高職院校檔案數智化評價目標體系研究

摘 要：文章結合當前高職院校檔案數智化現狀，分析了高職院校檔案數智化的呈現，并從強化目標體系頂層設計、運用正確導向引導、將工作特色融入其中、構建數智化評價目標體系等四個方面，研究高職院校檔案數智化評價目標體系構建的實踐路徑，不斷優化檔案智慧管理。

關鍵詞：高職院校檔案；數智化評價目標體系；智慧

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

檔案數智化是一項國家記憶工程，是新時代展現新成就的一種方式，同時，也是深入推動檔案事業高質量發展的內在需要和動力。高職院校通過開展檔案數智化評價工作，不僅能夠提高高職院校檔案工作現代化管理水平，優化檔案資源開發和利用結構，還能夠進一步擴大檔案的宣傳力度和影響，使檔案意識、資源意識和利用意識深入民心，形成集體“大檔案觀”，助推高職院校檔案治理效能的提升，推動檔案的智慧轉型和升級，實現智慧服務和管理。因此，構建高職院校檔案數智化評價目標體系是時代的要求和檔案發展的必然。

一、高職院校檔案數智化研究現狀

1.缺乏針對檔案數智化管理的系統研究

隨著信息時代的發展，大數據、人工智能、云計算、區塊鏈以及5G等現代信息技術被廣泛應用于各個領域，對各行業產生了顛覆性的影響。數據不僅是重要的基礎資源，還日益成為國家及各行業的核心資產和戰略資本，蘊藏著巨大的潛力和不可估量的價值，引起了全球治理體系的深刻變革。隨著大數據時代的深入發展，各行業開始制定“數智化”轉型戰略。但是，由于各行業有不同的特點，各自制定的“數智化戰略”不具備普適性。在檔案領域，檔案工作者仍缺乏對檔案數智化管理的系統研究。因此，如何數智化管理檔案成為時代賦予檔案工作者的新課題。

2.檔案數智化評價缺乏依據

《中華人民共和國職業分類大典（2022年版）》新增了一個職業類別——檔案數字化管理師，并標識為數字職業。這標志著數據資源已經成為國家基礎性戰略資源并得到了高度重視。檔案工作作為基礎數據來源，從傳統紙質檔案管理模式轉向檔案數據管理模式，檔案工作邁出了關鍵性的一步。數字化管理師的出現，將有力推動檔案數智化工作的開展，成為新時代檔案工作的亮點和熱點。

近年來，國家檔案局陸續發布《縮微膠片數字化技術規范》（DA/T 43-2009）、《檔案數字化光盤標識規范》（DA/T 52-2014 ）、《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T 62-2017）、《實物檔案數字化規范》（DA/T 89-2022）等，分別對縮微膠片、光盤、錄音錄像、實物檔案等介質的數字化工作進行了規范和要求。2017年8月，國家檔案局發布《紙質檔案數字化規范》，對紙質檔案數字化和管理提出了要求，內容包含檔案數字化前處理、目錄數據庫建立、檔案掃描、圖像處理、數據掛接、數據化成果驗收與移交、檔案入庫等方面，統一了紙質檔案的數字化標準。2018年，國家檔案局印發《關于進一步筑牢安全防線確保檔案安全的通知》，通知再次強調，要“進一步筑牢安全防線，杜絕檔案安全事故”。

由此可見，檔案數字化建設已經成為當前工作的重心和趨勢，并在檔案數字化建設方面取得了一系列成果。但是，如何數智化管理形成的數字檔案以及如何評價各單位的檔案數智化管理工作，國家目前沒有出臺依據性文件。

因此，高職院校檔案數智化評價目標體系是我國目前亟待研究的課題。

二、高職院校檔案數智化的價值呈現

1.組織模式由數字檔案館（室）向智慧檔案館（室）轉型

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》強調，全面加快數字轉型和智能升級，加強大數據、人工智能等新一代信息技術在數字檔案館（室）建設中的應用，推動數字檔案館（室）建設優化升級。數字檔案館（室）建設轉向智慧檔案館（室）建設。

2.檔案管理對象由紙質檔案向數字檔案進階

數智化時代對檔案工作產生深遠影響，檔案信息處理要求更高效，檔案的檢索要求更便捷。因此，數字檔案成為當前檔案管理的熱點。檔案管理對象由紙質檔案向數字檔案進階。

3.檔案治理邏輯由單一、被動向多元、主動轉變

傳統的檔案管理模式往往是問題出現才感知、解決和處理。數智化時代，公眾的需求、社會的發展對檔案服務提出了更高的要求。檔案不僅要能“預見”公眾需求，還要能深度整合、挖掘、開發、比對檔案信息，并做好風險防控措施，主動防御、規避風險，實行檔案智慧化管理。檔案服務不再是以往單一、被動的服務方式，檔案異地查詢、在線檢索查詢、精準推送等智能化管理模式受到公眾普遍歡迎。檔案治理邏輯由單一、被動向多元、主動轉變。

4.檔案管理向跨區域、跨專業合作延伸

當前，檔案進一步向知識管理、智慧管理轉型升級，并向跨區域、跨專業合作延伸。例如，廣西流動人員人事檔案管理網聯平臺（中國廣西人才市場人事檔案網）已實現自治區級、市級和縣（區）級公共人才服務機構的流動人員人事檔案管理“三級聯通”，區內流動人員人事檔案數據已形成互聯互通、互查共享聯動模式，并推動廣西成為全國第一批流動人員人事檔案服務實現“跨省通辦”的省份。此外，綜觀近幾年國家檔案局科研立項課題，大部分項目是檔案專業與其他專業聯合開展研究。例如，國家檔案局立項科研課題《人工智能技術在音視頻檔案整理利用中的應用研究》《衛星三維模型歸檔關鍵技術研發與應用》《基于GIS空間數據的精準扶貧檔案信息集成服務平臺研發》等均是跨專業合作研究。通過跨領域的交流，各專業知識的碰撞、融合，能夠不斷拓寬檔案工作人員的認知范圍，不斷激勵檔案工作人員取得新的研究成果，從而推動檔案數智化發展。

三、高職院校檔案數智化評價目標體系構建的實踐路徑

1.強化高職院校檔案數智化評價目標體系頂層設計

（1）多元主體同參與、共評價檔案數智化體系

高職院校要加大對檔案數智化評價工作的重視，加強對檔案數智化評價工作的領導，從檔案數智化評價制度、軟硬件配備、人員等方面給予支持。建設一支高素質、專業且具備創新意識的檔案數智化評價人才隊伍，加大檔案數智化評價宣傳和推廣，廣泛動員廣大教職工參與評價活動。高職院?？梢栽O計網絡問卷，通過網絡評價方式，傾聽多方檔案服務心聲，了解檔案服務工作開展情況以及全校師生員工對檔案利用服務的期許。通過這種方式，消弭檔案信息溝壑，搭建用戶與檔案工作者的溝通橋梁，解決了二者之間存在的信息不對稱、無法溝通等問題，進一步促進高職院校檔案資源的深度開發、利用。

同時，高職院校應組建由校內評審專家、校外檔案與計算機等行業專家、企業檔案專家、第三方評價機構等共同構成的檔案數智化評價專家組，邀請多方共同參與高職院校檔案數智化評價目標體系的建設及評價工作，促進全方位、多視角的檔案數智化評價。

（2）檔案數智化評價目標體系的制定需要遵循公平、公正、公開的原則

第一，高職院校應加快推進檔案數智化評價目標體系的制定工作，并融入《“十四五”全國檔案事業發展規劃》要求的實施內容，加強檔案信息資源的橫縱向開發；第二，常態化開展本單位檔案數智化工作的督查和指導，并進行階段性的評估。評估的結果可視情況通過校園網、OA等方式向教職工公開，督促數智檔案工作的優化、升級；第三，將檔案數智化評價目標體系制定與檔案工作人員的績效考核掛鉤，突出檔案數智化評價工作的重要性，獎勵業績突出者，提升檔案工作者的職業自豪感和歸屬感；第四，在檔案數智化評價目標體系制定的過程中，可以設置問卷調查（前期）、試驗、反饋、優化等環節，實行數智化檔案閉環管理。通過以上步驟，確保檔案數智化評價目標體系制定工作的公平、公正和公開，促進檔案的規范、長效管理。

2.以正確的導向引導檔案數智化評價工作

（1）強化檔案使命擔當，做好新時代的忠實記錄者

高職院校檔案管理部門要扎實履行檔案行政管理職責，將檔案數智化目標評價工作納入黨委工作目標，從年度計劃到年終總結，與其他各項工作同謀劃、同開展、同落實。檔案工作分管領導要把好方向關，積極、主動做好檔案數智化評價目標工作，組織專業力量深入研究檔案數智化過程中存在的問題，采取有效措施激勵檔案工作者擔當作為。

高職院校檔案工作人員要強化使命擔當，緊緊圍繞《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的總體要求和主要任務，扎實推進檔案數智化評價目標體系構建工作，以高度的責任感和使命感做好新時代新征程的歷史記錄者，主動、積極融入檔案數智化發展進程，全面提升檔案服務國家、社會和公眾的效能。從紙質檔案、數字檔案到數智檔案，點面結合，交叉結合學科特點，凸顯檔案信息服務價值，讓檔案信息價值與需求相匹配，與發展相適應，與時代相融合。

（2）增強檔案服務能力，重視檔案資源開發的轉化

檔案資源的開發和利用是檔案數智化評價的重要指標之一。高職院校要不斷增強檔案數智化服務能力，提升檔案隊伍的數智化服務水平，加大檔案編研開發力度，架構檔案工作溝通橋梁，理順檔案服務對象與服務內容之間的矛盾與工作難點。高職院校在重視檔案資源開發的同時，要注重所開發資源的轉化，引導高職院校檔案工作人員面向社會、面向學校、面向師生開展檔案信息深度開發，并轉化為促進社會發展與進步的信息成果，使檔案成果的信息利用價值發揮到最大化，實現數據與需求的最佳匹配，充分體現檔案的價值。

此外，檔案工作人員要積極參與涉及檔案的校內外、省內外以及國際的交流與合作，打破地域藩籬、信息孤島問題，讓檔案信息“活躍”起來。檔案工作人員要不斷推進紙質檔案向數智化檔案轉型，不斷提高高職院校檔案館（室）數字化建設水平，全面盤活檔案表層信息、深層信息與交叉信息，使檔案信息更好地為高職院校發展服務，而高職院校的發展又能助推檔案數智化建設，兩者互為影響，互相推動。

（3）深化轉型，注重檔案數智化的可持續性研究

高職院校應建設一套“指尖檔案”的智慧數智化系統。在做好檔案信息保護的前提下，對每一個開發的檔案資源設置一個追蹤表，通過該表可實時掌握該檔案資源開發的時間、程度以及可預見的開發深度。通過智慧鏈接，使檔案資源利用可溯源、前端可控制，并可以開展延續性研究。特別是一些受限于當前技術、人力、環境等因素影響的開發資源，通過追蹤表的顯示，當各項條件具備時，檔案工作人員才可以開展深度研究，促進檔案利用體系的構建，并進一步推動檔案的智慧化管理和智慧化運用，營造可持續開發、可接力科研、可全面溯源的檔案管理環境。檔案資源開發成果的轉化，必將有力推動檔案智慧化管理進程。

3.將高職院校檔案工作特色融入數智化評價

相對于本科院校而言，高職院校側重于專業技能教育，為生產、建設、管理和服務一線培養應用型人才。因此，學生的技術應用能力培養是高職院校人才培養的核心任務。為提升高職院校畢業生的就業質量和滿足社會對人才的需求，產教融合、校企合作成為當前的新導向，促進了職業教育發展的良性循環，實現了企業、學校、學生三方共贏的局面。近年來，國家高度重視高職院?！半p師”隊伍建設，教師隊伍以雙師型教師為主?！半p師”隊伍建設成為高職院校的一大亮點，也是高職院校檔案工作的一大特色。

高職院校在開展檔案數智化評價工作時，應把高職院校檔案工作特色融入其中，研究產教融合、校企合作、雙師隊伍建設等數據信息資源開發評價機制，鞏固當前職業教育改革的成果和亮點、創新點，進一步探索檔案資源智慧化呈現的有效模式。

4.構建高職院校檔案數智化評價目標體系

高職院校檔案管理工作主要包含紙質檔案、數字檔案和數智化檔案三個階段。紙質檔案是數字化檔案和數智化檔案的基礎和前提，紙質檔案完成后也可以開展部分數智化檔案工作；數字化檔案為數智化管理提供了便捷和支撐作用；數智化檔案的有效開展，可以助推紙質檔案的有效收集、數字檔案的完整掃描。三者是相互促進、相輔相成的關系，共同展現檔案的發展與服務效能。

在高職院校檔案數智化評價目標體系構建中，應設置一級指標、二級指標和相應的參數。一級評價指標為紙質檔案、數字檔案和數智化檔案。紙質檔案的評價目標包含檔案收集、整理、利用和開發、安全四個方面；數字檔案的評價目標為檔案數字化情況以及檔案的存儲和安全；數智化檔案的評價目標為檔案信息資源深度開發、檔案信息智慧呈現平臺和檔案數智化優化。各個層級均設有評價的主要參數，高職院校檔案數智化評價專家組根據評價目標體系，逐一、逐項評價高職院校數智化工作開展情況，并得出總分值。通過等級評價，不斷優化檔案智慧管理。

四、結語

高職院校檔案數智化評價目標體系的構建，直接影響高職院校檔案數智化建設水平以及檔案利用者的滿意度。因此，從強化目標體系頂層設計、運用正確導向引導、將工作特色融入其中、構建數智化評價目標體系等四個方面，研究高職院校檔案數智化評價目標體系的構建，全方位、立體開發檔案信息資源，使檔案智慧管理得到優化，創新檔案智慧服務方式，讓智慧檔案賦能檔案高效管理。

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作者單位：廣西交通職業技術學院