基層單位檔案管理數字化的優化策略

檔案資料數量的持續增長，為新時期的檔案管理工作帶來了嚴峻挑戰。傳統的檔案管理模式工作量大且效率低下，難以滿足當前的工作需求。因此，數字化時代，加速檔案管理的數字化轉型成為必然選擇。通過融合應用數字化技術手段，可以有效彌補傳統檔案管理方式的不足，最大化地發揮檔案資料的價值，推動基層單位檔案管理工作邁向更高水平。基于此，本文首先探討基層單位檔案管理數字化建設的意義，隨后分析當前基層單位在檔案管理數字化過程中所面臨的挑戰，最后提出一系列檔案管理數字化的優化策略，旨在為相關從業人員提供有價值的參考。

一、基層單位檔案管理數字化的意義

（一）便于檔案查詢利用

基層單位檔案管理數字化建設，得益于數字化技術的有力支撐，實現了檔案管理流程的優化，確保了檔案資料的精準分類、歸檔與安全保管。檔案管理人員在查詢檔案資料時，可以依托數字化技術實現線上即時查詢，打破了時間和空間的限制，高效、便捷地傳輸檔案信息，為單位各項工作的順利開展提供了堅實的信息保障。[1]在新時代，眾多基層單位積極引入數字化技術，建立先進的檔案管理系統，實現了檔案資料的動態更新與完善，這對檔案資源的高效開發與充分利用具有重要的意義。

（二）保障檔案資料安全

在基層單位，傳統紙質檔案資料在保管與利用過程中，常面臨著人為失誤、自然災害等多重威脅，這些因素都會對檔案資料的安全構成威脅。為了有效應對這些挑戰，加速檔案資料的數字化轉型顯得尤為重要。通過將大量檔案資料以數據形式細致分類并存儲在檔案數據庫或云端，在此基礎上定期進行數據備份，即使系統故障，也能迅速恢復數據，從而顯著降低紙質檔案因物理因素受損的風險，有力維護檔案資料的完整性。此外，通過建立先進的檔案管理系統，并實施精細化的權限管理機制，可以根據不同需求靈活分配訪問權限。用戶僅能依據其被授予的權限訪問特定的檔案資料，未經授權的人員則被嚴格禁止訪問超出其權限范圍的檔案資料。這一舉措極大地提升了檔案資料的安全性和保密級別，有效防止了信息泄露的風險。[2]

（三）提高檔案管理效率

推進基層單位檔案管理的數字化轉型，對顯著提升檔案管理的效率與質量具有至關重要的意義。借助數字化技術的強大支持，通過設計并實施自動化的工作流程，能夠大幅度減輕人工操作的負擔，有效避免人為因素帶來的干擾，從而在提升檔案管理效率的同時，也確保了檔案管理的高質量。傳統的檔案管理模式往往耗費大量的人力和時間。相比之下，數字化檔案管理模式的實施則展現出顯著優勢，依托系統內置的高級篩選功能和關鍵詞搜索等便捷工具，用戶可以迅速且精確地定位到所需的檔案資料。這不僅極大地提高了檔案資源的利用效率，而且更加貼合基層單位日常工作的實際需求，為單位的運營與管理提供了強有力的信息支撐。[3]

二、基層單位檔案管理數字化中的問題

（一）配套數字化設備不足

在數字化時代，推動基層單位檔案管理數字化轉型已成為不可逆轉的趨勢。然而，部分基層單位受限于所在地區的經濟發展水平，面臨財政經費緊張的問題，這直接影響了檔案管理的數字化進程。即便這些單位能夠采購數字化設備，但由于后續缺乏足夠的資金支持用于設備的更新與維護，導致長期使用陳舊設備來輔助檔案管理。這種做法不僅極大地降低了檔案管理的效率，還造成了資源的浪費，進而使整體的管理水平大打折扣。[4]此外，在檔案管理數字化建設的具體實施過程中，如果對檔案資料的數字化處理在數量上未能達到預期規模，或者在質量上未能滿足高標準要求，都將導致數字化建設的實際成效與預期目標產生偏差，從而無法充分發揮數字化管理帶來的優勢。

（二）檔案管理理念滯后

在基層單位的日常管理工作中，檔案管理往往未能得到充分重視，相較于其他管理工作，它常處于邊緣化的位置，未能充分展現其應有價值和積極作用。數字化時代，部分檔案管理人員的管理理念顯得滯后，對數字化檔案管理的認知存在偏差，導致檔案管理的效率受到了嚴重影響。若這種滯后的管理理念不能得到及時更新，不僅會阻礙實際工作的推進，還會對檔案管理數字化建設產生不利影響，進而影響基層單位各項工作的正常開展。[5]

（三）數據庫建設質量不高

檔案管理數字化建設不僅要求引入相應的軟硬件設施，還需整合檔案資源以構建完善的數據庫，從而為各項工作的開展提供堅實的資源支撐。檔案管理系統的高效運行，離不開數據庫平臺對數據資源存儲與調用的支持。數據庫的建設應當緊密圍繞實際需求，持續開發新的功能，以實現檔案信息的分類存儲與及時更新，為檔案資源的高效開發與合理利用奠定堅實的基礎。然而，當前基層單位面臨著檔案資料總量龐大且類型復雜的問題，這對數據庫的結構設計和功能設置提出了較高要求。部分基層單位在數據庫建設上出現了定位不明確、技術水平不高、標準不明確等問題，這些問題在不同程度上降低了數據庫建設的質效，阻礙了檔案管理數字化轉型的進程。[6]

（四）檔案管理人員專業素養不足

數字化時代基層單位檔案管理人員除了應具備專業能力以及責任意識、服務意識外，還要掌握數字化技術。檔案管理人員的能力在一定程度上影響到檔案管理的效率、質量，因此，推進檔案管理數字化轉型，需要同步建設一支高素質的人才隊伍。然而目前部分檔案管理人員專業能力不強、數字化素養不高，未能將新的管理理念、方法和技術手段引入實際工作，以致數字化改革進程緩慢，影響了基層單位檔案管理的數字化建設。[7]

三、基層單位檔案管理數字化的優化策略

（一）持續更新和完善數字化設施

檔案管理數字化轉型是一項系統工程，無法一蹴而就，因此需要制訂合理的對策來提升其數字化水平。為了加快這一轉型進程，基層單位應當增加資金投入，充分調研單位對數字化設備的需求，及時更新和完善這些設備，以輔助檔案管理工作高效進行，并進一步提高檔案資源的利用效率。具體來說，可以從以下幾點著手實施。

一是更新及維護數字化設備。基層單位應當指派專門人員負責數字化設備的定期檢查與優化工作，確保能夠及時發現并消除潛在的安全風險。[8]數字化設備的更新應依據基層單位的具體工作要求及資金狀況進行靈活調整，涵蓋采購、檢修、養護等各個環節，旨在提升設備運行穩定性的同時，延長其使用壽命。此外，單位還需不斷對數字化設備的功能進行維護與優化，以更好地適應檔案管理數字化升級的需求，進而提升檔案管理效率。

二是引進檔案管理數字化系統。基層單位應引進數字化檔案管理系統，該系統專注于檔案資料的收集、分類、歸檔、檢索及利用。根據具體工作需求，有針對性地開發管理系統，以提升檔案管理的效率。針對原有的紙質檔案資料，采用電子掃描技術將其內容錄入檔案庫，既保證了檔案資料的便捷利用，又減少了紙質檔案原件的損耗，實現紙質檔案與電子檔案的同步存儲與利用。同時，構建數字化檔案資料共享平臺，使管理人員能夠在平臺上進行檔案資料的傳輸、共享與利用；結合檔案管理工作的目標與要求，實施授權管理模式，確保依據權限合理取用檔案資料，從而為檔案管理工作的高質量開展提供有力支持。

（二）引入前沿檔案管理理念

在檔案管理工作實踐中，工作理念的先進性和合理性對實際工作的推進起著決定性作用。因此，更新檔案管理理念顯得尤為重要。首先，基層單位管理者應緊跟時代步伐，積極主動更新檔案管理理念，以此引領檔案管理人員形成規范的思維模式和行為習慣，為檔案管理的數字化轉型奠定堅實基礎。其次，基層單位需深化對檔案管理重要性的認識，加大對檔案管理的重視力度，為檔案管理人員提供更多專業學習和培訓的機會。在鞏固檔案管理基礎知識的同時，不斷提升其數字化管理意識，為檔案數字化建設提供堅實的人才保障。除了定期組織檔案管理培訓活動，基層單位還可以通過舉辦交流會、座談會等形式多樣的活動，廣泛傳播數字化檔案管理的先進理念。[9]通過這些措施，能夠有效增強檔案管理人員的檔案管理意識，推動檔案管理工作朝著更加科學、高效的方向發展。

（三）確保數據庫高質量建設

在數字化時代，為了提升檔案管理數字化水平并為其提供堅實的數據支持，基層單位應采取以下措施。首先，應明確檔案行業標準，制訂合理且統一的數據庫規范，確立元數據標準，以此指導檔案數據的收集、存儲和處理流程，減少數據冗余，確保數據信息的一致性。結合檔案的年代、類型、密級等因素，劃分不同的數據庫模塊，實現檔案資料的分類存儲與管理，便于數據的快速檢索、調用和處理，同時增強檔案數據庫的可擴展性，為后續功能擴充和升級奠定基礎。其次，在檔案管理數字化進程中，管理部門需制訂嚴格的質量控制標準。規范數據收集、掃描等環節，確保原始數據的準確性和全面性。實施雙錄入復核機制，為數據信息的精準錄入提供有力保障。定期對數據庫進行更新、維護和審核，及時發現并糾正數據偏差，提高數據庫的準確性。根據查詢需求設計數據庫索引，并定期反饋數據庫查詢性能，以加快信息響應速度。根據數據庫存儲信息的需求，定期升級服務器硬件，提升磁盤讀寫速度和內存容量，實現數據庫性能的優化。再次，鑒于基層單位存在大量保密等級較高的檔案信息，應做好檔案信息的加密保護工作。選擇先進的數據加密算法，對敏感和重要數據進行加密存儲，確保數據存儲和傳輸過程中的安全性。定期進行檔案信息的備份保管，根據需求實施全量或增量備份，并制訂應急處置方案，以便在數據損壞或丟失時能夠迅速恢復，減少重要資源的損失。開發標準化的數據接口（如API接口），實現單位內部各部門系統和平臺之間的數據傳輸與共享，實現數據信息的無縫集成和協同運作。最后，運用數據挖掘技術對海量檔案信息進行深度挖掘和分析，提煉出有價值的檔案信息，為部門管理和決策提供可靠依據，從而進一步提高檔案管理的效率和質量。[10]

（四）加強檔案管理專業人才隊伍建設

為了滿足基層單位檔案管理工作的要求，在引進先進技術手段的同時，必須加強檔案管理隊伍的專業化建設。首先，基層單位應構建專業的人才培養體系，定期組織檔案管理人員參與專業技能培訓活動，內容涵蓋檔案管理基礎知識、數據保護、信息安全以及數字化檔案管理軟件操作等，旨在提升其專業能力和技能水平，確保他們能夠更好地勝任檔案管理工作。同時，根據工作需要，定期舉辦演練活動，模擬檔案數字化處理流程，特別是針對數據丟失情況下的備份與恢復操作進行演練，以增強檔案管理人員的實踐技能和應對突發事件的能力。其次，基層單位應根據自身的人才需求，積極主動地與高等院校建立合作關系，引進那些既具備專業背景又擁有出色數字素養的復合型人才，從而為基層單位培養并輸送高素質的檔案管理人才。最后，在單位內部，可以設立晉升機制，并定期進行考核評估，根據考核結果合理配置人才，從而切實提升檔案管理隊伍的專業化水平。

四、結語

綜上所述，在基層單位檔案管理轉型升級的背景下，為了提升檔案管理的質效，應持續加大對檔案管理數字化軟硬件設施的投入力度，增強數字化管理意識，確保數據庫高質量建設，加強專業人才隊伍建設。通過實施一系列有效措施，提高檔案管理的效率，實現檔案資源的合理配置與高效利用，從而為基層單位的管理和決策提供有力支持。

（作者簡介：陳思路，女，本科，福建省南平市浦城縣南浦街道社區發展中心，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 葛星星）