高校知識產(chǎn)權檔案管理機制研究

摘"要：知識產(chǎn)權檔案是知識產(chǎn)權相關工作的重要記錄，是國家和各有關單位個人的寶貴財富，是實施國家知識產(chǎn)權戰(zhàn)略和參與國際競爭不可替代的歷史依據(jù)和法律憑證。本文從高校知識產(chǎn)權的形成入手，分析了知識產(chǎn)權檔案管理體系，對高校知識產(chǎn)權檔案管理機制進行研究，提出相應管理建議，既是對知識產(chǎn)權管理與檔案管理這一交叉領域研究的探索，也為加強高校知識產(chǎn)權服務及知識產(chǎn)權檔案管理工作提供寶貴經(jīng)驗。

關鍵詞：高校知識產(chǎn)權；檔案管理；管理機制

中圖分類號：D9"""""文獻標識碼：A""""""doi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.24.059

在全球科技不斷進步，經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天，知識產(chǎn)權在推動經(jīng)濟發(fā)展、促進創(chuàng)新創(chuàng)意和保護研究成果方面起著重要作用。為此我國制定了《知識產(chǎn)權強國建設綱要（2021－2035年）》，其中對構建職責統(tǒng)一、科學規(guī)范、服務優(yōu)良的管理體制，促進知識產(chǎn)權協(xié)調發(fā)展做出了高屋建瓴的指引。高校作為重要的人才培養(yǎng)基地和科技創(chuàng)新的前沿陣地，產(chǎn)生了眾多高水平高質量的研究成果，具有最大程度的知識產(chǎn)權形成基礎。而檔案作為機關、團體、個人在各種社會活動中直接形成的具有保存價值的原始歷史記錄，是知識產(chǎn)權各項內容最直接的記載。知識產(chǎn)權檔案管理則是通過合理科學配置各種管理手段，實現(xiàn)對知識產(chǎn)權檔案進行收集、統(tǒng)籌、組織、規(guī)劃，從而達到充分利用知識產(chǎn)權檔案資源的目的。因此，進行知識產(chǎn)權檔案的管理和研究是高校檔案工作的重要組成部分，對知識產(chǎn)權的形成、保護和利用具有較高的價值。

基于上述目的，我們通過了解內蒙古地區(qū)高校知識產(chǎn)權檔案管理的現(xiàn)狀，研究管理模式和特點，為高校開展知識產(chǎn)權檔案管理工作提供理論依據(jù)和實踐指導，以期推動知識檔案管理領域的發(fā)展進步。

1"高校知識產(chǎn)權檔案的形成和內容

1.1"高校常見知識產(chǎn)權內容

根據(jù)知識產(chǎn)權的種類和法律應用體系的分類，高校中所擁有的常見知識產(chǎn)權主要分布于如下領域：①高校組織及有關團體及知名產(chǎn)品、學術人員的專有名稱、商標商譽等商標類權利；②高校學術活動中產(chǎn)生的各類著作權，包括但不限于文學藝術表演等作品版權、鄰接權、軟著等各種形式的著作權利；③高?？蒲许椖克a(chǎn)生的各類專利權，包括但不限于發(fā)明、實用新型、外觀設計及由此引發(fā)的專利轉化應用中的相關技術秘密、商業(yè)秘密等權利；④高?？蒲谢顒又行纬傻闹参镄缕贩N或其他特定知識產(chǎn)權。

1.2"高校知識產(chǎn)權檔案的特點

1.2.1"分布的廣泛性

在《高等學校檔案管理辦法》中規(guī)定高校檔案文件材料的歸檔范圍是：黨群、行政、學生、教學、科研、基本建設、儀器設備、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版、外事、財會等十一大類文件材料。這些類別中均可能分布知識產(chǎn)權類檔案，例如在黨群類、行政類等檔案中有關知識產(chǎn)權工作的規(guī)定、辦法，有關知識產(chǎn)權工作的會議文件材料、領導講話等；出版檔案中則集中涉及到著作權。即便是黨群類紅色檔案中的特殊專用報道出版，也涉及到著作權，其中的作者署名和單位記載是對作者職務作品著作權的表示。而產(chǎn)品生產(chǎn)和基本建設、儀器設備檔案都直接涉及到專利權中的發(fā)明、實用新型、外觀設計專利權。知識產(chǎn)權分布最為集中最為復雜的當屬科研檔案。根據(jù)科技部、國家檔案局規(guī)定，科研檔案是科研工作在調研、立項、研究過程及管理、結題驗收、成果評價、成果轉化等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標本、樣本、成品等實物。在立項認證階段、研究實施和過程管理階段、結題驗收及成果管理等各個階段中形成的各種文件、材料等均可能涉及到著作權、專利權、商標權或商業(yè)秘密等各類知識產(chǎn)權。

1.2.2"載體的多樣性

因為高校知識產(chǎn)權的多樣性，導致記載這些內容的載體也呈現(xiàn)出多樣性，常見知識產(chǎn)權檔案的不同表現(xiàn)形式主要有文書檔案、實物檔案、聲像檔案、電子檔案等，具體的產(chǎn)生方式如下圖所示：

2"現(xiàn)行高校知識產(chǎn)權檔案管理機制現(xiàn)狀和問題

（1）知識產(chǎn)權意識和專業(yè)水平尚有不足，在檔案歸檔過程中對知識產(chǎn)權檔案未能全面有效識別，導致應歸檔內容的流失。

知識產(chǎn)權檔案作為一類專門檔案，基于其分布廣泛性和載體多樣性，需要檔案部門在形成和收集的過程中，對知識產(chǎn)權檔案進行全面的識別。這意味著不能僅僅停留在目前將專利證書、軟著證書等知識產(chǎn)權成果證書進行歸檔的管理層次上，而應對例如技術交底書、專利申請書等知識產(chǎn)權形成過程中的文件進行全面識別加以歸檔。2020年11月國家檔案局、科學技術部發(fā)布了《科學技術研究檔案管理規(guī)定》（國家檔案局、科技部令第15號），對比1987版《科學技術研究檔案管理暫行辦法》（國檔發(fā)〔1987〕6號）的內容來看，規(guī)定增加了具體的科研文件，明確了科研項目全過程中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的科研文件材料均應當納入歸檔范圍，并特意在結題階段明確要求對專利、軟件及其他知識產(chǎn)權文件材料進行歸檔。

目前高校檔案管理人員知識產(chǎn)權專業(yè)相關培訓工作開展程度不夠，對知識產(chǎn)權專業(yè)知識和專門檔案的認識不足，往往產(chǎn)生知識產(chǎn)權檔案應歸檔文件材料的流失。尤其是科研檔案的收集中各立卷單位一般只是等某些專利權申報成功后，統(tǒng)一收集證書材料，而忽略對階段性資料歸檔的重視?？蒲许椖康膶嵤┤藛T在科研活動中，往往僅重視科研過程和科研成果報告的提交，卻忽視了對知識產(chǎn)權檔案原始資料的積累，例如實驗數(shù)據(jù)。而這些沒有被及時收集的資料有時卻是知識產(chǎn)權檔案管理中最有價值的數(shù)據(jù)和原始記錄。因此，如果高校各立卷單位的檔案工作人員對科研項目的知識產(chǎn)權檔案未能加以重視和收集，對所提交檔案材料未能專門進行知識產(chǎn)權識別，就會使知識產(chǎn)權檔案收集不完整，立卷不準確，大量有價值的知識產(chǎn)權檔案信息會被流失。

（2）專業(yè)的知識產(chǎn)權檔案工作規(guī)范和管理制度建設尚在探索起步階段。

在《中華人民共和國檔案法》及其實施細則、《普通高等學校檔案管理辦法》及GB/T"15418、GB/T"11822、GB/T"9705、DA/T"2-2023等一系列檔案國家標準、行業(yè)標準、地方標準的指引下，教育部、國家檔案局也為各高校的檔案管理工作制定了《高等學校檔案管理工作規(guī)范》，為高校的檔案管理整體工作提供規(guī)范化指導。目前，內蒙古高校遵循相關法律法規(guī)，在相關國家標準、工作規(guī)范的指導下出臺了各自的檔案管理制度。但涉及到知識產(chǎn)權這一專業(yè)檔案門類的特殊管理機制和規(guī)范，大部分高校還處于探索起步階段，易出現(xiàn)管理流程不科學不規(guī)范問題，導致各類檔案材料處于分散保存分割管理的狀態(tài)，無法形成有效的知識產(chǎn)權檔案管理。

以內蒙古大學為例，2020年12月，依托圖書館設立了“內蒙古大學知識產(chǎn)權信息服務中心”，開始探索知識產(chǎn)權服務，并于2023年制訂了《知識產(chǎn)權信息服務中心檔案管理規(guī)定（試行）》，對其中應收集立卷歸檔的檔案內容、形式以及材料范圍、保管期限及管理、利用等方面的管理機制進行初步明確，針對知識產(chǎn)權檔案管理的專業(yè)職能正在探索和完善中。而其他內蒙古高校暫未看到專門的知識產(chǎn)權檔案管理制度出臺。因此，針對知識產(chǎn)權檔案管理的相關機制工作制度和工作規(guī)范進行制訂完善應當加快進行，早日為內蒙古高校的知識產(chǎn)權檔案管理工作提供依據(jù)和助力。

（3）知識產(chǎn)權檔案利用及轉化率不高，保護措施不力，易出現(xiàn)檔案沉睡和泄密的問題。

一方面高校中大量有用的科研成果沉睡在檔案中，沉睡的僵尸專利成果不能有效轉化為生產(chǎn)力，無法發(fā)揮出創(chuàng)新驅動強國的作用，浪費了人力、物力、財力。另一方面由于知識產(chǎn)權的財產(chǎn)屬性，對其專有的涉密信息應當加以保護，在保護措施不力時，極易在查詢和檢索中造成泄密，損害權利擁有者的權益。

同時在檔案編研工作中，由于對知識產(chǎn)權相關法律法規(guī)的不熟悉和專業(yè)學科背景不足，導致對知識產(chǎn)權檔案信息價值的挖掘不夠，存在知識產(chǎn)權檔案在被開發(fā)利用時的深度問題，致使一些在保密范圍外，但也有利用價值的信息不能得到及時地被檢索發(fā)現(xiàn)而向利用者提供，一定程度上也影響了知識產(chǎn)權檔案的轉化應用。

3"優(yōu)化知識產(chǎn)權檔案管理機制，加強管理效用

3.1"知識產(chǎn)權檔案管理的基本原則與流程

依據(jù)檔案管理的法律法規(guī)和高校檔案管理的制度流程，根據(jù)知識產(chǎn)權的性質和特點，從知識產(chǎn)權檔案的收集、整理、識別、保管、使用以及鑒定銷毀等程序建立規(guī)范的工作職責和操作流程，確保知識產(chǎn)權檔案管理和基礎工作真實準確扎實，為知識產(chǎn)權保護和知識產(chǎn)權檔案利用工作提供堅實基礎，提高管理效用。

3.2"加強知識產(chǎn)權檔案的識別

對知識產(chǎn)權檔案管理前提是知識產(chǎn)權檔案的識別，高校立檔部門首先要對知識產(chǎn)權檔案進行識別，對應當收集的文件材料有充分的了解和認識，才能做好相關收集立卷工作。識別中應當根據(jù)知識產(chǎn)權的權利性質對其進行分類，將涉及知識產(chǎn)權的文書、資料內容專門標記進入知識產(chǎn)權類別中，在遵守國家和高校檔案立卷規(guī)范的前提下同時區(qū)分權利和密級，按檔案管理要求對收集的資料進行重新鑒定、分類及編號，對此進行專項整理、專門保管。為此，高校檔案管理部門應做好知識產(chǎn)權業(yè)務知識培訓，對立卷部門專兼職檔案工作人員的知識產(chǎn)權識別工作提供規(guī)范和指導，以利于知識產(chǎn)權檔案在立卷時能夠完整準確全面，最大限度地減少知識產(chǎn)權檔案流失的可能性。

3.3"轉變檔案管理部門職責邊界，與立卷部門形成有機管理體系

在高等學校中，根據(jù)檔案管理要求，執(zhí)行各部門立卷歸檔制度，因而從檔案管理工作的流程看，前端在高校各部門，中端在檔案館室，后端在全校，形成分段式運行的管理機制。為使知識產(chǎn)權檔案管理得以有序進行，有必要拓展檔案館室的管理職責邊界，從現(xiàn)有的被動接收專利證書轉變?yōu)樵谥R產(chǎn)權檔案規(guī)章制度建立健全、知識產(chǎn)權檔案業(yè)務規(guī)范指導培訓、知識產(chǎn)權檔案運行維護方面發(fā)揮更大的作用，從而靠前指導各立卷單位及時識別和收集歸檔各類知識產(chǎn)權檔案，形成循環(huán)互動的整體有機管理體系。目前，隨著各高校知識產(chǎn)權信息服務中心的成立，為高校科研項目開展科技查新、專利導航等眾多知識產(chǎn)權服務，依托知識產(chǎn)權信息中心的專業(yè)服務，不僅為科研項目的知識產(chǎn)權保護利用提供了助力，更是為知識產(chǎn)權檔案的管理提供了良性支撐，高校檔案管理部門應當充分發(fā)揮中心的作用，通力配合，使檔案管理體系得以更有效運行。

3.4"重點解決高?？蒲兄R產(chǎn)權檔案跨部門工作機制

科研檔案是高校檔案管理的重點，系統(tǒng)、規(guī)范、完整的科研檔案反映了一個學校科學研究水平的高低，也是產(chǎn)生知識產(chǎn)權檔案數(shù)量較多的類別。同時，科研項目的知識產(chǎn)權檔案因為其內容繁雜、形成時間長、學科專業(yè)性強以及成果所有者往往并不單一的特點，也是檔案管理難度較大的一類。這類檔案形成于科研管理部門和科研實施部門，存在著多部門交叉合成的情況。因此，完整的科研項目知識產(chǎn)權檔案需要跨部門合作形成。例如專利申請書、立項報告等材料科研管理部門歸檔，而記載核心內容筆記、實驗數(shù)據(jù)及依托這些內容編制的申報知識產(chǎn)權權利登記的申請材料等往往形成于科研實施單位，尤其是技術交底書等更是由科研實施單位來編制。因而一份完整的科研項目知識產(chǎn)權檔案應當由科研管理部門和實施部門共同合力完成收集歸檔立卷的工作。為此，應解決好檔案跨部門歸集的工作機制，以科研管理部門為知識產(chǎn)權檔案的立卷部門，由科研實施部門配合收集歸檔的方式，來形成制度化流程，才能更好地形成聚合效應，為知識產(chǎn)權檔案歸集創(chuàng)造順暢的工作機制。

3.5"建立完善的知識產(chǎn)權檔案管理監(jiān)督機制

建立完善的監(jiān)督管理機制十分關鍵，既能夠保障知識產(chǎn)權檔案的完整性，也能夠規(guī)避歸檔不及時或檔案遺失的情況發(fā)生。由于高校知識產(chǎn)權檔案特別是科研檔案的產(chǎn)生、收集以及歸檔單位比較復雜多樣，各單位和人員之間有時缺乏有效的聯(lián)系和溝通，致使知識產(chǎn)權檔案的完整性不能得到保證。這就需要建立完善的監(jiān)督機制，從檔案管理流程的每一步都嚴格按照相關規(guī)定執(zhí)行，做好記錄，同時監(jiān)督上一個環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。因此在檔案管理過程中實現(xiàn)程序化、透明化非常必要，便于事后出現(xiàn)檔案丟失可以立即進行復核和追責。

3.6"利用數(shù)智化手段解決檔案保密與利用的平衡，為實現(xiàn)數(shù)字資產(chǎn)應用打好基礎

我國高等學校檔案工作的發(fā)展方向是要從落后的經(jīng)驗管理轉向先進的科學管理，逐步利用“大數(shù)據(jù)”等信息技術，大力開發(fā)檔案信息資源，滿足學校和社會的需要。為此應當探討和解決以下問題：①在現(xiàn)有檔案信息數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)中增加對知識產(chǎn)權檔案的處理功能和模塊；②根據(jù)知識產(chǎn)權的檔案特征研究和解決知識產(chǎn)權檔案的識別、編目、保管及檢索的規(guī)則；③加強對知識產(chǎn)權檔案的實時保管網(wǎng)絡數(shù)據(jù)智能監(jiān)控手段，以實現(xiàn)檔案管理的數(shù)智化等。

信息技術同樣也可以解決包括知識產(chǎn)權的保護和利用的平衡問題，例如對現(xiàn)有的已開放和未開放檔案查詢利用制度進行梳理，對知識產(chǎn)權檔案的利用嚴格按照教育部《高等學校知識產(chǎn)權保護管理規(guī)定》等法律法規(guī)，涉及知識產(chǎn)權檔案識別鑒定后區(qū)分出保密等級的不同應當制訂相應管理制度；采取利用固定專崗專職管理人員、權限分級、查詢檢索數(shù)據(jù)設置密級等不同的知識產(chǎn)權保護措施；并在檔案信息處理系統(tǒng)的知識產(chǎn)權模塊中利用保密協(xié)議網(wǎng)頁檢索便捷簽署等系統(tǒng)化信息化的管理手段來有效保護知識產(chǎn)權擁有人的合法權益，也最大限度地為高?？蒲刑峁┲R產(chǎn)權檢索、利用服務，加強和促進專利應用轉化，服務實體經(jīng)濟發(fā)展。

同時，知識產(chǎn)權因其勞動創(chuàng)造的可預期價值，權利主體明確，也可以數(shù)字化體現(xiàn)，因此完全符合數(shù)字資產(chǎn)的性質，在可預見的未來，數(shù)字資產(chǎn)作為國家戰(zhàn)略的一部分，必然為我國數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展貢獻強大的支撐。為此，知識產(chǎn)權檔案的發(fā)展應當面向數(shù)字資產(chǎn)的未來進行規(guī)范和研究，這也為知識產(chǎn)權檔案管理提出了新的課題和挑戰(zhàn)，希望通過不懈的奮斗，高校知識產(chǎn)權檔案管理團隊的努力能夠為我國實現(xiàn)知識產(chǎn)權強國戰(zhàn)略的實施貢獻出更大的力量。

4"結論

高校知識產(chǎn)權檔案管理作為高校檔案管理乃至高校管理的重要工作，為知識產(chǎn)權這一國家發(fā)展戰(zhàn)略性資源的保護和利用提供了基礎。站在大數(shù)據(jù)發(fā)展的新時代，高校應當更加完善深入地識別和挖掘知識產(chǎn)權檔案信息資料，合理協(xié)調知識產(chǎn)權檔案的管理機制，不斷深入探索運用先進的信息化技術手段實現(xiàn)檔案管理數(shù)智化，從而為我國的知識產(chǎn)權強國戰(zhàn)略發(fā)揮出特有的作用！

參考文獻

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