A公司計劃運營流程調研與分析研究

摘 要：為了企業的可持續發展，管理人員需要對業務流程進行分析，梳理核心業務的管理流程，構建數字化、信息化系統，完善企業管理制度。本文以A公司的計劃運營流程為研究對象，通過對A公司的人員訪談和業務資料收集整理，對企業內部計劃運營流程進行梳理和分析，列出了現階段影響計劃運營流程的關鍵因素，提出改進流程的建議和解決方法，以期為企業的管理流程優化及管理能力提高提供參考。

關鍵詞：管理流程；業務流程；管理分析

一、A公司計劃運營管理概要說明

A公司計劃運營其核心業務涵蓋項目規劃、項目計劃、數據統計、項目造價、工程招標、合同管理等業務內容。本研究在計劃運營的流程調研期間首先收集整理了A公司內部的相關資料和數據，如管理制度、管理過程材料、管理成果等；并協助相關員工完成計劃投資管理臺賬、整理招標文件和統計結算資料；其次對公司內部的相關人員例如管理者、流程流轉者以及項目合作方施工單位的員工等進行訪談。

目前計劃經營報表文件種類多且數量大，導致從事信息處理相關工作人員的工作繁重，重復性的工作較多，在很大程度上依賴人工來逐一核對信息，這種工作方式不僅效率低下，而且很難保證數據統計的準確性。如何利用信息技術高效地對竣工結算報表進行維護與統計，則是一項可行的改革創新工作。通過這種方式既可以減少信息管理工作中大量煩瑣而重復的工作，提高工作效率，同時還可以縮短統計信息的周期，節約大量的人力物力。

二、研究方法

本次研究通過關鍵事件訪談法來進行。通過對A公司內部的相關工作人員例如各部門的管理者、中間流程流轉者以及與公司項目合作方施工單位的工作人員等進行訪談，針對他們各自的板塊進行針對性的了解，訪談之后對內容進行文字整理，提煉出訪談內容重點并展開分析。

本次問卷調查主要針對對象為計劃運營部全體員工，總計發放問卷100 份，回收91份，回收率為91%，有效份數為85份，有效率為85%。部分樣本反饋問題如下：

員工1提出日常工作流程中表格冗雜，且有的數據資料分散，口徑不一，導致重復性的工作較多，經常需要依賴人工逐一核對信息，這種工作方式不僅效率低下，而且很難保證數據統計的準確性。

員工2提出兩個問題：一是工作痕跡化較少，會發生責任不清、科室之間互相推諉的情況，不利于項目管理工作；二是工作量大，有時候會錯過工作時間節點，希望能有信息化的工具統計未完成的工作量和預警工作時間節點。

員工3反映了工作中結算、考核、決算的工作難點，發現目前這三項工作資料基本通過excel表格管理，其中決算報告書上的數據來源于結算匯總表中80多個費用匯總表，一方面工作過程花費時間和人力成本巨大，另一方面這部分數據資源信息化程度不足，不能充分發揮其價值。

員工4指出，其日常工作經常需要領導簽字審批，有時會因領導去前線出差而致使領導簽字審批環節不能及時完成，影響項目進度。

三、影響企業經營管理能力提升的因素

1.部分員工綜合素質不高

企業員工因教育背景不同，受教育程度不一樣，在工作中表現出來的綜合素質參差不齊，伴隨時代發展的腳步，部分員工的專業知識儲備和業務水平沒有及時更新，這就導致了在實際工作中遇到問題不能快速有效地解決，如果員工責任意識淡薄，讓錯誤的數據延誤到后面的工作步驟中，會導致企業遭受巨大的經濟損失，因此，企業員工的綜合素質是影響企業發展水平的一個重要因素。

2.企業工作人員管理方式不合理

企業內部使用了第三方的員工，在管理中存在漏洞，尤其是在員工工作交接與業務流程的處理上。項目的管理過程中需要嚴格規范流程和管理節點，在關鍵的節點上需要提交項目的重要信息，但是第三方人員的流動性較大，所以造成了很大影響。尤其是管理職責落實不到位，關鍵節點推動不及時，容易延誤項目的進度。因此，對第三方人員的管理要嚴格督導，及時反饋。

3.數據資料標準化不足

在數據資料統計管理方面存在數據資料分散、低信息化、效率低下、標準不一的問題，比如經評審后的設計圖紙、決算資料等，因為涉及多科室及部門，各個工作人員數據格式存在不一致、一手數據標準化、信息化不夠的問題，還要耗費專門人員花費大量時間整理數據。

4.企業管理水平數字化程度不高

數字化水平決定著企業內部管理工作的效率，在經濟形勢不太理想的情況下，企業需要積極地應對挑戰，做到降本增效，其本質就是大力提升工作效率和流程處理的進度。引入高質量、高可靠性的信息化管理系統有助于提升管理流程的信息化水平，能夠提高企業內部的管理效率。

5.工作痕跡化亟須提升

工作過程沒有痕跡化就會導致出現部門之間職責不清的情況。因此，部門工作應該進行痕跡化管理，其關鍵是通過記錄的內容讓每個工作的環節痕跡化，從而實現有跡可循。比如一般項目開展工作，流程需要幾個科室部門之間協調配合，有時資料文件變更之后沒有及時通知相關部門，后續工作沒有跟上，導致工作進度滯后，工作沒有痕跡化，責任無法落實。通過工作痕跡化，可以回顧管理流程中的每一個環節，發現存在的漏洞和缺陷，從而及時解決。

6.流程節點監控和預警存在優化空間

目前計劃運營部正在規范和不斷優化各個業務的流程，業務負責人正采用建立工作臺賬的方式對崗位員工進行流程工作進度監督和考核。按照一個業務一個臺賬，但這樣工作時間節點容易被忽略，外加有的業務工作數據量大，基礎表功能不完善，存在數據修改困難的問題。比如臺賬新增一條記錄，如果記錄字段太多，來回拖動表格錄入數據費時費力，也增加了錄入錯誤的可能性，一旦發生錯誤返工查找會很耗時間和精力，并且不能靈活整合數據，所以部門處理業務時亟須優化流程節點監控和預警。

7.成本管理細化程度有待提升

成本管理是企業管理中非常重要的環節，關系著企業管理的生命線，項目的投資預算、計劃進度安排、項目的執行能力都與成本管理有非常重要的關系。采用預決算制度和成本管理制度相結合，可以提高成本預算與投入的核算能力。為了保證成本管理的合理性和科學性，可以引入第三方會計公司與相關的數據分析團隊。

8.成本管理缺乏有效性

經營成果性指標在一定程度上能夠反映成本預算執行情況。但是這些結果性指標無法體現部門生產經營過程環節的具體業務指標的變化情況，無法在經營過程中實現對指標的控制與修正。

9.招標計劃的管理存在優化空間

一般來說，招標計劃由責任部門根據企業開發項目完善，招標計劃的管理有助于提升公司的招標管理能力和水平。在項目落實的過程中，需要嚴格執行招標計劃，加快項目落地的速度。招標計劃需要提交至項目管理系統中，要分解招標的流程節點和時間節點，對重要緊急的項目要盡快落實招標，全過程把控管理。

四、企業提升經營管理能力的對策及建議

1.提高企業員工的綜合素質

提高企業員工的綜合素質可以通過多種手段和方式實現，例如建立自我學習的氛圍，鼓勵企業員工自我激勵，快速成長，有效學習企業的制度和管理模式，提升自我的適應能力，在工作中體現個人的價值。企業也可以組織相關的培訓，可以是管理工作的，也可以是產品技術的。通過培訓可以有效解決員工的知識結構問題，在培訓中，使員工熟悉工作的方法以及企業的內部管理模式與產品的核心技術。員工的團隊合作能力是企業管理中不可缺少的積極因素，提升團隊合作能力對企業提升經營能力有重要作用。

2.完善和加強企業內部管理制度

在管理實踐過程中，完善和加強企業管理制度是企業管理團隊的重要職責。提高員工的執行力、通過各類手段提升員工對制度的認可度，同時加強員工執行力的培養是關鍵點。在企業的運營和發展過程中，強化監督機制能夠杜絕企業內部的貪腐現象，要在生產、人力、市場、營銷、財務等多個方面建立體系制度并堅決執行。

3.數據資料標準化

數據資料標準化是將企業內部的管理數據、文檔、資料進行歸類統計和分析，并且形成一定的體系和標準，員工在實施業務的過程中能夠把握關鍵點，并且按照規范和標準去執行，將數據信息有效地上報到管理系統中，形成文檔資料。標準化的企業資料有利于員工的培養和企業內部的管理。

4.工作痕跡化、細致化

可以將業務流程信息化，在具體業務信息化平臺上完成工作，操作人和操作時間都會被平臺自動儲存，可以統計每日需要完成的量。另外，還可以配置時間預警功能，在到達工作時間節點前發短信提醒崗位人員。

5.成本管理系統化和精細化

建立成本管理的智能信息化平臺，該平臺是基于各個項目成本日報管理及物資日報管理的基礎上，涉及工程項目、規劃計劃、財務管理、物資管理、關聯交易、結算、決算的成本管理智能信息系統。除此之外，該系統還增添遠程賬務處理功能、成本實時監控功能、成本預警功能、成本自動分析功能以及與成本相關的有關信息的查詢功能。將各功能形成一個整體，集中于信息管理系統，對成本信息管理系統集中處理，以實現信息管理的自動化，減少人工勞動，從而有效地提高成本管理水平。運用一定的成本管理方式，選擇相應的信息平臺，運用新的成本管理思路，使得對成本的控制在時間和空間兩個方面都能進行有效地擴展。成本管理系統化有助于解決事前、事中的成本信息很難實現動態跟蹤、執行層等基層在成本信息收集上存在缺失、難以獲得深入的成本信息和成本信息無法滿足本部門需要等各方面的問題，從而實現信息系統在成本的整個運行過程中進行適時信息收集、加工分析和反饋，以更好地為成本管理決策服務，達到技術、信息和管理的集成。

6.完善招標活動管理制度

通過對招標活動的分析可知，整個活動的實施關鍵就在于相關流程的管控，對于參與招標活動、流程的各個部門的工作時限要做出明確要求，并制定懲處措施細則，根據各個職能部門的分工和流程銜接點，結合過往項目實施的實際情況，按照不同類型的開發項目以及不同的業務流程，通過時間節點的要求更高效地提升招投標活動的執行效率，增強整體項目建設開發的能力。

7.招標信息電子化

以往采購招標過程中涉及的招標文件、工程量清單、招標控制價、圖紙等資料均主要由業務人員通過紙質文件方式進行編制，僅在過程中使用部分電子軟件和工具。這樣的人工編制方式，大大地影響了招標效率和質量，更直接影響項目投資開發成本和后期收益狀況。此外，招標屬于一個買賣雙方的交易問題，這其中就需要一個交易系統（市場或平臺）來促成和完成交易。其中涉及數據交換、誠信廉潔、效率質量等問題，只有采用電子化系統，促成雙方交易方式標準化，才能消除交易的風險隱患。在當今互聯網不斷成熟、新型信息技術不斷涌現的時代，引入高新電子化信息技術優化企業采購招標工作是一個重要的突破。

五、流程分析管理工具的設計思路

企業內部推進流程化管理制度對企業管理能力的提升有非常重要的作用，流程節點的信息管理與跟蹤，是企業流程管理的重點，其借助流程管理的信息化系統在時間節點和事務節點上提升處理的效率。企業項目的進度管理、預決算管理、文檔資料管理、風險管理都建立在可視化的流程系統上，能夠有效監督相關工作的進展情況，是提高項目管理與運營能力的最佳實踐方式。流程分析管理工具是企業內部必須擁有的管理輔助手段。

計劃經營輔助工具針對工作量最大的竣工結算報表數據進行管理，用戶通過新增竣工決算，可以清晰明了地展示決算信息。同時，工具還為用戶提供了竣工決算信息人工添加、刪除及報表動態生成的功能，工具設計的具體目標包括以下幾個方面。

首先，對新增竣工決算及相應項目的編號進行導入，可以在界面上對解析的竣工決算信息進行展示，并提供導入報表的下載功能。提供竣工決算的名稱修改功能，用戶修改成功后，點擊竣工決算下載按鈕能夠得到項目號的決算統計報表。提供竣工決算記錄的新增、編輯及刪除功能，在用戶對竣工決算記錄進行修改后，能夠將原有報表記錄數據更改為修改后的數據供用戶下載。

其次，項目成本分析工具開發旨在將竣工決算費用匯總表及決算費用明細進行統一的管理，對查詢與統計等信息進行收集、整理和存儲，最大程度上保證數據的安全性和準確性。工具設計考慮周全，能夠有效地管理竣工決算數據報表，能以較高程度地實現竣工報表管理的信息化，達到方便相關人員匯總統計的要求。精心設計整個工具，增強工具安全穩定性，同時采用樹狀菜單和橫向條狀菜單相結合的全新設計界面，結構更清晰，使用更方便。

最后，流程節點監督和預警工具旨在關注業務流程中的關鍵時間節點，將合同臺賬、決算臺賬、考核臺賬和招標臺賬信息化，可以實現對合同、決算、考核和招標業務工作的督促，提高工作效率，而且會自動檢索在時間節點前一天還未完成的工作并發送提醒短信給相關負責人，節省了人工檢索的實踐并能夠催促工作進度（見表1）。

六、結語

A公司的計劃經營流程建設必須和項目實施的具體需求緊密相連，考慮到各個管理部門和不同管理層級的需求不同，結合工程項目管理要求，通過信息化手段將項目的數據信息存儲在數據庫中，實現數字化。通過數字化建設成果對項目施工需要的數據信息進行綜合檢索，快速把握并確定項目施工的具體進展，為及時調整項目的實施計劃提供了重要依據。通過數字化、信息化的手段來完成工程項目數據匯總，為管理人員綜合評價工程項目的整體情況提供了充分的數據基礎，為做出準確經營的決策奠定了良好的基礎。通過對A公司計劃運營流程的調研與分析，實施管理制度化、設置制度流程化、加強流程信息化，管理工作逐步實現從“人員控制”到“機器控制”的轉變，確保了內部控制要求、規章制度要求的“不可或缺、不可逾越、不可替代”，實現了管理工作效率和管控效能的雙重提升。實踐表明，流程管理在企業管理中處于核心樞紐地位，把握了流程管理就是把握了企業管理能力提升的有效方法。流程管理可以檢驗制度體系的完備性，促進制度的落地與執行，是促進業務信息化的必要過程，依托完善、完備的流程管理體系，能夠實現現代企業管理的科學化、標準化、信息化。

參考文獻：

[1]何濤.景地源房地產公司工程項目管理流程優化研究[D].湘潭：湘潭大學，2021.

[2]解濟軍.油田企業管理制度化、制度流程化、流程信息化的探索與實踐[J].當代石油石化，2016（3）：40-43.

作者簡介：康佩（1986— ），女，湖北仙桃人，研究方向：企業組織與人力資源管理。