基于管理實踐的建設項目檔案完整性探析

摘要：建設項目檔案是項目建設全過程和建設成果的真實記錄，是項目建設的重要組成部分。維護建設項目檔案的完整性是檔案管理工作的基本要求，對于項目后續管理、支撐企業決策、維護企業權益等具有重要作用。論文在探討建設項目檔案完整性意義的基礎上，根據管理實踐提出了對標對表法、文件關聯法、相互對照法、合同對應法、臺賬追蹤法等審核完整性的實操方法，并進一步總結出提升完整性的措施，以期為建設項目檔案管理提供借鑒。

關鍵詞：建設項目檔案 完整性 審核方法

隨著城鎮化建設的不斷推進，建設項目檔案數量不斷增加，這對建設項目檔案的規范化管理提出了更高的要求。完整性作為建設項目檔案規范化管理重要指標，要求將項目建設中形成的有保存價值的各種形式和載體的項目文件收集齊全、完整。

一、維護建設項目檔案完整性的重要意義

完整的建設項目檔案全面記錄了項目建設情況，對保障項目質量、支撐企業決策、維護企業權益等具有重要意義。

（一）完整的建設項目檔案是項目質量的重要保障

完整的建設項目檔案記錄了項目從立項、設計、施工到竣工驗收的每一個環節，是項目全過程的真實寫照，是項目維修、改擴建的有力依據。項目建設完成后，僅能呈現出表面部分，覆蓋部分的情況需要從檔案中查詢。項目在后續使用過程中，可能會出現老化、損壞等問題，或者根據需求變化需要改建或擴建。完整的建設項目檔案可以使相關人員清楚地了解項目的結構、材料、施工工藝等信息，從而制定科學合理的維修或改擴建方案，為項目維修、改擴建提供保障。

（二）完整的建設項目檔案是企業決策的重要參考

完整的建設項目檔案記錄著項目的各種信息，包括工程規模、成本預算、技術參數等。在謀劃新項目或改進現有項目時，這些信息能為企業決策提供準確依據，使決策更加科學。建設項目檔案記錄了以往項目中遇到的問題和解決方案，如安全事故、質量問題的處理等。在籌劃新的建設項目時，企業可據此提前識別潛在風險，制定應對策略，保障項目順利推進。此外，建設項目檔案記錄了項目管理經驗和知識，決策團隊站在更高的起點上，可以做出更優決策。

（三）完整的建設項目檔案是維護企業權益的重要依據

完整的建設項目檔案包含項目從立項到驗收各環節的審核審批文件，可以證明項目的合法合規性。在合同履行上，建設項目檔案中的合同及履約文件是具有法律約束力的書面證據。當出現糾紛時，企業可以憑借這些文件來維護自身的合法權益。在質量追溯上，建設項目檔案中的質量驗收文件、施工記錄等是法律上確定質量責任的重要依據。一旦項目在投入使用后出現質量問題，企業可以根據這些文件明確質量問題產生的原因及責任主體。在產權認定上，建設項目檔案中的規劃許可、土地使用證明、竣工驗收備案等文件是確定產權歸屬的關鍵依據，可在資產處置中保障企業合法權益。

二、建設項目檔案完整性的審核方法

維護建設項目檔案完整性的重要意義決定了必須對建設項目檔案進行完整性審核。完整性審核是確保歸檔材料全面反映項目建設情況的關鍵環節。本文基于管理實踐總結出以下審核方法。

（一）對標對表法

對標法是通過對照建設項目相關標準規范和單位檔案管理制度，審核建設項目檔案完整性的方法。關于建設項目檔案管理的通用標準有《建設項目檔案管理規范》《建設工程文件歸檔規范》，以及專業類項目檔案工作標準規范，如水利部發布的《水利工程建設項目文件收集與歸檔規范》、交通運輸部發布的《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》等。各單位要根據國家各級相關部門的法律法規、標準規范，結合本單位實際情況，制定本單位的檔案管理制度。

對表法是通過對照檔案交底表格審核檔案完整性的方法。為提高建設項目檔案的完整性，項目開工前建設單位組織開展檔案工作交底，形成交底表格。該表格由各參建單位責任人簽字確認。交底內容包括歸檔范圍、歸檔時間、責任分工、質量要求、整理要求等。交底表格亦是各參建單位檔案工作責任清單。項目竣工后，檔案部門依據此表格核對歸檔資料的完整性、質量情況、整理的規范性等，并將其作為對各參建單位檔案工作評價的依據。

（二）文件關聯法

文件關聯法是指通過文件之間的關聯關系審核檔案完整性的方法。建設項目各個環節形成的文件有其內在關聯關系。這些關聯關系可分為前置條件、相鄰事項、引用事項等關聯關系。前置條件關聯關系是指某項目文件的形成是以另一項目文件的形成為前提。如招投標、競爭性談判、詢價等采購文件是合同形成的前置條件，可關聯檢查采購文件與合同這兩類文件的歸檔情況。

相鄰事項關聯關系是指某項目文件與其他項目文件屬于邏輯上的相鄰關系。這里主要指分部工程質量驗收記錄、分項工程質量驗收記錄和檢驗批工程質量驗收記錄之間的關系。檢驗批工程是工程驗收的最小單位，是分項工程、分部工程質量驗收的基礎。一般建設單位可將檢驗批工程質量驗收記錄匯總后形成分項工程質量驗收記錄，將分項工程質量驗收記錄匯總后形成分部工程質量驗收記錄。歸檔審核時，建設單位可以對照檢查三者之間的關聯關系，借此規避歸檔不完整情況。

引用事項關聯關系是指某項目文件中引用了其他項目文件，可根據此文件關聯檢查引用文件的歸檔情況。例如，在施工單位竣工報告中，引用了分部與分項工程驗收情況、施工技術資料情況、見證檢測情況等，可根據此報告關聯檢查相關文件歸檔情況。

（三）相互對照法

相互對照法可分為項目對照法和單項工程對照法。項目對照法是指將兩個或多個同類型項目的歸檔文件進行對照的方法。建設項目分為多種類型，如建筑工程、橋梁工程、市政道路工程、公路工程、地下管線工程等。同類型的項目形成的檔案會有相通之處，比如同樣是市政道路工程，形成的檔案類別大致相同。此時，可以對照不同項目文件歸檔清單尋找差別，如項目A歸檔了某些文件，項目B沒有，則需查找原因，確認是因為建設內容有所差別所致，還是存在歸檔不完整的情況。

單項工程對照法是指將兩個或多個單項工程歸檔文件進行對照的方法。建設項目規模較大的，一般分為多個單項工程。如某居民區建設項目包含十棟樓，每棟樓是一個單項工程；一條市政道路分成不同的標段建設，每個標段是一個單項工程。一般情況下，同一建設項目中同類型的單項工程形成的項目檔案資料相似。此時，可將不同單項工程的歸檔文件相互對照，找出差別后判斷是否存在歸檔不完整的情況。

（四）合同對應法

合同對應法是指通過合同與其他建設項目文件的對應關系審核檔案完整性的方法。建設項目文件的形成，除了部分申報和審批文件外，大多與合同有關。建設單位通過采購行為確定各參建單位，并與之簽訂合同，包括咨詢、勘察、設計、施工、監理、檢測與測繪等合同。合同簽訂前進行合同立項審批，形成立項審批文件；立項后通過招標或者其他采購方式進行發包，形成招投標等采購文件。

合同簽訂后，由工程管理相關部門進行合同履約管理，形成相應的履約文件。前期咨詢合同履約形成項目建議書、可行性研究報告、環境評估報告、社會穩定風險評估等文件，勘察合同履約形成勘察報告等勘察文件，設計合同履約形成方案設計、初步設計、施工圖設計、設計變更等設計文件，施工合同履約形成施工文件、竣工圖等，監理合同履約形成監理文件，檢測與測繪等委托合同形成檢測報告、測繪報告等文件。合同管理的全過程就是建設項目管理的過程，并形成了大部分項目文件，因此通過合同可以對應檢查項目文件的形成和歸檔情況。

（五）臺賬追蹤法

臺賬追蹤法是指通過各類臺賬追蹤項目文件歸檔情況的方法，也是從源頭上審核項目文件歸檔完整性的方法。在項目文件形成和流轉過程中，形成各類臺賬，包括收發文臺賬、招標管理臺賬、合同管理臺賬、圖紙（含設計變更）收發臺賬、進度款支付臺賬等。無論這些臺賬是在辦公系統中形成的，還是由紙質登記形成的，都有跡可循。

根據收發文臺賬，可追蹤建設單位與各主管單位、參建單位往來文件歸檔情況；根據招標管理臺賬，可追蹤招投標文件歸檔情況；根據合同管理臺賬，可追蹤采購文件、合同文件、履約文件歸檔情況；根據圖紙收發臺賬，可追蹤設計圖紙、設計變更歸檔及版本情況；根據進度款支付臺賬，可了解項目建設進度，進而追蹤項目文件是否按進度形成及進行預歸檔。

三、提升建設項目檔案完整性的措施

維護建設項目檔案的完整性，才能使其更好地發揮作用。然而在實際工作中，出于各種原因，建設項目檔案的完整性常常面臨挑戰，需采取有效措施加以改善。

（一）建立建設項目檔案管理網絡

建議建立以建設單位檔案管理機構為核心，建設單位工程管理相關部門與勘察單位、設計單位、施工單位、監理單位等參建單位項目負責人、技術人員、檔案員組成的檔案管理網絡，明確各方職責。建設單位分管領導是項目檔案管理的總負責人和協調人；檔案管理機構應做好建設項目檔案的制度建設、培訓指導、審查接收及全過程管控；建設單位工程管理相關部門、各參建單位應將檔案管理納入建設管理，做好建設項目文件的收集審查和歸檔工作。

項目開工前，通過檔案交底，應明確建設項目檔案管理網絡各成員單位的職責，形成項目歸檔范圍和責任清單。項目建設過程中，各成員單位形成信息共享和聯動監督檢查機制，共享項目進度信息和項目文件預歸檔情況，定期聯合檢查各參建單位項目文件形成和管理情況。項目竣工驗收時，需要將檔案驗收納入驗收內容，形成聯合驗收機制，并將驗收結果作為支付參建單位尾款和考核各成員單位的依據。

（二）提升檔案意識和管理能力

檔案管理工作從來都不是檔案機構一個部門的事情，建設項目檔案形成于各部門、各參建單位項目管理活動中，只有這些單位的人員具備一定的檔案意識和管理能力，才有助于形成正確、完整的項目文件，才能向檔案部門移交符合要求的建設項目檔案。

通過宣傳檔案法律法規、標準規范，使各參建單位領導提高對檔案工作的重視程度，使參與項目建設的人員意識到文件歸檔的必要性，提高檔案工作意識，促進歸檔的主動性和積極性。通過內部培訓、外部培訓、專家指導等方式，對各參建單位檔案工作相關人員進行檔案管理法律法規、標準規范、規章制度、操作規范等方面的培訓，提高其檔案管理能力。

（三）完善項目清單和歸檔范圍表

根據建設項目的規模和建設內容，有些需要在主管部門備案或審批并被納入城建檔案管理機構的收集范圍，有些則未被列入城建檔案管理機構的收集范圍。后一類檔案資料的收集有時會被忽略。為解決此類問題，建設單位可根據項目合同來確定項目清單。建設項目的勘察、設計、施工、監理等環節基本都會簽訂合同，以合同清單來確定項目清單，并根據此清單來收集項目資料，可以提高歸檔的完整性。

建設單位需依據《建設項目檔案管理規范》等標準規范中的歸檔范圍表，結合項目具體建設內容、行業特點、管理模式等特征，制定符合項目實際情況的歸檔范圍表。歸檔范圍表涵蓋項目建設全過程中形成的文字、圖表、音像、實物等，明確歸檔責任單位和歸檔時限。將歸檔范圍表分條、分塊劃分給建設單位相關部門和各參建單位，并據此表對項目文件進行清單式收集，可以提高歸檔的完整性。

（四）開展建設項目檔案交底工作

項目建設中有技術交底，以使參與施工的人員熟悉施工技術，達到保證工程質量、進度和安全的目的。建設項目檔案管理工作也可以參照項目技術交底，對每個項目都進行檔案交底。檔案交底工作由建設單位檔案管理部門組織實施，交底的內容包括：檔案驗收依據、檔案工作標準規范、歸檔范圍和保管期限劃分、歸檔文件套數和歸檔時間、項目文件質量要求、竣工圖編制要求、整理歸檔要求等。重大項目以會議方式交底，零星項目以文件簽收方式交底。參加交底的人員包括各參建單位檔案工作分管領導、質量管理人員、檔案管理人員等。

檔案交底可按工程進展情況分階段、分專業進行，交底時要形成記錄，包括交底日期、交底人、被交底人、交底內容等。首次交底在工程開工前，重點講解歸檔范圍、規范性要求、質量要求等；在建設過程中，針對檔案工作中發現的問題組織交底，及時糾偏，減少問題文件；在歸檔階段，對歸檔質量、竣工圖編制、立卷歸檔和移交審核等進行再強調交底。做好交底工作，可滿足建設項目檔案完整性及質量要求，也可作為后續檔案驗收和工作評價的依據。

（五）做好建設項目文件過程監督和驗收工作

建設項目檔案工作機制和相關制度形成后，為保障項目文件歸檔的完整性，要做好過程監督和驗收工作。項目文件過程監督主要是確保項目建設過程中同步形成符合質量要求的項目文件。建設單位和各參建單位需建立項目文件隨時形成、及時歸檔的“預立卷”制度，預立卷質量標準參照正式案卷標準，預立卷進度基本與項目建設進度同步。建設單位工程管理相關部門和各參建單位進行項目檢查時，同步檢查項目文件材料收集和“預立卷”情況，并做好檢查結果的監督考核工作。

建設項目檔案驗收是維護建設項目檔案完整性的重要手段，必須嚴格進行。在建設項目檔案驗收中，施工單位對施工文件、竣工圖進行自審；監理單位對施工文件、竣工圖進行審查，對監理文件進行自審；建設單位對項目全過程文件，包括準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等進行審查。對于每個環節審查發現的問題均須列出清單，并進行整改反饋。此外，對于需向城建檔案管理機構移交檔案的項目，還需根據相關規定通過城建檔案管理機構驗收。

建設項目檔案的完整性是評價建設項目檔案工作質量的重要指標。隨著信息技術的不斷發展，建設項目檔案的形式和載體變得更加復雜，檔案工作者需從多個方面著手保障建設項目檔案的完整性，進而提高建設項目檔案管理工作的質量和水平，以便更好地為項目管理和企業發展服務。

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作者單位：漳州圓新建設集團有限公司