新時代加強高校基建檔案高質量管理策略研究

摘 要：檔案工作是高校教育事業高質量發展的重要組成部分，其中基建檔案管理越來越得到各高校的重視，但與新時代檔案事業的高標準要求相比還有差距，各高校仍需立足本單位基建檔案管理工作實際，補足短板弱項，夯實檔案基礎，著力提升基建檔案工作的質量。

關鍵詞：高校；基建檔案；高質量

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

新時期，教育強國建設離不開檔案事業的高質量發展，近年來隨著高校辦學規模的持續擴大，新校區的啟動建設和教學、生活場館的擴建與老舊校舍的改造維修以及檔案信息化水平的不斷提升，對高校基建檔案的管理和利用工作提出更高要求。

一、高校基建檔案內容和主要特征

1.高校基建檔案的內容

高校基建檔案作為學校基礎設施建設的過程性材料，完整、詳細地記錄了不同歷史時期校園項目建設的全過程，對于學校教育發展、后續改建和維修都具有重要的參考和利用價值。

2.高校基建檔案的主要特征

一是參與主體范圍廣。基建工程涉及立項與論證、勘察設計、報規報建、造價編制、招標采購、施工管理、驗收與決算審計等環節，相關的部門和人員非常多，各參建單位的專業類型和具體功能不同，需要對各自工作過程中形成的文件資料分類收集。

二是涉及檔案數量多。基建檔案不僅包括綜合文件、工程準備、施工、監理和竣工驗收等資料，還有在整個施工過程中每個階段形成的圖片、音像資料等，都需要歸檔以保證檔案的完整性。因此，高校基建檔案的資料數量是非常龐大的。

三是檔案形成周期長。基建檔案由于自身的特殊性，從項目立項審批至竣工驗收，一般需要經歷好幾年時間才能徹底完成上述過程。由于檔案收集的時間跨度較長，經常直到工程竣工后的1～2年才能完成建設工程材料的完整歸檔，筆者所在高校近三年來先后建設并投入使用了兩棟教學樓和兩棟宿舍樓，但相關的檔案材料至今仍在補充完善。

四是項目復雜性強。工程項目建設檔案不僅涉及規劃、環保、質檢、消防和人防等政府審批文件，還有供水、供暖、供電、燃氣、通信、排水、勘察等專業資料以及各類設計、施工圖紙等，這些都是歸檔收集的范圍，也是基建檔案系統性和專業性的集中體現。

二、加強高校基建檔案高質量管理的必要性

1.基建檔案是高校綜合管理的重要資源，具有決策參考價值

基建檔案記錄了學校各項基礎設施的建設概況、技術參數和標準以及后期的維修維護情況等，特別是對有些辦學歷史悠久的高校，校園內有很多文物和歷史建筑至今仍發揮著教育和文化傳承功能，亟須有針對性地開展修繕保護工作。基建檔案信息對于了解校園建筑的功能、結構、安全性能以及后續的維護和改造都至關重要，是高校建設和管理工作的可靠依據，有利于做出更加科學、合理的決策，同時也可以彰顯高校深厚的歷史底蘊。

2.充分發揮基建檔案的價值，提供多方位的檔案信息資源服務

圍繞高校中心工作，充分發揮基建檔案資源，最大限度地為師生和社會各部門提供檔案信息資源服務，既充分地履行了檔案工作的職責和使命，又貫徹落實了新修訂的《中華人民共和國檔案法實施條例》的要求。由于高校基建工程項目資金投入量大，社會關注度高，作為“三重一大”事項，是后期巡視巡察和審計整改的重要領域，提高基建檔案的管理質量和水平，能夠很好地服務于各類檢查工作，為廉潔校園建設提供有力支撐。此外，很多高校在推進老舊校區的資產處置過程中，由于年代久遠，各類建筑的施工圖紙、產權證明和附屬物等情況都可以通過調閱原始檔案來確定最終權益歸屬，為維護學校的合法權益提供了很好憑證。

3.適應檔案數字化管理要求，提高檔案資源利用效率

目前，大多數高校仍然以傳統的人工方式對紙質材料展開收集、整理和歸檔，對于后期的查閱和檢索來說，不僅費時費力，還嚴重影響工作效率，也不便于館藏基建檔案的開發利用。另外，基建檔案中圖紙文件占比較高，只有對其數字化管理，才能改變紙質資料保存的弊端，充分利用信息技術將檔案資料數字化，建立基建檔案數據庫，接入高校綜合檔案管理系統，提高檔案管理工作的效率，實現真正的檔案資源價值共享，做到存儲量大、檢索方便和對原始資料載體的有效保護。

三、高校基建檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理意識和人員專業素養仍需進一步提升

在實際基建項目推進過程中，很多領導往往過多關注具體的工程質量和施工進度，對基建檔案管理的重視程度不夠，對其重要性認識不到位。由于基建檔案收集的專業性較強，有的高校未建立基建檔案管理監督和約束機制，加之基建部門人員流動較大、配備不足且身兼多職，在檔案整理方面缺乏相應的專業知識，收集檔案的主動意識不強，歸檔質量不高。此外，很多建設單位或參建單位未嚴格落實檔案管理責任，忽略了建設過程中的檔案材料收集、整理和歸檔，甚至有的檔案材料長期散亂放置在項目管理現場而未能及時移交整理，也沒有采取相應的防蟲、防霉和控制溫濕度等措施，這些都不利于工程項目檔案的完整和安全以及后期的查詢利用。

2.檔案管理制度不完善

實踐表明，基建檔案的收集管理工作貫穿于整個項目過程，由于工程建設涉及多個部門、多個環節，雖然很多高校制定了基建工程檔案管理制度，但由于缺乏具體的實施細則和工作流程細則，各參與主體未明確檔案移交工作職責以及缺少相應的約束和監管評價機制，在實際的檔案收集過程中難以保證檔案收集的及時性和材料質量。筆者學校在辦理學校建筑不動產權證的過程中，由于部分樓宇在建設過程中缺失部分檔案材料，導致辦證工作進程緩慢，給實際工作帶來了非常大的被動性。

3.基建檔案來源的廣泛性和專業性增加了收集歸檔的難度

基建項目實施過程中產生的資料類型復雜，且覆蓋范圍廣。另外，施工進度一般比較長，造成檔案長時間分散于各個單位，直接加大了基建檔案材料收集的困難與阻力。此外，大量的紙質材料客觀上也增加了基建檔案的整理難度，影響工作效率提升。若各承建單位不認真落實檔案收集、整理和移交職責，很多資料就不能做到應歸盡歸。特別是原始的工程圖紙，一旦破損或丟失將很難恢復。在圖紙折疊方面，因為紙張較大，很多兼職檔案員未經過專業培訓，不熟悉正確的整理方式，易造成原件的損壞，所以只有掌握規范的折疊和保管方式，才能做到檔案資料的干凈整潔，便于今后查閱。

4.檔案管理信息化滯后影響利用服務價值的發揮

目前，很多高校在推進智慧校園和數字檔案館建設，給檔案信息化管理帶來了發展機遇，不僅可以節省大量的人力和時間成本，還能做到最大化的資源信息共享。在高校檔案工作中，相較于人事檔案、教學檔案等，大量的紙質工程圖紙檔案在數字化處理方面較為復雜，導致在查閱具體工程項目檔案資料時，不得不通過人工檢索，再現場調閱，與推進檔案高效便民服務要求相比，還存在一定差距，難以適應檔案現代化管理要求，影響了檔案信息資源的充分利用，不利于檔案價值的挖掘與發揮。

四、加強高校基建檔案高質量管理的措施

1.切實增強檔案管理意識，完善考核激勵，建立高素質的檔案管理隊伍

牢固樹立基建檔案隨時收集、隨時歸檔的意識，將基建檔案管理工作納入學校整體發展規劃。

一是提高政治站位。高校要高度重視基建檔案管理工作，以學習宣傳貫徹新修訂的《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施條例》為契機，以對黨負責、對歷史負責、對人民負責的高度歷史責任感和使命感，充分認識檔案存史資政育人的重要作用，把宣貫工作與普法教育有機結合，通過組織學習宣講、開展專題培訓、業務指導交流以及開展工作督查等多種方式，讓大家掌握檔案法律法規，進一步樹牢檔案管理意識。

二是明確崗位人員。根據《高等學校檔案管理辦法》等要求，健全高校基建檔案管理體制，按照核定編制配足配強檔案管理人員。通過成立高校檔案管理工作委員會，設立檔案館專職檔案員和其他各部門兼職檔案員，形成一套自上而下、專兼結合的檔案工作隊伍，為學校檔案管理工作有序開展提供人員保證。

三是建立考核激勵機制。完善學校專兼職檔案工作人員考核評價機制，在評先評優、職稱評聘和職級晉升等方面暢通渠道，享受和其他管理人員同等待遇水平，提高檔案管理工作者的履職能力，切實增強他們的職業歸屬感和成就感。

四是提升檔案人員素養。基建檔案管理人員的自身素質和工作經驗以及責任心、工作態度等與檔案工作質量直接相關，可以通過崗前培訓指導、崗位學習研討、工作傳幫帶和參加繼續教育等方式，不斷培養熟悉基建工程規劃、建設和管理的業務骨干，提高檔案工作人員的素質和專業化水平。

2.完善基建檔案管理制度，明確收集范圍和流程，實現檔案管理規范化和標準化

完善的檔案管理制度是開展全面依法治檔管檔的前提和基礎，也是開展檔案工作的具體依據。

一是制定基建檔案管理規章制度。依據《中華人民共和國檔案法》和最新發布的《建設項目檔案管理規范》以及其他相關法律法規，完善并優化本單位基建檔案管理制度，構建長效且符合實際情況的高校基建檔案管理體制機制。

二是明確檔案收集內容。為確保基建檔案收集的完整性，針對基建工程項目的特點，梳理基建檔案收集的內容和方式，明確移交的時間和程序，規范檔案移交與借閱程序，確保應交盡交、應收盡收，同時完善檔案管理臺賬，保證檔案工作的嚴肅性。

三是加強檔案鑒定審核。按照“分級負責、歸口管理”原則，明確權限和職責，強化檔案管理責任落實，從基建檔案的價值、保管期限和檔案真偽等方面，確保基建檔案資料在收集、整理、歸檔和利用等各階段都能夠做到有章可循、有人負責，提高基建檔案管理的規范化和標準化水平。

3.壓實各方主體責任，樹立全過程管理理念，注重采用合同手段把控歸檔材料質量

建立全周期的檔案管理體系就是對高校基建檔案全程跟蹤，建立事前告知、事中指導、事后監管以及責任追究的檔案管理工作體系。

一是做好項目檔案的前期管控。基建檔案資料收集必須與工程項目建設同步開展，及時收集項目前期立項審批、招投標和合同等文件，在入檔前對收集的文件系統分類、整理、裝訂和編制，確保檔案在分類、編號和裝訂等環節無差錯，以防相關重要資料的損毀或遺失，提前把控歸檔資料的質量。

二是落實各方責任。在基建項目啟動實施前，要明確工程項目各參與方的責任與義務，特別是規劃、設計、招投標、施工、監理、驗收、審計等各單位在資料收集、移交和保管中的責任分工，開工前對所有工程參與單位開展同步培訓工作，在過程中及時指導告知和監督，提升檔案管理質量。

三是加強合同管理。在簽訂合同時應設立專門條款，明確規定參建單位在項目檔案管理中的職責、歸檔范圍和質量要求、整理標準及違約責任，待項目檔案驗收合格并完成移交后才能辦理項目結算手續，對已完工但未全部移交檔案的項目，要督促施工單位盡快保質保量地移交相關檔案，確保各項基本建設檔案被妥善保存和有效利用。

4.轉變基建檔案管理理念，完善信息化基礎設施建設，加快推進基建檔案數字化

在信息化背景下，基建檔案電子化管理是大勢所趨，實現數字化管理是基建檔案發展的必由之路，有助于進一步提高管理工作效率和服務能力。

一是完善基礎設施，構建數字化管理系統。強化科技賦能，增強檔案人員的信息化素養，加大基建檔案信息化經費投入，提高軟硬件設備設施水平，通過配置高性能的計算機、打印機、掃描儀和存儲設備，滿足復雜工程圖紙檔案的信息化處理要求。引進或開發專業的基建管理軟件系統，實現數據采集、傳遞、加工、存儲、檢索、查閱和利用等基本功能。

二是梳理業務流程，促進檔案數據標準規范統一。制定基建檔案在收集、整理、存儲和利用等方面的數字化操作規范，明確工作流程和存儲格式等，按照一定的分類標準，編制系統檢索目錄，優化基建檔案管理方式，穩步有序地推進檔案數據整合，從工程設計、項目招標到竣工驗收等各個環節，做到全過程文件數字化。

三是實現檔案資料電子化存儲，做好數據庫建設。加快推進存量數字化和增量電子化，加強對各類存儲數據的整理與審核，確保形成的電子文件和紙質文件保持一致，嚴格把關各類數據資源質量，實現檔案資源互聯互通和數據共享，為高校建設提供數據支撐。

四是構建完善的信息安全系統，保障基建檔案數據安全。在建設工程各環節的檔案數據信息采集過程中，要增強信息網絡安全意識，做好檔案數據備份，利用信息安全防范控制技術加強網絡安全系統構建，包括防火墻、殺毒軟件和身份識別認證等技術應用，定期檢驗和查殺，確保數據安全、可靠和有效。

五、結語

綜上所述，隨著新時代高校教育事業的蓬勃發展，檔案工作在高校內部管理和辦學水平綜合評估中愈發顯得重要，而基建檔案管理作為一項基礎性和系統性的工作，是學校建設、發展和管理的歷史見證和重要憑證，對高校來說做好基建檔案管理意義重大。本文結合工作實踐，分析了基建檔案的特點和作用，闡釋了目前高校基建檔案管理過程中存在的共性問題，并提出相應的改進建議和措施，旨在不斷提高基建檔案管理的規范化、標準化和科學化水平，做到以高質量基建檔案管理助推高校教育事業高水平發展。

參考文獻：

[1]鄧 哲.多元管理模式下基建檔案管理工作創新[J].黑龍江檔案，2023（01）：71-73.

作者單位：安徽國際商務職業學院