數字時代高校檔案信息服務發展路徑分析

摘 要：信息技術的廣泛應用，催生了檔案信息服務的新需求。本文從數字時代高校檔案信息服務的要素分析入手，認為高校信息服務發展要遵循信息化時代發展的規律，從資源利用、技術賦能、多元服務、安全保障、倫理保護及人才強檔等方面進行創新升級，提高信息服務能力，更好地滿足檔案用戶對信息服務效率和質量的需求，讓人民群眾在信息服務中增強獲得感和幸福感。

關鍵詞：數字時代；高校；檔案信息服務；路徑

高校檔案資源是落實立德樹人根本目標、實現高等教育創新發展的推動力。隨著高等教育改革的深入，社會各界對檔案信息服務的要求與日俱增，特別是運用智能化技術賦能服務提檔升級已成為普遍共識。高校檔案部門需要認真梳理信息服務面臨的技術環境和政策要求，在理論深度、實踐高度和技術方式上堅持創新，精準把握新需求，提高信息服務的專業化水平，助力高等教育高質量發展。

1 數字時代高校檔案信息服務的要素分析

高校檔案信息服務主要包括信息提供者、信息需求者和技術紐帶，三者共同構成信息服務的循環體系。

1.1 信息需求者：檔案用戶

廣大教師、學生群體及社會機構是檔案信息服務的受益者，也是信息化產品的使用者。檔案信息化服務秉承“服務至上”的理念，最終目的是幫助用戶獲取有價值的信息，滿足查詢利用的需求。近年來，檔案的價值逐步被大眾認知。與傳統的檔案利用群體相比，檔案用戶的范圍迅速擴大，包括個人和社會組織等，這些用戶對檔案價值的認識決定了檔案信息需求的范圍，也希望通過更加便捷的手段和方式快速獲取。因此，檔案用戶對信息服務高效化、內容豐富化有特殊要求，也是高校信息服務效能提升的努力方向。

1.2 信息供給者：數字檔案館

檔案信息的供給者主要包括學校檔案館、個人、組織或者有關機構，其主體是數字檔案館。數字檔案館是建立在現代信息技術普遍應用的基礎上，利用數字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對數字檔案信息資源進行管理，通過高速寬帶通信網絡設施相連接和提供利用，實現資源共享的超大規模、分布式數字信息系統。近年來，高校充分發揮技術和人才優勢，不斷優化數字檔案信息服務的內容、方法和手段，檔案服務向智能化、智慧化方向轉型升級，為滿足利用者個性化、多樣化的需求奠定了基礎[1]。

1.3 技術紐帶：新一代信息技術

新一代信息技術作為新質生產力的重要體現，涵蓋了人工智能、大數據、云計算、物聯網和區塊鏈等多個前沿領域，為檔案信息服務發展了強大的技術支撐和堅實的數字底座。人工智能技術已成為智慧化服務的核心組成部分，能夠大幅提高信息服務效率、優化資源配置、降低利用成本，為展現檔案價值提供強大的技術支持[2]。

2 數字時代高校檔案信息服務的新要求

新時代，高校檔案信息服務呈現新的發展特征，主要是理念、對象、方式和內容的變化，這些元素成為高校檔案管理轉型的邏輯起點。

2.1 服務理念的新要求

數字時代的智能化特征促使高校轉變檔案服務理念。相較于傳統的被動和低效，數智化信息服務強調多元化與個性化的特征，逐步由“等客上門”向“服務先行”、由“供給”導向轉變為“需求”導向。由此看來，高校檔案部門要以需求為指引，以需求側數字化促進供給側，加快信息服務轉型，進一步推動供需動態優化、實現檔案資源的有效匹配。

2.2 服務對象的新要求

受信息技術輻射環境的影響，檔案信息服務的廣度顯著提升，高效檔案服務的對象不僅是高校教師，還向兼具專業性與公共性的方向發展。高校檔案承擔著推動社會進步、發揮檔案育人的功能，這就要求高校檔案管理部門要為社會提供更多增值服務，同時，隨著檔案意識的提升，社會各界對高校檔案資源的需求也越來越多，高校檔案館應打破孤立狀態，積極主動參與社會治理。

2.3 服務方式的新要求

信息技術促使高校服務手段由人工向機器服務轉變，大幅度提高檔案服務的準確率和時效性，打破了檔案資源獲取的空間與時間限制。高校使用機器學習、人工智能等先進算法對檔案數據進行深度挖掘與分析，發現利用者潛在的需求和偏好，從而為利用者推薦更加精準的檔案信息。數據分析不僅能夠提高對利用者需求的理解程度，還能夠為檔案價值的釋放提供有力支持。當前，越來越多的高校認識到新技術的優勢，開始利用智能化手段滿足利用者的新需求。

2.4 服務內容的新要求

傳統的檔案信息服務內容多集中在查詢與借閱上，內容較為單一，檔案文化、智能推薦、在線反饋等內容缺失。隨著《檔案法》《檔案法實施條例》等關于利用信息技術賦能檔案服務規定的出臺，檔案展覽、文化講座與在線反饋等信息服務新范式得到推廣應用，檔案服務內容和質量極大提升。

3 數字時代高校檔案信息服務發展的創新路徑

面對新的信息服務需求，高校要樹立長遠眼光、系統謀劃，打造新的檔案服務體系，推動檔案信息服務高質量發展。

3.1 資源為要

檔案資源的體量與質量決定了信息服務的效果。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，要加強國家檔案數字資源規劃管理，逐步建立以檔案數字資源為主導的檔案資源體系。因此，開展數字資源的收集與保存工作是新時代高校檔案事業發展的必然要求。一是大力實施存量數字化和增量電子化。一方面，要積極推進存量紙質檔案的數字化轉型，對存量檔案進行規范化整理和數字化加工，建立案卷級、文件級電子目錄；另一方面，管理部門要提升電子檔案的接收能力，加快互聯網建設，推進電子文檔的在線歸檔，逐步建立以檔案數字資源為主導的檔案資源體系[3]。二是加強檔案數據資源匯集。堅持共建共享的原則，加強對二級學院、行政部門檔案資源的收集力度，積極探索數據跨行業、跨區域和跨部門的創新應用。三是建設專題檔案數據庫。加強數據標準治理，提升數據服務質量，根據教師與學校發展的需求，建立教學、人事和文書等專題數據庫，拓寬網絡接口，提高信息服務速度。

3.2 技術賦能

黨的二十屆三中全會指出，要加快新一代信息技術全方位全鏈條的普及應用。信息技術是檔案服務發展的基礎，需要加強數智化設備的應用，打通數字服務大動脈，優化基礎設施戰略布局，構建全方位的數字化信息服務體系。一是加強信息化服務設施建設。這些主要包括文本識別、數字化加工等信息轉換設備和互聯網、物聯網等信息傳輸設備等。通過物聯網、大數據和人工智能等技術的應用，高校檔案部門可以實現信息服務的智能化、自動化和數字化，提高供給效率和質量。云計算、大數據中心等基礎設施可以為檔案資源提供強大的計算和存儲能力，助力檔案資源分析和創新應用。二是打造檔案信息化服務平臺。一方面，發揮云存儲技術和人工智能的優勢，在保證檔案資源有效存儲的基礎上，分析檔案的利用數據，實時掌握用戶的需求變化，為檔案利用者精準畫像，向其推送更具個性化與實用性的檔案信息。另一方面，要做好檔案信息分級管理，在對統計數據的深入研究和細致梳理的基礎上，明確不同檔案信息的重要性和敏感性程度，從而進行科學合理的分類分級。在建立分類分級目錄的過程中，要充分考慮檔案信息的應用場景和潛在價值，確保目錄的實用性。同時，嚴格制定相應的安全策略，以保障不同級別信息資源的安全。

3.3 多元服務

隨著知識經濟時代、信息化時代的到來，專業技術人員需要學習的東西也越來越多，最大化地挖掘檔案資源才能滿足利用者的需要，如果沒有對檔案進行加工，檔案對決策的幫助是有限的。而數據只有經過加工變成信息，才可以幫助人們展開價值的判斷。因此，要下大力氣挖掘檔案的價值。一是加強檔案文化宣傳。要將檔案文化價值融入用戶需求，解決好檔案用戶對優秀文化的需求與信息服務不平衡的矛盾。加大對檔案資源的文化性闡釋，充分挖掘和利用好檔案中的精神資源，強化檔案文化育人功能，更好地展現檔案資源中蘊藏的育人導向、示范和激勵功能，借助某信、某博、某音等移動新媒體平臺，以用戶喜聞樂見的方式傳播檔案文化資源。比如，制作短視頻、情景動漫或藝術小品等。二是沉浸式服務。增強現實（AR）和虛擬現實（VR）技術以其獨特的沉浸式體驗，正在不斷改變數字內容的呈現方式。高校要加強與互聯網企業的合作，將檔案展覽、文化資源轉換為可虛擬互動的內容。受眾借助手機、電腦或虛擬現實設備進入線上元宇宙空間，與檔案資源實現互動，既實現線上觀展，足不出戶，又能讓檔案資源“活起來”，實現信息服務和價值弘揚的有機統一。三是用足用好主流媒體。管理部門要用好學校媒體和社會大眾媒體，這些平臺具有受眾廣泛、粘性強的特點，有助于檔案信息資源或者開發成果快速被公眾熟知，實現信息服務利用大眾化目標。

3.4 安全保障

隨著技術的不斷進步，檔案資源面臨的風險隱患逐步增多，管理部門要樹立風險防控意識，提升網絡安全應對能力。首先，從軟件方面來看，應當重點推動區塊鏈技術和隱私計算的廣泛應用，以增強檔案數據在不同機構和使用場景下的安全流通能力。隱私計算是用于保障檔案數據安全流通、處理和分享的一系列技術的總稱，該技術能夠滿足人們利用隱私數據進行保密計算的需求，有效解決數據的“保密性”和“共享性”之間的矛盾，實現檔案數據的共享、互通、計算與建模[4]。區塊鏈技術依托時間戳、分布式賬本及非對稱式加密等功能，實現檔案信息服務的真實性和安全性。同時，由于利用者掌握著唯一密鑰，也顯著提升了用戶的信息安全。其次，從硬件方面來看，嚴格按照庫房安全管理要求，全面查找檔案實體的安全隱患，落實安全責任，加強常態化巡檢，防范化解各類風險隱患。再次，要加強數據安全備份。實施重要檔案異地備份是加強檔案安全保障體系建設的重要舉措，要按照《檔案數字資源備份實施規范》開展電子檔案數字化文本異地備份，確保在突發事件和自然災害發生時，檔案可快速查找、還原輸出和提供利用，保障重要檔案數據完整安全。

3.5 倫理保護

大數據時代，數據帶來便利的同時挑戰隱私與倫理。比如，畫像識別、數據分析及分類推送等都涉及用戶隱私，稍有不慎就會造成個人信息被泄露。因此，建立健全的數據治理體系，特別是強化數據倫理和隱私保護機制，已成為當務之急。一是加強隱私影響評估。對檔案信息服務中對用戶隱私產生的影響進行全面審視，并采取相應的措施降低風險。二是制定隱私保護規范。高校要明確檔案數據收集、使用和共享的原則與規范，公開隱私政策，讓用戶了解個人數據如何被使用和保護。三是建立應急響應機制。一旦發現隱私泄露問題，高校應立即啟動應急響應機制，及時堵塞漏洞，并舉一反三，防止類似事件再次發生。

3.6 人才強檔

加強信息化人才培養是高校信息服務的治本之策?！稒n案法》規定，國家加強檔案工作人才培養和隊伍建設，提高檔案工作人員的業務素質。人才建設是高校檔案信息服務轉型的重要保障，也是推進檔案利用服務體系現代化的戰略性支撐。因此，必須建設一支理論素養強、技術水平高、實踐能力出色的檔案隊伍。一是重視人才的培養教育。高校要發揮技術教育優勢，從信息服務的供需矛盾入手，通過邀請學界和業界知名專家來校講授指導、參加繼續教育、組織學術與業務培訓等方式分層次、精準化地賦能檔案人員發展。二是加強人才引育。對數據管理、計算機、檔案管理知識背景的人才定向招引，及時調整人才發展方向，由補充人才數量向提升人才質量轉變。三是培養協作精神。檔案信息服務是一項系統工程，管理人員要統籌線下和線上資源，適應新技術與新方法，注重培養創新能力，發揚集體主義精神，提高信息服務的精準度和韌性。四是著力提高新技術的研發能力。人工智能、區塊鏈、云技術在信息服務的應用越來越廣泛，高校要推進檔案新技術研發，在更高層次上推進二者的有機融合，善于從海量檔案信息中提取有價值的資源，提高檔案信息服務的質量。比如，加強人工智能創新，實現自然語言技術對檔案信息資源全流程的分析與利用，滿足檔案用戶多元化與個性化需求。

結語

積極探索檔案信息高效利用服務的新路徑與新方法是《“十四五”檔案事業發展規劃》的重要任務。當前，高校檔案信息服務面臨著服務理念與用戶需求不匹配、信息服務現代化與專業化程度不夠、個性化服務層次較低、檔案資源共享能力不足的問題。高校要堅持靶向施策，對標《檔案法》及《實施條例》的有關要求，將數智技術與檔案信息服務深度融合，促進高校信息服務現代化進程。要積極融入數字政府與數字社會的建設大潮，深化拓展信息服務的廣度與深度，為現代化國家建設貢獻高校的檔案力量。

參考文獻

[1]姚婧宇.關于高校數字檔案館建設的若干思考[J].檔案管理，2023（03）：15-16.

[2]崔爽.新一代信息技術：筑牢數字經濟高質量發展底座[N].科技日報，2024（03）：16.

[3]宋晶晶.檔案治理視域下的檔案制度演變機理和趨勢研究[J].檔案管理，2023（09）：15-16.

[4]高航.隱私計算：讓數據安全“觸手可及”[N].檢察日報，2023（05）：24.