商業銀行檔案信息化建設探析

摘要：文章首先通過問卷調研從組織機制與人才保障、檔案管理系統建設、數字檔案資源建設、信息化平臺建設等方面剖析了我國商業銀行檔案信息化建設現狀；其次，指出了目前商業銀行檔案信息化建設組織協調困難、人才保障不足，檔案管理系統建設待完善，電子文檔單軌單套管理開展困難，檔案數據化轉型慢等問題；最后汲取了交通、興業等知名商業銀行檔案信息化建設經驗并從完善檔案信息化組織機制與人才保障，優化適配檔案管理系統供給，推進電子文檔單軌單套管理，推動技術賦能檔案數據開發等維度，提出了我國各類商業銀行的檔案信息化發展對策。

關鍵詞：商業銀行；檔案信息化建設；企業數字檔案館（室）

分類號：G271

TheAnalysisontheInformatizationofArchivesofCommercialBanksWith109CommercialBanksasExamples

LiHaitao，LinKenan

（SchoolofInformationManagement，SunYat-senUniversity，GuangZhou，GuangDong510006）

Abstract：Firstly，basedontheinvestigation，thispaperanalyzesthecurrentsituationoftheinformatizationofarchivesofcommercialbanksinChinafromaspectsoforganizationalmechanismandtalentguarantee，electronicrecordsmanagementsystem，digitalarchivalresources，informatizationplatform.Secondly，itpointsouttheproblemsoftheinformatizationofarchives，suchasorganizationandcoordinationdifficulties，insufficienttalentguarantee，theimperfectelectronicrecordsmanagementsystem，thedifficultiesincarryingoutthesinglesetfilingmanagementofelectronicdocument，andtheslowtransformationofarchivesdatafication.Finally，thestudydrawsontheexperienceofwell-knowncommercialbankssuchasBankofCommunicationsandIndustrialBankintheinformatizationofarchives，andsetscountermeasuresforthedevelopmentoftheinformatizationofarchivesofcommercialbanks，forexample，perfectingtheorganizationalmechanismandtalentguarantee，optimizingthesupplyofelectronicrecordsmanagementsystem，promotingthesinglesetfilingmanagementofelectronicdocument，usingtechnologytoenablearchivaldatadevelopment.

Keywords：CommercialBank；InformatizationofArchives；BusinessDigitalArchives

商業銀行是從事吸收存款、發放貸款和其他中間業務的營利性金融機構。作為我國銀行體系重要構成，商業銀行包括了國有大型、股份制、城市、農村商業銀行及外資、合資銀行等類型。[1]形成于經營管理活動中的商業銀行檔案包括業務（如信貸、會計檔案）、管理（如文書、人事檔案）、科技（如基建、信息技術檔案）、黨群（如紀檢檔案）等類型。隨著近年來數字技術廣泛應用，商業銀行檔案信息化建設成為銀行業數字轉型的重要方向，也是我國檔案信息化建設的重要組成部分。

檔案信息化建設是在檔案主管部門統一領導、規劃和組織下，全面應用現代信息技術，改革傳統檔案管理模式，提高檔案收集、管理、利用、服務的過程。[2]檔案信息化建設具有如下特點：第一，管理重心轉移。由以模擬態檔案為重心向數字數據態檔案轉移，管理含數字與數據化兩個階段。[3]第二，依托軟硬件及人工智能、大數據等技術[4]，注重檔案工作與信息技術融合。第三，檔案管理利用模式創新，如檔案信息資源整合[5]、共享[6]及利用網絡化[7]、檔案數據開發[8]、檔案知識服務等。就實踐層面而言，檔案信息化建設主要包括基礎設施、電子檔案管理系統、數字檔案館（室）、資源、制度、安全及人才建設等。[9]近年來，國家檔案局“存量數字化、增量電子化”信息化戰略為銀行業檔案信息化提供了基本思路。由國家檔案局檔案信息化試點項目（2016年至今）分析可知，電子文件歸檔與電子檔案管理、數字檔案館（室）建設、檔案信息資源共享平臺建設是近年我國檔案信息化建設的重點。其中交通銀行、中國工商銀行等陸續獲批為企業電子文件歸檔和電子檔案管理、企業數字檔案館（室）試點。為適應銀行檔案工作數字轉型發展，銀行業亟須梳理檔案信息化建設現狀及問題。為此，本研究以我國商業銀行為“切口”，集中探討了“十四五”時期商業銀行檔案信息化建設戰略落實現狀問題及成因，并結合國家檔案局檔案信息化試點銀行案例探討我國商業銀行檔案信息化發展對策。

1文獻綜述

關于我國銀行業檔案工作，已有研究指明商業銀行檔案信息化建設及數字轉型是提升銀行競爭力的重要手段[10]。部分研究或著眼于行業檔案信息化概況，或從檔案信息化建設個案如包商銀行[11]、中國人民銀行支行[12]等入手，指出銀行檔案管理手段落后[13]、信息資源亟待整合[14]等一系列問題，提出了加快檔案信息化步伐[15]、搭建信息資源共享平臺[16]、運用計算機技術[17]等信息化對策。部分研究結合如中國農業發展銀行[18]、交通銀行[19]、上海農村商業銀行[20]等檔案信息化建設優秀案例，圍繞頂層設計、制度規范、信息資源建設與共享等展開相關經驗探討。綜合來看，現有研究內容聚焦檔案管理系統建設及其與業務系統的對接，而數字檔案館（室）、電子文件管理、檔案數據化等內容較欠缺。研究方法上，多基于案例探討或文獻思辨，針對數字轉型下銀行檔案信息化建設調研分析類的研究成果偏少。

2我國商業銀行檔案信息化建設現狀調研

2.1調研開展

為充分了解我國商業銀行檔案信息化建設現狀，2023年12月，本研究圍繞我國109家商業銀行展開調研。面向上述銀行總行線上發放問卷134份，回收有效問卷105份。此外，圍繞檔案信息化建設現狀、發展目標、重難點，組織機制、軟硬件設施、保障體系等主題與中國農業銀行、中信銀行、興業銀行、深圳農村商業銀行開展線上線下訪談。受調研銀行（圖1）覆蓋華東、華南、華北、華中、西南、西北、東北地區五類商業銀行，包括6家國有大型銀行、7家股份制銀行、49家城市銀行、45家農村商業銀行及2家民營銀行。

2.2我國商業銀行檔案信息化建設現狀

本研究結合《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》《“十四五”全國檔案事業發展規劃》《企業檔案管理規定》等法律規范中“信息化建設”專章的檔案信息化建設要點和重點任務，主要從組織機制與人才保障、檔案管理系統建設、數字檔案資源建設、信息化平臺建設四方面梳理了我國商業銀行檔案信息化建設現狀。

（1）組織機制與人才保障

組織架構上，近八成銀行以下設于總行辦公室的檔案處、檔案室或檔案管理中心等部門為核心，統籌推進全行檔案信息化建設。以總行辦公室為核心，橫向上與總行其他部門、條線協同，具體表現為與其他部門協同開展檔案移交歸檔、保存等，銀行檔案信息化相關制度由總行辦公室牽頭，其他部門配合制定修改。縱向上總行與分支行采用“統一領導、分級管理”的垂直管理模式，具體表現為分支行貫徹執行總行檔案信息化工作要求，并定期匯報、接受總行定期考核等。

人才隊伍建設上，調研發現商業銀行檔案工作人員偏少（各總行平均1—3人），約五成人員還兼有印章管理、辦文、保密等職責。相關人員以本科學歷為主（約73.4%），僅1家國有大型銀行配有1名博士學歷人員。專業背景上，受調研銀行中僅11家銀行具有13名圖書情報與檔案管理專業背景工作人員，其他多為人力資源、金融經濟等專業，計算機與軟件系統開發等技術專業背景人員偏少。約65%受調研銀行已建立包括崗前和日常的培訓機制，培訓以課堂講授、實操、現場觀摩為主。

（2）檔案管理系統建設

銀行金融業務線上化推動了傳統檔案管理方式變革。調研發現，某農商行分行手工臺賬管理模式已無法適應當前檔案管理需求，檔案管理系統成為數字時代高效管理檔案的基礎。70.6%的受調研銀行通過采購或自主研發等方式配置了檔案管理系統。結合受調研銀行100%紙質檔案，83.5%的電子檔案（包括原生電子文件、紙質檔案數字化副本）形成占比來看，銀行檔案管理系統建設仍相對滯后于實際檔案管理需求。而就現存銀行檔案管理系統功能而言，除基本的系統維護、檔案保存功能外，還具備整理（78.1%，含分類、編號、著錄等）、檢索（91.8%，含門類檢索、標題檢索、關聯檢索等）、統計（78.1%）等功能，檔案備份（49.3%）、編研（24.7%）功能則相對較少。

商業銀行信息系統按功能可劃分為核心業務（如存款、支付結算系統）、后臺支持（如風控平臺、客戶管理系統）、內部組織管理（如辦公自動化系統）及渠道服務系統（如網銀系統）等。[21]部分大中型銀行配置的信息系統多達百余套。結合《檔案法實施條例》來看，實現辦公自動化（OA）系統、業務系統與檔案管理系統有效對接，既是電子文件在線歸檔的關鍵步驟，也是保障電子文件歸檔質量的重要環節。調研發現，約三成受調研銀行實現了至少一個核心業務系統與檔案管理系統對接。目前各行仍在持續推進業務系統歸檔接口建設。各行開展系統對接工作時通常選取使用頻率高且實用效果較好的信息系統，如電子郵件系統、OA系統。或從提質增效需求緊迫的業務領域入手，例如交通銀行電子文件歸檔和電子檔案管理試點建設就結合運營成本，優先在打印耗費高的授信業務檔案開展。[22]

（3）數字檔案資源建設

①傳統載體檔案數字化

第一，“存量檔案數字化”是目前商業銀行檔案信息化建設的基本工作。當前69.8%的受調研銀行正有序推進以紙質檔案為主，兼顧磁、光、縮微膠片等類檔案的數字化工作。各行各類檔案數字化率參差不齊，其中文書檔案較之業務類檔案因數量少且格式規范，數字化率較高，某股份制商業銀行已實現辦公室文書檔案全部數字化的目標。

第二，數字化方式上，商業銀行檔案存量大且人力不足，為降本增效多通過外包形式開展檔案數字化。69.3%的受調研銀行表示曾采購數字化外包服務，其中國有大型及股份制商業銀行為主要購買主體，與承包方通過合同明確服務范圍周期及質量。可以預見隨著檔案信息化戰略持續推進及我國檔案服務行業規范發展，相關服務需求將進一步釋放。

第三，數字化技術指標上，參照《紙質檔案數字化規范》，受調研銀行檔案數字掃描分辨率通常為300—600dpi區間，數字化成果主要以數字圖像形式存儲。54%的受調研銀行尚未開展光學字符識別（OCR），相應檔案信息也僅能通過目錄檢索獲取，全文及語義檢索功能仍待開發。

②電子文件歸檔

調研發現，出于檔案安全、管理成本、制度和技術完善程度等因素考量，當前各商業銀行普遍采用雙套歸檔，即電子文件需同步歸檔其紙質版本，部分銀行表示近年暫無開展電子文件單套歸檔計劃。但從整體來看，銀行業對單套歸檔的接受度正逐步提高，部分銀行立足國家檔案信息化戰略，探索電子文件單套歸檔路徑。2016—2018年3家商業銀行參與了國家檔案局電子文件歸檔和電子檔案管理試點（表1）且均通過試點驗收。實踐表明單套管理提高了業務流轉審批效率，節省了保管空間，降低了管理成本，驗收效益明顯。

歸檔方式上，各行結合實際采取了不同舉措，部分銀行因管理制度、流程和技術手段尚不完善，暫不開展電子文件在線歸檔。或采用技術難度與歸檔效率較低的離線歸檔方式，或允許業務文件暫存于各業務系統并以“邏輯歸檔”方式管理，即取得系統操作權限并在檔案管理中提供原則指導。部分銀行檔案部門雖積極通過業務系統對接檔案管理系統推進在線歸檔，但人力及研發投入相對匱乏。

（4）信息化平臺建設——數字檔案館（室）

數字檔案館（室）是以檔案管理系統為基礎的檔案信息集成管理體系[23]，是檔案信息化建設運行的基礎框架。21.1%的受調研商業銀行已開展了數字檔案館（室）建設。項目試點上，為形成企業數字檔案館（室）建設推廣方案，2018年至今交通銀行、中國工商銀行、招商銀行、興業銀行、浙商銀行、上海農商行、天津農商行等獲批為國家檔案局企業（集團）數字檔案館（室）建設試點。如交通銀行于2020年已建成具備數據采集、檔案交接、整理、鑒定銷毀、線上查借閱、檔案庫房管理等功能的數字檔案館系統，基本實現了線上全生命周期檔案管理。[24]地方上，依托山東、天津等地數字檔案室建設政策，日照銀行、天津銀行積極建設企業數字檔案室。此外，近年浙江、上海等地檔案主管部門推進企業數字檔案室測評，鼓勵企業參照《數字檔案室建設測評標準》等申報自測，以評促建。如永康銀行、湖州銀行、浙商銀行、桂林銀行、上海農商行等分獲浙江、廣西、上海“示范數字檔案室”的認定，建設成效明顯。

整體上，現階段我國銀行數字檔案室建設呈典范引領、扎實推進的特征。各地商業銀行數字化戰略轉型明顯加快，數字檔案室建設的積極性、規范性逐步提高，尤其是實力相對雄厚的國有大型、股份制商業銀行，以及檔案信息化水平較好的浙江、上海、天津等省市的城、農商行。

綜上所述，當前技術轉型推動了各類商業銀行檔案信息化建設呈現出物理、文件、數據等不同管理能級[25]。第一，物理級層次。該類銀行檔案信息化工作尚未開展，強調檔案“載體”管理，重在維持檔案實體有序。主要存在于小型農商行，該類銀行數字轉型規劃能力不足，管理粗放。目前仍有30.2%的受調研商業銀行尚未開展紙質檔案數字化。第二，文件級層次。該類占受調研銀行近六成。其中一類尚處于“模數轉換”的檔案信息化建設初級階段，其檔案信息化工作集中于存量紙質檔案數字化，依托檔案管理系統存管數字檔案并強調安全合規。絕大部分城商、農商行屬于此類。另一類銀行側重原生電子文件管控與內容固化，檔案信息化建設全面開展。以國有大型、股份制商業銀行和“頭部”城商、農商行為主，其聚焦電子文件歸檔、探索電子檔案存管方案，如實現至少一個核心業務系統與檔案管理系統對接，探索適配電子文件“四性”檢測方案，電子檔案長期安全存取并向單軌單套管理模式轉型。第三，數據級層次，該能級強調檔案數據“規則”管理，重在知識組織、發現與表達。目前僅少數受調研銀行（約5%）達到該管理能級，檔案信息化建設深度推進。以交通、興業、上海農商等銀行為代表，該類銀行關注檔案數據的組織開發利用。同時將業務規則或模型作為管理對象，探索新技術融入檔案數據開發并賦能主干業務。

2.3我國商業銀行檔案信息化建設不足

（1）組織協調困難、人才保障不足

第一，當前商業銀行在檔案信息化建設中組織協調困難，檔案部門推進被動。以電子文件歸檔和電子檔案管理為例，當前部分銀行尚未實現電子檔案集中統一管理，業務檔案數據分散于各業務系統中，檔案部門多采用“邏輯歸檔”方式管理，檔案部門工作開展受限于業務部門。如調研發現某農商行目前會計檔案主要集中于財會部門自行管理，3年后移交檔案部門。而在該行會計檔案管理系統建設中，財會部門未與檔案部門溝通。某股份制銀行也表示其檔案管理與業務系統對接工作需經領導推動且與業務部門反復溝通后才得以推進。

第二，檔案信息化建設人才匱乏。一是人員數量不足，難以推進檔案信息化工作深度開展。調研發現，由于銀行檔案門類多、數量大，日常檔案存管和檔案數字化工作已使現有人員“力不從心”，諸如推進數字檔案館（室）建設、檔案數據開發等檔案信息化深度建設更無力開展。如某銀行表示“總行辦公室兩名檔案管理人員對接30余家省級分行和子公司，按季度定期開會和布置任務等”“尚無推行單軌單套或檔案數據化管理的規劃”。二是檔案人員素養無法適配檔案信息化發展要求。當前銀行檔案人員兼職、轉崗現象普遍，產生了專業崗位適配度低，人員檔案信息化素養不足等問題。

（2）檔案管理系統建設待完善

第一，檔案管理系統建設方面仍有約三成受調研銀行未配置檔案管理系統。少數銀行現有檔案管理系統僅用于存管紙質檔案的數字復制件，功能局限于檔案簡單分類、編輯、目錄檢索等。此外，檔案管理系統“代際銜接”也是難點，部分銀行由于系統格式銜接不力，致使不同時期電子檔案分存于多個檔案管理系統，檔案遷移不順。

第二，業務系統對接檔案管理系統是電子文件歸檔的必要條件。調研發現，紙質文件歸檔時業務部門囿于保管空間有限，多積極配合定期移交檔案。但對于業務與檔案管理系統對接、業務電子文件歸檔，部分業務部門較“抵觸”，致使各系統自成一體形成“信息孤島”。其原因在于：其一，商業銀行效益導向與檔案工作效益顯現慢、隱蔽性強的矛盾，導致業務部門電子文件歸檔意識薄弱，檔案工作優先級較低。其二，電子檔案管理既要符合傳統文件運動規律，也要符合檔案管理系統的功能設計，其存儲格式、元數據采集等管理舉措更為技術化，無形中增加了文件形成部門負擔。其三，業務部門存在“備份即歸檔”的誤區，認為業務文件及數據移交檔案系統的“換手管理”（即數據管理權屬向檔案部門交接）無益于發揮業務文件價值。而在技術上也存在兩方面問題：第一，檔案管理系統建立滯后于業務系統，標準歸檔接口設計、元數據項及捕獲節點等技術方案不全。第二，銀行歸檔電子文件具有多機構系統來源、多門類特征，存在業務系統數據異構、數量激增、業務文件與元數據分屬不同系統等問題，檔案部門無力接收。[26]

整體來看，目前全國各區域及類型商業銀行數字檔案館（室）建設發展不均衡問題明顯，相當一部分銀行現有數字檔案資源數量與質量難以支撐數字檔案室建設。

（3）電子文檔單軌單套管理開展困難

第一，檔案認知障礙。調研發現，商業銀行就推行“電子文件單軌單套”管理模式仍持審慎態度。表現為部分銀行“部分審計部門仍以紙質檔案作為審計憑證”。部分銀行出于安全管理統籌考量，表示“盡管希望開展單套單軌管理，但需總行系列制度出臺以及檔案主管部門可行性評估后推廣”，同時“驗收和檔案信息安全”等問題也是相關銀行持觀望態度的主要原因。

第二，法律及其落地障礙。盡管《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國電子商務法》以及地方性法規等明確了符合“來源可靠、程序規范、要素合規”的電子檔案的證據資格[27]，但我國商業銀行相關電子文件立法仍存在結構與內容的問題，表現為相關領域綜合性專項立法供給不足、專業立法碎片化、地方立法單一化等特點。如《中華人民共和國電子商務法》雖為銀行領域明確了電子發票的法律效力，但電子發票的應用、管理規則，如紙質發票開具主體的變化及電子發票真實性保障等問題，目前仍在相關試點項目進行探索與逐步確認。

第三，技術障礙。調研發現，當前大部分商業銀行電子文檔“四性”保障方案匱乏，元數據捕獲及長期存取的配套技術尚不成熟。如因歸檔接口對接標準、技術匱乏，實用性差，目前受調研超七成銀行尚未實現業務與檔案管理系統有效對接。多數受調研銀行檔案部門尚未出臺配套元數據捕獲、歸檔標準規范，相應電子文檔“四性”檢測方案仍不健全。

（4）檔案數據化轉型緩慢

“檔案數據化管理”是大數據時代檔案信息化發展的高階階段，通過檔案“數據級”顆粒度的收、存、管、用，能夠重新挖掘檔案內隱的知識體系，并為生產、科研、決策等提供知識服務。[28]調研發現，目前商業銀行在向檔案數據級管理轉型中仍存在不少問題，表現如下：

第一，從檔案數據作為“具有檔案屬性的數據”的維度[29]分析，檔案數據化應屬于商業銀行數字化轉型的部分，但目前各行對檔案數據管理關注度不足。由部分商業銀行近3年年度報告及《數字銀行建設規劃（2022—2025年）》等文件分析可知，當前銀行業數字轉型以數據要素為驅動，關注營銷、產品、風控等領域數字化能力建設，但全行包括數據架構及標準制定、數據治理、數據安全等數據資源體系建設中對于數據的檔案屬性認知不足，缺少面向檔案數據的數字化轉型方案。數字化戰略組織架構方面，各行或設立了數字化委員會、金融科技、數據管理部門，或成立了獨立運作的金融科技子公司，其中檔案部門作用有限。可見銀行業仍將檔案視為歷史記錄而未將其納入數據資源范疇。檔案部門融入銀行數據治理，發揮其數據資源供給、治理參與主體的職能有待進一步完善。

第二，基于檔案數據為“數據形態的檔案”[30]的維度分析。檔案管理方面，目前各行檔案管理或重在檔案“載體+內容”的實體管理，強調實體序化與存管，或依托技術與元數據，固化相關檔案內容。而以業務規則或模型本身作為主要管理對象開展檔案“數據”級管理的銀行較為鮮見。這與銀行開發管理主體權責劃分不明等原因有關，如銀行檔案部門尚未理清與業務、數據管理等部門的管理邊界，某農商行辦公室負責人表示“在檔案數據范圍，檔案與業務、技術部門如何開展存管開發合作職能劃分等問題未解決前，沒有部門主動推動檔案數據化”，從而相應的“從業務前端推動文本結構化并構建本體數據集等數據化建設措施也無從談起”。檔案開發與利用服務方面，商業銀行檔案開發成果主要表現為行史展館、金融展覽、文獻匯編出版等形式，檔案利用集中于行史文化傳承、紅色金融黨建教育、員工辦公查檔輔助等場景。調研發現大部分銀行由于前期檔案管理不規范，如數字化未開展OCR識別、電子檔案著錄標引不規范、元數據采集缺失等，檔案數據化組織與開發受阻，檔案數據間的知識挖掘及服務尚未普遍實現。

3我國商業銀行檔案信息化建設對策

本研究通過汲取交通、興業、中信等銀行檔案信息化建設的經驗，針對不同管理層級商業銀行提出檔案信息化建設舉措。

3.1完善檔案信息化組織機制與人才保障

組織機制方面，首先可以總行為核心統籌推進檔案信息化建設。第一，發揮企業集團黨委領導核心和總攬全局作用。興業銀行做法值得參考，即依托國家檔案局企業集團數字檔案館（室）建設試點項目，通過總行黨委專項工作將集團數字檔案館建設列入全行重點建設項目，為檔案信息化建設提供組織及資源保障。同時還可組織專班，以《中華人民共和國檔案法》為參照，明確檔案信息化建設目標、研制數字檔案館建設方案，為項目實施提供指導。第二，可組建檔案工作領導小組，發揮統籌規劃、協調議事作用。例如，可參照中信銀行、恒豐銀行做法，由辦公室分管行領導、辦公室負責人分任組長、副組長，其他部門和分行負責人為成員，統籌推進全行檔案信息化工作，通過定期召開檔案工作會議明確階段性目標和重點任務，將檔案工作納入考評等方式，確保全行檔案信息化自上而下有序開展。其次，通過項目驅動檔案工作組織轉型，協同推進檔案信息化建設。興業銀行的“行領導戰略分工+部門職責交叉設置”分工機制值得借鑒。各行可組建“BA（業務分析師）+SA（系統分析師）+DA（數據分析師）+UE（體驗師）”的技術協作組織，并分設業務系統電子文件歸檔、電子檔案管理系統等項目小組，優化配置人力、財務、技術等資源。針對業務系統電子文件歸檔跨部門協調困難，可制定“集中宣貫+逐一對接”“每周通報+考評督導”的工作方案，促使業務部門、技術團隊配合檔案部門推進業務電子文件歸檔。

人才隊伍建設方面，鑒于超九成的受調研銀行檔案工作人員不具備圖書情報與檔案管理專業背景，應加強現有銀行檔案人才隊伍建設，圍繞檔案信息化加強理論學習、實操技能等，形式包括但不限于檔案培訓班、業務研修班、檔案學術會議和學術講座等。[31]日常工作中可設置考核并將檔案信息化納入績效評價體系。調研發現，具有檔案學專業背景的檔案管理人員的商業銀行更為重視檔案信息化建設，從檔案數字化、電子文檔管理到數字檔案館（室）建設規劃思路也較為清晰。為此，各行可加強包含檔案學專業在內的圖書情報與檔案管理學科專業人才的引進，以滿足數字檔案館（室）建設和運行需求。

3.2優化適配檔案管理系統供給

針對信息化建設仍處于物理級層次的小型城商、農商行，當務之急是優化適配檔案管理系統供給。針對紙質檔案，為順應檔案在線利用、資源共享的趨勢，各行可從形成時間、保存價值、利用需求等維度篩選數字化優先級，推進存增量紙質檔案數字化，相關影像檔案系統應與電子檔案管理系統統籌管理。針對電子檔案，基于檔案全面匯集與規范存管的考量，應盡快搭建檔案管理系統。調研反饋，該問題主要障礙是：現有市場大部分通用型檔案管理系統產品功能無法有效適配銀行業務場景及檔案管理流程。而中小型銀行受限于成本及研發能力，普遍難以實現自主研發。為此鑒于安全、成本、業務熟悉度等因素，相關檔案管理等信息系統的研發可引入“銀行系”金融科技子公司（由銀行機構投資成立的科技公司）的信創產品。例如，調研發現已有超200家中小銀行與興業銀行達成系統托管合作，以解決檔案工作數字轉型“轉不起、轉不動”難題；或可采購定制化研發服務并結合自有技術團隊協作，實現需求導向的成本精準投入，保障檔案管理系統應用拓展靈活及安全可用。

針對已搭建檔案管理系統的銀行，應持續完善檔案管理系統功能模塊，將建設數字檔案館（室）融入全行數字轉型戰略。一方面需持續優化檔案管理系統的歸檔、鑒定與處置、整理、保存、編研、利用、庫房管理、統計等基本功能。另一方面應推進檔案管理系統與其他系統有效對接，確保業務文件應歸盡歸。具體實操層面，各行可依據《企業數字檔案館（室）建設指南》總體把握數字檔案室建設，同時遵循“循序漸進，突出重點，先急后緩，先單項后綜合”思路[32]明確目標并細分指標。例如，中信銀行通過多期項目采購持續優化檔案管理系統功能的做法值得借鑒。實施中首先可集中于檔案管理系統建立并配置歸檔、查閱等基本功能；其次可新增音視頻文件管理功能、檔案管理系統對接辦公系統平臺，成熟后可在各分行推廣；最后可進一步新增信貸、會計等業務系統電子文件線上推送歸檔，優化“四性”檢測功能，檔案借閱審批對接全行工作審批流程等。期間還應關注電子檔案備份，可采購電子檔案長期保存軟件等應用設備，逐步規范電子檔案管理流程。

3.3推進電子文檔單軌單套管理

調研發現，當前信息化建設較為成熟的商業銀行推動電子文檔單軌單套管理的意愿較強，但總體來看，整個商業銀行業開展電子文檔單軌單套管理的實踐不多。從國家層面看，2016年至今國家檔案局已通過開展兩批企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目積累了一定經驗，結合交通銀行、上海農商行、浦發銀行等試點銀行經驗，各行可考慮從以下方面著手：

首先，認知層面，隨著商業銀行前端業務系統普遍推廣，有效對接并保障系統內電子文檔源于且存取于系統的單軌單套制管理模式已成為客觀發展趨勢。商業銀行檔案人員應打破傳統雙軌雙套管理思維局限，迎接并推動該趨勢。其次，具體開展中各行應結合《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894—2016）、《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T92—2022）等標準規范，完成電子文檔單軌單套管理的相關部門協同與流程再造、基礎信息設施技術建設、管理制度配套與人員培訓。實施中，各行可從文書、信貸、財會等類檔案入手，檔案管理部門牽頭，與財會、運營部門協同合作小范圍試點，然后再逐步推開。再次，重點解決電子文檔真實完整和長期存取問題。其一是將業務文件管理與檔案工作有機結合，采用全程管理模式。《金融企業業務檔案管理規定》指出，業務系統建設應有檔案部門參與提出電子文件歸檔管理相關要求，實施中應區別于以往原則性業務指導，強化全程管理的實質性指導，如健全元數據標準體系、參與業務信息系統建設等。各行業檔案部門應參考《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46—2009），結合實際形成適配的《電子文件元數據規范》，確保業務系統捕獲電子文件及其元數據。二是形成適配的“四性”檢測方案。區別于業務系統的基礎性安全保障要求，基于檔案管理系統電子檔案長期存取的功能定位[33]，配套各行電子文檔管理系統的“四性”檢測方案是關鍵。各行可參考《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T70—2018）及業務實際，形成包括檢測節點及流程、檢測模塊及項目、檢測對象與方法等內容的“四性”檢測方案。

3.4推動技術賦能檔案數據開發

第一，推動檔案內容數據級開發。數據已成為數字時代驅動經濟社會發展的關鍵要素。國家數據局會同中國人民銀行、金融監管總局等印發的《“數據要素×”三年行動計劃（2024—2026年）》為激活金融數據潛能提供了發展規劃。銀行檔案數據資源既具有大數據規模、多元、系統性特點，也因其滯后、穩定性與大數據實時、動態性相異。[34]其核心功能應為證據支撐及知識服務，而非實時評估及市場預測。因此須以開發為導向重新認識檔案數據價值。加工深度方面，停留于載體層面的“模數轉換”開發模式已無法滿足現階段銀行需要，可通過全文識別、元數據采集、建立索引等方式解決計算機識讀與全文檢索問題。開發形式方面，應立足檔案數據內容開發。基于檔案結構化、內容標注與文本挖掘，從來源聯系、時間線等維度揭示語義關聯并挖掘顯隱性知識，實現檔案增值。

第二，已開展檔案數據級管理的商業銀行可進一步探索人工智能、大數據等新技術賦能檔案管理利用。其一，通過新技術應用提升銀行檔案合規記錄與數據資源的功能價值。各行可按照“成本—效益”原則引入新技術，如搭建AI文檔平臺解決非結構化文檔無法被計算機解析及處理低效問題，通過構建文檔數據抽取、智能審核、表格解析等AI能力研發文檔智能抽取模型，實現文件鑒定、分類、檢索等全流程智能、高效化。還可考慮引入大模型、機器學習技術加強數據集標注訓練，補充現有AI能力，提升文檔處理質效。此外，針對近年來應用于電子檔案安全保障的區塊鏈技術，相關商業銀行可考慮引入，以“上鏈”確保檔案數據傳輸存儲安全。[35]其二，技術賦能檔案知識管理。調研發現，興業等商業銀行現已搭建集團知識管理平臺并支持本行知識問答、智慧決策等服務。可以預見未來商業銀行將形成以“AI+知識圖譜”技術為主的知識管理新型范式，表現為基于銀行檔案數據抽取及語義關聯，揭示檔案數據隱含知識并形成顯性共享的知識體系，賦能企業發展。實施中可通過構建文檔標簽模型自動抽取標簽，從業務產品、管理職能等維度構建知識標簽并形成集團知識地圖，應用于銀行檔案檢索系統，輔助用戶發掘隱性知識。還可以依托海量數字檔案資源開發企業知識庫及案例庫，賦能企業知識識別、存儲、共享、創造。

*本文系2024年國家檔案局科技項目“檔案外包服務第三方監理機制研究”（項目編號：2024-R-004）、2024年廣東省檔案局科技項目“檔案治理背景下廣東省檔案社會組織參與路徑研究”（項目編號：YDK-338-2024）、2022年廣東省檔案局科研項目“檔案治理視域下的珠三角地區檔案服務企業服務能效評價參考指標體系構建及應用研究”（項目編號：YDK-290-2022）、企業委托橫向課題“中國商業銀行檔案工作發展調研”階段性研究成果。

作者貢獻說明

李海濤：確定選題，確定內容框架，開展調研，論文撰寫、修改并最終定稿；林可楠：參與研究框架設計，整理調研及網絡資料，論文撰寫、修改。

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（責任編輯：馮婧愷張帆）