基于人力資源管理視角下高校人事檔案開發利用研究

摘 要：隨著高校人力資源管理不斷精細化與高效化，人事檔案的開發與利用顯得尤為重要，高校人事檔案的開發利用是高校人力資源管理不可或缺的一部分。文章從人力資源管理的角度出發，剖析高校人事檔案的特點，探討其在高校人力資源管理中的獨特價值，并深入探討高校人事檔案的開發與利用現狀，詳細分析存在的問題。在此基礎上，提出具體、可行的策略與建議，旨在為高校人事檔案的高效利用提供有力支持，推動高校人力資源管理的現代化進程，提高高校人事檔案的開發利用水平，為高校人力資源管理的優化與發展提供有力支持。

關鍵詞：人力資源管理；高校人事檔案；開發利用

高校人事檔案，作為記錄教職工個人信息、職業成長和學術成就的重要載體，不僅是高校人力資源管理的重要依據，還是教職工個人發展的見證。隨著高校人事制度改革的持續深入，人事檔案的開發與利用逐漸受到廣泛關注。然而目前，高校人事檔案的開發利用仍存在一定的不足，需要加以改進和完善。

一、高校人事檔案的主要特點

1.真實性

高校人事檔案工作的真實性是其最基本的屬性。這種真實性要求檔案中記錄的每一個信息點都必須是準確無誤的，不能有任何虛假或誤導。為了保障這一屬性，檔案管理部門需要建立嚴格的核實機制，確保每一份資料都是在合規、合法和公正的環境下收集的。此外，定期的檔案審查和更新也有助于保持檔案的真實性。

2.完整性

高校人事檔案的完整性是其核心要求之一。這意味著檔案必須全面反映一個人的教育、職業和社會活動等各個方面的歷史記錄。這種完整性不僅涉及個體的基本信息，還涵蓋了其工作經歷、學習經歷、學術成果和獎懲記錄等方面。任何一個環節的缺失都可能導致整個檔案的不完整，影響對其整體表現的評價。

3.靈活性

高校人事檔案工作的靈活性體現在其能夠適應不斷變化的人事環境和需求。隨著學校的發展、教師的流動以及科研合作的深入，人事檔案需要不斷更新和完善。檔案管理部門需要保持高度的敏銳性，及時調整檔案管理策略，確保檔案內容的時效性和準確性。

4.機密性

高校人事檔案涉及個人的隱私和學校的內部信息，具有極高的機密性。檔案管理部門必須制定嚴格的安全措施，確保檔案的安全存儲和傳輸。同時，對于檔案的查閱和使用也需要建立嚴格的審批和監管機制，防止檔案信息被泄露。

5.規范性

高校人事檔案工作的規范性是其高效運行的重要保障，要求檔案管理部門遵循統一的政策和標準，分類、整理、存儲和利用檔案。通過制定詳細的檔案管理流程和操作規范，可以確保檔案工作的有序性和高效性。

二、高校人事檔案開發利用方式

高校人事檔案的開發利用不僅關乎學校的日常運營和管理，還直接影響教職工的個人利益和學校的發展決策。因此，對于人事檔案的開發利用方式，需要全面、細致地規劃和實施。

1.查詢服務

查詢服務為利用者提供了一個便捷的檔案利用途徑。在檔案館（室）設立的專門檔案查閱場所，利用者可以通過計算機檢索系統或紙質檔案目錄，快速找到所需的人事檔案信息，不僅提高了檔案利用效率，還減少了紙質檔案的磨損和丟失風險。

2.借閱服務

借閱服務也是人事檔案利用的重要方式之一。借閱服務可以滿足一些特殊情況下對人事檔案的需求，如教職工離退休辦理、黨員發展以及黨組織關系轉移等。在借閱過程中，需要建立完善的借閱管理制度，確保檔案的完整性和安全性。

3.數字化服務

數字化服務已經成為高校人事檔案開發利用的重要趨勢。通過數字化處理人事檔案，提供電子檔案查詢、下載等服務，可以大幅提高檔案利用效率，減少紙質檔案的磨損和丟失風險。同時，數字化服務還可以實現遠程查詢和利用，為利用者提供更加便捷的服務體驗。

4.統計分析服務

統計分析服務是高校人事檔案開發利用的高級形式。通過統計分析人事檔案的數據，可以深入了解學校的人事結構、人才流動等情況，為學校的人事管理、教學科研等提供決策支持。這種服務方式需要專業的統計分析人員和技術支持，以確保數據的準確性和可靠性。

三、高校人事檔案開發利用存在的問題

1.檔案管理流程不規范

檔案收集環節的不規范是一個顯著問題。由于缺乏統一且具體的檔案收集制度，檔案工作人員在收集過程中可能會表現出較大的隨意性，容易出現檔案材料漏交、錯交或延遲提交等情況。隨著高校規模的不斷擴大，教職員工數量日益增多，檔案管理工作面臨著越來越大的壓力。新的檔案管理人員可能由于專業素質參差不齊，缺乏足夠的實踐經驗，導致在檔案分類、編目和歸檔等過程中出現錯誤，使檔案管理質量參差不齊。由于缺乏嚴格的保密措施和監管制度，一些敏感或重要的檔案可能會被泄露或遺失，給學校的聲譽和利益帶來損失。同時，部分檔案管理人員可能因工作壓力大、時間緊等原因，在檔案借閱和管理過程中疏忽大意，導致檔案丟失或損壞。

2.信息化程度低

信息化程度不足也是制約高校檔案管理效率的重要因素之一。在信息化時代，信息技術已經廣泛應用于各個領域，但在檔案管理方面，很多學校仍然沿用傳統的人工操作方式，不僅效率低下，還容易出錯，難以保證檔案數據的準確性和完整性。同時，由于缺乏信息化手段的支持，檔案數據的查詢、借閱等操作也變得更加煩瑣和耗時，無法滿足高校快速發展的需求。當前，許多高校人事檔案管理仍然主要依賴人工操作，缺乏信息化手段的支持，導致檔案數據管理效率低下。在信息化時代飛速發展的背景下，人事檔案信息化僅停留在簡單的數據檢索與查詢，無法滿足更高級的功能需求。

3.檔案材料不全

高校人事檔案作為記錄教職工和學生個人信息、學歷背景和工作經歷等重要信息的資料庫，對于學校的教學管理、人才選拔和科研評估等方面起著至關重要的作用。然而，當前高校人事檔案材料不全面的問題卻屢見不鮮，給學校的各項工作帶來諸多不便和隱患。由于檔案管理制度執行不嚴格，盡管大多數高校制定了檔案管理制度，但在實際執行過程中往往存在執行不嚴格的情況。同時，一些教職工和學生對于檔案管理制度的重要性認識不足，沒有嚴格按照制度要求提交檔案材料，導致檔案材料收集不全。部分檔案管理人員在材料收集、整理和歸檔過程中也存在疏漏，沒有嚴格按照制度要求審核和整理，使得檔案材料存在缺失和不完整的情況。

4.服務意識不強

在一些高校，由于缺乏對檔案工作的全面認識和重視，導致檔案管理人員往往被邊緣化。這種環境氛圍不僅挫傷了他們的工作積極性，還使其難以形成強烈的服務意識。這種情況下，即使他們有著出色的檔案管理能力，也難以發揮最佳的作用。缺乏專業培訓和職業發展機會也是導致檔案管理人員服務意識不強的重要原因。檔案管理工作并不是簡單的文件整理和保存，它需要具備一定的專業知識和技能。然而，許多高校并沒有為檔案管理人員提供足夠的專業培訓，導致其技能水平和服務意識難以提升。此外，高校檔案管理工作本身也存在一定的挑戰。由于高校檔案涉及的種類繁多、數量龐大，且經常需要應對各種突發情況，使得檔案管理人員面臨著巨大的工作壓力。在這種情況下，他們很難抽出時間和精力來提升服務意識。

5.開發利用程度有限

高校人事檔案通常分散在人事、組織和科研等多個部門，這種分散式的管理方式導致人事檔案資料的不完整性和重復性。同時，各部門間如果沒有建立有效的檔案傳遞制度，可能會出現推諉和拖延，影響檔案管理的效率。由于管理理念落后，高校人事檔案管理普遍存在“以物為本”的觀念，即重視檔案的保存和整理，忽視對檔案的利用和開發，導致人事檔案的價值無法充分發揮，不能為高校的發展和人才選拔提供必要的服務。隨著高校的發展，對人才的要求越來越高，人事檔案管理人員的工作量也在不斷增加。然而，由于資金和人員投入的不足，檔案材料的收集變得困難，存在檔案材料不足的問題。此外，新錄用的人員往往對檔案管理工作不感興趣，也加劇了這一問題。

四、高校人事檔案開發利用對策與建議

1.加強規范化管理

高校應加強對檔案管理制度的宣傳和培訓，提高教職工和學生對制度重要性的認識。同時，應建立有效的監督機制，對檔案材料的收集、整理和歸檔過程實施全程監控，確保制度得到嚴格執行。對于違反制度的行為，應給予相應的處理和處罰，以維護制度的嚴肅性和權威性。高校應通過舉辦講座、開設培訓課程等方式，增強教職工和學生的檔案意識。讓他們明白檔案的重要性，了解檔案管理制度的要求和流程，從而在提交檔案材料時更加細心和認真。同時，高校還可以建立激勵機制，對于提交完整、準確檔案材料的教職工和學生給予一定的獎勵和表彰，以鼓勵更多的人重視檔案材料的提交和整理工作。高校應建立有效的部門溝通機制和協作機制，確保各部門在檔案材料收集過程中能夠相互配合、相互支持，可以通過定期召開部門聯席會議、建立信息共享平臺等方式加強部門間的溝通與協作。同時，高校還應明確各部門的職責和權限范圍，避免出現職責不清、推諉扯皮等問題。

2.推進信息化建設

加強信息化建設是提高檔案管理效率的關鍵。高校應積極引進先進的檔案管理系統和技術手段，實現檔案數據的電子化存儲、查詢和借閱等功能。通過信息化手段的支持，可以大幅提高檔案數據操作效率和質量，減少人為錯誤和疏漏的可能性。同時，加強信息安全管理也是必不可少的，高校應當采取有效的措施保護檔案數據的安全性和完整性，防止數據被泄露和非法訪問。加強檔案保密工作也是至關重要的。高校應當建立完善的檔案保密制度和管理措施，嚴格控制檔案借閱和管理過程。對于涉及敏感信息的檔案應采取更加嚴格的保密措施，如設置訪問權限、加密存儲等。同時，加強對檔案管理人員的培訓和教育也是必要的，增強其保密意識和責任心，確保檔案的安全性和可靠性。

3.及時補充缺失材料

首先，檔案部門盡可能地查找并補充缺失的材料。可能需要檔案部門與相關部門或個人溝通協商或者利用現代信息技術手段查找；其次，如果無法找回缺失的材料，檔案部門應該尋找證明人寫證明材料。在選擇證明人時，可以選擇具有權威性和公信力的人員，以確保證明材料的真實性和有效性；最后，如果以上方法都無法解決問題，可以考慮使用法律手段。在此過程中，應充分了解相關法律法規和程序，尋求專業律師的幫助和支持。人事檔案材料不全是一個復雜而嚴峻的問題，需要從多個方面入手，通過加強檔案管理人員的培訓和管理、建立完善的檔案管理制度和檔案備份機制等措施，能夠預防和解決這個問題。同時，對于已經存在的問題，應采取積極的補救措施，確保個人和組織的合法權益不受損害。只有這樣，才能充分發揮人事檔案在職業發展和組織管理中的重要作用。

4.提高管理人員的服務水平

首先，建立有效的評估與監督機制。高校應制定明確的評估標準和監督機制，定期評估和監督檔案管理人員的工作表現。通過評估和監督，可以發現存在的問題和不足，及時采取措施改進和優化，確保人事檔案服務質量的持續提升；其次，加強跨部門合作與協同。高校應建立跨部門的合作與協同機制，促進各部門之間的溝通和協作。通過加強與其他部門的合作與協同，可以共同推動人事檔案服務意識的提升，形成齊抓共管的良好局面；最后，推動服務創新與升級。高校應鼓勵檔案管理人員積極探索創新的服務模式和方法，推動人事檔案服務的升級和轉型。通過創新服務模式和方法，可以更好地滿足用戶的需求和期望，提升人事檔案服務的滿意度和影響力。

5.鼓勵創新開發

鼓勵和支持檔案管理人員進行人事檔案開發利用的創新實踐。（1）通過建立集中式的檔案管理系統，整合分散在各個部門的人事檔案，實現檔案資料的統一管理和利用，可以避免資料的重復性和不完整性，提高檔案管理的效率。（2）轉變管理理念，從“以物為本”向“以人為本”轉變，重視檔案的利用和開發。通過深層次地開發檔案，提升檔案的使用價值，為高校的發展和人才選拔提供必要的服務。（3）加大對高校人事檔案管理的投入，包括資金和人員。通過增加人員配備和提供培訓，提升檔案管理人員的專業素質和工作積極性。同時，增加資金投入，改善檔案管理設施，提高檔案管理的工作效率。

解決高校人事檔案開發利用程度有限的問題需要多方面的努力，包括改進管理模式、轉變管理理念以及增加投入等。只有這樣，才能充分發揮人事檔案的價值，為高校的發展和人才選拔提供有力的支持。

五、結論

高校人事檔案作為人力資源管理的重要組成部分，其開發與利用對于提高高校人力資源管理水平具有重要意義。通過提高檔案利用率、加強信息更新與維護和多元化開發利用方式等措施，可以充分發揮人事檔案在高校人力資源管理中的作用，為高校的師資隊伍建設和發展提供有力支持。高校應繼續加強人事檔案工作的研究與實踐，不斷完善和優化檔案管理機制，以適應新時代高校人力資源管理的需求。

參考文獻：

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[2]辛克盛.探討“互聯網+”時代高校人力資源檔案管理的工作時效性提升研究[J].辦公自動化，2020（07）：27-29.

作者單位：梧州學院檔案館

基金項目：國家社科基金課題《檔案信息數據化生態安全治理體系研究》（課題號21FTQ00521BTQ092）的的研究成果；廣西教育科學“十四五”規劃2024年度專項課題《廣西地方本科院校數字化學生檔案體系的建設與應用研究》，（課題號：2024ZJY358）的 研究成果。

作者簡介：羅元首（1980—），男，漢族，廣西賀州人，碩士研究生，助理研究員，從事高校檔案管理工作。