應急保障單位檔案管理工作的思路創新與實踐

摘 要：文章探討了應急保障單位檔案管理工作的創新思路和實踐方法。文章分析了檔案管理對增強社會應急意識、加快應急速度和控制成本的重要性，提出了觀念、制度和技術三個方面的創新思路，并探討了信息化系統建設、人員培訓和融入黨建工作等具體實踐措施。研究表明，創新檔案管理理念和方法，構建現代化檔案管理體系，對提升應急保障單位的工作效能具有重要意義。

關鍵詞：應急保障；檔案管理；創新思路；實踐措施

隨著社會的發展，各類突發事件和自然災害頻發，應急保障工作日益重要。作為應急保障工作的基礎，檔案管理直接關系到應急方案的制定和實施效果。然而，當前一些應急保障單位檔案管理工作仍存在觀念落后、制度不完善和技術手段滯后等問題，嚴重制約了應急保障能力的提高。因此，探索應急保障單位檔案管理工作的創新思路與實踐，對于提高應急管理水平和保障公共安全具有重要意義。本文在分析應急保障單位檔案管理工作重要性的基礎上，提出了創新思路，并探討了新時代背景下的具體實踐措施，以期為相關工作提供參考。

一、應急保障單位檔案管理工作的重要性分析

1.提高檔案利用率，增強社會應急意識

應急保障單位檔案管理工作的有效開展，可以顯著提高檔案利用率，增強全社會的應急意識。通過對歷史上發生的各類突發事件和自然災害相關檔案展開系統整理和分析，可以揭示其發生規律和特點，為制定針對性的防范措施提供依據?；谶@些發現，政府部門可以在特定時期積極開展防災減災宣傳和演練，極大增強居民的防災意識和自救能力。同時，通過多種渠道向社會公眾開放檔案查閱服務，如舉辦檔案展覽、編寫科普讀物等，讓更多人了解突發事件的危害性和應對方法，從而形成全民防災減災的良好氛圍。此外，檔案管理工作還能為應急管理部門提供決策參考，通過分析歷史案例，總結出不同類型突發事件的應對經驗和教訓，為制定更加科學和合理的應急預案奠定基礎。

2.加快應急保障單位的應急速度

高效的檔案管理工作能夠顯著加快應急保障單位的應急速度。在突發事件發生時，快速、準確地調取相關檔案資料是制定應急方案的關鍵。信息化檔案管理系統可以迅速調取各種關鍵信息，為應急部門制定策略提供精準指引，有效控制突發事件的影響范圍。此外，完善的檔案管理還能為應急演練提供支持，通過對歷史案例的分析復盤，模擬各種可能發生的突發情況，提高應急人員的實戰能力。同時，檔案管理工作還能夠促進各部門間的信息共享和協同配合。統一的應急管理檔案平臺可以實現多個部門的信息互通，在處置突發事件時能夠快速整合各方資源，大幅提高應急響應效率。

3.實現檔案形成應急方案成本控制

科學的檔案管理工作對于應急保障單位實現成本控制具有重要作用。通過對歷史檔案的系統分析，可以識別應急工作中的關鍵環節和薄弱點，有針對性地開展資源配置，避免盲目投入造成的浪費。基于歷史數據的分析，可以調整應急物資儲備結構，既提高應急保障能力，又節省儲備成本。同時，完善的檔案管理還能為應急保障單位的預算編制提供依據。通過分析歷史數據，可以更準確地預測各類突發事件的發生頻率和所需資源，從而制定更加科學和合理的預算方案。此外，檔案管理工作還能幫助應急保障單位總結經驗教訓，不斷優化工作流程，提高資源利用效率。通過對歷年應急工作檔案的分析，可以發現資源使用中的問題，改進管理方式，延長物資使用壽命，降低采購成本。

二、應急保障單位檔案管理工作創新思路

1.觀念創新

應急保障單位檔案管理工作的觀念創新是驅動整體工作優化升級的核心要素。在傳統觀念框架下，檔案管理常被視作一項被動、靜態的任務，其核心聚焦于文件的整理與存儲。然而，在現代應急管理體系的構建與完善中，檔案管理正逐步轉型為一項主動、動態的活動?！扒爸檬健睓n案管理理念的引入，是這一轉型的重要標志，它要求檔案管理工作在應急管理流程中提前布局、深度融入。具體而言，該理念倡導在應急預案的規劃與編制階段，就應吸納檔案管理專業人員的深度參與，確保預案編制過程中的關鍵環節和修訂建議等重要信息能夠得到即時捕捉、全面記錄與妥善歸檔。這一舉措旨在為后續預案的持續迭代與優化奠定堅實的信息基礎，進而提高應急管理體系的響應速度、提高決策效率并優化整體運行效能。此外，還應通過構建“應急大數據中心”，實現傳統紙質檔案、電子文檔與實時采集數據的深度融合，構建一個內容豐富、結構多元的數據資源體系，為應急決策提供堅實的數據支撐。

2.制度創新

制度創新是保障應急檔案管理工作規范化和科學化的重要手段。首先，應建立健全檔案收集制度。制定“全程收集、實時歸檔”的工作制度，要求在應急事件發生、處置和總結的全過程中，同步開展檔案收集工作，確保收集到完整、連續的檔案資料，為今后類似事件的應對提供全面的參考；其次，應健全檔案管理責任制。實行“誰主管、誰負責”的原則，將檔案管理責任具體落實到每個部門和個人，并將檔案管理工作納入年度考核體系，極大地提高各部門對檔案工作的重視程度；再次，應完善檔案利用制度。建立“檔案共享平臺”，在保障信息安全的前提下，實現應急相關部門之間的檔案資源共享，大幅提高檔案利用效率；最后，還應建立檔案安全保密制度。制定嚴格的檔案分級管理制度，對不同密級的檔案采取不同的保管和采取措施，確保檔案信息的安全。這些制度創新措施可以從根本上規范檔案管理工作，提高工作效率和質量。

3.技術創新

技術創新是推動應急保障單位檔案管理工作現代化的關鍵動力。

第一，應大力推進檔案數字化建設。通過引入高速掃描儀和智能識別技術，將大量紙質檔案轉化為電子文檔，并建立完善的電子檔案管理系統，實現檔案的快速檢索和調用。

第二，應積極運用大數據技術。構建“應急管理大數據平臺”，將檔案數據與氣象、地理、人口等多源數據展開融合分析，為風險評估和決策支持提供有力支撐。再次，應用區塊鏈技術保障檔案的真實性和可追溯性。將區塊鏈技術應用于重要檔案的管理中，有效防止檔案被篡改或丟失。

第三，應探索人工智能技術在檔案管理中的應用。開發基于自然語言處理的智能檢索系統，大大提高檔案查詢的效率和準確性。

第四，應重視5G技術在應急檔案管理中的應用。利用5G技術實現現場實時歸檔，通過高清視頻傳輸和遠程協作，使得檔案管理工作能夠更好地服務于突發事件的應對。這些技術創新措施可以全面提高檔案管理的效率和質量，為應急保障工作提供強有力的技術支持。

三、新時代應急保障單位檔案管理實踐

1.建立信息化檔案管理系統

在新時代背景下，建立信息化檔案管理系統是應急保障單位提升檔案管理效能的重要實踐。應構建“智慧檔案管理平臺”，實現檔案全生命周期的信息化管理。該平臺集成文檔掃描、智能分類和全文檢索等功能，大幅提高檔案管理的效率。通過該平臺，可以實現檔案的快速調取、實時共享和遠程訪問，為應急決策提供及時、準確的信息支持。同時，信息化檔案管理系統還能夠自動記錄檔案的使用情況，便于后續的統計分析和優化管理。此外，信息化系統還可以與其他應急管理系統對接，實現數據的無縫流轉和整合利用。例如，可以將檔案管理系統與應急指揮系統、資源調度系統等相連接，形成一個完整的應急管理信息化生態。通過這種方式，不僅提高了檔案管理的效率，還增強了整個應急保障體系的協同能力和響應速度。建立信息化檔案管理系統是一項系統工程，需要考慮硬件設施、軟件開發、數據遷移和人員培訓等多個方面，但其帶來的長遠效益是顯著的，能夠從根本上改變傳統檔案管理模式，為應急保障工作提供強有力的支撐。

2.加強檔案管理人員培訓及考核工作

在新時代背景下，應急保障單位檔案管理工作的專業化和信息化程度不斷提升，要求檔案管理人員具備更高的專業素質和技能。因此，加強檔案管理人員的培訓和考核工作成為一項重要的實踐。首先，應建立系統的培訓體系，涵蓋檔案學基礎理論、信息化管理技能和應急管理知識等多個方面。培訓形式可以包括專家講座、案例分析和實操演練等，以確保理論與實踐相結合；其次，應注重培養檔案管理人員的創新思維和問題解決能力，鼓勵他們在工作中不斷探索新方法和新技術；再次，應建立科學的考核機制，定期對檔案管理人員的工作表現展開評估，并將考核結果與績效獎勵、職務晉升等掛鉤，激發其工作積極性；最后，還可以通過組織檔案管理技能競賽和設立創新獎項等方式，營造良好的學習和創新氛圍。加強培訓和考核不僅能夠提高檔案管理人員的業務水平，還可以增強其責任感和使命感，從而提高整個檔案管理工作的水平。同時，也是應對新技術、新挑戰的必要措施，能夠確保檔案管理工作始終適應應急保障工作的需求。

3.融入黨建工作，增強檔案管理工作安全意識和服務意識

將黨建工作與檔案管理工作有機結合，是新時代背景下提升檔案管理工作質量和效率的重要實踐。首先，通過黨建工作強化檔案管理人員的政治意識和大局意識，使其充分認識檔案管理工作在應急保障中的重要地位，增強其使命感和責任感；其次，將黨的優良傳統和作風融入檔案管理工作，培養檔案管理人員的服務意識和奉獻精神，提升其工作積極性和主動性；再次，通過黨組織的力量，加強檔案管理工作的紀律性和規范性，特別是在保密工作和信息安全方面，增強全體人員的安全意識。此外，還可以利用黨建活動平臺，組織檔案管理人員學習先進經驗，交流工作心得，促進業務能力的提升。黨建工作還可以發揮監督作用，通過定期檢查、評議等方式，督促檔案管理工作持續改進。通過黨建引領，可以有效提高檔案管理工作的政治站位，增強工作的系統性和前瞻性，使檔案管理工作更好地服務于應急保障工作的大局。同時，黨建工作還可以幫助檔案管理部門與其他部門建立更緊密的聯系，促進信息共享和協作，從而提高整個應急保障體系的運作效率?？偟膩碚f，將黨建工作融入檔案管理，不僅能夠提升工作質量和效率，還能夠增強檔案管理工作的戰略意義和長遠影響。

4.采取“靠前服務”策略，加強檔案統籌管理

新時代，應急保障單位檔案管理工作應當采取“靠前服務”的策略，主動融入應急管理的全過程，確保檔案管理工作更加貼近實際需求，提高檔案資料的及時性和準確性。首先，檔案管理人員應當參與應急預案的制定過程，及時收集和整理相關資料，為預案的修訂和完善提供依據；其次，在應急演練中，檔案管理人員應當全程參與，記錄演練過程，收集反饋意見，為后續改進提供參考；再次，在實際應急事件發生時，檔案管理人員應當及時趕赴現場，收集第一手資料，為事后的總結和分析提供完整的檔案支持。此外，檔案管理部門還應當主動與其他部門溝通，了解他們對檔案服務的需求，提供定制化的檔案服務。通過“靠前服務”，檔案管理工作可以更好地融入應急保障工作的各個環節，提高檔案資料的價值和利用率。同時，也有助于檔案管理人員深入了解應急工作的實際需求，不斷改進和優化檔案管理方法?！翱壳胺铡边€可以促進檔案管理部門與其他部門之間的信息交流和業務協作，形成更加高效的工作機制。

5.加強檔案管理的法治保障和標準化建設

新時代，進一步加強檔案管理的法治保障和標準化建設是確保檔案管理工作規范、有序開展的重要手段。首先，應加強檔案管理相關法律法規的學習和宣傳，增強檔案管理人員的法治意識，使他們在日常工作中嚴格遵守相關法律法規，確保檔案管理工作合法合規。例如，《中華人民共和國檔案法》及其實施細則明確了檔案工作的基本原則和具體要求，檔案管理人員應熟悉并嚴格執行相關規定；其次，應推行檔案管理的標準化建設，制定統一的檔案管理標準和流程。包括檔案的分類、編號、存儲和借閱等環節的標準化操作，確保檔案管理工作的規范性和一致性；再次，還應積極參與和推動檔案管理領域的國際標準化工作，借鑒國際先進經驗，提高我國檔案管理的水平。標準化建設不僅能夠提高檔案管理的效率和質量，還能夠增強檔案信息共享和互通的便捷性，促進各部門間的協同合作；最后，通過法治保障和標準化建設，還可以加強檔案安全管理，建立健全檔案保密制度，確保檔案信息的安全和保密。包括制定嚴格的檔案保密規定，實行分級管理，加強對涉密檔案的保護，防止信息被泄露等。通過上述措施能夠確保檔案管理工作始終在規范、有序的軌道上運行，為應急保障工作提供堅實的基礎保障。

四、結語

應急保障單位檔案管理工作的創新與實踐是一個系統性工程，需要從觀念、制度和技術等層面全面革新。通過建立現代化的信息管理系統，加強人員培訓、融入黨建工作等措施，可以顯著提高檔案管理的效率和質量，為應急保障工作提供有力支撐。未來，隨著新技術的不斷發展和應用，檔案管理工作將面臨更多機遇和挑戰。應急保障單位應持續關注行業前沿，不斷創新管理理念和方法，推動檔案管理工作與時俱進，為提高國家應急管理能力做出更大貢獻。

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作者單位：福建省邵武市應急管理局專職消防隊

作者簡介：劉琳（1990—），女，漢族，福建福清人，本科，館員，研究方向：應急管理部門檔案管理。