信息化背景下文書檔案管理工作的創新策略

摘 要：隨著信息技術的飛速發展，文書檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰。文章深入探討了在信息化背景下文書檔案管理工作的創新路徑。通過分析傳統文書檔案管理的現狀及問題，闡述了信息技術對文書檔案管理的重要意義，并從管理理念、管理模式、技術應用及人才培養等方面提出了具體的創新策略，以期為提高文書檔案管理水平提供有益的參考。

關鍵詞：信息化；文書檔案管理；創新

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A

在信息化時代，信息技術被廣泛應用，深刻改變了人們的生活與工作方式。文書檔案作為關鍵的信息資源，其管理工作應緊跟時代步伐，充分借助信息技術，達成創新發展。處于信息化背景之中，文書檔案管理工作不僅需要提升管理的效率與質量，還必須滿足用戶日漸多樣化的需求，為社會經濟的發展給予有力的支撐。

一、傳統文書檔案管理的現狀及問題

1.管理方式落后

傳統文書檔案管理以人工方式分類、整理和歸檔，存在不少問題。人工分類易因個人理解差異產生偏差，整理時可能出現文件遺失或錯放，并且傳統紙質檔案管理模式難以快速檢索和共享信息，查找特定檔案時，需在大量文件中翻尋，耗費時間和精力。這種管理方式明顯落后，無法滿足現代社會對信息高效處理的要求。它不僅效率低下，還增加了檔案管理的難度和風險，不利于檔案的保存和利用。

2.存儲空間受限

傳統文書檔案以紙質形式存儲存在諸多弊端。首先，大量的紙質檔案需要龐大的物理空間來存放。隨著檔案數量的不斷增加，單位面臨著巨大的存儲空間壓力，不得不擴大檔案室面積或者額外租用倉庫，無疑增加了成本，同時也讓檔案管理變得更為復雜和不便；其次，紙質檔案對環境因素極為敏感。潮濕的空氣可能使檔案發霉，火災會瞬間將其化為灰燼，蟲害也會對檔案造成嚴重破壞。這些潛在的風險隨時可能導致檔案受損或丟失。最后，有限的存儲空間嚴重制約了檔案的長期保存和利用。難以滿足日益增長的檔案存儲需求，也不利于檔案的高效檢索和查閱。

3.查詢利用困難

查詢傳統文書檔案通常要通過手動翻閱目錄、查找文件柜等方法，這種方式既耗時又費力，準確性也不高。倘若檔案的分類和歸檔不規范，查詢起來就會更加困難。此外，傳統檔案管理難以實現遠程查詢和共享，在一定程度上限制了檔案的利用范圍。在現代社會，人們對信息的及時性和便捷性要求越來越高，傳統的查詢利用方式顯然已經無法滿足用戶的需求。

4.管理成本高昂

傳統文書檔案管理需要投入大量的人力、物力和財力。在人力方面，需要專業的檔案管理人員從事分類、整理、歸檔和查詢等工作，無疑增加了人工成本；在物力方面，需要購置大量的檔案盒、文件夾和紙張等辦公用品。同時，還要建設和維護檔案室的設備設施；在財力方面，租用存儲空間實行檔案保護和修復等都需要耗費大量的資金。并且，隨著檔案數量的增加，管理成本也會不斷攀升，這種高成本的管理方式給單位帶來了沉重的負擔。

二、信息化建設對文書檔案管理的重要意義

1.提高管理效率

在當今時代，信息化建設讓文書檔案管理徹底告別了傳統的手工操作模式，極大地提高了管理效率。其一，借助檔案管理軟件能夠達成檔案的迅速錄入、分類以及歸檔。工作人員不必再耗費精力進行繁雜的紙質文件整理工作，僅僅在系統里進行簡便的操作，就能夠完成檔案的存儲事宜。其二，信息化系統可以自動創建目錄和索引，便于管理人員快速找到所需檔案。其三，在檔案的借閱與歸還環節，信息化管理能夠實現線上審批與記錄，大幅縮減流程時間，提高工作效率。另外，針對檔案的更新與維護，信息化系統也能夠及時向管理人員發出提醒，以此確保檔案的準確性與完整性。

2.節省存儲空間

在時間的不斷流逝中，文書檔案的數量持續增長，傳統的紙質檔案存儲模式需要占據大量的空間。與之不同的是，信息化管理能夠極大地節約存儲空間。電子檔案以數字形態存儲于服務器或者云端，所占用的物理空間極為有限。并且，借助數字化技術，能夠對檔案進行壓縮存儲，從而進一步提升空間的利用率。除此之外，信息化管理還能夠避免由于紙質檔案出現損壞、丟失等情況而造成的空間浪費。在檔案存儲的安全性層面，信息化系統能夠通過備份以及加密等技術措施，保證檔案的安全可靠。

3.方便查詢利用

在傳統的檔案管理模式下，查詢檔案往往需要耗費大量的時間與精力，管理人員不得不從眾多的紙質檔案中逐一翻找。然而，信息化管理系統提供了強大的搜索功能，用戶僅需要輸入關鍵詞，系統就能夠迅速且準確地檢索出相關檔案。此外，信息化系統還能夠實現遠程查詢，用戶在有網絡的地方都可以訪問檔案管理系統，隨時隨地獲取自己所需的檔案，對于提高工作效率以及滿足用戶需求有著重大意義。同時，信息化管理還能夠對檔案進行多維度的分類和標注，便于用戶更加精準地找到所需檔案。

4.降低管理成本

一方面，減少了紙質檔案的使用，降低了紙張、墨盒等辦公用品的消耗。另一方面，信息化管理降低了人力成本。傳統的檔案管理需要大量的人力來整理、歸檔和查詢等工作，而信息化系統可以自動完成許多任務，減少了對人工的依賴。此外，信息化管理還能夠降低檔案存儲的成本。傳統的檔案存儲需要專門的檔案室和設備設施，而信息化存儲可以利用服務器或者云端，降低了硬件設備設施的投入。同時，信息化系統的維護成本相對較低，也為企業節省了開支。

三、信息化背景下文書檔案管理工作的創新策略

1.增強對文書檔案管理的認知，革新檔案管理理念

（1）提高對文書檔案管理工作重要性的認識

文書檔案是機關團體、企事業單位在行政管理與生產經營等活動中形成的具有保存價值的文件材料，真實記錄了單位的歷史，也是重要的信息資源。在當今信息化時代，文書檔案管理工作對單位的歷史傳承、文化建設起著關鍵作用，同時也關乎單位的決策支持、業務發展以及社會服務。因此，必須深刻認識到文書檔案管理工作的重大意義，將其列入單位的重要工作議程之中，加大領導力度和投入，為文書檔案管理工作提供堅實保障。

（2）樹立現代化的檔案管理理念

在信息化大背景下，文書檔案管理工作需確立現代化的管理理念，即從傳統紙質檔案管理向數字化、網絡化和智能化轉變。要樹立以用戶為中心的服務理念，依據用戶的需求與特點，提供個性化、專業化且高效的檔案服務；樹立檔案資源共享理念，打破檔案資源的封閉狀態，促使檔案資源實現互聯互通與共享利用；樹立檔案安全保密理念，強化檔案信息的安全管理與保密工作，確保檔案信息安全可靠。

（3）創新檔案管理工作方法

在信息化背景下，文書檔案管理工作需要創新工作方法，以提高管理效率和質量。采用信息化管理手段，借助計算機、網絡和數據庫等，實現文書檔案的數字化、網絡化和智能化管理。運用標準化的管理方法，按照國家和行業標準規范，對文書檔案進行分類、整理、編目、存儲和利用等管理工作。采用協同化管理模式，加強與其他部門的溝通協作，實現文書檔案的一體化管理。

2.構建完善的檔案信息化管理體系，確保檔案信息的完整性

（1）建立檔案信息資源庫

檔案信息資源庫不僅是檔案信息化管理體系的核心所在，還是實現檔案信息資源共享與利用的根基。應依據國家以及行業的標準規范，對單位的文書檔案予以數字化處理，構建檔案信息資源庫。該資源庫應涵蓋檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫和檔案多媒體數據庫等內容，囊括單位的全部文書檔案信息，并加強檔案信息資源庫的管理與維護工作，以確保檔案信息安全可靠、完整和準確。

（2）構建檔案信息網絡平臺

檔案信息網絡平臺在檔案信息化管理體系中占據重要地位，是實現檔案信息資源共享與利用的關鍵途徑。可以借助計算機網絡技術構建該平臺，包含內部局域網與外部互聯網兩部分。內部局域網用于單位內部檔案信息管理及共享，外部互聯網則負責單位與外部用戶的檔案信息服務和交流。同時，必須高度重視檔案信息網絡平臺的安全管理與保密工作，采取有效措施確保檔案信息安全、可靠，為檔案信息化建設提供堅實保障，充分發揮檔案信息網絡平臺的重要作用。

（3）完善檔案信息管理系統

檔案信息管理系統是檔案信息化管理體系的關鍵，是實現檔案信息資源管理和利用的重要工具。應根據單位的實際情況，選擇合適的檔案信息管理系統。檔案信息管理系統應包括檔案收集、整理、編目、存儲、利用、統計、鑒定和銷毀等功能模塊，能夠滿足單位的檔案信息管理需求。還要加強檔案信息管理系統的維護和升級，確保檔案信息管理系統的穩定運行和功能完善。

3.加強檔案管理人員培訓，組建一支高素質的檔案管理隊伍

（1）提升檔案管理人員的政治素質

檔案管理人員的政治素質可謂舉足輕重。應當借助教育培訓，促使他們深切領會檔案工作的重大意義與嚴肅性，增強其強烈的責任感與使命感，以極度負責的心態對待每一份檔案。讓他們清楚檔案不單是歷史的記載，還是國家與社會的珍貴財富。引領檔案管理人員樹立正確的價值觀，嚴格堅守職業道德底線，保證檔案的真實性、完整性和安全性。在工作中做到公正不阿、勤奮敬業，為檔案事業的發展奉獻自身的力量。

（2）提升檔案管理人員的業務素質

具備較高的業務素質是檔案管理人員的核心要求。應熟練掌握檔案管理的基本知識和技能，全面熟悉檔案管理的法律法規和標準規范，時刻關注檔案管理領域的新技術和新方法，為工作注入新活力。還應積極參加各種檔案業務培訓和學術交流活動，不斷更新知識結構，緊跟時代步伐。在實際工作中注重實踐鍛煉，積累豐富經驗，提高解決各種復雜問題的能力。

（3）培養檔案管理人員的創新素質

創新是檔案管理工作不斷發展的動力源泉。檔案管理人員要敢于突破傳統思維模式和工作方法，大膽探索檔案管理的新模式和新途徑。密切關注檔案管理的發展動態和前沿技術，勇于嘗試新的檔案管理理念和技術手段。加強團隊合作，與其他部門人員攜手共進，共同為檔案管理工作的創新發展貢獻力量。通過創新，為檔案管理工作帶來新的機遇，推動檔案事業邁向新的高度。

4.建立健全檔案管理制度，優化文書檔案管理

（1）建立健全檔案管理制度

制度是檔案管理工作的重要保障，是實現檔案管理規范化、標準化和科學化的重要依據。應根據國家和行業的標準規范，結合單位的實際情況，建立健全檔案管理制度，包括檔案收集、整理、編目、存儲、利用、統計、鑒定和銷毀等各環節的管理制度，涵蓋檔案管理的全過程。還要加強關于檔案管理制度的宣傳和培訓，確保檔案管理制度能夠認真貫徹執行。

（2）完善檔案管理工作流程

檔案管理工作流程是檔案管理工作的重要環節，是實現檔案管理高效化、優質化和便捷化的重要途徑。應根據檔案管理制度，完善檔案管理工作流程，包括檔案收集、整理、編目、存儲、利用、統計、鑒定和銷毀等各環節的工作流程，明確各環節的工作內容、工作標準、工作方法和工作要求。還要加強檔案管理工作流程的監督和檢查，確保檔案管理工作流程的規范執行。

（3）加強檔案管理工作考核

檔案管理工作考核是檔案管理工作的重要手段，是實現檔案管理目標化、責任化和績效化的重要措施。應根據檔案管理工作的目標和要求，建立健全檔案管理工作考核制度，包括考核指標、考核方法、考核程序及考核結果的運用等內容，明確考核的標準和要求。還要加強檔案管理工作考核的組織和實施，確保檔案管理工作考核客觀、公正。

5.加強信息化管理平臺建設，提高文書檔案管理能力

（1）加大信息化管理平臺建設資金投入

建設信息化管理平臺需要充足的資金支持。為此，應加大對該平臺建設的投入力度，以保障建設工作的順利開展。一方面，要積極向上級部門尋求支持與幫助，爭取更多的資金注入。另一方面，要合理規劃資金的使用，確保資金發揮最大效益。同時，還需加強對資金使用的監督與管理，保證資金安全。

（2）挑選適宜的信息化管理平臺

信息化管理平臺的選擇對檔案管理工作的效率和質量有著直接影響。應結合單位實際情況，精心挑選合適的信息化管理平臺，選擇功能完備、性能穩定以及安全可靠且操作簡便的平臺。同時，要確保所選平臺具有良好的售后服務和技術支持，并符合國家和行業標準規范。

（3）強化信息化管理平臺的維護與管理

在信息化建設的推進過程中，信息化管理平臺的維護與管理起著至關重要的作用。首先，建立完善的維護和管理制度是根本。清晰界定各部門及人員的具體職責和要求，保證每一個環節都落實到專人負責。其次，日常的維護和管理工作必不可少。應安排專業人員對平臺進行定期巡檢，以便及時察覺并解決潛在問題。當出現故障時，必須迅速做出響應，以最快的速度讓平臺恢復正常運行。

四、結束語

總之，在信息化背景下，文書檔案管理工作的創新至關重要。通過增強管理認知、構建信息化體系、加強人員培訓、制定管理制度以及強化平臺建設等策略，能夠有效提高文書檔案管理的水平，不僅有助于提高管理效率、節省存儲空間、方便查詢利用和降低管理成本，還能為單位的決策支持、業務發展和社會服務提供有力保障。在未來，應持續關注信息化發展動態，不斷探索創新，推動文書檔案管理工作邁向新的高度。

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作者單位：單縣人力資源和社會保障局