門不僅要有充足的人力資源，更要有充足的時間去深入探究。然而，在審計實踐中，企業內部審計資源往往捉襟見肘，難以滿足審計全覆蓋的要求。因此，企業在開展印章審計時，可以提前開展審前調查工作，以及時、全面地了解被審計企業的印章管理情況。在審前調查階段，審計人員需要充分了解印章管理制度的制定情況與執行力度、印章保管是否得當等信息，從而科學、合理地分配有限的審計資源。通過審前調查，審計人員可以初步判定被審計企業在印章管理方面是否存在潛在的風險點和問題，進而確定審計的重點領域和推進方向。此外，按照“強化條線管理、貫通協同監督”的原則，企業內審部門可以與企業辦公室、法律部門等合作，確保審計工作的針對性和有效性，全面提升審計的質量和效率。

加強內部審計隊伍建設。推進企業印章風險管控工作提質增效，對于審計人員提出了更高要求。在此過程中，審計人員需要與辦公室、法律部門以及企業內各印章持有部門等進行有效溝通，確保審計工作能夠順利進行。他們需要具備細心和耐心的良好品質，深入理解企業印章管理的全流程，精準識別潛在風險，并提出切實可行的審計改進建議。同時，審計人員還應加強學習，不斷提升自身的綜合素質，以確保能夠勝任復雜多變的審計任務，為企業的穩健發展提供堅實有力的保障。

企業印章審計在強化風險管理、完善內部控制、提升風險防控能力、促進合規經營以及提高經濟效益等方面都具有重要意義。通過深入開展印章審計工作，企業可以全面、系統地評估印章管理過程中的潛在風險，并采取相應的措施進行防范和控制，從而強化風險管理，降低風險發生的可能性，為今后的健康發展提供有力保障。