大數據時代公安機關檔案服務能力建設研究

摘 要：大數據時代，大數據與公安機關檔案服務融合，拓寬了社會公眾獲取檔案的途徑，滿足了普通群眾查詢利用公安機關檔案的需求。因此，提升大數據時代公安機關檔案服務能力意義重大。本文分析了大數據時代公安機關檔案服務形勢發生的新變化，從認知能力、供給能力和保障能力三個方面提出公安機關檔案服務能力的現實表現。在此基礎上，從認知、供給和保障三個方面提出大數據時代公安機關檔案服務能力建設路徑，具有積極現實的指導意義。

關鍵詞：公安機關檔案；服務能力；大數據時代

公安機關檔案屬于專門檔案的一種，是公安機關在履行打擊犯罪、進行治安行政管理等職能活動中形成的具有保存價值的文件資料。根據《公安派出所檔案管理辦法（試行）》規定，公安機關檔案包括業務檔案、戶籍檔案、文書檔案和聲像檔案等。服務能力建設是新時代檔案治理能力現代化的必然要求，也是提升檔案工作價值的題中之義[1]。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出，到2035年我國檔案利用服務水平進入世界前列。明溪縣警務輔助服務中心承擔著技術保障和行政事務兩項主要職責。其中技術保障主要承擔著電子數據分析、通信設備維護、互聯網巡查等輔助性工作。行政事務主要承擔著110報警服務臺接警、證照辦理服務、檔案管理、裝備及車輛管理等輔助性工作，經費來源于財政核撥。大數據時代，信息技術應用已經成為公安機關檔案公共服務的重要方式，公安機關檔案服務對民生的影響日益顯著[2]。大數據與公安機關檔案服務融合，既拓寬了社會公眾獲取檔案的途徑，也滿足了普通群眾查詢利用公安機關檔案的需求。因此，提升大數據時代背景下公安機關檔案服務能力是踐行以人民為中心發展思想的生動實踐。

1 大數據時代公安機關檔案服務形勢的新變化

1.1 線下服務向線上服務轉變

在數字化轉型背景下，公安機關檔案服務模式發生新變化。由傳統的線下查檔為主朝著“線上+線下”相結合的方式轉變，并成為檔案利用服務的主流形式。為深化公安機關檔案便民利民服務舉措，實體化運行“網辦中心”，采取“一網通辦”模式，將公安機關檔案中高頻車輛、駕駛檔案信息、數字化出生、死亡注銷戶籍檔案等相關政務信息數據上傳至政務信息查詢系統。通過“一網通辦”“一窗通辦”“同城查詢”，省去當事人的業務授權及檔案轉遞等環節，進一步優化融合服務鏈條，推進眾多涉民生公安業務檔案異地查、網上查，檔案服務質量和效率顯著提升，最大限度地實現“讓數據多跑腿、群眾少跑路”的服務目標。

1.2 被動服務向主動服務轉變

隨著信息技術的快速發展以及群眾對檔案信息查詢、利用服務需求的多元化，公安機關檔案服務正從傳統的被動服務向主動服務轉變，從單一的文件查詢、利用向主動提供信息咨詢、專題信息服務延伸。為適應大數據時代公安機關檔案管理的現實需要，公安機關加快推進檔案數字化建設步伐，按照“增量電子化、存量數字化”原則，主動將傳統館藏檔案資源進行數字化轉型升級，推進公安機關檔案電子化、信息化建設，將紙質檔案掃描成數字化，使檔案管理職能由“管檔案”向“管數據”拓展，公安機關檔案主動服務能力更強。

1.3 內部服務向外部服務轉變

公安機關檔案是在履行公安職能過程中產生的具有保存價值的文件資料，屬于內部管理工作的重要組成部分。隨著公安機關職能的拓展、服務對象的深刻變化，公安機關檔案服務面向的群體由內部逐步向外部延伸。除了滿足日常辦案、辦公檔案查詢需求外，將戶籍辦理、車輛登記、政策咨詢等業務轉移至“線上”，將“服務民生、方便群眾”作為大數據時代檔案服務的重要改革目標。此外，利用計算機信息技術、大數據分析技術對現有檔案數據進行深度分析，從分析結果中研判發展走向，作為公安機關決策的重要數據參考和依據，提高檔案服務的前瞻性和精準性。

2 大數據時代公安機關檔案服務能力的主要內容

大數據時代公安機關檔案服務能力就是指公安機關檔案部門及檔案管理人員在履行檔案部門法定職責、滿足檔案需求、使服務對象從中受益活動時應具有的綜合素質[3]。

2.1 認知能力

認知能力（cognitive ability），即加工、儲存和提取信息的能力。公安機關檔案管理部門或檔案管理者利用各種方式、通過各種渠道收集分析服務對象對公安機關檔案利用的需求，廣泛收集并仔細甄別服務對象的利用體驗信息反饋。在此基礎上，綜合分析，不斷完善公安機關檔案管理工作，切實提升檔案服務能力和水平。可見，公安機關檔案服務認知能力包括兩個方面：公安機關檔案管理部門及人員對其公共服務能力的認知，服務對象對公安機關檔案管理部門及其人員公共服務能力認知的掌握。前者主要表現為公安機關檔案管理部門及人員對其自身所能提供檔案服務能力的認知，這種認知與實際所能提供的服務能力之間往往存在一定差距，差距越小說明認知能力越高。后者主要表現在提供檔案服務的公安機關檔案管理部門，通過各種渠道掌握接受檔案服務的對象對提供服務的效果反饋，掌握的越具體、越全面，越有利于改進、提升公安機關檔案服務能力。

2.2 供給能力

供給能力（supply ability）就是指公安機關檔案管理部門及管理人員向普通社會公眾提供公安機關檔案服務的能力和水平。供給能力是公安機關檔案服務能力的核心，包括供給資源建設、供給資源內容及供給資源方式等，見下圖[4]。

其中供給資源主要是指為社會提供公安機關檔案信息資源的范圍、數量及質量，在識別社會需求公安機關檔案的基礎上，構建公安相關科室、部門組成的檔案資源聯盟，整合公安機關檔案信息，豐富檔案資源內容。供給資源內容則是指公安機關檔案信息，包括原始型和增值型檔案信息，前者主要是在公安業務活動中直接產生的具有保存價值的信息資料；后者則是建立在前者的基礎之上，對公安機關檔案信息進行二次或三次開發，提升公安機關檔案信息質量。供給資源方式則是指大數據時代公安機關檔案管理部門向社會提供檔案信息所采取的方式方法。例如，公安業務檔案在線查詢系統開通與平臺搭建，能有效提升檔案服務科技水平，突破傳統檔案查詢、檢索利用時空限制，實現供給模式的智能化與精準化。

2.3 保障能力

保障能力（guarantee ability）是指保護和維護公安機關檔案部門及人員管理檔案權益或利益的能力。公安機關檔案部門及管理人員提供檔案服務離不開資源、技術、制度、人力和經費等支持和保障。其中檔案資源保障是檔案服務的載體和基礎，保障的檔案資源數量越多，質量越高，直接反映了保障效果。公安機關檔案管理部門提供的檔案資源缺失、不完整的檔案資源保障，勢必會影響檔案的服務質量。技術應用是檔案服務的手段和關鍵，人工智能、大數據和區塊鏈等技術的應用，改變了檔案服務的模式，為檔案服務提高技術保障。檔案核心管理制度、檔案管理科學流程及貫徹力度影響著檔案館（室）服務能力的提升[5]。完善的制度體系，也是展現檔案保障能力的重要方面。公安機關檔案服務供給離不開高素質專業檔案人員的辛勤付出。人力支持和保障也是影響檔案服務能力的重要因素，合理的檔案管理人員年齡、知識和從業結構等，有利于檔案服務的供給。經費保障也是影響檔案服務供給能力的又一重要因素，必要的經費投入是檔案設備采購、技術升級的有力支撐。

3 大數據時代公安機關檔案服務能力提升路徑

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出到“2025年檔案利用服務達到新水平”“2035年檔案利用服務水平進入世界前列”的發展目標。這些中長期目標的設定、具體措施的提出為大數據時代公安機關檔案服務能力提升指明了方向、明確了工作重點。

3.1 暢通信息渠道，提升認知能力

公安機關檔案管理部門及檔案管理人員要高度重視用戶需求，暢通信息收集與反饋渠道，通過持續提升檔案服務的認知能力，不斷改善檔案服務軟硬件基礎設施，健全檔案服務體制機制。首先，強化頂層設計。公安機關檔案管理部門、管理人員在檔案服務中承載的責任各不相同。要認真貫徹《檔案法》等法律法規中規定的“檔案機構及其職責”，聚焦不同主體檔案服務主責主業。作為公安機關檔案管理部門，要做好公安檔案服務頂層規劃設計，明確檔案管理部門檔案服務的主要內容及形式，出臺公安機關檔案服務實施細則，細則中要有檔案服務考核及激勵約束機制，設立檔案服務需求征集機制。其次，暢通需求渠道。公安機關檔案管理部門要切實暢通檔案服務需求渠道，把渠道建設作為提高檔案管理部門及檔案管理人員認知能力的重要手段，完整準確地了解民眾對檔案的需求。在公安機關官方某信、某博、新聞客戶端、門戶網站“兩微一端一網”等平臺，搭建檔案服務需求收集平臺，不斷擴展需求反饋渠道。此外，公安機關檔案管理部門與其他檔案館、博物館和圖書館加強合作，進一步拓展需求渠道。再次，收集需求信息。公安機關檔案管理部門要主動做好檔案服務需求收集分析，實時開展檔案信息服務調查，同時要加強與機關、企業、社會組織及民眾的雙向交流，了解檔案信息的需求。最后，做好需求分析。公安機關檔案管理部門將收集到的檔案信息進行分析，增強公安機關檔案管理部門檔案服務的針對性與實效性。

3.2 夯實工作基礎，提升供給能力

檔案資源的數量及質量直接影響檔案管理水平[6]。堅持供給側結構性改革理念，嚴把公安機關檔案信息質量，不斷夯實公安檔案管理基礎，提升檔案服務供給能力。首先，強化供給資源建設。按照“存量數字化、增量電子化”原則，利用數字掃描技術，將館藏的傳統公安檔案資源進行數字化，將公安檔案管理系統與行政辦公OA系統有機結合，實現增量電子化。此外，還要加強公安機關檔案管理部門與其他業務部門之間的聯系，發揮檔案管理部門對歸檔工作的指導，提高歸檔質量。按照“應歸盡歸”原則，定期做好檔案資料的收集，確保歸檔資料的及時性和全面性。其次，豐富供給資源內容。嚴把公安機關檔案內容質量關，做好檔案分類及保管期限劃分，既要做好業務檔案的收集，也要做好文書檔案、視音頻檔案、實物檔案資料的收集。同時還要做好公安機關特色檔案資料的收集、整理，例如在公安機關重大的歷史時期，通過舉辦特色檔案展、檔案宣傳周等形式展示檔案工作成果，改善檔案資源供給體系。最后，優化供給資源方式。大數據時代，計算機信息技術、檔案App軟件的開發利用、檔案專題數據庫建立等都為檔案利用者查詢、檢索、利用檔案信息提供了良好體驗。在網站、某信公眾號等“在線平臺”運用云技術、物聯網等，將公安機關檔案信息“遷移”到平臺上，通過身份認證、信息調取審查，即可查詢到檔案信息，極大地提升了檔案查詢檢索的質量和效率。

3.3 完善體制機制，提升保障能力

《國家信息化發展綱要》提出“各個部門要運用互聯網開展檔案服務模式創新，提高檔案管理服務水平”[7]。首先，要完善檔案管理制度。根據大數據時代公安機關檔案管理的現實需要，不斷完善檔案收集、整理、檢索、歸檔和銷毀等體制機制。加強公安機關檔案服務質量、效率和效果的考核，重視考核評估結果的運用，實行獎優罰劣，調動檔案服務的積極性與主動性。此外，還要嚴把檔案服務安全保密的底線，落實檔案服務主體責任。其次，優化人才隊伍配置。根據公安機關檔案服務的現實需要，從專業知識、年齡結構、工作經驗等方面優化檔案人才隊伍，重視檔案專業人才的引進，加強檔案人員綜合業務知識培訓，加強檔案理論知識、信息技術、職業道德的教育培訓，不斷提升檔案從業者的綜合業務素能，為檔案服務提供強有力的人才支持和保障。最后，加強經費投入力度。公安機關檔案服務離不開必要的設施、設備及系統平臺建設，這些都需要經費投入。公安機關要根據檔案服務的現實需要，圍繞檔案服務短板與弱項，加大投入力度，持續提升檔案服務的能力。

結語

大數據時代，公安機關檔案管理部門要始終踐行以人民為中心的發展思想，不斷提升檔案服務的認知、供給和保障能力，重視檔案服務的需求分析，提高檔案服務供給的針對性和實效性，同時做好自身管理制度、人才培育和經費保障，為社會和公眾帶來優質高效的檔案信息服務，不斷增強人民群眾獲得感和幸福感。

參考文獻

[1]鄭斐.信息化背景下公路檔案服務能力建設探析[J].2023（27）：63-65.

[2]董志平.大數據時代公安檔案服務民生的路徑研究[J].辦公室業務，2024（9）：71-73.

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[6]侯雯，劉盈盈，薛其剛等.高校附屬醫院檔案服務能力提升供給側問題探討[J].中國高校科技，2023（12）：12-15.

[7]王燦，趙振羽.高職院校檔案資源服務能力供給側改革探析[J].陜西檔案，2022（1）：32-34.