日照市：完善流動人員檔案管理提升服務質效

近年來，山東省日照市認真貫徹落實中央、省有關部署安排，緊緊圍繞流動人員人事檔案工作標準化實施、信息化建設、便民化服務和專業化能力提升等方面持續發力，不斷優化服務流程，完善服務機制，流動人員人事檔案管理服務質效得到大幅提升，為全市公共就業人才服務和營商環境建設“添磚加瓦”。目前，全市各級人社系統就業人才部門共管理流動人員人事檔案55萬余份，接收人事檔案0.94萬份，轉出人事檔案0.65萬份，提供檔案借查閱、證明材料出具、退休申請代辦、專業技術職務審核評定等各類服務4.1萬人次，較好地滿足了用人單位和群眾的需求。

緊盯創新驅動

提升數字化信息服務水平

日照市積極協調財政、大數據等部門支持，對8.6萬份人事檔案進行了數字化掃描加工，建立準確、統一、規范的檔案信息數據庫和檔案影像數據庫，提升了檔案數據信息完整化和準確化水平，工作人員辦理業務時可以隨時查詢使用，避免了紙質檔案的傳遞。平時安排專人對日常接收的流動人員檔案進行掃描和存儲，確保了檔案數據庫的完整性和規范性，提高了檔案管理服務便民化水平。同時，將完成掃描的數字化檔案接入業務操作系統，消除數據壁壘，實現電子檔案系統與社保經辦系統對接，窗口服務人員在辦理以檔案業務為基礎的就業托管、失業登記、企業人員退休、社保辦理、檔案查詢等業務時，可以直接調取本人檔案信息進行處理，節省了時間，提高了辦事效率，讓群眾“希望而來、滿意而歸”。加強與社保中心、醫保部門協調配合，創新性地結合“檔案預審”與“退休一件事”事項，通過主動上門，提前為企業即將退休員工進行檔案預審，減少群眾多部門來回跑動次數，優化了退休業務辦理流程。

緊盯關鍵環節

提升服務質效

為全面提升人才流動便利度，日照市人社部門聯合郵政部門下發有關通知，嚴格實施流動人員人事檔案寄遞接收業務規范，流動人員人事檔案郵政特快專遞服務得到持續優化。統一印制使用了郵政特快專遞封套。按照政策規定統一包裝封套的材料、式樣、規格等標準，并在醒目位置標注“流動人員人事檔案專用”字樣。建立了郵政特快專遞登記交接制度。各級檔案管理服務、郵政機構加強檔案轉遞登記管理，嚴格落實現場交接制度，確保每一份檔案寄遞過程可追溯。規范了郵政特快專遞寄遞檔案服務。開辟流動人員人事檔案寄遞專門通道，寄遞過程中單獨封袋、單獨處理，與其他快遞物品“物理隔離”，在視頻監控下完成，并保證優先處理、優先投遞，確保檔案安全。據統計，今年上半年，全市通過郵政特快專遞渠道寄遞流動人員人事檔案1936份，檔案轉遞服務時效性、便捷性顯著提升。

緊盯便捷高效

提升服務溫度

依托省公共就業人才服務信息系統網上服務大廳，以“全程網辦”為主要模式，安排專人值守網辦平臺，確保網上辦事申請及時響應，及時受理，按時辦結。同時，強化部門內外信息共享，推動協同聯動，提升“互聯網+檔案管理服務”能力。

著力推進檔案服務集成辦。持續深入推進“綜合柜員制”服務，進一步整合優化辦事流程，大力推行流動人員人事檔案接收、轉遞等工作事項“打包辦”，實現通過“一張申請表”到“一個窗口”或到 “一個平臺”，提交“一套材料”，“只跑一次”即可辦完。全面推行告知承諾制，積極開展“幫辦代辦”服務。落實政務大廳“好差評”服務制度，以真情服務踐行“溫暖人社”理念。大力推動服務事項簡便辦。辦事群眾和企業可以通過“愛山東”APP提供電子證照二維碼，完成流動人員人事檔案接收、單位委托集體存檔等五個服務事項的“無證明辦理”，辦事群眾可通過社保卡、電子社保卡二維碼，辦理流動人員人事檔案轉出、出具證明、個人檔案查詢等服務事項，讓企業和群眾“少跑腿”“快辦事”“辦成事”。全力做好人事檔案政策宣傳。認真組織人員進高校、進企業、進社區、進政務大廳，開展以“檔案連接你我，政策服務大家”為主題的流動人員人事檔案政策宣傳活動。各級人社系統組織業務骨干，深入高校、企業、社區以及城鎮基層進行宣傳宣講，廣泛宣傳流動人員人事檔案政策，幫助群眾解決實際困難，得到了群眾高度贊揚。積極做好檔案優質服務工作。日照市緊緊圍繞檔案服務暖心窗口選樹活動，嚴格落實首問負責制、告知承諾制、限時辦結制等要求，加大工作人員業務技能培訓，著力規范窗口服務禮儀，以貼心、暖心、放心的服務標準，開展優質檔案服務，努力讓群眾期盼而來、滿意而歸，服務窗口及工作人員多次收到群眾錦旗和表揚信。

緊盯軟硬件建設

提升標準化水平

日照市流動人員人事檔案管理任務繁重，安全要求極高，軟硬件建設投入大。加強組織領導。各級成立檔案安全應急處置協調領導小組，制定流動人員人事檔案安全管理工作機制和檔案工作突發事件應急預案，進行提前預判。印發檔案管理服務規范。各項管理服務制度上墻公開，組織對檔案室進行定期巡查，查漏補缺，發現問題及時處理，把危險消除在萌芽狀態。建設標準化檔案庫房。庫房內專業設施設備齊全，配有檔案監控設備、消防設備及報警裝置、除濕和殺菌等設備。定期開展電氣線路和消防設備檢修，消除檔案管理安全隱患，達到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀、防紫外線、防有害生物、防污染等“九防”要求。同時，始終堅持高標準化建設，實現檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室“三室分開”，確保檔案安全不出問題。

檔案管理服務事關群眾切身利益。日照市將繼續采取有力措施，切實加強流動人員人事檔案工作標準化、信息化、專業化建設，進一步優化服務方式，規范服務流程，有效提升人才流動便利度，不斷提高辦事群眾的獲得感和滿意度，為促進就業人才公共服務和營商環境持續優化作出應有貢獻。

作者單位：山東省日照市公共就業

和人才服務中心