大數據時代高校學生檔案管理的優化研究

摘 要：為了探究大數據時代高校學生檔案管理的優化路徑，文章以南陽醫學高等專科學校為例，采用文獻分析法和調研訪談法，分析高校學生檔案管理中存在的主要問題，包括管理體制不健全、檔案材料制作缺乏規范、專業管理人才短缺以及信息化水平落后等。在此基礎上，提出完善法規制度、規范業務操作、加強專業培訓、健全安全機制、促進信息化建設、加強跨部門協作以及構建大數據分析體系等七方面優化策略，為提高高校學生檔案管理水平提供參考。

關鍵詞：大數據時代；高校；學生檔案管理

大數據時代背景下，高校學生檔案管理已經成為學校管理工作的重要組成部分。高校學生檔案的收集、整理和管理不僅關系到學生的切身利益，還影響著學校的決策和管理水平。以南陽醫學高等專科學校為例，深入分析該校學生檔案管理存在的突出問題，并提出相應的優化對策，為高校學生檔案管理工作的改革和創新提供有價值的參考。

一、高校學生檔案管理的概念與特點

1.學生檔案管理的定義及功能

學生檔案是高校記錄和保存學生全部學習、工作和生活信息的重要文件載體。學生檔案管理則是指高校對這些文件資料收集、整理、保管和利用的系統性工作。學生檔案管理的主要功能包括記錄功能、證明功能、服務功能、分析功能和保護功能。可見，學生檔案管理是高校日常管理和服務學生的基礎性工作，對于學校人才培養、決策支持等具有重要意義。高校應高度重視學生檔案管理工作，確保其有效運行。

2.大數據時代高校學生檔案管理的特點

隨著信息技術的快速發展，大數據時代為高校學生檔案管理帶來新的特點和挑戰。高校學生檔案管理正在從傳統的手工管理向信息化管理轉變。學校建立電子檔案管理系統，實現學生信息的數字化采集、存儲和共享。信息化管理提高了檔案管理的效率和準確性，同時也給數據安全和隱私保護帶來新的要求。大數據時代，高校學生檔案包含海量的結構化和非結構化數據，為學校提供寶貴的數據資源。學校可以利用大數據分析技術，深入挖掘學生檔案數據，發現學生發展規律，為學校決策提供數據支持。這種基于數據分析的學生畫像和行為洞察，已成為學生檔案管理的新亮點。學生檔案涉及教務、學工及財務等多個職能部門，需要實現跨部門的信息共享和業務協同。大數據時代要求高校打破部門壁壘，建立統一的學生信息管理平臺，促進各部門協同高效地對學生檔案實施全方位管理。對學校的信息化水平和部門協作能力提出新的要求。

二、高校學生檔案管理中存在的問題

1.管理體制不健全

目前，高校學生檔案管理主要由教務處、學工部等多個職能部門共同負責，但各部門之間的職責劃分不夠明確，管理標準和流程不統一。部分高校缺乏專門的檔案管理部門，管理職責分散，協調配合不力，導致管理效率低下。同時，高校學生檔案管理制度不夠健全，相關法規政策缺失，無法從制度層面規范管理行為，形成管理合力。以某省重點大學為例，學生檔案管理由教務處、學工部和財務處等5個部門分頭負責，各部門之間的職責邊界不清，管理標準和流程并未完全統一。

2.檔案材料制作缺乏規范

在學生入學、在校學習、畢業等關鍵環節，高校需要收集并歸檔大量的學生信息和證明材料。但由于制度不健全，材料制作的標準化程度較低，存在內容不全面、格式不統一和質量參差不齊等問題，不僅影響檔案管理的規范性，還給后續的檔案利用帶來困難。以某地區10所高校為樣本的調研，發現學生入學登記表、成績單及畢業證等材料在內容要素、格式樣式等方面標準不一，存在諸多差異。其中，有接近50%的高校學生畢業檔案質量無法完全滿足日后利用的需求。高校學生檔案材料不規范的問題較為普遍，存在不同程度的材料遺漏或填寫不完整的情況，直接影響學生檔案的完整性和利用價值。

3.缺乏專業管理人才

高校學生檔案管理工作需要專業的人才隊伍作為支撐，但目前普遍存在專業人才缺乏的問題。調查數據顯示，超過60%的高校檔案管理人員缺乏專業的檔案管理培訓，僅靠“摸索學習”完成日常工作。這些人員缺乏系統的理論知識和實操技能，難以勝任日益復雜的學生檔案管理工作。此外，高校對檔案管理崗位的重視程度不夠，工資福利待遇相對較低，難以吸引和留住優秀人才。

4.信息化水平落后

當前，高校學生檔案管理普遍存在信息化水平較低的問題。根據調研，僅有不到30%的高校建立了覆蓋學生入學到畢業全過程的電子檔案管理系統，大部分高校的學生檔案管理依然停留在半自動化階段。信息化程度不高導致諸多問題，如數據存儲不安全、信息共享不暢、數據分析應用不足等。可見，信息化建設滯后已經成為制約高校學生檔案管理水平提高的重要因素。

三、大數據時代高校學生檔案管理優化策略

南陽醫學高等專科學校是一所以西醫為主體、中醫為特色、中西合璧、優勢互補的省屬全日制醫學類普通高等專科學校。以南陽醫學高等專科學校為例，探討大數據時代高校學生檔案管理的優化策略非常具有代表性。作為一所區域性的醫學專科院校，南陽醫學高等專科學校在學生信息管理方面積累了豐富的經驗，為其他高校提供可借鑒的做法。

1.完善法規制度，加強過程管控

首先，針對高校學生檔案管理中存在的制度性問題，南陽醫學高等專科學校制定了多項規章，明確各部門職責，規范管理流程，為學生檔案管理工作提供制度保障。同時，還應將學生檔案管理納入學校整體的質量管理體系，將管理標準、工作要求等納入績效考核，推動管理制度的有效執行；其次，南陽醫學高等專科學校加強對學生檔案管理全過程的控制和監督。在學生入學、在校學習、畢業離校等各階段，學校明確責任主體，優化信息采集、材料歸檔等操作流程，確保各環節管理規范、數據準確。同時，建立檔案管理信息化系統，實現對收集、存儲和利用等環節的全過程跟蹤和監控，防范管理風險。

2.規范業務操作，提升歸檔質量

除了完善管理制度，高校還需要規范學生檔案管理的具體業務操作，提升歸檔質量，確保學生檔案的完整性和準確性。南陽醫學高等專科學校在這方面采取以下措施：一是建立標準化的學生檔案材料制作規范。針對不同類型的學生信息和證明材料，學校制定詳細的填寫格式、內容要求等標準，確保材料制作的規范性。例如，針對學生入學登記表，該校規定15項必填信息項目，并提供填寫范例，供相關部門參照執行；二是加強業務操作培訓和監督檢查。學校定期組織學生檔案管理人員業務培訓，提高他們的專業技能和操作規范意識。同時，建立日常巡查和抽查制度，對檔案歸集、整理等重點環節督導，確保管理人員嚴格遵守操作標準；三是實行全流程質量控制。從學生入學到畢業，學校將學生檔案管理全過程納入質量管理體系，每個環節都設置相應的質量控制節點。例如，入學登記資料由教務部門統一審核把關，學習成績由教務信息系統自動生成，畢業證書由學校檔案室統一發放等，確保信息采集和更新的及時性、準確性。

通過上述措施，南陽醫學高等專科學校有效規范學生檔案管理的業務操作流程，提升檔案材料制作和歸集的質量，為后續大數據應用奠定堅實基礎。

3.加強專業培訓，優化人員結構

學生檔案管理工作的專業化水平直接影響著管理質量和效率。針對高校普遍存在的檔案管理人才缺乏問題，南陽醫學高等專科學校采取以下措施：一是建立專業培訓機制。學校定期組織檔案管理人員參加檔案法規、信息化應用等方面的專業培訓，不斷提高其業務能力。同時，還邀請檔案管理專家開展現場指導，傳授前沿管理理念和操作技能；二是加強人員隊伍建設。學校通過校園招聘、社會引進等方式，引進一批具有檔案管理專業背景的人才。同時，測評現有管理人員的能力，針對性地安排輪崗培養，優化人員知識結構和技能搭配；三是健全職業發展通道。學校為檔案管理人員建立職業晉升通道，將其納入學校整體的績效考核和職級晉升體系。通過薪酬待遇、職稱晉升等激勵措施，調動管理人員的積極性和專業性。

通過以上措施，南陽醫學高等專科學校構建專業化的學生檔案管理人才隊伍，為大數據時代檔案管理工作提供有力支撐。

4.健全安全機制，確保數據安全

在大數據時代，高校學生檔案涉及海量敏感信息，確保檔案數據的安全性和隱私性顯得尤為重要。首先，學校出臺了《學生信息安全管理制度》，明確學生檔案信息的收集、存儲和使用等環節的安全管理要求。各部門嚴格執行信息分級管控，對涉及隱私等敏感信息實施重點保護。同時，定期對制度評估修訂，確保其持續適用性；其次，學校構建多層次的物理和技術防護措施。在實體環境上，檔案室實行嚴格的門禁管控和監控系統，限制無關人員進出。在信息系統層面，采用身份認證、數據加密等手段，防范黑客攻擊和泄露數據；最后，學校加強對檔案管理人員的安全培訓和責任追究。明確歸檔、調閱等環節的安全責任，一旦發生安全事故，將嚴肅追究相關人員的責任。

5.促進信息化建設，提高管理水平

信息化是大數據時代高校學生檔案管理的關鍵支撐。南陽醫學高等專科學校高度重視信息化建設，采取一系列措施來提高學生檔案管理的信息化水平。首先，學校建立覆蓋學生全生命周期的電子檔案管理系統。該系統實現學生信息的數字化采集、存儲和共享，將入學登記、成績記錄、獎懲情況等各類學生信息整合于一體，極大地提高管理效率；其次，學校推動學生檔案信息與其他管理系統的深度融合。例如，將學生檔案信息與教務管理系統、財務管理系統等對接，實現跨系統的信息共享，不僅避免了信息孤島，還為學校全面掌握學生狀況提供了數據基礎；再次，學校利用大數據分析技術深挖學生檔案數據的價值。借助數據挖掘和可視化工具，學校對學生的學業表現、發展傾向等展開全面分析，為教學管理、學生輔導等提供有價值的決策支持；最后，學校持續加大信息化建設的投入力度。每年安排專項資金用于學生檔案管理系統的升級改造和信息安全防護的加強，確保信息化水平持續提升。

通過上述措施，南陽醫學高等專科學校的學生檔案管理實現從傳統向現代化的轉變，為學校的教學管理、決策支持等帶來積極影響。

6.加強跨部門協作，增強管理合力

學生檔案管理涉及教務處、學工部和財務處等多個部門，需要跨部門協同配合。南陽醫學高等專科學校通過多種措施加強部門間的協作，增強學生檔案管理的整體合力。首先，學校建立由主管校領導牽頭的學生檔案管理工作委員會。委員會定期召開會議，研究解決學生檔案管理中的重點、難點問題，確保各部門工作協調一致。委員會還負責制定全校性的管理制度和標準，推動各部門落實落地；其次，完善部門間的信息共享機制。通過建設統一的學生信息管理平臺，實現教務處、學工部和財務處等部門學生信息的實時共享。學校還組織部門間的業務對接培訓，提高各部門人員對信息共享的重視程度和使用熟練度；最后，學校明確各部門在學生檔案管理中的具體職責。例如，教務部門負責學業信息的采集和審核，學工部門負責學生獎懲等信息的錄入，財務部門負責學費繳納等財務信息的記錄。各部門在職責范圍內做好日常管理，確保信息的及時性和準確性。

通過上述措施，南陽醫學高等專科學校實現跨部門的高效協同，有效整合學生檔案管理的各方資源，為提高管理水平奠定堅實基礎。

7.構建大數據分析，發揮數據價值

學生檔案蘊含著豐富的數據資源，高校可以充分利用大數據分析技術，挖掘其潛在價值，為學校管理和決策提供依據支撐。首先，學校建立專門的學生大數據分析中心。該中心整合學生檔案、教務管理和資助系統等數據源，建立覆蓋學生全生命周期的大數據庫。中心還配備數據挖掘、可視化等分析工具，為后續的數據分析奠定技術基礎；其次，學校針對不同分析需求，開發一系列大數據應用場景。例如，分析學生的學習狀況和成長軌跡，為教學改革提供數據支持；追蹤學生的就業流向和發展狀況，為學校人才培養戰略提供依據；監測學生資助使用情況，優化資助政策的針對性；最后，建立健全大數據分析成果的應用機制。分析結果不僅應用于教學管理、學生服務等日常工作，還納入學校年度工作計劃和中長期發展規劃，確保數據價值得到全面發揮。同時，學校還定期公開分析成果，接受師生的反饋和評價，不斷優化分析方法和應用模式。

通過上述措施，南陽醫學高等專科學校實現學生檔案數據從被動管理向主動服務的轉變，為學校事業發展注入新的動力。

四、結語

通過對南陽醫學高等專科學校學生檔案管理現狀的深入分析，發現高校學生檔案管理中存在的一系列問題，包括管理體制不健全、檔案材料制作缺乏規范、缺乏專業管理人才以及信息化水平落后等。針對這些問題，提出完善的法規制度、規范業務操作、加強專業培訓、健全安全機制、促進信息化建設、加強跨部門協作以及構建大數據分析體系等七個方面的優化策略。希望通過優化高校學生檔案管理，切實提高學校的管理水平，更好地服務于學生成長發展。未來，還需要持續跟蹤研究，進一步豐富和完善高校學生檔案管理的理論與實踐。

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作者單位：南陽醫學高等專科學校

作者簡介：范衛杰（1979—），男，漢族，河南南陽人，碩士研究生，館員，研究方向：黨建黨務專業。