基于HACCP方法的科技查新質(zhì)量監(jiān)控體系研究

摘要：科技查新作為國家科技創(chuàng)新體系中的重要環(huán)節(jié)，能為各類科技評審活動提供客觀評價依據(jù)。如何保障、提高科技查新的質(zhì)量，把好科技評審的第一關(guān)，成為查新機(jī)構(gòu)急需解決的重要課題。文章將危害分析及關(guān)鍵點控制方法（HACCP）引入科技查新全過程的質(zhì)量控制中，使整個查新過程始終處于受控狀態(tài)，降低了查新質(zhì)量風(fēng)險，為科技查新質(zhì)量的提升提供了一條新的思路。

關(guān)鍵詞：科技查新；危害分析及關(guān)鍵點控制方法；質(zhì)量

中圖分類號：G251文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

0引言

科技查新作為國家科技創(chuàng)新體系中的重要組成部分和重要環(huán)節(jié)，能夠為科研立項、成果鑒定與評估、高新技術(shù)產(chǎn)品、專利申請以及各類獎勵申報等提供客觀評價依據(jù)。在數(shù)量多、時間緊的情況下，如何保障并提高科技查新的質(zhì)量，把好科技評審的第一關(guān)，成為查新機(jī)構(gòu)亟須解決的重要課題。進(jìn)行科技查新時，先要接受用戶委托、進(jìn)行任務(wù)分配、與客戶溝通需求，接著進(jìn)行文獻(xiàn)檢索與對比分析，再根據(jù)這些撰寫查新報告，經(jīng)過審核后進(jìn)行登記，最后將其存檔、建庫。其中，確定查新點、制定策略以及文獻(xiàn)的檢索與對比分析極為重要，方法選用不當(dāng)會影響查新的效果，最終影響到報告的科學(xué)性和客觀性。因此，必須對整個查新流程進(jìn)行分析控制，以全面提升查新質(zhì)量。危害分析和關(guān)鍵控制點（Hazard Analysis Critical Control Point，HACCP）是始于二十世紀(jì)六十年代的一種風(fēng)險管理的工具，在汽車、化學(xué)、制藥等高風(fēng)險行業(yè)也得到了越來越多的應(yīng)用［1］。查新報告也可以看成是一種特殊的產(chǎn)品，本文將HACCP方法引入科技查新過程的質(zhì)量控制中，使整個查新過程始終處于受控狀態(tài)，降低查新質(zhì)量風(fēng)險，為科技查新質(zhì)量的提升提供了一條新的思路。

1研究現(xiàn)狀分析

蘇琴等［2］提出應(yīng)從查新點、檢索策略、檢索結(jié)果、查新結(jié)論4個方面進(jìn)行科技查新質(zhì)量控制，并給出了相應(yīng)的控制措施。張立昆等［3］采用定量與定性相結(jié)合的方法構(gòu)建了評價查新質(zhì)量的18個指標(biāo)體系。王世雯［4］構(gòu)建了由信息表述、信息采集、文獻(xiàn)分析和查新結(jié)論表述構(gòu)成查新報告質(zhì)量評價體系。鄒藝［5］從管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程、查新人員、查新信息源等角度建立了查新服務(wù)質(zhì)量保障體系。謝秋梅［6］提出從科技查新工作規(guī)范化角度來提高科技查新的質(zhì)量。龐佳［7］提出構(gòu)建由立項管理部門統(tǒng)一委托的封閉式查新流程與操作模式及實施措施。秦勇［8］提出引入集中式的查新管理模式提高查新質(zhì)量。上述研究主要集中在質(zhì)量評價指標(biāo)體系、保障體系的構(gòu)建，鮮有關(guān)于科技查新質(zhì)量控制方法體系方面的研究。

2HACCP的基本原則

建立HACCP時一共有7個基本原則。（1）危害分析：它除了能對生產(chǎn)過程中的潛在危害進(jìn)行收集和評估，還能對引起危害的因素進(jìn)行分析，進(jìn)而找出并解決其中影響較大的危害。（2）確定關(guān)鍵控制點（critical control point，CCP）：決定生產(chǎn)過程中能去除危害或是降低危害發(fā)生率的關(guān)鍵點，此步驟可能是生產(chǎn)過程中的任何一個階段。（3） 關(guān)鍵限值制訂：建立起CCP可接受水平的標(biāo)準(zhǔn)值，以確保能有效控制CCP。（4） 建立監(jiān)測體系：主要是想實現(xiàn)CCP符合關(guān)鍵限值的目的，通過對每個CCP進(jìn)行觀察或檢測判斷它是否得到控制。（5） 建立糾偏措施：如果CCP不受控制了，為使其符合關(guān)鍵限值，就要采取一定的措施。（6） 建立確認(rèn)程序：為了使HACCP系統(tǒng)能有效實施，需要采取其他的方法與程序?qū)ζ溥M(jìn)行實驗和評價。（7） 建立程序記錄：在上述6個原則基礎(chǔ)上，建立起一套標(biāo)準(zhǔn)的操作程序，根據(jù)這套程序的操作與記錄，培訓(xùn)員工在查詢時便有了依據(jù)。

3HACCP應(yīng)用于科技查新質(zhì)量管理的流程

3.1危害分析

根據(jù)HACCP的第一條原則對發(fā)生的危害進(jìn)行分析，找出每一個危害產(chǎn)生的原因，HACCP計劃不會考慮到那些無確定緣由的危害。在科技查新中，較為常見的危害質(zhì)量的因素包含軟件因素和硬件因素兩類 ［9-13］。軟件危害來源于：不同查新人員對查新點、檢索詞和檢索策略的把握度不一樣；查新人員的學(xué)科專業(yè)素養(yǎng)與學(xué)科專業(yè)知識局限；查新人員和委托人之間的溝通；查新結(jié)論文字表述；業(yè)務(wù)流程、規(guī)章制度和檔案管理的合理性及完善程度等因素。硬件危害來源于：數(shù)據(jù)庫總量、數(shù)據(jù)庫的權(quán)威程度、專業(yè)數(shù)據(jù)庫種類及其與綜合數(shù)據(jù)庫的比例、全文數(shù)據(jù)庫所占比例等信息資源的局限；學(xué)科性質(zhì)的差異和課題地域范圍的差異；查新機(jī)構(gòu)的硬件設(shè)施以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等因素。

3.2關(guān)鍵控制點識別

在查新過程中，關(guān)鍵控制點比較特殊，需要采取有效的措施使危害得到較好的控制。對科技查新的過程進(jìn)行梳理，可以得到5個關(guān)鍵控制點，這些點可能會嚴(yán)重危害到科技查新的質(zhì)量，它們分別是：查新人員綜合業(yè)務(wù)能力（CCP1）、確定查新點（CCP2）、制定檢索詞和檢索策略（CCP3）、文獻(xiàn)對比分析與檢索結(jié)論撰寫（CCP4）。

科技查新工作主要由查新員完成，其查新質(zhì)量受到人的主觀意識和專業(yè)技能知識的影響較大。如何正確高效地在海量數(shù)據(jù)中篩選、利用相關(guān)文獻(xiàn)是查新員綜合素質(zhì)的體現(xiàn)［3］。因此，查新員綜合業(yè)務(wù)能力是關(guān)鍵控制點。查新點提煉準(zhǔn)確與否是保證科技查新質(zhì)量的關(guān)鍵。查新員需要對所要申報項目的查新方向以及重點有一定的了解，明確查新項目研究的主要內(nèi)容以及所用的方法和路線。在委托人的協(xié)助下準(zhǔn)確提煉出合適的查新點［4］，才能保證查新工作順利進(jìn)行。確定查新點檢索詞是某種專門語言的基本成分，這種專門語言能夠概括信息系統(tǒng)的各種特征，還能夠表達(dá)信息用戶所提的問題，構(gòu)建檢索策略式必須含有檢索詞，合適的檢索式能夠提高查全率和查準(zhǔn)率，也是確保查新質(zhì)量的重要保障［7］；因此，查新檢索詞和檢索策略的制定是關(guān)鍵控制點。專家對項目進(jìn)行評審、對項目成果進(jìn)行有效鑒定時，查新結(jié)論是重要參考依據(jù)之一。它包含了2部分內(nèi)容，一部分是檢索到的相關(guān)文獻(xiàn)與查新點之間的對比分析，而另一部分則是對查新點新穎性的認(rèn)定。查新結(jié)論必須有理可依，有據(jù)可循，還要有一定的對比與分析。應(yīng)把查新項目與文獻(xiàn)的關(guān)鍵性能指標(biāo)和技術(shù)參數(shù)進(jìn)行詳細(xì)的對比分析，必須保證最后得出的查新結(jié)論是客觀、科學(xué)、可靠的；因此，對比分析與檢索結(jié)論撰寫也是關(guān)鍵控制點。

3.3關(guān)鍵控制點監(jiān)控

科技查新過程中，監(jiān)控內(nèi)容包含監(jiān)控的對象、監(jiān)控時的工作人員、監(jiān)控所采用的方法以及進(jìn)行監(jiān)控所用的頻率。為了避免發(fā)生偏離關(guān)鍵限值的情況，在對查新操作過程進(jìn)行跟蹤時，如果發(fā)現(xiàn)存在這種趨勢時就要及時采取應(yīng)對措施。根據(jù)本文確定的查新人員綜合業(yè)務(wù)能力、確定查新點、制定檢索詞和檢索策略、文獻(xiàn)對比分析與檢索結(jié)論撰寫4個查新過程關(guān)鍵控制點，建立關(guān)鍵點監(jiān)控如表1所示。

3.4糾偏措施

用于預(yù)防科技查新關(guān)鍵控制點的措施都必須滿足關(guān)鍵控制限的要求。如果檢測的結(jié)果超過了設(shè)定的限制，為了避免這種情況再次發(fā)生，就需要對它進(jìn)行有效的糾正與控制并將其付諸實踐。科技查新HACCP體系所采取的糾偏措施如表2所示。

4結(jié)語

本文嘗試將HACCP體系用于科技查新過程，使查新過程實現(xiàn)規(guī)范化，從而提升科技查新的質(zhì)量，減少各種危害因素對查新質(zhì)量的影響；為科技查新站建立查新質(zhì)量控制體系提供了理論依據(jù)，也為科技查新過程的質(zhì)量管理開拓了新的模式。

參考文獻(xiàn)

［1］徐曉華，章新，閻超.HACCP方法在藥品質(zhì)量風(fēng)險管理中的應(yīng)用［J］.中國醫(yī)藥工業(yè)雜志，2010（8）：631-635.

［2］蘇琴，劉劍，孫遲臨，等.科技查新中檢索質(zhì)量控制研究［J］.情報探索，2018（11）：95-101.

［3］張立昆，季葉克.科技查新質(zhì)量三維評價體系研究［J］.情報雜志，2016（4）：160-163.

［4］王世雯，肖雯.查新報告質(zhì)量的評價體系研究［J］.情報理論與實踐，2010（6）：94-97.

［5］鄒藝.查新服務(wù)質(zhì)量保障體系的構(gòu)建［J］.現(xiàn)代情報，2007（6）：158-160.

［6］謝秋梅.基于規(guī)范化流程的科技查新質(zhì)量控制［J］.中國科技信息，2017（21）：96-99.

［7］龐佳.科技查新流程的優(yōu)化設(shè)計—以提高立項質(zhì)量與國家科研資金使用效益為目標(biāo)的研究［J］.大學(xué)圖書館學(xué)報，2014（6）：40-44，24.

［8］秦勇.數(shù)字化條件下查新工作集中管理模式研究［J］.數(shù)字圖書館論壇，2014（9）：62-65.

［9］董曉夏.制約科技查新質(zhì)量的因素［J］.圖書與情報，2009（4）：125-129.

［10］蔣麗敏.查新人員素質(zhì)對科技查新質(zhì)量的影響［J］.農(nóng)業(yè)圖書情報學(xué)刊，2014（4）：121-123.

［11］郝慧，胡娟.科技查新流程對查新質(zhì)量的影響［J］.現(xiàn)代情報，2015（5）：149-152.

［12］孫清玉.科技查新質(zhì)量評價指標(biāo)體系探討［J］.情報科學(xué)，2009（5）：743-746.

［13］杜璟，左文革，郜向榮，袁永翠.基于ISM的科技查新質(zhì)量影響因素分析［J］.圖書館理論與實踐，2014（3）：59-62.

（編輯何琳）

Research on quality monitoring system of sci-tech novelty retrieval based on HACCPJIANG" Juan

（Library，Jiangnan University， Wuxi 214122， China）Abstract：" As an important link in the national scientific and technological innovation system， sci-tech novelty retrieval provides objective evaluation criteria for various types of technology evaluation activities. How to ensure and improve the quality of sci-tech novelty retrieval， and ensure the first pass of scientific and technological evaluation， has become an important issue that sci-tech novelty retrieval institutions urgently need to solve. The hazard analysis and critical control point （HACCP） method is introduced to the whole process of sci-tech novelty retrieval to control its quality. Novelty quality risks are reduced because the whole process of sci-tech novelty retrieval is controlled always. A new way to promote the quality of sci-tech novelty retrieval is provided in this paper.

Key words： sci-tech novelty retrieval; hazard analysis and critical control point; quality