新形勢下煤礦企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設探析

摘 要：在建設數(shù)字中國的新形勢下，為進一步提升煤炭企業(yè)檔案管理工作整體質量與水平，文章分析了新形勢下煤礦企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設的重要價值，探討了檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)在檔案錄入、檔案管理工作中的應用。數(shù)字化系統(tǒng)的應用能夠優(yōu)化煤礦企業(yè)檔案管理流程，確保檔案資料安全。文章還針對企業(yè)檔案管理數(shù)字化提出了“四個重視”的建設策略，以確保企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設質量。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；數(shù)字化建設

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A

在煤礦企業(yè)的運行過程中，檔案管理工作在各個環(huán)節(jié)均有涉及，與企業(yè)的發(fā)展具有密切關系。煤礦企業(yè)管理者應當在汲取國內外先進經(jīng)驗的同時，結合企業(yè)的實際情況，構建系統(tǒng)完善的管理制度。在“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代，各煤礦企業(yè)在開展檔案管理工作時，應跟隨時代潮流，將數(shù)字化管理技術滲透于檔案管理工作的每一個部分，提升檔案管理工作的高效性與科學性，助力企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

一、新形勢下煤礦企業(yè)檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的價值分析

1.優(yōu)化檔案管理流程

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，多依賴紙質檔案資料，工作流程復雜、易出差錯。在數(shù)字化檔案管理下，可以將全部檔案資料以電子文檔的形式上傳于數(shù)據(jù)庫中，通過此方式，可以優(yōu)化煤礦企業(yè)檔案內部管理流程，優(yōu)化資源配置，提高檔案管理工作效率，減輕工作人員壓力。

2.確保檔案資料安全

在傳統(tǒng)的紙質檔案資料中，隨著時間的推移，字跡會模糊不清，紙張易破裂，嚴重影響檔案的完整性。而數(shù)字化系統(tǒng)則將檔案上傳至云端，僅需嚴格落實維護與安全防護工作，便不會出現(xiàn)檔案破損、丟失等問題。

二、新形勢下煤礦企業(yè)檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的應用

1.檔案錄入

（1）檔案準備

檔案準備工作流程為調卷—清點檔案數(shù)量—登記—交接。檔案準備工作是企業(yè)檔案管理數(shù)字化的基礎，必須準確、翔實。在清點交接檔案數(shù)量時，需具體統(tǒng)計到頁、件、盒（冊）、卷、盒與其相關的附件，對于需要數(shù)字化的檔案，應當分步驟、分階段實現(xiàn)交接。承包數(shù)字化部門和檔案保管部門應調專人開展接收與調卷工作，每一次所調取的檔案數(shù)量，以先前的工作計劃和進程為依據(jù)，實施控制，交接人員應在現(xiàn)場處交接清單的填寫工作，交接單中應注明檔案接收日期、接收人姓名與文件名稱、頁數(shù)與數(shù)量等內容，雙方確認無誤后簽字。

（2）檔案掃描前處理

檔案掃描前處理指的是將檔案調整到能夠開展掃描的狀態(tài)。包括整理目錄、拆卷、頁碼順序檢查、紙張檢查、紙張整平等流程。首先，應整理目錄。若無目錄，需要著錄目錄，若目錄有誤，需要修改目錄。目錄正確之后，由數(shù)字化公司審查，審查不合格將打回上一環(huán)節(jié)重復開展，審查合格后再由目錄審查小組再次核查，合格之后方可進入下一個拆卷及檢查、修整紙張的環(huán)節(jié)；其次，整理及檢查目錄、頁碼。包括卷內文件目錄題名是否準確、規(guī)范，卷內文件頁碼編寫是否正確、是否有重復文件。對頁碼有誤的重新編頁，對卷內文件目錄題名錯誤的予以更正，對目錄與卷內文件頁碼不一致的予以更正，并修正目錄數(shù)據(jù)；最后，拆卷后要檢查紙張和整平紙張，并修補、整平卷內文件需要修整的頁面。如果部門檔案存有折疊、殘缺抑或空洞，應做修裱處理，從而恢復存在擴散、退變的檔案字跡，增添缺少的卷內各考表，并記錄下檢視修正內容。拆除案卷裝訂，標出不需要掃描的文件，如重份文件，填寫檔案數(shù)字化工作單，裝入待掃描檔案盒，準備移交掃描工序。

（3）檔案掃描

在紙質檔案數(shù)字化過程中，檔案掃描是主要工序，與檔案數(shù)字化的質量密切相關。為保證掃描的效果和效率，應嚴格按照《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 89-2022）的要求，根據(jù)檔案狀況與利用要求確定掃描方式、色彩模式與分辨率，在不損害檔案原件紙張的前提下，保證檔案掃描圖像質量符合相關要求。

（4）圖像檢查與處理

圖像處理指的是修正的過程掃描獲得的檔案文件的圖像。包括查看圖像清晰度，糾正圖像的倒置與歪斜現(xiàn)象，去除漏光造成的黑點、黑邊以及圖像分幅掃描是否正確，并正確拼接。圖像的檢查有嚴格的要求，在分件之后，需要由數(shù)字化公司質檢，若圖像質量不符合《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》要求，需重新掃描檔案，合格的圖像才可以進行格式轉換，轉換格式之后再由監(jiān)理公司和檔案館兩道關口相繼檢查，合格之后方可展開下一步操作。

（5）圖像文件命名與存儲

圖像文件命名與存儲指的是在掃描圖像后給予該圖像一個文件名，并做存儲的過程。在煤礦公司數(shù)據(jù)庫中，任何一份文件均須具有一個與之相對應的檔案號。如果該文件為多頁文件，則利用該檔號構建與之相應的文件夾，根據(jù)頁碼順序，命名圖像文件。為了數(shù)據(jù)掛接、檔案管理提供方便，圖像文件命名的檔號格式應當和其目錄數(shù)據(jù)庫里的檔號格式相同。經(jīng)過掃描后所獲得的圖像應當嚴格遵循《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）的規(guī)定，采用TIFF（G4）格式或JPEG格式儲存，如該掃描圖像可被網(wǎng)絡查詢，應將其存儲為PDF、PNG、JPG等格式。

（6）目錄與圖像關聯(lián)

目錄與圖像關聯(lián)，亦稱圖像掛接，指的是通過專業(yè)應用軟件，如ImageJ、AutoLabelImg等，將掃描獲得的檔案數(shù)字圖像和目錄數(shù)據(jù)關聯(lián)的過程。在正式將目錄、圖像關聯(lián)之前，文檔管理人員須將每一頁檔案原件數(shù)字化所得的一個或多個圖像存儲為一整份圖像文件。必須重視的是，在將圖像文件存儲至與之對應的文件夾時，應對其嚴格、全面地核查，確保每一份圖像文件的名稱均與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔案號保持一致，并填寫形成相應工作單。

（7）目錄與原文對應檢查

在應用數(shù)字化檔案系統(tǒng)時，目錄和原文的對應檢查是核心之一。在目錄、原文掛接之后，核查目錄數(shù)據(jù)的檔號，確保其與對應圖像數(shù)據(jù)的檔號保持一致。若不一致，必須重新檢查圖像文件命名與存儲或目錄與圖像的關聯(lián)，并重新填寫形成相應工作單。

（8）數(shù)字化成果存儲、備份

數(shù)字化成果存儲、備份是在檔案數(shù)字化成果通過驗收后對檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)儲存和備份的過程。驗收合格的數(shù)據(jù)要及時儲存和登記，并對儲存的數(shù)據(jù)磁盤做好標記和備份。為保證數(shù)據(jù)的安全，應采用離線和在線相結合的方式，多套備份。對部分重要文件，應做紙質備份或異地保存，同時建立定期檢查的管理機制，避免文件不慎遺失。

2.檔案管理

（1）用戶與組織架構管理

用戶管理模塊與組織架構管理模塊主要負責對用戶、部分的刪除、修改與新增，即系統(tǒng)管理員可以圍繞實際需要，在用戶、組織架構管理模塊增添新增用戶的信息或者修改部門、人員的基本信息，甚至刪除用戶。為避免誤操作，在系統(tǒng)管理員開展敏感操作的過程中，有確認框彈出，使用戶確定是否開展該敏感操作，待確定過后，方可操作。在檔案管理員登錄系統(tǒng)之后，系統(tǒng)會及時判斷權限，若該用戶具備相關權限，即可利用系統(tǒng)新增或刪除用戶。如果未具備該權限，用戶管理模塊將被暫時凍結。

（2）檔案管理

檔案管理模塊的功能包括但不限于檔案的剪切、粘貼、復制、下載、查看、刪除、權限設置與導出Excel等。系統(tǒng)管理員不僅可以圍繞實際需求，修改檔案基本信息，還可以批量的復制與粘貼。同時，也可根據(jù)公司的實際需求，賦予用戶權限，如無權限或權限不足，則不可查看、下載文檔。

（3）檔案的借閱與歸還

如需調動紙質檔案，申請人可以通過自動終端，向數(shù)字化檔案系統(tǒng)提出申請，待通過審批后，系統(tǒng)管理員再登記操作，登記內容包括但不限于借閱人、借閱時間等（如圖2所示）。同時，在系統(tǒng)內部庫存模塊，顯示減1。待借閱歸還后，則庫存恢復初始狀態(tài)。

三、新形勢下煤礦企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設策略

1.重視數(shù)字技術開發(fā)

在新形勢下，煤礦企業(yè)圍繞本企業(yè)的實際發(fā)展需求，借助AWS、Azure等云計算平臺以及Linux 操作系統(tǒng)等開源技術，展開新型數(shù)字技術的開發(fā)。例如，可以通過AI技術，識別檔案管理中的故障，并給出與之相應的解決策略。同時，還可以利用AI對檔案數(shù)據(jù)展開分析和可視化，以幫助用戶更好地了解檔案內容和結構，提高閱讀效率。

2.重視nMCHl9ByRL4CklBsffNLSg==人才發(fā)展

“人才是第一資源”。檔案數(shù)字化建設質量與人才隊伍水平密切相關。為打造一支高水平、高質量的檔案管理團隊，煤礦企業(yè)應當嚴格落實以下措施：第一，定期組織培訓。為提高檔案管理人員對數(shù)字化管理系統(tǒng)的重視程度，有關部門應定期舉辦培訓活動，提升人才的專業(yè)性。為確保培訓的效果，應設置嚴格的培訓考核制度，并將考核結果與員工的實際利益相關聯(lián)，提高員工對培訓活動的重視；第二，引入專業(yè)人才。在提高現(xiàn)有人才專業(yè)能力的同時，也應當提高公司待遇，從高校、社會面上聘請大量具有扎實理論基礎與豐富實踐經(jīng)驗的高質量人才，從而為企業(yè)檔案管理工作注入新鮮血液；第三，在檔案管理部門設置嚴格考核制度，明確獎勵措施，并指出明確的發(fā)展渠道，從而為檔案管理人員提供發(fā)展方向，并促使其能夠自覺規(guī)范自身行為。

3.重視數(shù)字化管理體系建設

（1）加強檔案資料的日常更新管理工作

因煤礦企業(yè)檔案資料的類別極多，檔案管理人員在崗位工作中不但需要在資料信息登記、收集過程中做好分類排序，還需要和各部門協(xié)同合作，核實企業(yè)工作資料是否存在變化、人員檔案信息存在變化，如存在變化，則應在第一時間予以完善與更新，確保檔案內容的可靠性與準確性。

（2）重視信息網(wǎng)絡安全管理工作

檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)雖然能夠為檔案管理人員提供方便，但同時也會引起不法分子的覬覦。如果未做好安全管理措施，導致信息被泄露，對煤礦企業(yè)的商業(yè)發(fā)展極為不利。為確保檔案信息的安全性，可以采取以下措施：

第一，加密技術。加密是數(shù)字化檔案安全管理的核心，可以有效避免數(shù)據(jù)傳遞過程中的非法篡改。目前，在數(shù)字化系統(tǒng)中，加密技術可以分為兩種：一是鏈路加密。鏈路加密指的是在物理層前的數(shù)據(jù)鏈路層加密傳輸?shù)臄?shù)據(jù)。在鏈路加密中，信息在傳送路徑上的各臺節(jié)點機內都要被解密和再加密，這個過程會依次開展，直到信息到達目的地。由于每個中間傳輸節(jié)點的信息在解密后重新加密，包括路由信息在內的鏈路上的所有數(shù)據(jù)都以密文的形式出現(xiàn)，從而保護了數(shù)據(jù)的安全性；二是端對端加密方式。在端對端加密中，數(shù)據(jù)在發(fā)送方的設備上被加密，并保持加密狀態(tài)直至接收方的設備，然后在接收方的設備上被解密。這種加密方式相對于其他加密方式具有更高的可靠性和安全性，而且更容易設計和維護，價格也相對較便宜。因此，應用極為廣泛。

第二，防火墻技術。防火墻技術是一種十分典型的訪問控制技術，在邏輯層面，防火墻技術可以被視為一個阻斷器，是可信網(wǎng)絡與不可信網(wǎng)絡的監(jiān)測點與中繼點。利用防火墻技術，能夠為數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡設計一個必須經(jīng)過的基點，可集中監(jiān)測該基點，管理設備信息輸出及輸入。在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，防火墻的保護作用包括但不限于過濾網(wǎng)絡惡意訪問、拒絕未經(jīng)授權的設備訪問、記錄相關網(wǎng)絡操作情況等。

4.重視檔案系統(tǒng)維護

為確保檔案系統(tǒng)的正常使用，必須重視維護工作。在煤炭企業(yè)的數(shù)字檔案室內，通常配有專門的電子計算機與服務器，檔案信息的共享由客戶端與服務器端協(xié)同完成，如果出現(xiàn)線路故障，就會導致系統(tǒng)癱瘓，甚至會使部門信息遺失。因而在設計安裝線路時，應充分考慮安全問題，杜絕線路故障。應有專人負責檔案室內的電子設備，每日嚴格遵循相關流程，檢測電子設備，并留有詳細、真實的機房信息記錄，并安裝應急電源。在使用終端的過程中，則應嚴格按照正確的啟、關流程，避免頻繁的關閉與啟動。如果出現(xiàn)故障，則應在第一時間匯報、維修，在故障排除后，應將故障情況、解決方案、診斷流程展開電子存檔，為之后的維護工作提供更多參考。

四、結論

總之，在“互聯(lián)網(wǎng)＋”的新態(tài)勢下，數(shù)字化管理系統(tǒng)已經(jīng)成為檔案管理工作中不可或缺的重要組成部分。通過數(shù)字化系統(tǒng)，可以有效提高檔案錄入、查詢、下載的效率，從而提高檔案管理工作的效率與質量。但需要重視的是，人才與技術是檔案管理工作的基礎，為了滿足數(shù)字化檔案管理的需求，必須加強技術開發(fā)以及人才建設，并構建與本企業(yè)契合的數(shù)字化管理體系，注重檔案系統(tǒng)維護，使數(shù)字化系統(tǒng)得以長久、穩(wěn)定地運行。

參考文獻：

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[2]張彩平.煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設探討[J].辦公室業(yè)務，2020（18）：176-177.

作者簡介：周睿豪（1991—），女，漢族，陜西韓城人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。