新時期疾控檔案“四個體系”建設路徑研究

摘 要：“四個體系”是提高疾控檔案治理能力和水平的制度要求。本文從“四個體系”建設的意義出發，認為疾控部門在檔案治理過程中存在著結構不夠優化、資源建設問題突出、檔案利用轉型不夠、安全建設存在漏洞等問題，需要在治理制度建設、資源收集與信息化、檔案深度開發和安全建設上狠下功夫，推動實現更高水平的疾控檔案管理體系，更好地服務于國家改革發展。

關鍵詞：疾控檔案；四個體系；路徑

2023年，國務院辦公廳《關于推動疾病預防控制事業高質量發展的指導意見》發布以來，全國各地積極推動市、縣衛生監督機構與疾控中心的職責設置和機構改革，重新組建疾病預防控制中心。部門職能的轉變為檔案管理帶來新的挑戰，疾控檔案管理部門樹立大局意識和超前思維，系統謀劃檔案“四個體系”建設的路徑，切實做好轉型期檔案的收、管、用，構建合理的檔案治理結構。

1 檔案事業“四個體系”建設在疾控檔案管理中的獨特作用

檔案事業“四個體系”指檔案治理、資源、利用和安全體系，是推動我國檔案事業轉型發展和高質量發展的核心，在疾控檔案管理中具有獨特作用。

1.1 做好疾控檔案“四個體系”建設是貫徹落實“十四五”規劃的重大舉措

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》從新發展理念出發，將推進檔案治理體系和治理能力現代化作為重大任務，對檔案“四個體系”建設做出明確要求。這些重要論述和要求，立意高遠，內涵豐富，思想深刻，是對新形勢下檔案工作的深刻認識和把握，進一步明確了我國檔案事業發展的總體定位、戰略要求和根本任務，為檔案事業創新提供根本遵循和行動指南。當前，疾控檔案管理面臨著信息技術沖擊與職能轉型的雙重壓力，與上級要求差距十分明顯。必須認真學習貫徹《規劃》要求，積極作為，奮起直追，努力實現后發趕超。

1.2 做好疾控檔案“四個體系”建設是順應信息化社會發展的迫切要求

伴隨信息技術的快速發展，特別是以人工智能為代表的創新技術，數字化及網絡化發展加速向智能化演進，重塑各個行業。人們對檔案數據化管理系統的依賴越來越大，對檔案共享的要求也愈發強烈。這種數據化管理模式，憑借精準化、共享性和安全性，能夠快速滿足利用者的檔案需求，徹底打破傳統管理方式的限制。因此，需要加快疾控檔案管理體系流程再造，以數據化為引領、優化檔案治理結構成為推動檔案事業發展的關鍵驅動力。

1.3 做好疾控檔案“四個體系”建設是實現疾控事業現代化的有效途徑

檔案現代化既是疾控事業現代化的組成部分，也是為民服務的重要支撐。總體上，我國疾控檔案事業現代化發展水平比較滯后，資源化、共享化和智能化水平落后于其他行業發展，與現代化檔案事業要求相比也存在較大差距。因此，改變疾控檔案管理的落后局面，高質量完成檔案資源建設、開發利用和安全建設等重點任務，提高檔案工作的質量效益，均迫切要求加強對檔案工作的重視力度，加快促進數字化、智能化與檔案事業深度融合，使疾控檔案事業跟得上時代發展的步伐，確保在國家現代化進程中不掉隊、不拖后腿。

1.4 做好疾控檔案“四個體系”建設是為民服務的關鍵抓手

一是有助于提升社會公共衛生管理為民服務的力度。用好疾控檔案能夠更好地分析當前疾病預防控制工作的發展，為政府和相關部門了解社會公共衛生形勢以及疾控工作情況提供依據。同時借助大數據、云計算等技術對疾控檔案信息資源的深度挖掘，可以評估當前社會公共衛生整體情況以及可能出現的傳染性疾病發生的概率，為衛生政策制定提供決策支持。二是有利于提升社會公眾的健康意識。疾控檔案可以通過宣傳展覽、發放傳單、利用某信公眾號推送疾病防控文章等，讓群眾對疾控檔案有更為深入的了解，從而學習預防疾病傳播的方法。

2 疾控檔案“四個體系”建設中存在的問題

2.1 檔案治理結構不夠優化

檔案制度化體系尚未真正建立起來，主要表現在：一是制度執行力不夠。監督考核機制缺乏，對制度落實約束性不夠。現代化管理制度缺乏，管理體系沒有將大數據、區塊鏈等新技術融入其中，制度的靈活性與適應性不足。二是人才隊伍存在短板。管理人員能力素質有限，難以實現信息化技術與疾控檔案資源開發的深度結合，導致疾控檔案信息資源開發水平低，價值和作用沒有充分體現。

2.2 資源建設問題突出

檔案資源體系建設重視不夠，收集不齊全不完整現象未徹底解決。一是檔案收集不夠規范。檔案收集范圍及其實施細則落實不到位，“三合一”制度編制精準性不足，未制定中長期檔案歸集計劃。歸檔標準化程度較低，立卷、檢索和編目等工作未能按照標準進行，存在案卷質量不過關、整理標準不統一、卷內目錄內容不齊全、頁碼與組卷混亂等問題。二是電子檔案轉型不夠，單套制推廣困難重重[1]。三是專題數據庫尚未建立起來。對檔案數據分類不夠及時，檔案重復混雜現象突出，亟須精準化分類管理，提升利用效率。

2.3 檔案利用轉型不夠

大數據、人工智能技術為檔案服務利用開辟了新的路徑，讓數據多跑路，群眾少跑腿成為可能，滿足社會對便捷化、高效化的需求。但是疾控檔案尚未從“深閨”中走出來，檔案價值未能完全激活，距離檔案現代化要求還有不小差距。主要表現在：一是檔案共享程度較低。疾控行業內缺乏共享平臺的建設，利用方式還局限于傳統載體、時效性低、環節流程復雜。二是檔案資政功能發揮不到位。對疾控工作如何服務中心大局缺乏宏觀性認識，以檔案利用代替服務，在疾病預防、應急處置、宣傳教育方面未能充分展現檔案價值，未能形成有效的決策建議供上級參考。三是檔案服務科研力度不夠。對疾控檔案中隱含的科研價值挖掘不夠，在藥物研發、安全性監測等環節上投入不足，在推動科技發展方面還有提升空間。

2.4 安全建設存在漏洞

隨著數字經濟的蓬勃發展，檔案數據作為一種新型生產要素，在構建新發展格局中有著創新引擎的重要功能。維護數據安全已經成為關系到社會安全和國家安全的重大問題，對檔案數據安全的有效監管是實施“統籌發展和安全，建設更高水平的平安中國”這一重大決策部署的重中之重。當前，疾控部門在檔案實體保護、數據安全網絡構建方面存在差距。比如，庫房基礎條件不達標，難以實現紙質檔案的有效保護。檔案采集、傳輸和使用過程中安全監管能力不足，未能實現電子檔案全生命周期管理。安全應急方案的靈活性不夠，難以應對復雜多變的對象和海量信息。

3 做好疾控檔案“四個體系”建設的具體措施

在信息化浪潮中，疾控檔案必須轉變傳統的行政管理模式，實現數字化轉型，提高智能化水平，變“檔案管理”為“檔案治理”，高水平地建設“四個體系”。

3.1 始終抓好檔案治理體系建設這一基礎性工程

治理體系建設為疾控檔案事業發展提供制度引領和規范保障。要結合疾控工作的新特點，構建符合新時代特色的檔案治理體系。一是加強組織領導。將檔案管理工作納入各部門綜合目標管理考核體系，健全檔案管理網絡，納入崗位責任制、納入年度工作計劃，做到與其他工作一同部署、一起實施、一并考核。二是健全管理制度。在原有的工作基礎上，將衛生監督業務納入管理制度，建立全鏈條、全流程的制度體系。同時，加強業務建設與檔案工作的有機融合。疾控工作動態特征突出，檔案工作必須緊跟疾控發展進行動態調整，及時更新相關制度。三是加強疾控檔案標準化供給。針對疾控各業務類別、工作環節做出明確、詳細、具體的標準規范，為科學化管理提供依據。可以根據《電子文件歸檔與管理規范》對需要延長期限的電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測，明確保管條件，重新劃定保管期限并變更相關管理數據。

3.2 始終抓好檔案資源體系建設這一核心要務

資源建設是疾控檔案工作的根基，要著力豐富檔案資源，提升檔案質量，高水平地建設疾控檔案數據庫。一是延伸檔案資源建設范圍。一方面，要拓寬收集范圍，樹立“大資源”理念，將疾控一線、實驗數據、照片和音視頻檔案納入收集范圍，主動向社會征集具有重要保管價值、反映疾控事業改革發展的資料，建立更為廣范圍的檔案資源建設覆蓋面。另一方面，要加強疾控檔案數字化工作。按照“存量數字化，增量電子化”要求，集中力量解決好未完成的紙質檔案數字化加工。深入開展電子文件歸檔工作，探索電子文件全生命周期歸檔管理模式，電子檔案歸檔完成后實現一鍵歸檔，積極運用大數據、云計算和人工智能等現代信息技術加強數據治理，充分運用電子文件“四性”檢測組件，實現電子檔案安全保管與利用，形成內容豐富、結構多元、形態多樣的疾控檔案資源體系。二是強化檔案數據資源質量。提高檔案接收標準，建立疾控檔案管理系統，實現各業務系統與檔案系統的有效對接，利用大數據思維管理檔案，檔案的收集、統計、查閱和利用均可在線辦理。三是建立檔案專題數據庫。根據疾控業務類型和利用需求，建設公共場所衛生監督、宣傳教育、傳染病防治與疾病預防控制等專題檔案數據庫，多方位地提高檔案的利用效率和質量。

3.3 始終抓好疾控檔案利用體系建設這一關鍵舉措

開發利用是彰顯疾控檔案現代價值的抓手，也是構建檔案工作新格局的重要措施，只有讓疾控檔案“活起來”“動起來”，才能更好地為黨和國家中心工作服務。一是聚焦資源共享。全國檔案查詢利用服務平臺實現了多層級、跨領域的資源共享，對疾控檔案資源共享提供了借鑒的經驗。疾控部門要加強與醫療機構檔案資源共享的力度，建設檔案智慧管理平臺，實現各醫療機構之間醫療檔案數據的匯聚和共享。這些檔案數據包括患者的就診信息、疾病診斷、治療方案等，為疾病防控提供有力的數據支持。同時，共享平臺要與基層醫療機構的業務融合，將各機構的疾病防控工作有機整合在一起，提高檔案利用效率。二是聚焦優化服務。創新檔案利用方式改革，利用網站、公眾號和某信小程序設置檔案查詢窗口，充分發揮互聯網服務的優勢，為群眾提供更為快捷、高效的服務。要優化線下查詢網點和窗口設置，營造更為舒心的利用環境。三是聚焦科研價值。對海量的流行病學檔案數據進行挖掘，從中總結疾病發病規律、傳播路徑和易感染人群[2]。比如，通過監測數據分析，分析流行病學研究傳播趨勢，利用時間序列分析方法對疾病的發病高峰和流行周期進行科學預測，為決策制定提供更為精準的檔案信息支持。發揮好檔案在藥物研發中的突出作用，對藥物療效進行安全性評估，為藥物研發提供新的思路和方向，進一步提升醫學科研的整體水平。四是聚焦社會治理。加強對疾控治理規律和經驗的提煉總結，為黨委政府提供資政參考。圍繞各類傳染性疾病的特點，為上級提供相應的應急建議，為優化決策提供支持，進一步提高社會安全治理水平。

3.4 始終抓好疾控檔案安全體系建設這一根本大計

為保障好新形勢下檔案實體與信息的絕對安全，必須筑牢人防、物防與技防一體化的檔案安全模式。一是樹牢防范和化解重大風險的意識。提高政治站位，樹牢底線思維，強化風險意識，以“時時放心不下”的責任感和扎扎實實的舉措，維護好國家檔案的財富安全。一方面，要在檔案收集、歸檔、查詢利用各環節加強安全監管，保證手續齊全、規范[3]。另一方面，要定期開展檔案安全應急演練，強化重點環節隱患排查整治和監管，完善制度機制，確保檔案安全責任落實到位。二是完善庫房硬件設備，提高安全管理水平。按照《檔案館建筑設計規范》《檔案蟲霉防治一般規則》等檔案行業規范和標準，配備檔案管理專用設備，庫房安裝溫濕度檢測設備、二氧化碳滅火器、全封閉防盜門窗及遮光阻燃窗簾等設備設施，在監控室門口和室內安裝監控攝像頭，確保360度無死角、實時監控，全方位地滿足檔案庫房防火、防盜與防潮等要求。加大對檔案管理經費的投入，每年專門編制檔案管理經費預算，確保檔案工作經費充足、正常開展。三是加強信息化基礎設施建設。通過數據加密、區塊鏈技術提升檔案信息安全防護能力；運用訪問控制技術、身份認證技術確保系統訪問安全。要深化數據備份工作，定期開展異質異地備份并保證數據更新。建設更為現代化的數據防火墻與防水墻，凈化檔案利用環境，織密數據安全網絡。

結語

檔案管理在疾控工作中有著舉足輕重的作用，要適應新時代公共衛生工作的需要，明確檔案管理的標準和要求，做到應收盡收、細化分類。尤其是在重大傳染病防治一線工作過程中形成的大量各類文件材料和數據，蘊含豐富的經驗、知識和教訓，對今后研究應對重大疫情和突發事件具有重要的參考價值。疾控部門要深入研究這些珍貴的檔案資料，為疾病防控、政府決策、科學研究和健康教育提供經驗總結和技術參考。同時，嚴格落實檔案工作法律法規，持續加強檔案信息化隊伍建設，提高核心能力，滿足業務發展需求。

參考文獻

[1]康昆展.發展疾控檔案數字化 做好智能檔案室建設[J].檔案管理，2019（05）： 91-92.

[2]董杰.疾控特色檔案編研工作芻議[J].檔案管理，2014（05）：88-89.

[3]裘華平，葉飛，張雪海.省疾控中心業務檔案管理實踐[J].浙江檔案，2014 （01）： 60-61.