高校人事檔案數字化發展面臨的問題及對策研究

摘 要：高校人事檔案管理是我國高校管理的重要內容，記錄了在校職工的學習、工作經歷、所取得的各種成就等詳細信息，是高校發現、考核、培養、選拔人才的重要依據。進入信息化時代，各類信息技術、數字技術的蓬勃發展和廣泛應用對高校人事檔案管理產生了重要影響。高校通過數字化轉型以及數字化平臺的建立，使數字技術替代傳統的人事檔案管理方式，以提高人事檔案管理的水平和質量，從而確保高校在教學、科研等方面健康、穩定發展。

關鍵詞：高校人事檔案；數字化發展；對策

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A

我國高校人事檔案全面記錄了在校人員履歷、所獲獎勵、所受處罰、政治思想面貌以及教研能力等方面的綜合信息。對高校人事任命、考察、培養提供了翔實的數據資料，是人事管理和人才選拔強有力的依據。隨著數字化時代的到來，高校人事檔案開展數字化管理建設是大勢所趨，為高校減少管理成本，提高人事檔案利用效率起到了促進作用。

一、高校人事檔案管理工作的重要性

人事檔案是各類企事業單位對所屬人員管理過程中真實記錄每個人經歷和發展中所受到的教育、專業能力、獎懲等方面的信息資料，并開展統一管理的專屬檔案。

隨著我國教育改革工作不斷深入，高校對各類人才的需求更加迫切。高校人事管理的核心任務就是在社會中識別人才，發現高校所需人才，并培養所需人才，最終為高校所用，從而提升高校的綜合實力并穩定、持續發展。人事檔案中記錄的人才履歷及其德、能、勤、績綜合素質，為高校全面了解人才、選拔人才提供了最直接的依據。由此可見，高校人事檔案管理工作不僅關系到高校的穩定發展，還事關我國教育改革大局。在數字化時代背景下，高校人事檔案管理工作如何更加科學化、現代化開展，如何順應新時代發展要求，是高校人事檔案管理工作中亟須考慮的問題。因此，高校人事檔案管理工作在高校整體管理中具有極其重要的作用和地位。

高校人事檔案工作包括整理、保存高校在職、退休人員的檔案以及人員工資的確定、人員退休和養老保險等重要內容。尤其是新形勢下，人事檔案管理在高校選擇人才、聘用人才時提供有力依據、制定合理薪酬制度等方面發揮著重要作用。高校只有認識到人事檔案管理工作的重要性，才能確保檔案管理工作的科學性和有效性，為高校現代化建設和發展提供有力的支持。

1.人事檔案為高校提供完善的人才信息，是有力的用人依據

高校為了保證自身的教學質量，完成教學目標，會建立由不同年齡段、不同學歷的專業人才和輔助工作人員相結合的教育團隊。因此，人事檔案要對組建的隊伍組成人員進行深入了解，包括人員的年齡、學歷、專業知識構成、人員素質、工作經驗等詳細的信息。只有通過這些資料信息的支持，高校才能做到知人善用。

2.人事檔案是制定人員薪酬的重要依據

高校在制定人員薪酬過程中，要經過前期討論、中期調整和最終確定才能落實。高校員工薪酬并不是固定不變的，高校會根據每年的實際情況做出調整，是薪酬制度不斷完善的過程。而員工薪酬制定的依據主要是由人事管理部門通過員工人事檔案中記錄的工作能力、經驗、學歷以及職務等翔實的資料組成，可以說，人事檔案是高校確定員工薪酬的重要依據。

3.人事檔案是高校選擇、培養骨干人才的重要依據

高校在人才的選擇、培養、引入的過程中，主要通過人事檔案對人才目標的具體信息作為基礎參考資料。人事檔案在宏觀上分析了人才層次結構，通過對個人全面綜合素質的分析，有助于提高高校在培養、引進骨干人才選擇的正確性。

二、數字化技術在高校人事檔案管理中的重要作用

在高校人事檔案傳統管理模式中，以紙質檔案為主，數量多，需要耗費大量的人力、財力，還需要準備較大的儲藏室存放檔案，且在查找使用檔案資料過程中手續煩瑣，搜索緩慢，浪費時間。紙質檔案除了占據大量的儲存空間之外，如果在保管中出現疏忽，極易造成破損、丟失的情況，給高校人事管理帶來不可估量的損失。

針對以上的問題，數字化人事檔案管理模式則可以輕松解決。相對于傳統的紙質檔案管理，數字化管理模式是通過計算機、互聯網等方式，將紙質文件轉化為電子文檔，不論數量多少，都可以儲存在計算機或云空間中，不會出現傳統檔案管理中文檔堆積如山的情況，在為高校節省存儲空間的同時，數字化檔案管理模式在檔案搜索、使用、傳遞等過程中更加快捷、準確，是傳統管理模式無法比擬的。通過快捷搜索，可以調出相應檔案，再通過網絡傳遞到所需部門，在極短的時間內就可以完成，顯著提高了檔案管理效率，有效降低了檔案的管理和維護成本。此外，基于計算機的加密存儲技術，可以大幅提高人事檔案的安全性，降低人為篡改、丟失或損壞的風險。將人事檔案數字化后，方便了檔案的查找，并使檔案的儲存變得更加安全可靠，使檔案的搜索更加方便、快捷和精準。因此，在人事檔案管理過程中，應用數字化管理模式對于檔案的儲存及查詢都有著極其重要的意義。在當下教育事業改革中，對高校人事檔案實施數字化改革是必然趨勢。但就當前實際情況來看，在高校人事檔案數字化發展過程中還存在著諸多問題。

三、高校人事檔案數字化發展中存在的問題

1.管理制度建設不健全，導致數字化程度不高

當前，在高校人事檔案管理中，不同的高校設置的檔案管理部門不同，沒有統一管理標準，導致不同高校在檔案管理數字化建設中的進程有很大差異，在客觀上制約了人事檔案管理數字化建設的速度。

長期以來，我國高校人事檔案管理受到傳統管理方式的制約，在管理上以手工形式為主，缺少數字化管理措施，未能建立數字化管理系統，缺少專用軟硬件配置，使高校人事檔案管理工作大打折扣。目前，隨著數字化技術的發展，檔案管理工作也加大了數字化進程，但高校的人事檔案管理仍未能完全錄入數據庫，導致數字化程度不夠，自動化管理程度不高，影響了檔案的調用與查詢。

2.檔案管理人才隊伍建設滯后，導致數字化能力不足

高校人事檔案管理缺乏復合型管理人才，亟須專業能力強、精通管理工作、計算機操作綜合能力強的人才。我國高校檔案管理人員大多由人事或辦公室等部門人員兼任，對檔案管理業務不熟，缺乏專業的計算機理論知識、操作能力以及檔案管理專業技能和數字化管理技術，使高校檔案數字化管理不足。并且，由于學習數字化技術與檔案管理能力、網絡技術能力等不是一朝一夕就能夠完成，而是需要一個長期的積累過程，這些現象都制約著高校檔案管理人員能力的提高。

此外，每所高校在職員工以及離退休人員人數較多，人事檔案數量龐大，但作為檔案管理的工作人員相對較少，并且非檔案專業畢業人員較多，再加上高校對檔案管理重視程度不足，沒有對員工開展相應的專業培訓，導致在數字化建設過程中，管理人員無法有效掌握數字化技術的應用，給高校人事檔案管理數字化建設帶來了阻礙。

3.高校人事檔案利用率不足

高校人事檔案利用率不足是檔案管理工作中最常見的問題之一。檔案價值的發揮在于檔案的利用。但是，目前我國高校檔案出現了用人單位對檔案信息掌握不全的現象，使高校檔案信息查詢利用受到限制，并對后期的數字化管理造成影響，使檔案資源不能被充分開發應用。并且，由于部分檔案內容不全，資料收集不足，導致檔案的完整性受到影響，加上檔案設備設施及軟件更新不及時，系統升級滯后，限制了高校檔案資源的合理開發利用。

4.人事檔案管理數字化建設缺少統一標準和規范

我國高校在檔案管理數字化建設中由于建設初衷的不同，所應用的數字化技術也有所不同，導致在人事檔案數字化建設中并未形成一套統一的標準和操作規范，由此帶來了一些不良后果。因為人事檔案數字化建設尚屬于初級摸索階段，相應的專業管理人員素質還有所欠缺，導致人事檔案在數字化建設中，由于數字技術不過硬及安全保密意識不足，出現了數據保存不及時丟失、損壞的情況，更為嚴重的是會受到一些黑客、犯罪分子等通過網絡攻擊，惡意篡改、盜取人事檔案信息的惡劣情況。

四、高校人事檔案管理數字化建設路徑

人事部門是高校人事檔案管理的主要負責部門，在人事檔案管理數字化建設中肩負著監督管理的責任，在確保學校人事檔案資料安全、保密的情況下，積極運用多種方式，加速人事檔案數字化建設進程。高校人事管理部門應承擔起主體責任，在紙質檔案數字化、檔案信息化建設和管理過程中，做好監督管理，既要做到檔案的高效利用，也要保障檔案信息的安全。

第一，完善管理制度，確保人事檔案管理工作規范運行。制度建設是治本之策，制度執行是關鍵所在。學校應結合單位實際，嚴格按照有關部門人事檔案管理相關規章制度，結合“建、管、用”等多個重要環節，以豐富完善檔案內容、加強檔案日常管理為重點，圍繞干部人事檔案材料收集整理、歸檔、查（借）閱、保密、轉遞、保管等方面，明確工作原則、細化工作標準、創新工作方式、嚴肅工作紀律、規范工作程序，使人事檔案工作做到有法可依，有章可循，持續推進數字化檔案背景下人事檔案管理工作科學化、制度化、規范化，更好地服務廣大教職工，服務新時代中國特色社會主義偉大事業。同時，進一步明確人事檔案工作崗位職責和工作守則，為加強人事檔案工作隊伍建設提供制度依據。

第二，加強檔案管理人員崗位培訓，提升管理人員專業知識及職業素養，建設一支素質優良、業務精湛、敬業奉獻、嚴格自律的人事檔案管理員隊伍。人事檔案管理人員作為檔案管理工作的核心，在檔案管理工作中發揮著不可替代的作用。人事檔案工作者的專業知識及職業素養直接影響著人事檔案管理工作水平。一是要針對人事檔案管理工作頭緒繁雜、瑣碎、枯燥的特點，要加強檔案管理人員樹立正面積極的職業心態和職業價值觀，堅定職業理想信念，培養管理人員崗位敬業、不怕寂寞、無私奉獻的職業精神；二是針對人事檔案管理工作由之前的手工傳統模式逐步轉換為信息化管理模式的特點，要加強管理人員對新技術、新管理手段的學習及培訓，特別是計算機辦公軟件的培訓，以滿足工作需要；三是加強管理人員對業務知識的學習及培訓，提高其業務能力和專業化水平，尤其是在數字化檔案管理模式下，應通過多調研、多學習、多實地考察的方式，將政策規定及文件精神有效地融入常規的實踐工作中，提高業務水平。

第三，加大專項經費投入力度，從硬件和軟件方面增強基礎設施建設，為構建數字化人事檔案管理體系奠定堅實基礎。長期以來，各高校存在對人事檔案管理工作重要性認識不足，領導對檔案工作重視程度不夠，從而造成檔案管理工作基礎設施建設薄弱，距離新時代數字化檔案管理要求還有一定距離。為此，各高校在人事檔案數字化管理過程中，應加強領導的重視程度和專項經費的投入力度，增強基礎設施建設。一是改善辦公場所和辦公條件，嚴格按照人事檔案庫房、閱覽室、整理室、辦公室相互分離的標準及要求，設置獨立的庫房區、閱覽區、整理區、辦公區；二是配備數字化檔案所必需的計算機、掃描儀、硬盤等重要硬件設備，并按要求配置相應的應用軟件和操作系統，為人事檔案數據庫運行提供重要的技術支持；三是加強網絡設施建設和優化網絡服務質量，更好地滿足高校人事檔案數字化檔案實踐需要；四是加強對數字化人事檔案管理工作所用的辦公設備及軟件的維護，定期或不定期安排專人日常維護及檢修辦公設備及軟件系統，并加強對網絡平臺的安全管理，確保人事檔案信息的安全、完整。

第四，提高人事檔案服務功能，更好地服務學校教育教學。數字化時代的發展，促進了各大高校檔案管理工作的開展。檔案的價值在于利用，高校應運用數字化手段，適應新時期的發展要求，使檔案的管理得到完善。在高校數字化管理系統中，檔案管理的目標要求、檔案管理職責、制度等方面，都有一套較為先進的管理體系，為高校人事檔案的數字化發展提供了條件。高校可以分享與借鑒其他單位的檔案管理制度、人事檔案管理規范等，借鑒兄弟單位先進的檔案管理經驗，加強對檔案的收集、整理、編輯檔案的能力，應用先進的數字化技術整理人事檔案，確保人事檔案內容的真實、全面與完整性，有效提升人事檔案的服務功能與利用價值。

五、結束語

數字化技術在人事檔案管理工作中的廣泛應用，可以在降低管理成本的同時，有效提高檔案利用效率。由此可見，檔案管理數字化建設是檔案管理事業發展的必然趨勢。當前，我國高校人事檔案管理中還存在著管理制度不完善、管理團隊人才匱乏、數字化建設缺乏統一標準等諸多問題，高校要高度重視人事檔案管理工作的重要性，通過加大人事檔案數字化建設力度、加大專項資金投入、制定完善的管理制度、加強檔案管理人員崗位培訓，提升管理人員專業知識及職業素養等多種手段，結合高校自身實際情況，建立一套標準的人事檔案數字化管理體系，以此解決傳統人事檔案管理方式的弊端。在加強人事檔案數字化建設的同時，高校應注意檔案數據的安全性、保密性，嚴防數據資料的外泄、遺失、被盜，確保人事檔案管理系統的安全，為高校健康、平穩發展做出應有的貢獻。

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作者單位：佛山科學技術學院