智慧校園環(huán)境下的高校檔案管理數(shù)字化路徑研究

摘 要：檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，高校檔案管理內(nèi)容豐富，管理價值較高，要求高校重視檔案管理工作的優(yōu)化。智慧校園作為高校發(fā)展的現(xiàn)代化趨勢，能夠提升校園管理質(zhì)量，因此，高校檔案管理工作需要融入智慧校園體系，以實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化。通過應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等技術(shù)，高校檔案管理數(shù)字化能夠提升檔案管理效能。文章基于智慧校園，就高校檔案管理數(shù)字化路徑展開研究，以此為高校檔案管理工作提供相關(guān)參考，提高高校檔案管理服務(wù)能力。

關(guān)鍵詞：智慧校園；高校檔案管理；數(shù)字化路徑；措施

中圖分類號：C931.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：Ａ

數(shù)字化技術(shù)、信息化技術(shù)在高校的應(yīng)用不斷增加，推動著高校的現(xiàn)代化發(fā)展，智慧校園應(yīng)運(yùn)而生。新時代對于智慧校園的建設(shè)，最為核心的是如何高質(zhì)量運(yùn)用信息技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)等，為檔案管理提供數(shù)字化平臺和數(shù)字化工具。在數(shù)字化時代，高校基本實(shí)現(xiàn)了檔案信息的快速檢索、共享、存儲，不但提升了檔案的管理效率，也使檔案可靠性和安全性得到進(jìn)一步增強(qiáng)。

一、智慧校園與高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)

1.背景

在時代發(fā)展過程中，高校管理要緊跟時代步伐，與時俱進(jìn)，順應(yīng)時代發(fā)展要求，以保障高校管理體系滿足各項(xiàng)管理需求。智慧校園能夠依托物聯(lián)網(wǎng)、/MLlNzaX6HqWfgQyaNZ/7A==信息技術(shù)，融合學(xué)生學(xué)習(xí)、教師教研和校園管理等工作，對提升高校管理效能十分重要。檔案管理是高校管理的重要組成部分，檔案沉淀學(xué)校記憶，服務(wù)學(xué)校發(fā)展，服務(wù)師生員工，其工作水平也是衡量學(xué)校教育管理水平的一項(xiàng)重要標(biāo)志。因此，高校檔案管理工作非常重要，應(yīng)不斷提升檔案利用價值，優(yōu)化與創(chuàng)新檔案管理模式。目前，智慧校園環(huán)境下的高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)成為當(dāng)務(wù)之急。

2.智慧校園

智慧校園基于各類技術(shù)的支撐，使學(xué)生、教師各主體能夠更加便捷地參與學(xué)校教學(xué)、科研等各項(xiàng)管理。例如，學(xué)生可以依托智慧校園展開圖書館選座，提前鎖定學(xué)習(xí)位置；教師通過智慧校園實(shí)行學(xué)生管理，對學(xué)生學(xué)習(xí)考勤、生活情況展開數(shù)據(jù)分析；領(lǐng)導(dǎo)可以通過智慧校園靈活查閱各類檔案，促進(jìn)各類工作有效進(jìn)展。由此可知，智慧校園能夠?yàn)楦咝?nèi)部各項(xiàng)工作提供便利。

3.高校檔案管理工作

高校檔案管理內(nèi)容十分復(fù)雜，門類包含黨政檔案、教學(xué)檔案、教研檔案、人事檔案以及基礎(chǔ)建設(shè)等，檔案形式包含圖片、文字、聲像和實(shí)物等，不同門類和形式的檔案管理要求不同。將現(xiàn)代化檔案管理與數(shù)字化技術(shù)融合，可以合理配置檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的智能化，從而提高高校檔案管理工作效能。

二、高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的價值

1.提高檔案管理效率

在時代發(fā)展中，檔案管理數(shù)字化建設(shè)已然成為檔案管理工作的主要趨勢，能夠確保檔案資源的高效利用，助力高校檔案管理效率的提高。

在高校檔案管理過程中，會不可避免地出現(xiàn)各類重復(fù)性工作內(nèi)容，在紙質(zhì)檔案管理的情況下，檔案管理工作效率不高。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，檔案管理工作數(shù)字化模式優(yōu)勢明顯，可以依據(jù)信息技術(shù)，自動分類管理檔案內(nèi)容，減少時間、空間和人力的投入。利用數(shù)字化平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)線上檔案的查閱與下載，使各_{a1X3fUw6KbiMk35kOdWc/A==}項(xiàng)工作開展更便捷，并能避免檔案丟失等問題，檔案資源整合更加高效，輕松實(shí)現(xiàn)檔案管理。總之，高校檔案管理數(shù)字化工作效能價值明顯。

2.實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)共享

數(shù)字化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案服務(wù)的共享，檔案服務(wù)范圍不受校園檔案館的約束。借助信息化等技術(shù)，檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)服務(wù)范圍的拓展，對落實(shí)檔案管理工作的共享具有重要意義。

智慧校園是基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所實(shí)現(xiàn)的線上校園平臺，平臺內(nèi)部功能性較強(qiáng)，能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)生跨區(qū)域打卡、預(yù)約等功能，借助智慧校園，高校檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)也將落實(shí)線上管理。通過線上數(shù)字化檔案資源，學(xué)生與教師可以在符合要求且網(wǎng)絡(luò)安全可靠的情況下，靈活調(diào)閱檔案資料，實(shí)現(xiàn)信息交互與檔案傳遞，能夠拓展校內(nèi)外檔案服務(wù)范圍，有利于教職工相關(guān)工作的開展，對整合檔案資源、挖掘檔案管理價值具有重要意義。檔案服務(wù)在共享的情況下，高校檔案管理體系也將不斷優(yōu)化。

3.檔案信息查閱更加精準(zhǔn)

在智能技術(shù)體系的構(gòu)建中，技術(shù)與服務(wù)器軟硬件都在不斷更新，也是保障高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。在多種高新技術(shù)的加持下，檔案信息的標(biāo)簽更加多樣，對提高檔案檢閱效率具有積極意義，也是提升檔案調(diào)取精準(zhǔn)性的關(guān)鍵。

高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，紙質(zhì)檔案開始向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變，但由于檔案內(nèi)容存在一定的重復(fù)性，導(dǎo)致檔案無法被精準(zhǔn)調(diào)閱。檔案資源的調(diào)取需要具備精準(zhǔn)性，在數(shù)字化檔案管理工作下，檔案標(biāo)簽更加多元，能夠結(jié)合檔案檢索信息，為查詢?nèi)藛T提供更加精準(zhǔn)的檔案搜索結(jié)果，對提高檔案資源利用率具有重要作用。同時，在精準(zhǔn)定位檔案信息的情況下，整個檔案查閱時間也將明顯縮短，對提升檔案利用價值十分重要。

三、智慧校園環(huán)境下的高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題

1.軟硬件設(shè)備設(shè)施有待優(yōu)化

智慧校園環(huán)境下的高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要更加先進(jìn)的軟硬件設(shè)備設(shè)施與技術(shù)，以滿足海量數(shù)據(jù)的存儲需求，支撐數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，確保整個數(shù)字化平臺能夠穩(wěn)定運(yùn)行。傳統(tǒng)的高校檔案管理模式以紙質(zhì)檔案管理為主，對軟硬件設(shè)備設(shè)施的需求一般，導(dǎo)致軟硬件設(shè)備設(shè)施的性能無法滿足數(shù)字化檔案管理的需求。

2.檔案管理人員認(rèn)知不足

傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化檔案管理工作方法不同，對檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力要求不同。數(shù)字化檔案管理人員除了要不斷提升思想意識和業(yè)務(wù)工作技能，還要具備數(shù)字化檔案管理的專業(yè)技能，應(yīng)具備檔案管理業(yè)務(wù)能力與計(jì)算機(jī)技術(shù)等能力。但由于人力成本等因素的影響，大部分工作人員難以滿足崗位工作需求，甚至檔案管理專業(yè)人才匱乏。因此，高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要高素質(zhì)的工作人員，以滿足數(shù)字化管理的要求，提升檔案管理工作質(zhì)量。目前，有些檔案管理人員對數(shù)字化工作模式的認(rèn)知存在欠缺，數(shù)字化檔案管理工作無法落到實(shí)處，直接影響高校檔案管理工作效能。

3.數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不明確

目前，由于檔案管理數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一，高校應(yīng)基于學(xué)校工作與檔案管理的實(shí)際需求，進(jìn)一步規(guī)范數(shù)字化檔案管理體系，從而確保智慧校園與高校檔案管理數(shù)字化工作的落實(shí)。

另外，在領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，工作缺乏支持的情況下，檔案管理效能和服務(wù)水平很難滿足預(yù)期目標(biāo)。同時，檔案管理工作如果缺乏考核，日常檔案監(jiān)管工作也將無法有效落實(shí)，無法保障檔案管理工作質(zhì)量，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案管理無序等現(xiàn)象，也是導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化建設(shè)出現(xiàn)問題的主要因素。

4.檔案信息安全性有待提升

數(shù)字化檔案管理模式主要依托計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)，有可能會導(dǎo)致在黑客、病毒等攻擊下，難以保障檔案安全。高校檔案管理人員如果不能快速提高專業(yè)技術(shù)能力，在檔案管理工作平臺安全性不足的情況下，就會無法保證檔案信息的安全。尤其是在過度依賴第三方安全維護(hù)的情況下，一旦出現(xiàn)防火墻失效或者黑客攻擊問題，系統(tǒng)將受到影響，將無法保障檔案安全，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案丟失、被泄露等問題，甚至?xí)o高校造成一定的損失。

四、高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)原則

1.服務(wù)性原則

開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)是為了提高高校檔案服務(wù)水平，因此，高校要以師生檔案管理需求為主，以此打造特色化高校檔案管理工作模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效能的提升，確保各項(xiàng)檔案資源能夠與智慧校園平臺不斷融合，為師生提供更加便利的檔案管理服務(wù)。

2.創(chuàng)新與共享性原則

高校在構(gòu)建檔案管理數(shù)字化的過程中，要以智慧校園為基準(zhǔn)，創(chuàng)新其服務(wù)模式，以增強(qiáng)用戶體驗(yàn)感，確保檔案管理效能的提升。在廣泛應(yīng)用信息技術(shù)的情況下，高校要加強(qiáng)檔案管理部門與其他工作部門的聯(lián)系與溝通，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共治共享。

3.循序漸進(jìn)原則

高校檔案管理內(nèi)容較多，且不同領(lǐng)域的檔案管理工作等級不同，甚至部分檔案涉密，要求檔案管理數(shù)字化建設(shè)要具備循序漸進(jìn)的原則。可以將檔案內(nèi)容劃分，逐步將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)型為信息化檔案管理，以此確保高校的檔案質(zhì)量。

4.真實(shí)性原則

檔案作為對事件、資料的記錄，數(shù)字化檔案管理要保障檔案資料的真實(shí)性與安全性，確保后續(xù)檔案利用的價值。為了確保檔案信息的真實(shí)，高校檔案管理部門需要從軟硬件設(shè)備設(shè)施、安全保密技術(shù)以及數(shù)字化架構(gòu)等方面著手，以此切實(shí)推動高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。

五、智慧校園環(huán)境下的高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)路徑

1.著眼檔案管理，完善智慧系統(tǒng)架構(gòu)

智慧校園作為校園管理的線上平臺，在平臺使用過程中為確保高校檔案管理工作與智慧校園的融合，需要加緊完善當(dāng)下所使用的智慧系統(tǒng)平臺架構(gòu)，確保其能夠支撐海量檔案信息的管理功能。

首先，智慧校園系統(tǒng)平臺相對成熟，校內(nèi)工作人員對智慧校園功能架構(gòu)十分熟悉，在此基礎(chǔ)上拓展系統(tǒng)架構(gòu)比設(shè)計(jì)全新的檔案管理系統(tǒng)更具有優(yōu)勢。因此，技術(shù)人員可以依據(jù)高校檔案管理工作內(nèi)容，不斷優(yōu)化和完善智慧系統(tǒng)架構(gòu)；其次，軟硬件設(shè)備設(shè)施作為智慧系統(tǒng)架構(gòu)的基礎(chǔ)，需要大量的資金、技術(shù)、人力的投入，學(xué)校應(yīng)確保投入足夠的建設(shè)資金。再次，技術(shù)人員要加緊完善系統(tǒng)功能架構(gòu)，開展相應(yīng)的調(diào)研，并結(jié)合師生需要，打造符合高校特色的檔案管理工作系統(tǒng)，為師生提供個性化服務(wù)；最后，智慧系統(tǒng)架構(gòu)的完善屬于長期性工作，技術(shù)人員要不斷將高新技術(shù)引入系統(tǒng)架構(gòu)中，以確保系統(tǒng)運(yùn)行的安全性與穩(wěn)定性。

2.開展工作培訓(xùn)，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量

培訓(xùn)是提升檔案管理人員工作質(zhì)量的關(guān)鍵，也是確保檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。在數(shù)字化理念下，檔案管理工作模式出現(xiàn)了極大的變化，檔案管理以信息化平臺為主，要求檔案管理人員具備信息技術(shù)應(yīng)用能力。

檔案管理工作具有專業(yè)性與技術(shù)性，在選擇培訓(xùn)內(nèi)容的過程中，要依據(jù)國家檔案人才培育指標(biāo)、檔案法律法規(guī)等落實(shí)相關(guān)內(nèi)容，以確保高校檔案管理工作人員的專業(yè)性，提升檔案管理工作質(zhì)量。另外，高校可以招聘一批高質(zhì)量人才，應(yīng)具備計(jì)算機(jī)與檔案管理能力，此類復(fù)合型人才能夠滿足高校檔案管理數(shù)字化工作需求，能夠更好地為檔案管理工作保駕護(hù)航；為提升檔案管理人員工作的積極性，要制定獎懲制度，以激發(fā)員工的工作積極性，提升檔案管理工作效能。

3.提高建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，形成完善的檔案管理體系

在檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)過程中，檔案管理工作要不斷梳理，以此為工作人員提供工作標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)檔案管理工作的完成。高質(zhì)量的檔案管理體系能夠?yàn)楦鳝h(huán)節(jié)工作提供基礎(chǔ)，但在數(shù)字化背景下，檔案管理體系也要隨之優(yōu)化。

第一，檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)成員，要統(tǒng)一思想認(rèn)知，強(qiáng)化對檔案管理工作的重視程度，以此從各環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的把控。在日常的工作過程中，檔案管理人員也要形成規(guī)范化的領(lǐng)導(dǎo)體系，以就工作流程、工作責(zé)任劃分，確保數(shù)字化檔案資源庫的不斷完善。

第二，檔案管理工作要求要不斷提升在數(shù)字化背景下，高校檔案管理模式將不斷優(yōu)化創(chuàng)新，這也就要求在檔案管理服務(wù)中，要基于數(shù)字化功能不斷拓展檔案服務(wù)效能，彰顯檔案管理資源價值。

第三，以網(wǎng)絡(luò)化為抓手，檔案工作要以信息化工作模式為主，對高校檔案管理的現(xiàn)代化工作體系不斷完善，確保檔案管理工作規(guī)范。

第四，高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的開展，需要在智慧校園打造背景下，完善檔案信息安全管理體系。通過應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段和工具，確保檔案信息的完整性和安全性。并定期開展檔案人員的培訓(xùn)，讓他們對最新的檔案技術(shù)、檔案知識及時了解，并樹立良好的信息安全意識，對自身工作的重要性有正確的認(rèn)識。

4.重視檔案安全，構(gòu)建智慧防御機(jī)制

數(shù)字化檔案管理工作能夠助力高校檔案資源價值的彰顯，同時，也增加了檔案管理安全性問題。對此，相關(guān)人員要不斷提高工作能力，完善數(shù)字化檔案管理工作平臺的智慧防御機(jī)制。

高校檔案管理工作人員具備豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，在一定程度上提升了檔案管理工作的安全性。但值得注意的是，檔案管理工作人員要相互監(jiān)督，嚴(yán)格把控工作細(xì)節(jié)，以規(guī)避各類潛在的風(fēng)險問題。對于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)來講，技術(shù)人員要不斷提升軟硬件設(shè)備設(shè)施的性能以及防火墻技術(shù)，完善對病毒的查殺與處置能力，減少病毒對系統(tǒng)運(yùn)行安全的影響。同時，對于加密的檔案資源要落實(shí)密級處理機(jī)制，從制度上約束檔案管理工作人員，最大化地確保檔案信息內(nèi)容的真實(shí)和安全，提升高校檔案管理工作質(zhì)量。

六、結(jié)語

智慧校園屬于教育信息化的主要途徑，利用各類信息技術(shù)為學(xué)生學(xué)習(xí)與教師工作提供便利。檔案管理屬于高校的重要工作內(nèi)容，在現(xiàn)代化發(fā)展趨勢下，傳統(tǒng)檔案管理工作要不斷優(yōu)化轉(zhuǎn)型，高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)是提升檔案管理價值的關(guān)鍵，需要高校各部門就檔案管理數(shù)字化路徑的落實(shí)提供保障。

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作者簡介：毛玉霞（1988—），女，漢族，江蘇丹陽人，本科，工程師，研究方向：檔案管理、工程管理。