淺析博物館檔案信息的建設(shè)與管理

摘 要：伴隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，博物館檔案信息管理顯得越來越重要，博物館檔案信息在博物館中占據(jù)著舉足輕重的地位，常常是最易被忽略的一部分。文章簡單分析了博物館檔案信息管理的重要性，針對博物館檔案信息管理工作如何創(chuàng)新開展展開詳細(xì)闡述，并提出一些措施建議。

關(guān)鍵詞：博物館；檔案信息；建設(shè)；管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

檔案信息在信息資源中占有舉足輕重的地位，連接著過去、現(xiàn)在與將來。然而，當(dāng)前社會，博物館管理人員往往更加注重博物館行政管理和主要業(yè)務(wù)等方面，卻忽略了博物館的檔案信息，使檔案信息管理中存在著越來越多弊端。所以，博物館檔案信息工作者更應(yīng)該了解實際，不斷研究，搞好博物館檔案信息管理，走現(xiàn)代化和信息化之路。

一、博物館檔案信息建設(shè)和管理的重要性

進(jìn)入信息化時代，各行各業(yè)都在推進(jìn)信息化轉(zhuǎn)型，依托信息技術(shù)提高工作效率。對于博物館檔案管理方面，實現(xiàn)信息化建設(shè)和管理，能夠表現(xiàn)出多方面的重要性。作為檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)對此形成認(rèn)識。

1.保護(hù)文化遺產(chǎn)與歷史信息

保護(hù)文化遺產(chǎn)和歷史信息是博物館肩負(fù)的任務(wù)。首先，博物館作為文化遺產(chǎn)的守護(hù)者與傳承者承載了豐富的歷史文化，檔案信息是對這些遺產(chǎn)記載、保護(hù)與傳承的主要媒介。檔案信息主要有文獻(xiàn)資料、圖片和文物檔案，這些檔案記載著歷史事件、人物事跡和社會風(fēng)貌，具有豐富的內(nèi)涵，是人類文明寶貴的見證。博物館通過對檔案信息有效建設(shè)和管理，可以充分發(fā)揮博物館在文化遺產(chǎn)、歷史信息等方面的保存功能。檔案信息建設(shè)與管理能夠保證文化遺產(chǎn)的有效保護(hù)與保存。博物館對檔案信息實行數(shù)字化分類整理，避免檔案信息遭到破壞、遺失或者被篡改，以保護(hù)這些珍貴的歷史資料；其次，檔案信息管理有利于歷史記憶傳承。博物館能夠以展覽、出版、教育等方式，向大眾展示與傳播檔案信息，使更多人認(rèn)識歷史，感悟文化，進(jìn)而繼承歷史記憶，發(fā)揚(yáng)民族精神與文化傳統(tǒng)；最后，對檔案信息有效管理也可以推動歷史文化研究與學(xué)術(shù)交流。研究人員通過對檔案信息的深度學(xué)術(shù)研究與討論，能夠促進(jìn)歷史學(xué)和文化學(xué)的研究，從而有助于人類文明進(jìn)步。

2.為學(xué)術(shù)研究與教育教學(xué)提供支撐

博物館檔案信息為學(xué)術(shù)研究、教育教學(xué)等提供了重要資料。首先，檔案信息中記載著大量的歷史文化，其中包含著歷史事件、人物事跡以及社會風(fēng)貌，給學(xué)術(shù)界以及教育界帶來了大量的研究對象以及教學(xué)內(nèi)容。檔案信息是學(xué)術(shù)研究的重要資源。研究者可透過對檔案信息的研究，深入探究歷史事件的來龍去脈、成因與影響，發(fā)掘新的歷史資料與文化價值，以促進(jìn)相關(guān)學(xué)術(shù)研究與理論探討。對檔案信息展開研究也能夠促進(jìn)學(xué)科之間的溝通與協(xié)作，帶動學(xué)術(shù)界發(fā)展與進(jìn)步；其次，檔案信息還對教育教學(xué)有著重要的支撐作用。教育者可以借助檔案信息開展課程及教學(xué)活動等，以豐富教學(xué)內(nèi)容、促進(jìn)教學(xué)效果的提高。教育者通過對歷史文獻(xiàn)、圖片、文物及其他檔案信息的呈現(xiàn)，能夠使學(xué)生對歷史文化有一個深刻的認(rèn)識，感受到歷史的神奇之處，從而激發(fā)其學(xué)習(xí)興趣與求知欲。另外，教育者可以利用檔案信息開展研討、演講等，以促進(jìn)教師與學(xué)生的溝通和互動，推動教學(xué)質(zhì)量與成效的提高?？傊┪镳^檔案信息對于支撐學(xué)術(shù)研究與教育教學(xué)都有著十分重要的作用。通過對檔案信息的充分挖掘與利用，學(xué)術(shù)界與教育界能夠組織更深入、更豐富的學(xué)習(xí)與教學(xué)活動，促進(jìn)學(xué)術(shù)研究與教育的持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步。為此，博物館需加強(qiáng)檔案信息搜集、整理與利用工作，從而為學(xué)術(shù)研究與教育教學(xué)等工作提供更豐富、寶貴的資源支撐。

3.滿足公眾需求，提高服務(wù)質(zhì)量

大眾對于歷史文化的了解與需求在不斷增加，博物館檔案信息作為滿足大眾需求的重要媒介之一，高效的檔案信息管理既能滿足社會公眾對知識的需求，又能提升服務(wù)質(zhì)量，擴(kuò)大博物館在社會的影響力，提高社會公眾的滿意度。首先，檔案信息是廣大人民群眾了解歷史和文化的一種重要方式。大眾可以透過檔案信息了解歷史事件、人物事跡和文化傳統(tǒng)，豐富其歷史知識，加深對歷史文化的認(rèn)知。博物館可以將檔案信息以展覽、講座及教育活動的方式呈現(xiàn)給大眾，以滿足其知識需求并增強(qiáng)大眾文化素養(yǎng)與歷史意識；其次，有效的檔案信息管理能夠促進(jìn)博物館服務(wù)質(zhì)量提升。博物館將檔案信息以數(shù)字化的方式歸類和整理，使得檔案信息的管理更規(guī)范、方便和可靠。大眾可以通過博物館網(wǎng)站、移動應(yīng)用及其他渠道便捷獲取檔案信息并享受更有效、更高品質(zhì)的服務(wù)體驗。另外，博物館也可根據(jù)群眾需求與反饋不斷改進(jìn)檔案信息管理與服務(wù)方式，提升服務(wù)質(zhì)量，滿足群眾需求；最后，高效的檔案信息管理可以提升博物館在社會的影響力以及公眾滿意度。公眾對于博物館的感知與評價，經(jīng)常會受檔案信息管理所左右。博物館提供內(nèi)容豐富、準(zhǔn)確及時的檔案信息服務(wù)可以塑造良好形象，提高大眾對博物館的信任感與支持力，提升博物館的社會影響力與美譽(yù)度。

4.提升展覽的效果和吸引力

檔案信息使展覽內(nèi)容更加充實。博物館可以通過檔案信息來呈現(xiàn)歷史文獻(xiàn)、照片和文物，將歷史事件、文化傳統(tǒng)和人物事跡的豐富性呈現(xiàn)給觀眾。這些檔案信息既能使受眾對歷史與文化有更直觀的認(rèn)識，又能使展覽內(nèi)容更生動、具體、能引起受眾關(guān)注；其次，檔案信息可以提升展覽吸引力與趣味性。博物館通過呈現(xiàn)精彩的檔案信息，設(shè)計鮮活場景、有趣的故事情節(jié)等方式來引發(fā)觀眾興趣與好奇。觀眾就像跨越時空一樣感受歷史的神奇，領(lǐng)略不一樣的文化魅力，使展覽更具有吸引力與趣味性。

二、博物館檔案信息建設(shè)與管理存在的問題

實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)和管理，已經(jīng)成為很多博物館檔案管理人員的共識，并且也在著力推進(jìn)此方面的信息化建設(shè)工作。但是，從實際情況來看，信息化建設(shè)的效果并沒有達(dá)到預(yù)期。究其原因，主要是還存在一些客觀問題，導(dǎo)致信息化建設(shè)推進(jìn)受阻。

1.檔案信息管理體制與思想上存在問題

目前，多數(shù)博物館管理者把工作重點(diǎn)放在博物館行政管理及主要業(yè)務(wù)方面，檔案信息管理由于不能直接支持主要業(yè)務(wù)而被忽略。因此，盡管博物館的其他部門在不斷地更新和快速發(fā)展，檔案信息管理部門卻仍然沒有取得明顯的進(jìn)展。這一現(xiàn)象會給博物館檔案信息收集、整理工作帶來負(fù)面影響，造成博物館整體檔案信息管理體制機(jī)制滯后，給博物館今后發(fā)展埋下隱患。再者，受市場經(jīng)濟(jì)的影響，很多博物館管理者更傾向于注重經(jīng)濟(jì)利益而忽略管理中的使命。他們可能沒有深刻地認(rèn)識到博物館檔案信息管理工作的重要意義，也未能認(rèn)識到此項工作對于博物館今后的發(fā)展具有十分重要的意義。如果博物館領(lǐng)導(dǎo)不愿意在檔案信息管理上投入更多的時間和努力，那么博物館的檔案信息管理體系和團(tuán)隊的建設(shè)質(zhì)量可能會逐步下滑，可能造成博物館內(nèi)部檔案信息失控與混亂，對博物館日常經(jīng)營與長期發(fā)展造成嚴(yán)重的隱患。

2.信息化水平較低

盡管科技發(fā)展迅速，但博物館的檔案信息管理部門在信息化方面的進(jìn)展中遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他部門，電子化記錄和管理仍未普及，導(dǎo)致一系列管理上的困境。很多博物館仍依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄與手工管理，沒有使用現(xiàn)代化電子記錄與管理系統(tǒng)。傳統(tǒng)管理方法效率低、費(fèi)用高，既影響工作效率，又易導(dǎo)致信息丟失、漏報、破損。信息化管理系統(tǒng)的缺失也造成檔案信息難以科學(xué)管理與共享。傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄下檔案信息檢索與共享需耗費(fèi)大量人力、物力，且效率低、容易出錯。信息化管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案信息快速檢索與共享，提高工作效率，但因為信息化水平較低，博物館檔案信息管理部門并不能享受這些方便。另外，信息化管理系統(tǒng)的缺失還對檔案信息的安全與完整造成威脅。紙質(zhì)檔案極易遭到破壞與損害，如果出現(xiàn)意外情況，就會造成檔案信息遺失或者外泄，對博物館造成無法估量的危害。

3.人力資源不足

人力資源不足是目前部分博物館檔案信息管理部門存在的一個重要難題。部門專業(yè)化人才匱乏，不能對海量檔案信息實施有效管理，給博物館檔案信息管理提出很多挑戰(zhàn)。首先，博物館檔案信息管理部門因?qū)I(yè)化人才匱乏，可能對檔案管理原理與技術(shù)理解不透徹，不能有效利用現(xiàn)代化管理工具與技術(shù)來管理檔案信息，造成檔案信息管理工作效率低、質(zhì)量差，出現(xiàn)信息錄入不準(zhǔn)、分類不清和檢索難度大等問題；其次，人力資源不足同樣會導(dǎo)致檔案信息管理部門無法適應(yīng)博物館對檔案信息管理不斷增長的需求。隨著博物館館藏規(guī)模的擴(kuò)大，數(shù)字化信息越來越多，對其加工管理的專業(yè)人才需要也越來越多，但是人力資源不充足，檔案信息管理的順利開展無法得到保障。另外，人力資源不足也會影響檔案信息管理部門的發(fā)展創(chuàng)新能力。專業(yè)化人才的匱乏決定了檔案信息管理部門未能及時緊跟行業(yè)最新發(fā)展趨勢與技術(shù)，開展創(chuàng)新性檔案信息管理，由此影響了博物館檔案信息管理工作的總體水平與競爭力。

三、提高博物館檔案信息建設(shè)與管理工作質(zhì)效的策略

博物館檔案信息化建設(shè)和管理，需要從多方面著手，采取相應(yīng)措施來構(gòu)建信息化管理模式。具體來說，需要注重管理制度的完善、加大信息技術(shù)投入以及強(qiáng)化管理人才隊伍。多角度切入，為信息化建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案管理工作順利開展。

1.完善檔案信息管理制度

博物館檔案信息管理從本質(zhì)上看是一項較為復(fù)雜的任務(wù)，完善博物館檔案信息管理制度，是確保博物館檔案信息工作能夠順利開展的根本所在。首先，博物館應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定建立健全檔案信息管理機(jī)制、明確電子檔案信息存儲標(biāo)準(zhǔn)、管理方法等。另外，檔案信息管理部門應(yīng)緊跟時代步伐，分門別類地開展工作。對各部門檔案信息應(yīng)分別管理，切忌混為一談。兩個部門間如果需參考檔案信息，要做到及時登記標(biāo)明，使用后要做好歸檔工作，切勿隨意擺放，避免遺失；其次，不應(yīng)盲目參考其他博物館的管理策略，而應(yīng)根據(jù)自己博物館的獨(dú)特性，構(gòu)建一套專為本博物館設(shè)計的檔案信息管理體系；最后，博物館應(yīng)提高對檔案信息管理工作的重視。檔案信息管理人員的思想意識對工作的質(zhì)效有極為重要的影響。檔案信息管理工作表面上看似很輕松，但卻要求檔案信息管理人員必須具備一定的耐心和責(zé)任心，不然很容易產(chǎn)生懈怠心理。博物館檔案信息管理者還應(yīng)不斷提升綜合素質(zhì)，做一個復(fù)合型人才，能夠熟練開展本職工作。

2.加大信息技術(shù)投入與建設(shè)力度

博物館要促進(jìn)檔案信息管理部門信息化進(jìn)程，就必須加大信息技術(shù)投入與建設(shè)力度。首先，要引進(jìn)先進(jìn)的電子記錄與管理系統(tǒng)。這些系統(tǒng)都能提供方便的數(shù)據(jù)錄入與管理功能，并通過構(gòu)建一個完整的信息化管理平臺，提高檔案信息管理工作效率與管理質(zhì)量。此類系統(tǒng)可以對檔案信息快速檢索、共享與備份，提高了便捷性與可靠性。通過信息化管理可以使博物館靈活處理海量檔案信息、提高工作效率的同時，也能很好地滿足廣大人民群眾對于檔案信息的需求。博物館在引入先進(jìn)電子記錄與管理系統(tǒng)的同時，也可借助云計算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)進(jìn)一步完善檔案信息管理系統(tǒng)。采用云計算技術(shù)可實現(xiàn)檔案信息遠(yuǎn)程訪問共享且不受地域限制，方便了多地博物館間的協(xié)作交流。而大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠幫助博物館深度分析大量檔案信息，發(fā)掘更加寶貴的資料，支撐學(xué)術(shù)研究與展覽策劃。另外，可以通過加大對信息技術(shù)的投入建設(shè)更好地開展檔案信息管理工作，促進(jìn)工作效率的提高，增強(qiáng)與大眾之間的交流以及互動，以期為博物館長遠(yuǎn)發(fā)展奠定扎實的信息化基礎(chǔ)。

3.加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)

首先，博物館可以通過舉辦內(nèi)外部培訓(xùn)等方式加強(qiáng)人才培養(yǎng)，促進(jìn)檔案信息管理人員專業(yè)知識與技能水平的提高。培訓(xùn)范圍包括檔案管理理論、信息技術(shù)應(yīng)用和數(shù)據(jù)分析，以便于工作人員更好地滿足信息化管理需要。另外，優(yōu)秀檔案信息管理人才的引進(jìn)是解決目前人才短缺問題的一個重要手段。通過公開招聘、校園招聘，吸引經(jīng)驗豐富、專業(yè)知識豐富的人員參與檔案信息管理團(tuán)隊；其次，博物館要與有關(guān)專業(yè)院校、研究機(jī)構(gòu)合作，聯(lián)合開展檔案信息管理方面的研究、教育等工作，還可以設(shè)立實習(xí)、就業(yè)基地，給學(xué)生實踐的機(jī)會，調(diào)動更多的人才進(jìn)入檔案信息管理工作崗位。此外，構(gòu)建良好的人才激勵機(jī)制是吸引人才、留住人才的一個重要途徑。包括薪酬福利、職業(yè)發(fā)展與晉升機(jī)會在內(nèi)的激勵措施能有效提升員工工作積極性與創(chuàng)造力，提升團(tuán)隊的凝聚力與競爭力。通過以上舉措，博物館能夠不斷提高檔案信息管理部門專業(yè)化水平，建設(shè)高素質(zhì)的人才隊伍，從而為博物館檔案信息管理提供扎實的人才支撐，有利于提升檔案信息管理質(zhì)量與效率，更好地滿足大眾檔案信息需求，促進(jìn)博物館可持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)束語

在社會經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展下，信息化時代來臨。博物館檔案信息管理也要跟上新時代發(fā)展的腳步。檔案信息管理部門亟須開展高素質(zhì)綜合型人才的培養(yǎng)，博物館領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)更加重視檔案信息管理部門，在新時期背景下主動迎合時代發(fā)展潮流，創(chuàng)新改革，讓檔案信息管理部門在博物館發(fā)展中貢獻(xiàn)綿薄之力。

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作者單位：煙臺市博物館作者簡介：王丹（1979—），女，漢族，山東煙臺人，本科，檔案副研究館員，研究方向：博物館檔案管理。