公立醫院會計檔案信息化管理現實困境和發展路徑

摘 要：在“互聯網+”的背景下，醫院會計檔案信息化管理工作已經如火如荼的展開起來，這既是順應時代發展的需要，又是降低法律問責風險的需要，更是提升醫院品牌效應的需要。然而，醫院在實施會計檔案信息化的過程中也面臨著頂層設計、管理和技術層面的困境，立足對醫院會計檔案信息化管理工作的認識，提出從頂層設計、管理和技術層面等具體構建發展路徑，希望能夠對醫院高質量發展提供一定的參考價值。

關鍵詞：公立醫院；會計檔案管理；困境；路徑

會計檔案管理是公立醫院行政管理的重要環節，更是醫院財務管理工作能力的具體彰顯。隨著信息化的到來，醫院信息化和數字化的會計檔案管理工作也成為醫院重要的行政管理工作之一。會計檔案信息化將改變紙質化的傳統手工操作，利用數字技術調取和查閱電子化的會計檔案。通過信息化會計檔案系統的普及，檔案管理員從原有紙質檔案的工作模式轉變為電子檔案操作模式，在方便檔案管理者的同時，也提升了檔案工作人員的效率。因此，加強公立醫院檔案信息化管理，規范會計檔案的收集、整理工作，提升會計檔案的利用率，推動醫院財務管理效能的提升，推進醫院高質量發展。

1 公立醫院會計檔案信息化管理的必要性

1.1 順應時代發展的需要

在當今數字化時代，公立醫院也緊跟信息時代的步伐，實現會計檔案的信息化管理。首先，隨著大數據、云計算和人工智能等新興技術的不斷涌現，傳統的會計檔案管理方式已經無法滿足現代醫院管理的需求。信息化管理能夠更好地整合和利用信息資源，提高會計檔案管理決策的科學性。其次，傳統會計檔案是耗費醫院紙張耗材的工作，通過會計檔案信息化管理可在最大程度上減少紙張、油墨的使用，減少木材等自然資源的消耗，提升了生態醫院、低碳醫院與綠色醫院的健康發展。最后，國家出臺一系列的法律法規對醫院會計檔案管理工作予以規范和指導，公立醫院應遵循相關政策要求，加強財務檔案管理制度的建設。《中華人民共和國檔案法》頒布以來，為醫院的檔案工作管理提供了政策依據，更為醫院會計檔案管理提供了監督和指導。

1.2 降低法律問責風險的需要

醫院會計檔案完整記錄了醫院的經濟活動，包括財務收支、資產負債、成本核算等方面的信息。會計檔案信息化管理確保檔案的完整性和準確性，為審計工作提供可靠的依據。審計人員可以通過信息系統查閱會計檔案，了解醫院的財務狀況和經營成果，核實財務數據的真實性與合法性。稅務人員在進行稅務稽查時，會重點審查醫院的會計檔案。醫院可以通過信息系統隨時調取完整的會計檔案資料，積極配合稅務稽查工作，避免因稅務問題而受到處罰。同時，會計檔案中包含醫院領導和相關部門的審批簽字、決策記錄等信息，反映醫院權利運行的情況。紀檢人員可以通過審查會計檔案，監督醫院領導和相關部門的權利運行是否規范，是否存在濫用職權、以權謀私等現象。由此可見，財務憑證和檔案是審計、稅收、紀檢等部門檢查的重要依據和資料，檔案管理信息化為檢查機關隨時調取并提供完整、規范的檢查內容。在一定程度上降低審計、稅收、紀檢等部門的檢查風險和相關責任人法律問責風險。

1.3 提升醫院品牌效應的需要

公立醫院會計檔案詳細記錄了醫院收入、支出、資產、負債等方面的數據。這些數據經過信息化整理和分類后，可以為財務分析人員提供清晰、準確的信息基礎。故而，會計檔案與醫院的各個部門密切相關，可以實現醫院內部信息的共享和流通，促進各部門之間的協作和溝通。同時，在如此激烈的競爭環境中，醫院的綜合競爭力不僅取決于醫療技術水平，還包括財務管理、服務質量和品牌形象等多個方面。會計檔案信息化管理可以為醫院提供準確的財務數據和決策依據，決策者可以通過信息化系統查閱會計檔案中的資產負債、利潤等數據，了解醫院過去的財務狀況和經營業績，評估醫院的財務實力和盈利能力，判斷投資項目的可行性和風險程度，從而制定出更加科學、合理的財務決策。會計檔案信息化管理可以幫助醫院合理配置資源，提高資金使用效率，降低運營成本，提升醫院的經濟效益和社會效益。因此，實現會計檔案的信息化可以推動醫院整體管理水平的提升，使醫院更加適應現代社會的發展需求，提高醫院的綜合競爭力，向社會展示醫院的管理水平和誠信形象。

2 公立醫院會計檔案信息化的現實困境

2.1 頂層設計層面的困境

2.1.1缺乏戰略規劃。醫院領導不重視會計檔案信息化管理，未將其納入醫院的整體戰略規劃中。這會導致會計檔案信息化管理缺乏明確的發展方向和目標，無法與醫院的其他業務系統有效整合。在醫院進行信息化建設時，忽視了會計檔案信息化管理的需求。導致會計檔案信息化管理處于滯后狀態，無法為醫院的決策提供及時、準確的財務信息。

2.1.2資源投入不足。醫院領導不重視會計檔案信息化管理，往往會導致資金、人力和技術等方面投入的資源不足。沒有足夠的資金支持，就無法購買先進的信息化管理軟件和硬件設備；沒有足夠的人力投入，就無法組建專業的會計檔案信息化管理團隊；沒有先進的技術支持，就無法實現會計檔案的數字化、網絡化和智能化管理。毋庸置疑，在“三無”的情況下，醫院只有繼續采用傳統的手工方式管理會計檔案，不僅效率低下，還容易出現錯誤和紕漏。

2.1.3電子簽名和認證問題。在會計檔案信息化管理中，電子簽名和認證是確保電子檔案真實性、完整性和合法性的重要手段。醫院領導對電子簽名的作用認識不足，導致電子簽名和認證技術在醫院會計檔案管理中的應用存在一些問題。一方面，電子簽名和認證的技術標準不統一，不同的系統和軟件之間可能存在兼容性問題；另一方面，電子簽名和認證的法律效力在一些情況下存在爭議，需要進一步完善相關法律法規。

2.2 管理層面的困境

2.2.1管理制度不完善。雖然會計檔案信息化管理已經成為趨勢，但目前許多醫院在管理制度方面還存在不完善的地方。具體而言，缺乏明確的電子檔案管理規范，對電子檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等環節沒有做出詳細的規定， 造成會計檔案混亂、難于查閱的局面，影響會計檔案管理工作的有序進行[1]。檔案管理部門與財務部門之間的職責劃分不清晰，導致工作銜接不暢。對電子檔案的備份和恢復機制不完善，一旦出現數據丟失等情況，將無法及時恢復。

2.2.2人員素質有待提高。目前許多醫院的檔案管理人員在學歷、學識、經驗和專業技能等方面表現的參差不齊[2]，無法完全滿足醫院信息化建設的要求。一方面，部分檔案管理人員對信息技術的掌握程度不夠，無法熟練地操作電子檔案管理系統；另一方面，財務人員在檔案管理方面的意識和能力也有待提高，可能會出現財務數據歸檔不及時或不完整等問題。

2.2.3監督考核機制不健全。醫院會計檔案信息化管理需要建立健全的監督考核機制，以確保管理工作規范、有序進行。然而，目前許多醫院缺乏對會計檔案信息化管理工作的定期檢查和評估，無法及時發現和解決問題。對檔案管理人員的考核機制不完善，無法有效激勵他們提高工作質量和效率。

2.3 技術層面的困境

2.3.1系統兼容性問題。囿于醫院中各部門通常會使用不同的信息管理系統，這些系統在數據格式、存儲方式等方面可能存在差異，導致會計檔案信息化管理系統與其他系統之間在數據傳輸和共享過程中可能會出現數據丟失、格式錯誤等兼容性問題。這一問題的必然影響會計檔案的完整性和準確性，更會導致各部門之間工作的協調性。

2.3.2數據安全風險。會計檔案信息化管理使得大量的財務數據存儲在電子設備和網絡環境中，面臨著數據被泄露、篡改及丟失等安全風險。一方面，網絡攻擊、黑客入侵等外部威脅可能導致醫院會計檔案被竊取或破壞；另一方面，內部人員的不當操作、權限管理不善等也可能引發數據安全問題。

2.3.3技術更新換代快。信息技術的發展日新月異，醫院會計檔案信息化管理系統更新換代帶來的成本和工作量不可忽視。醫院需要投入大量的資金和人力進行系統升級，同時還需要對員工進行培訓，以確保他們能夠熟練使用新的系統。此外，技術更新過程中可能會出現系統不穩定、數據遷移困難等問題，帶給會計檔案信息化管理工作一定的風險。

3 公立醫院會計檔案信息化實踐路徑

3.1 頂層設計層面

3.1.1建立領導負責制。建立醫院領導負責制，明確領導在會計檔案信息化管理中的職責和權利。領導應投入足夠的時間參與會計檔案信息化管理項目的規劃和決策，明確項目的目標、范圍、進度和預算等。他們需要與相關部門的負責人進行充分的溝通和協商，確保項目的可行性和有效性。堅持做到領導親自過問會計檔案信息化管理工作，定期聽取工作匯報，解決工作中遇到的問題和困難。同時，要建立健全的監督機制，對領導的工作進行監督和考核，確保領導能夠認真履行職責，推動會計檔案信息化管理工作的順利開展。

3.1.2加大資金投入。醫院應加大對服務器、計算機及網絡等硬件設備及會計檔案管理軟件、安全防護軟件等設施采購資金的投入，購置高性能的硬件設備，以滿足醫院不斷增長的檔案數據存儲和處理的需求。投入資金購買或定制適合醫院實際情況的軟件系統，并持續進行升級和維護，防止網絡攻擊和數據被泄露。

3.1.3規范電子簽名和認證。推動建立統一的電子簽名和認證技術標準，提高系統和軟件的兼容性。加強對電子簽名和認證法律效力的研究與宣傳，明確其在會計檔案管理中的合法性。

3.2 管理層面

3.2.1完善管理制度。醫院應根據《中華人民共和國會計法》和財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》等法律法規[3]，擬定醫院《會計檔案管理辦法》《會計檔案信息系統操作手冊》《會計檔案信息化流程規范》《會計檔案借查閱流程》等規章制度，其內容包括醫院會計檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等環節的操作流程與標準要求，清晰劃分檔案管理部門的職責，建立有效的溝通協調機制，確保工作銜接順暢。通過這一系列文件的出臺，從制度上保證會計檔案的管理條件。

3.2.2提升人員素質。醫院會計檔案信息化管理工作高效地開展離不開高素質的人才隊伍建設。因此，醫院應在新員工入職培訓中注意財務基礎知識、系統操作方法、醫院規章制度等內容的設置，并通過集中培訓為會計檔案管理信息化工作選拔適合的新人，為其注入新鮮血液的同時也帶來了系統操作能力和故障處理能力的提升。與此同時，也需要對現有財務人員進行檔案管理知識培訓，增強他們的檔案管理意識和責任意識，使管理人員能夠清醒地認識到會計檔案信息化管理的重要性，提升團隊整體素質。

3.2.3健全監督考核機制。建立定期檢查和評估制度，對會計檔案信息化管理工作的信息準確性、管理效率性以及安全性進行全面檢查和評估，及時發現問題并整改。完善考核機制，從信息準確性而言，要求會計檔案信息錄入錯誤率低于萬分之一；從管理效率性而言，要求會計檔案信息化處理效率較紙質檔案提高百分之三十；從安全性而言，要求對會計檔案系統定期備份和災難恢復測試，對檔案訪問權限控制和加密技術應用情況進行管理。最終，將會計檔案信息化管理的考核結果與部門和個人績效掛鉤，對表現優秀的部門和個人給予獎勵，對存在問題的部門和個人進行問責和處罰。

3.3 技術層面

3.3.1加強系統整合與兼容性。醫院應投入資源進行系統整合，建立統一的數據標準和接口規范，確保各信息系統之間能夠順暢地進行數據傳輸和共享。采用先進的數據轉換技術，對不同格式的數據進行自動轉換，提高數據的兼容性。

3.3.2強化數據安全保障。建立完善的網絡安全防護體系，包括防火墻、入侵檢測系統、數據加密等技術手段，防范外部攻擊。加強內部權限管理，實行嚴格的用戶身份認證和訪問控制，防止內部人員不當操作。定期備份電子數據，并建立異地備份機制，確保數據在存儲介質損壞或故障時能夠及時恢復。

3.3.3合理規劃技術更新。制訂科學的技術更新計劃，根據醫院實際需求和技術發展趨勢，分階段進行系統升級。在技術更新前，充分進行測試和評估，確保系統的穩定性和兼容性。加強對員工的技術培訓，提高他們對新技術的適應能力。

結語

綜上所述，隨著醫院高質量的發展，會計檔案信息化建設工作已然成為醫院順應時代發展步伐的必然舉措，也是實現醫院現代化發展的必由之路。作為醫院的領導者及會計檔案管理工作中的一員，要深度重視會計檔案信息化建設工作，深入分析當前醫院會計信息化存在的問題，并發揮自身的主觀能動性，依托信息技術，優化業務流程，不斷推動會計檔案信息化的融合和推廣，進而為醫護人員提供便利的檔案服務，為患者提供更加優質的檔案咨詢服務，為醫院信息化建設提供示范效應，從而推動醫院向著數字化、科技化和現代化的方向發展。

參考文獻

[1] 昌榮，李燕，王萌.大型公立醫院會計檔案管理的問題及建議[J].經濟師，2020（05）：241.

[2] 陳幸蘭.互聯網信息化環境下的醫院會計檔案管理[J].財會學習，2021（35）：99-100.

[3] 李風芹，崔慧婷，肖燕霞，張少萍，王靖旭.公立醫院會計檔案管理研究[J]. 經濟師，2020 （04）： 233-234.