數字人文視角下的新基建檔案規范化管理探討

摘 要：文章在基建項目檔案管理中引入數字人文先進理念，分析了單位存在的問題，探索基建項目檔案數據管理機制的構建，規范了基建電子檔案管理，更好地實現數字人文檔案在智慧急救醫療服務中的價值。

關鍵詞：數字人文；基建項目檔案；規范管理電子檔案

引言

數字人文也稱人文計算，廣義上是指將現代計算機和網絡技術深入應用于傳統的人文研究與教學的新型跨學科研究領域，狹義上是指需要一套標準化技術訓練的特定數字人文學科建設研究。新基建是指數字轉型、智能升級、融合創新等服務的信息基礎設施、融合基礎設施和創新基礎設施體系。

一、數字人文新基建檔案管理的必要性

數字基建檔案是基建項目的重要組成部分，作為記錄歷史的“活化石”，記錄基建項目整個工程全過程及項目后評價的管理實踐，運用數字化和智能化手段，實現新基建檔案管理工作各個環節和流程更加優化和智能升級。建設數字人文新基建檔案管理是為了更好地開展檔案數據治理體系和檔案數據管理工作，提高檔案數據利用率和質量，更好地支持急救中心的基礎設施建設。

1.適應檔案數字化環境工作的需要

2020年6月新修訂的《中華人民共和國檔案法》明確了電子檔案的法律效力，強調要推進檔案法治化建設，從檔案立法、立規、立標、執法、普法和監管等方面對“電子檔案管理”“公文電子郵件歸檔”“電子檔案單套制管理”“電子公文歸檔”等提出了規范化要求。檔案數字化是國家推進大數據戰略和檔案治理現代化的重要內容。新基建檔案不斷朝著智慧化、服務化方向發展，急救中心新基建檔案數據治理體系建設是適應大數據發展的必然要求。因此，檔案數據化改造升級，使檔案信息資源全方位滲透到院前急救醫療、教學、科研和管理等領域，與院前急救中心智慧醫療建設同步發展。

2.提供決策依據的需要

新基建檔案是急救中心智慧醫療建設的重要載體。數據要素已成為一種新型生產要素，新基建檔案從文獻服務、信息服務跨入數據服務領域。基建檔案科學規范管理能夠保證項目過程中產生的各類文件、資料和信息準確程度更高，通過建立可量化、可檢索和可操作的檔案信息系統，為基建項目改造和擴建時提供詳細的技術資料和數字支持。同時，還可以為類似項目的規劃和設計提供參考，為中心基建項目科研創新和決策能力提供規范化指導，從而為急救醫療數字資源跨領域、跨學科轉型發展注入新的活力。

3.維護和管理基建項目的需要

急救中心新基建檔案管理以院前急救系統產生的檔案數據為管理對象，提供優質服務，最終實現數據共享目標。項目建設學術數據鏈條為項目后期維護和管理提供依據和支持，進一步提高檔案資源管理效率。在項目利用中產生故障和問題，可以通過數據信息共享平臺查詢項目合同文件、工程圖紙、施工報告以及質量檢測數據等，迅速找出頑瘴痼疾，提高檔案資源的整合和重塑能力，為及時滿足部門需求制定相應措施。

二、存在問題

1.基建制度建設不夠完善

由于歷史原因，急救中心建設項目少，缺乏管理經驗，基建檔案數字人文制度不夠健全。檔案科室只是根據實際需求自行設定，跟不上時代步伐，未能及時修改完善制度。同時，業務科室受限于檔案專業知識水平，無法提出有效建議。制度不全面，流程不規范，管理不到位，容易造成檔案工作成本與產出不匹配。

2.基建檔案材料收集不夠全面

建設工程中過于重視工程實地建設，忽視基建檔案收集管理工作，難以準確查找和追溯原始資料，如招投標文件及資質不健全、參建方只簽名字未簽日期，難以保障基建檔案的質量；再如，施工記錄、實驗報告未簽字確認修改內容，設計變更后的竣工圖修改不到位，造成竣工圖與基建工程實際現狀不符以及工程配套資料開箱資料不健全、原材料相關文件不能全面反映原材料的使用情況、工程管理與建設前期文件只保存原件，不注重附件保存等。

3.對基建數字檔案認識不足

由于人員變動和機構撤并以及對基建數字檔案重要性認識不足等因素，影響了對基建數字檔案的規范收集和整理，容易與現實項目資料脫節，檔案收集方式、工具和技術革新無法達到同頻共振。由于科室之間信息溝通欠缺，導致檔案管理人員未全程參與基建工程建設，不能完全按照基建檔案管理標準規范收集工程建設項目檔案信息，造成基建檔案不合規，檔案數據難以形成共享網絡，無法按照數字人文需要提供數據監護、管理和共享等基礎服務。工作中多以收集紙質文書資料、圖紙單一形式為主，收集載體系統性不足，記錄不完善，容易破壞原始檔案的完整性，忽視了對電子檔案的收集整理，使得電子檔案數據未能按時歸檔，影響了日常工作效率，數字化檔案管理水平不高。

三、基建電子檔案規范化管理的策略

1.強化管理，健全各項制度

（1）加強基建項目檔案管理制度體系建設

隨著社會發展變革、工作研究領域結構細分，檔案管理工作形成多元主體為主導、數字化發展模式的局面。急救中心修訂了《南寧急救醫療中心檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表三合一制度》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案資料接收制度》，有助于提高基建項目檔案管理制度規范化水平。

（2）完善基建項目電子檔案管理制度

增加了《急救中心電子檔案管理制度》《急救中心電子檔案移交制度》等，重點將項目檔案中的立項、勘察設計、征地移民、合同協議、項目管理文件、重要隱蔽工程驗收、合同驗收、竣工驗收文件以及重要設備驗收等實施數字化處理，提前做好基建檔案數字化，規范化前端控制。

（3）建立項目管理檔案工作責任制度

各主體單位要厘清檔案管理責任，項目管理檔案由文件形成單位實行歸檔。例如，由各分包單位實行歸檔，各參建單位技術負責人負責檔案內容及質量的真實性并復查核驗，監理單位與建設單位整理編制工程建設檔案質量專項審核報告，并由建設單位承擔建設項目業務部門文件歸檔工作。

2.求真務實，收集檔案資料

（1）遵循規范，全程收集

基建檔案收集工作應依據國家檔案局發布的《建設項目檔案管理規范（DA/T28-2018）》（以下簡稱《規范》）的要求開展，項目工程應融入項目建設，與項目建設管理同步，納入項目建設計劃、質量保證體系、項目管理程序、合同管理和崗位責任制。“四同步”是與工程人員同步深入工地考察取證，積極收集檔案資料，基建檔案資料的收集與項目進程同期開展，紙質檔案與電子檔案同步收集，檔案收集與預立卷同步，促進工程建設歸檔常態化，工程建設完成隨即歸檔全套技術文件，項目建設結束階段檔案收集與檢查如期完成。

（2）科學收集，注重資料完整

對檔案收集工作做到“縱向到底、橫向到邊”，科學收集在基本建設形成階段的各種原始材料，主要內容包括建設項目的規劃立項、招標投標、項目勘察設計、施工圖設計審批、開工啟動、竣工檢查、驗收和交付使用等工作活動中形成的資料。具體為信息系統開發文件、征地、拆遷、各類合同文檔、項目圖表、設備文件、工程圖紙、管理文件、材料合格證、檢驗報告和聲像文件資料等內容。應科學、規范地收集各項檔案資料，進一步豐富和充實基建項目檔案信息資源，保證基建項目檔案資料的完整性。

3.實事求是，鑒別整理歸檔資料

（1）根據實際，鑒別檔案資料

急救中心檔案鑒定小組應科學、規范地整理基建檔案，仔細甄別基建資料，去偽存真，盡量保持檔案材料的原貌，明確本單位鑒定工作的標準、目標、程序和責任，確定其是否具有保存價值。

（2）堅持原則，推行主管部門“預立卷制度”

根據《規范》規定，項目文件應由形成單位或部門展開整理。整理工作包括項目文件鑒定、分類、組卷、排列、編目和裝訂等內容，并堅持“誰形成、誰收集、誰歸檔”的原則，工程文件形成后應由業務部門及時收集，實行“預立卷制度”。實現從項目文件形成、流轉到電子文件歸檔全過程閉環管理，質量控制關口前移，有效監督關鍵節點，提高工程建設電子文件集中歸檔效率，強化電子檔案的管理。

（3）規范流程，做好分類立卷

《規范》第3.17款規定，項目管理卷是檔案管理機構在管理某一項目過程中形成的，包括項目概況、標段劃分、參建單位規定情況說明、檔案收集整理情況說明、交接清冊等，說明項目檔案管理情況是有關材料組成的專門案卷。項目檔案管理卷可以按照全宗卷的要求來建立。項目檔案管理卷以一個建設項目為單位編制，主要收集、保管在項目檔案管理過程中形成、能起到介紹建設項目背景和檔案狀況作用的文件材料，內容主要包括建設項目檔案介紹類、收集類、整理類、鑒定類、保管類、統計類、利用類和新技術應用類等方面的文件材料。

4.與時俱進，建設新基建檔案信息庫

（1）健全基建數字檔案管理體制，加強數字檔案“收管存用”全流程規范體系建設

以智慧醫療信息化建設等現代技術迭代發展為依托，借助網絡與數字技術手段已經成為一種發展趨勢。應不斷開發和優化管理技術、方法，對基建檔案進行整合存儲、自動化識別、高效傳輸和全文搜索等，實現遠程傳輸、保管和查閱，建成科學系統的基建檔案信息數據庫，為基建檔案的開發利用提供便利條件。聚焦電子檔案收集存儲難題，推進“存量數字化，增量電子化”的工作要求，深刻挖掘數字基礎建設的改革紅利，構建賦能檔案與數字資源互為補充、線上線下雙向聯動的數字成果實踐管理模式。

（2）升級改造基建數據系統

歷史學家用 GIS 建立交互式的數字地圖，文學家則通過不同算法對海量文學書籍進行分析以揭示文學史的“真面貌”，實現信息資源共享。檔案行業也應通過升級改造數據系統促進共享信息資源。檔案管理軟件連接辦公業務平臺，增進基建數字資料“云端+本地”基礎設施互聯互通，實現增量資源在線歸檔和利用，提高基建檔案資源的云存儲、云獲取、云服務和云管理。并且，還應加強數字資源安全防護機制，增加數字資源異地異質備份制度，切實提升數字檔案資源安全防護效能，防范潛在的法律風險，實現檔案信息化強基工程。

（3）增強檔案數據利用的有效性

聚焦院前急救重大需求，組合智能醫療領域優質資源，構筑開放的數字化空間，以現代化檔案數據管理體制建設為支撐，創新基建電子檔案利用和服務模式。根據中心基建檔案實際內容，撰寫科學性及實用性相結合的編研材料，如中心組織沿革、基礎數據匯編、基建工程簡報、項目大事記、項目圖表匯編等。同時，形成基建項目總體工程概況、項目建設歷程精彩回顧、中心基建新舊對比和檔案基建文化專題等數據化編研成果，通過中心辦公系統電子平臺發布，方便查詢基建項目檔案視頻、圖片和文字等資料。促進形式多樣的專題檔案資源建設，豐富檔案文化資源，加大對院前急救基建歷史的宣傳，開創新的服務路徑，進一步提高基建檔案數據的有效利用率。

5、培養人才，提高檔案管理水平

數字化資源開發、人才教育和培養是高質量管理基建檔案的重要途徑。應注重內部規范化培訓以及外部的人才引進，通過長期和短期并行的教育方式，培養高素質檔案管理人才。一是實行檔案人員考核制度，健全人才保障機制、評價機制和激勵機制，把日常考核與年終檢查相結合，考核包括信息化管理水平、檔案收集的完整性、檔案編研成果、檔案工作質量與工作成效等內容，逐步提升檔案管理質量和效率；二是加強與高校的交流與合作，扎實檔案學科基礎理論研究，構建具備檔案數字人文知識體系，引進熟悉各種數字化環境工作的人才，促進非專業性檔案管理人員的知識轉型升級；三是培養復合型人才隊伍，要求專兼職檔案管理人員自學基建項目工程技術方面的知識，熟悉基建項目檔案工作流程、工程報建、施工管理、工程圖識圖以及造價管理初步知識，促進學科交叉融合，提升檔案管理人員的實踐技能技巧和管理水平。

四、結語

在萬物互聯的5G時代，數字人文向傳統檔案服務提出新的挑戰，積極推進中心基建項目檔案管理向智慧化管理轉型。檔案工作者必須適應新形勢、新要求，轉變傳統的“末位”觀念，樹立“先行”意識，精準規劃基建工程檔案管理各項步驟，優化檔案工作流程，構建新基建檔案數字人文規范管理體系，實現新基建檔案管理和工程建設的全面融合，更便捷、更廣泛地共享檔案信息，共同推進基建項目檔案管理高質量開展，助力急救醫療質控中心實現新跨越。

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作者單位：廣西壯族自治區南寧急救醫療中心

作者簡介：唐夢雅（1987—），女，壯族，廣西宜州人，碩士研究生，館員，研究方向：基建檔案管理。