大數據視閾下提高檔案管理效率策略探析

摘 要：在大數據時代，不僅對檔案管理提出了新要求新標準，還更加注重檔案管理效率的提高。要求檔案管理人員要結合時代發展的特征不斷調整和優化檔案管理方法，通過采取強有力的措施確保檔案管理達到理想的目標，為檔案事業良好發展奠定堅實的基礎。文章對相關的內容展開了探討和分析，以期能夠為提高檔案管理效率提供可供參考的意見。

關鍵詞：大數據視域；檔案管理；效率提升；優勢；策略

進入大數據時代，信息化社會呈現出數據類型多樣化、數據應用范圍廣和處理速度快等特點，在很大程度上改善了檔案管理的模式。對于檔案管理人員而言有必要抓住時代賦予的機遇，加大在檔案管理中對大數據技術的應用程度，提高信息技術應用的水平和能力，提升檔案管理的質量和效率。

一、大數據技術在檔案管理中應用的優勢

首先，有助于充分地利用檔案資源。引入大數據技術，檔案管理人員實現了逐步完善檔案信息系統建設的目的，便于檔案資源的收集和整理，關鍵在于能夠深入挖掘檔案資源的潛在價值，在充分體現檔案價值的同時，還能夠提高檔案資源的使用效率。檔案管理人員可以借助大數據技術整合檔案資料，并將其上傳到信息系統，為檔案資料的檢索、調取提供了便利，只需要在系統中輸入關鍵詞就能在短時間內搜集到所需的檔案資料，除了能夠提高工作效率外，還大幅提升了用戶的滿意度；其次，有助于實現檔案數字化管理的目標。在新的發展時代背景下，傳統的紙質檔案管理模式已經逐漸被淘汰，需盡快完成檔案向數字化轉變的目標，通過大數據技術能夠實現這一目標，快速掃描、識別和整理檔案資料，既能夠確保檔案管理的精度，又能提升檔案管理的時效性。此外，大數據技術能夠將各個部門的檔案信息通過網絡連接起來，從而構建檔案信息系統，在該系統中分門別類地存儲檔案，極大地提升了檔案信息的準確性和完整性，從根源上避免了遺漏檔案信息的情況，促使檔案管理向著現代化、數字化的方向轉變。檔案工作人員能夠將全部的檔案信息展開數字化處理，并將其保存在安全性極高的系統化平臺當中，做到在降低檔案破損率的同時，提高查詢工作的效率。

二、基于大數據背景下提高檔案管理效率的具體策略

1.構建云端儲存系統

現階段，檔案管理人員在開展檔案管理工作時已經認識到大數據技術起到的積極促進作用，為了能夠進一步增強對大數據技術的應用，有必要構建云端儲存系統，提升檔案資料的存儲空間，以便在系統中存儲海量的檔案信息資料。在工作過程中會產生各種類型的檔案資料，這些檔案資料數量非常龐大，要有充足的存儲空間才能存放，一旦存儲空間有限，勢必會影響檔案資料的完整性，且很容易導致部分檔案資料遭受損壞。

由此可見，構建智能化的管理系統很有必要，需通過大數據建立云端儲存空間，為后續大數據技術合理利用提供基礎。在建立的過程中要先將所有檔案資料信息通過合適的網絡語言統一整理到網絡系統，既能夠對檔案開展動態化管理，又能確保檔案資料的安全性，一旦數據丟失或是被損壞，能立即啟用云端數據庫。需要注意的是，為了確保云端存儲系統構建的有效性，應先加強基礎設施建設，尤其是加強對這方面的資金投入，積極購買先進的設備設施和軟件，完成檔案數據的收集、整理、歸類以及存檔等工作內容。總之，與以往的檔案存儲方式相比，云端存儲優勢明顯，在有效處理文字信息的同時，還能夠處理和存儲視頻、圖片以及音頻等檔案資料，擴大了存儲的范圍。基于此，檔案管理人員應結合本單位發展需求建立云端存儲系統，為檔案信息的準確性、完整性提供保障。

2.創新檔案管理方法

目前，部分單位的檔案管理方法比較陳舊，存在對大數據技術應用不足的問題。雖然，事業單位已經逐步開始將大數據技術應用在檔案管理中，但是由于長期受傳統管理方法的影響，部分管理人員一時間很難轉變思想，過于依賴以往的管理方法，導致檔案管理的活力和動力不足，且在管理中缺乏靈活性，很難達到理想的管理效果。因此，改變檔案管理的方法迫在眉睫，應結合大數據時代的特征進一步提高檔案的檢索能力和處理能力，徹底解決檔案管理效率低下的問題。

首先，借助技術分類存儲檔案資料。以往紙質檔案管理占比較多，不僅耗費存儲空間，保存難度還比較大，最為重要的是需要大量時間去尋找所需的檔案資料，檔案信息檢索流程比較復雜，很難在短時間內精確查到相關的檔案信息。借助大數據技術能夠輕松解決這一困境，在有效分類管理檔案資源的前提下，能夠加快檔案檢索的速度，提高檔案數據檢索的能力。

其次，實現檔案資源的全數字化管理。考慮到以往檔案管理方式落后，應利用大數據技術實現檔案管理的全自動化目標，確保電子文件全歸檔，在保證檔案管理服務水平的基礎上，更好地應對管理中遇到的各種難題和挑戰。重點在于要加強檔案資源的掃描工作，在必要的情況下可以采取業務外包、設備引進等方式來完成紙質檔案的掃描工作，以此來對增量檔案數字化處理，真正將檔案管理的“升級換代”工作執行到位。此外，還應發揮電子檔案的優勢，快速、有效地處理檔案數據，推動檔案庫向著“知識庫”“智庫”等方向轉變。需要強調的是，有必要借助該平臺深度檢索數字檔案，需逐步對平臺的功能加以完善，從而達成流程自動化、格式標準化的目標。在轉型階段要致力于增強安全管控，應用充分數字加密、云加密等技術，為檔案資源的安全使用提供保障。

3.加強對檔案數據的安全管理

大數據技術雖然為提高檔案管理效率做出了貢獻，但同時也帶來了諸多安全問題和隱患，增加了檔案資料被泄露的風險。檔案資料會涉及員工的隱私問題，一旦忽視了相關的安全管理工作，未能有效加強對檔案數據的保護，可能會導致重要數據資料被泄露，給員工帶來一定的損失。再加上，在系統使用的過程中很容易存在安全漏洞，數據被篡改、未經授權的訪問問題時常發生，會不利于檔案資料的準確性。此外，在檔案數據的處理過程中也存在一定的風險，一旦操作不當，很有可能會導致數據丟失或者是被破壞，不僅損害相關人員的利益，還會導致事業單位的利益受到損害。因此，加強對檔案數據的安全管理意義重大。除了要完善大數據技術應用環境外，還需構建風險預警機制，旨在有效防范各類安全隱患，確保大數據技術在檔案管理工作中得以高質量應用。其核心在于要建立健全保密機制，通過該機制的構建來增強對檔案資料的保護。具體而言，需要構建網絡防御體系，切實保障檔案資料的安全性。事業單位需盡快構建網上安全模型，目的在于能夠形成良好的安全防御體系，以此來有效檢查各類安全問題，既能夠保證定期查殺病毒，又能避免系統遭受攻擊和入侵，有效保管檔案資料，為檔案資料完好保存提供保障。

檔案管理人員一定要明確系統安全的價值，不僅能夠完成自動的定期升級，還能夠在一定程度上消除安全缺陷，通過定期檢測病毒，保證系統正常、安全運行。此外，一旦網絡不穩定或者是發生故障以后，能夠依據預定的路徑發出警報，提供有價值的信息，能夠妥善處理各類故障。

同時，還可以備份檔案，以便發生突發事件時重要檔案資料不會丟失。需要注意的是，為了建立內外網的安全屏障，有必要優化防火墻系統，并合理的劃分權限，全面提升檔案資料的安全性。

4.提高檔案管理人員的信息技術應用能力

檔案管理人員是檔案管理的直接執行者，如果相關管理人員水平不達標，很難取得理想的管理成效。現階段，單位現有的檔案管理人員水平能力有限，尤其是不能熟練使用大數據技術，在操作中經常會出現失誤，在很大程度上限制了大數據技術作用的發揮，也不利于檔案管理工作高效率開展。具體體現在檔案管理工作人員無法熟練操作相關的信息技術、缺乏專業知識儲備、受到傳統工作思維的影響等，導致其無法快速提高檔案信息化管理的效率。同時，部分事業單位的管理者也沒有引進專業人才或是開展相關培訓工作，導致檔案工作人員存在身兼數職的情況，最終造成惡性循環。

在當前信息爆炸的時代，對檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理人員應掌握更多知識和技能，不僅要有較高的業務水平、管理能力及科學合理的服務意識，還需要積極順應大數據時代的發展需求，全面提高大數據技術的應用能力。

應注重提升檔案管理人員的綜合技能水平，尤其要提高大數據技術的應用能力。

首先，制定有針對性的培訓方案。培訓工作能否高質量開展的關鍵在于培訓方案的科學性，應結合現有人員的基本情況，明確培訓的方向和內容，多組織以大數據技術為主題的培訓活動，目的在于培養出更多高素質的檔案管理人員。此外，要多舉辦以“信息技術應用”“檔案數字化轉型”為專題的培訓活動，打造創新型、領軍型人才隊伍。需要著重強調的是，培訓時不能一味地灌輸理論知識，而是要將理論和實際結合起來，除了要多學習檔案管理相關知識以外，還需重點把握大數據技術應用的關鍵內容，使其在實際工作中能夠主動應用大數據技術。

其次，要注重網絡安全教育。針對當前檔案管理工作應用到的數字化檔案管理平臺以及相關網絡軟件、設備設施等普及安全防護知識，確保單位檔案管理網站和平臺的安全性，避免出現檔案信息被泄露的情況，逐步增強檔案管理人員的安全防范意識，提升檔案管理人員運用管理軟件的規范性。總之，單位需要開展繼續教育培訓工作，確保全體檔案管理人員能夠具備良好的專業素養。應基于現代管理制度的標準建立全新的崗位教育培訓規劃，要求全體檔案管理人員均需參與一系列學習活動，使其不僅能夠掌握專業理論知識，還可以熟練應用大數據技術。

三、其他需要注意的事項

在提高檔案管理效率的過程中除了要落實好以上幾方面的工作外，還需要著重關注檔案信息管理體系的構建，通過優化管理流程、業務流程等環節，全方位優化檔案管理的有效性。

首先，優化管理流程設計。檔案管理屬于單位管理的一項重要內容，只有保證了檔案管理的有效性，才能為各項管理工作的開展提供充足的資料信息。事業單位要明確檔案管理的重要地位，借助大數據技術來優化管理流程，細致地規劃安排相關工作。具體而言，應結合事業單位管理特點和需求，做好相關的工作，在明確工作目標后，還需要合理界定各種影響因素。檔案管理信息化工作理應與日常的檔案管理工作結合起來，并對比以往的工作方法，從而構建一種新的工作模式。為了確保信息化建設的成效，有必要對各種管理因素展開界定，重點在于結合現狀詳細規劃各類管理活動。一般情況下可以將其分為四大類，即檔案收集、檔案鑒定、檔案整理和檔案歸類等，這四類工作都是單獨的環節，在此基礎上重新設計歸檔管理工作。在操作的過程中先是要收集和歸檔，之后依據實際情況分類歸檔，最后實現對檔案資料統一管理的目的。

其次，優化業務流程設計。事業單位的檔案管理活動，隨著檔案從紙質形式到電子形式的轉變，相關的檔案操作過程將會發生很大的變化。因此，在構建檔案信息化管理體系的過程中，必須適當優化相關的業務流程。檔案管理業務流程可以分為三個層面：搜集和歸類、建立電子檔案以及對電子檔案展開高效的識別和整理。第一，各部門員工利用內部的管理制度，將業務工作記錄下來，自動識別系統會對工作痕跡展開整理、統計，通過技術鑒定判定其性質展開分類，并將其存檔；第二，在信息化檔案管理中，檔案管理人員對檔案展開了更多的歸類，重點是優先級和價值判定。將價值較高且急需處理的檔案資料按單元分類，不具價值且已過期的檔案歸集到另一個單元；第三，對具有各種價值特征的電子檔案展開分類，其重點是確定價值各異的檔案保存的時限，并根據其價值大小和保管期限對其展開周期性清理。有了這一設計，檔案管理人員可以更加高效地查詢檔案。需注意的是，大數據技術可以通過自動化和規范化管理，實現單位檔案管理的多維度控制。通過對檔案流程的可視化和自動化管理，可以更好地實現檔案管理的追蹤和控制。通過自動化掌握檔案的變更信息，如調整、歸檔以及借閱信息等，可以提升檔案流程的規范性，減少管理誤差。

最后，事業單位檔案信息化管理離不開先進的信息技術投入，需要加大對信息技術的資金投入，使其符合信息化時代的要求。單位應建立檔案管理大數據服務平臺，將紙質檔案信息錄入專門的系統平臺，并結合大數據技術開發檔案的利用價值。并且，完善檔案信息數據庫，對全部的檔案展開系統性分析以及整理，做好安全管理工作。此外，還應重視保密培訓，要求全體工作人員樹立保密意識，采用分級管理、數據加密等方式增強檔案信息的保密性。

四、結束語

綜上所述，借助大數據技術提高單位檔案管理效率很有必要，相關單位應積極應用大數據技術來逐步完善檔案管理工作體系，通過使用新的管理理念和方法開創檔案管理新局面，以免檔案管理工作處于被動狀態，全面推動各項檔案工作高效率、高質量完成。

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作者單位：莒縣疾病預防控制中心

作者簡介：董建芹（1981—），女，漢族，山東日照人，本科，館員，研究方向：檔案管理。