加強醫院檔案管理，促進醫院持續發展

摘 要：醫院檔案是醫院管理和發展的重要組成部分，記錄了患者的診療信息、醫療設備設施的使用情況、財務記錄以及人事檔案等各個方面的信息。有效的檔案管理可以幫助醫院提高運營效率、優化資源配置，并給醫療服務的質量和安全提供有力支持。因此，加強醫院檔案管理成為醫院可持續發展的重要課題。本研究目的是為醫院管理層和相關從業人員提供有關加強檔案管理的理論指導和實踐經驗，幫助他們更好地理解檔案管理的重要性，提高檔案管理水平，進一步促進醫院的持續發展。通過優化檔案管理、提高醫院管理的效能，推動醫院向著高效、安全以及可持續發展的目標邁進。

關鍵詞：加強；醫院；檔案管理；持續發展

在信息技術高度發展的時代，醫院檔案管理面臨著更加復雜和多樣化的挑戰。隨著患者數量的不斷增長，醫院檔案的數量和種類也呈現出爆炸式增長的趨勢。同時，檔案中包含的敏感信息也引起關注，保護患者隱私和防止個人信息被泄露成為醫院檔案管理的重要要求。此外，由于檔案管理涉及多個部門的合作，缺乏完善的管理機制和流程也給檔案管理帶來了一定的困難。因此，本論文旨在探討如何加強醫院檔案管理，促進醫院的持續發展。通過研究檔案管理在促進醫院持續發展中的重要作用，分析醫院開展檔案管理工作應具備的各種特性，并創新醫院檔案管理的路徑。本文將重點從建立完善的檔案管理機制、加強檔案保密管理、實現醫院檔案管理的現代化等方面展開研究。

一、加強醫院檔案管理在促進醫院持續發展中的重要作用

1.提高醫院管理水平

檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分，對于提高醫院管理水平具有至關重要的作用。通過對檔案實施管理，醫院可以規范各項業務流程，確保各項工作的有序開展，從而提高工作效率和質量。檔案管理還可以為醫院各項決策提供重要的數據支持。通過定期整理和分析檔案數據，醫院可以更全面地了解患者的診療情況、藥品使用情況以及醫療器械使用情況等信息，為制定更科學、合理的診療方案和醫療政策提供依據，不僅有助于提高醫療服務水平，還能夠更好地滿足患者的需求。通過檔案記錄，醫院可以了解各科室的醫療資源使用情況，進而根據實際情況實行資源的合理調配。同時，檔案管理還能夠為醫院的物資管理提供重要支持，確保物資的及時補充和有效利用，避免浪費現象的發生。檔案管理涉及醫院日常工作的方方面面，加強檔案管理有助于規范醫院內部管理流程，提高各部門之間的協作效率，從而提高醫院整體的管理水平。

2.促進科研教學

醫院檔案中蘊藏著豐富的資源，其中大量的科研教學資料是一座巨大的信息寶庫，等待發掘和利用。這些資料包括但不限于病歷檔案、診療記錄、醫學研究報告、教學病例、學術論文以及器械使用記錄等。它們不僅是醫學研究的重要素材，還是教學的重要參考。加強檔案管理可以為科研人員提供翔實的數據支持。病歷檔案、診療記錄等資料詳細記錄了患者的病情、治療過程和治療效果，是醫學研究的重要數據來源。通過對這些資料的分析和挖掘，科研人員可以從中發現新的研究方向、尋找疾病的發病規律以及探究治療的有效方法，不僅可以推動醫學科學的進步，還有助于提升醫療服務質量。檔案管理還可以為教學人員提供豐富的教學素材。教學病例、學術論文以及器械使用記錄等資料可以為教學提供真實詳細與生動的案例，幫助教師更好地理解疾病、指導學生。同時，這些資料還可以作為教學參考資料，為教師提供新的教學思路和方法，不僅可以提高教學質量，還有助于培養更多的醫學人才。醫院應該利用充分發掘和利用檔案資源，推動醫院的科研教學水平不斷提高。

二、醫院檔案管理應具備的各種特性

1.系統性

在實施管理工作的時候保證良好的系統性，可以為實踐工作的開展奠定良好的基礎。因此，醫院內部檔案管理部門必須重視檔案的分類存放工作，能夠保證在調閱檔案時能夠在最短的時間內查找到所需資料。目前，對于檔案實行分類與管理，全面顯示出現代化與系統化的特點，如有效利用先進的科學技術完成檔案信息管理工作，能夠提高醫院檔案管理工作總體水平與效率。

2.完整性

要想從根本上保證檔案管理工作成效，最主要的是要保證檔案信息的完整性。一切檔案都不是憑空產生，其出現不可避免地涉及各種問題。因此，檔案管理人員在落實工作時，應遵循事件的起因、過程及結果等實行歸納與整理，為檔案信息提供全面性與完整性的保證。另外，為了能夠方便醫院工作人員調閱檔案，應確保檔案資料的完整性。

3.敏感性

醫院檔案管理人員不僅要很好地整理與保管檔案，在醫院組織開展各種實踐活動時還必須積極收集各種信息。檔案管理人員必須充分把握每項工作的進程，做好檔案資料的管理，并把在活動過程中形成的資料統一收集起來，要想高效地開展檔案管理工作，就要求檔案管理人員必須具有良好的資料敏感度，確保收集的信息資料全面、準確，并能夠根據經驗準確判斷信息是否有價值。

4.真實性

醫院檔案管理部門要對其保管的各項資料展開評判，能夠判斷出各項資料是否準確、完整和真實，以便于合理地應用檔案信息。由于有的醫院發展歷史非常悠久，在歷史發展過程中留下的檔案信息會存在一些錯誤。針對以上情況，檔案管理人員必須嚴格檢查檔案內容，認真按照規范要求執行重復核對工作，并歸納檔案涉及的有效資料，為檔案室儲存資料的準確性與實用性提供保證。

三、醫院檔案管理的創新路徑

1.高度重視檔案管理工作

醫院檔案是醫院日常運營和發展的重要記錄和憑證，涵蓋了患者的診療信息、醫療設備設施的使用情況、財務記錄以及人事檔案等多個方面。這些檔案不僅反映了醫院的管理水平，還是醫院開展醫療服務的基礎。因此，醫院必須高度重視檔案管理工作，確保檔案的完整性和安全性，防止檔案信息被泄露和濫用。醫院管理人員和其他基層人員應積極學習《中華人民共和國檔案法》，使醫院的工作人員牢記檔案管理工作的重要性。尤其是醫院的領導者，因為領導的大力支持和高度重視是落實和有效開展檔案管理工作的基礎。所以要把醫院檔案管理工作當作日常管理工作的重要任務，充分融合檔案管理工作和醫院的發展，促進醫院檔案水平的提高以及醫院的發展。醫院其他部門人員也應該充分認識到檔案管理工作的重要性，在日常工作中密切配合檔案管理人員，有效掃除檔案管理工作中的障礙。

2.建立完善的檔案管理機制

醫院要通過建立完善的檔案管理機制，確保對各種醫療檔案的有效管理和規范。具體來說，醫院應該明確檔案管理的責任和流程，以便在檔案管理過程中實現有章可循、有據可依的管理模式。在管理過程中要明確規定檔案收集的范圍和標準，確保重要的醫療檔案被完整地收集和歸檔，包括患者的病歷、診斷報告、手術記錄、影像資料以及化驗結果等。此外，醫院還需要確保檔案收集的及時性，以便能夠及時了解患者的病情和治療過程。在收集到完整的檔案信息后，還需要對檔案實行分類、編號和歸檔。使用適當的檔案管理軟件或系統，以便能夠高效地開展檔案整理和歸檔工作。醫院需要制定清晰的歸檔標準，以確保檔案的準確性和完整性。此外，還應選擇合適的保存環境，確保檔案的安全和完整性。檔案儲存環境需要考慮到溫度、濕度、防塵、防潮、防火以及防盜等方面。同時，醫院需要定期對檔案開展備份和復制，以防止檔案丟失或損壞。

3.實現醫院檔案管理的現代化

在電子檔案逐漸普及和應用的今天，醫院的檔案管理工作也應該通過投入相關的設備設施和技術應用建立和實現醫院檔案管理的現代化。使用現代化的檔案管理軟件或系統可以大幅提高檔案管理的效率和質量。這些軟件或系統通常具有強大的數據處理和分析能力，能夠快速、準確地完成檔案的收集、整理、保存和利用等工作。同時，這些軟件或系統還具有易用性和可擴展性，可以根據醫院的需求來定制和升級。將傳統的紙質檔案轉化為數字化檔案，可以大幅提高檔案的利用效率和管理水平。數字化檔案可以通過掃描、拍照、錄入等方式實行轉化，存儲在電子檔案庫，不僅可以方便檢索和查閱檔案，還可以實現遠程共享和傳輸，提高檔案的利用范圍和效率。在檔案管理中引入人工智能技術，可以對數字化檔案實行智能化的管理和分析，為醫院提供更加智能化的決策支持。例如，可以利用人工智能技術對檔案數據展開挖掘和分析，發現醫療規律和趨勢，為醫院的管理和決策提供數據支持。實現醫院檔案管理的現代化需要從軟件、硬件以及數據等方面全面規劃，并結合醫院的需求實行定制和升級。只有這樣，才能為醫院提供更加高效、安全以及智能化的檔案管理服務。

4.加強醫院檔案的保密管理

醫院檔案中包含大量的患者信息和敏感數據，如病歷、診斷結果和治療方案等。

首先，為了確保檔案信息不被未經授權的人員訪問和使用，醫院應制定明確的檔案利用流程和權限規定。通過設置訪問權限，根據員工的角色和需要，設定不同級別的訪問權限，確保只有經過授權的人員才能查閱和處理檔案信息。同時，建立嚴格的審批流程，確保所有訪問和使用檔案的行為都經過授權和記錄。

其次，醫院需要采用加密措施保護檔案數據的安全。通過使用先進的加密技術，對檔案數據實行加密處理，確保即使數據被非法獲取也無法解讀內容。加密措施應涵蓋檔案數據的存儲、傳輸和處理環節，全面保障數據的安全性。此外，醫院還需要加強檔案的紙質和電子檔案安全措施。對于物理檔案，醫院應設立安全的檔案庫房，安裝監控設備、門禁系統等，防止未經授權的人員進入。對于數字化檔案，醫院應設置權限控制、訪問日志等措施，確保檔案的安全性和完整性。

最后，醫院應建立完善的網絡安全管理制度，保障檔案管理系統的安全穩定運行。通過定期對系統實施安全檢查和漏洞掃描，加強網絡隔離和訪問控制，對員工開展網絡安全培訓等措施，提高系統的抗攻擊能力和員工的網絡安全意識。通過以上措施，醫院可以有效保護檔案信息，防止敏感信息被泄露和濫用。

5.提升檔案管理工作人員的專業素質

檔案管理工作人員的專業素質不僅與醫院檔案管理工作的效率和質量掛鉤，還能促進醫院整體服務質量的提升，更好地服務于患者和社會。

首先，醫院檔案管理工作人員應當具備的專業素質包括對醫院檔案內容的深入理解，如病歷、科研、教學以及行政管理等檔案的分類、整理和歸檔流程。要求工作人員具有醫學知識背景或至少對醫學有一定的了解，以確保檔案的準確性和醫學信息的有效性。同時，還應對于檔案的保密性、安全性有充分的認識，嚴格遵守檔案管理的相關規定，維護患者隱私和醫院利益。

其次，隨著信息技術的飛速發展，醫院檔案管理工作人員還需要掌握現代信息技術，包括電子檔案管理系統、大數據分析等工具的應用，不僅能夠提高檔案檢索和利用的效率，還能夠通過數據分析為醫院管理決策提供支持。因此，定期接受信息技術培訓，不斷提高自身的信息化管理能力，對于檔案管理工作人員來說至關重要。

最后，熟知相關法律法規也是醫院檔案管理人員不可或缺的專業素質之一。工作人員應熟悉《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規，了解醫療檔案的合法性、真實性和有效性，能夠在實際工作中依法行事，確保檔案管理的合規性。此外，對于醫療事故的處理、醫療糾紛的預防等方面的知識也應有所掌握。在提升醫院檔案管理人員專業素質的途徑上，醫院可以組織定期培訓和學術交流活動，鼓勵工作人員參加國家或地方檔案管理部門舉辦的培訓班以及專業學會的研討會。同時，還應建立激勵機制，鼓勵工作人員通過在職學習取得相關學位或專業技術職稱，從而提高整體隊伍的專業水平。

四、結論

要想實現醫院檔案管理的科學性和規范性，就必須積極革新才能適應新時期的要求，促進檔案事業的發展。加大檔案管理的力度，可以提高醫院整體的管理水平，為醫院的良好發展奠定堅實基礎，適應現代化醫院的發展趨勢，對現代醫學的發展和進步極為有利，從而實現醫院的可持續發展。

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作者單位：鄄城縣中醫醫院

作者簡介：吳艷麗（1975—），女，漢族，山東鄄城人，本科，副研究館員，研究方向：醫院檔案管理。