數字化轉型背景下鋼鐵企業檔案數據管理研究

鋼鐵檔案數據是與工業流程、業務活動相伴而生的，原始的、真實的數據[1]，不僅包括智能設備等各種終端設備產生的、傳感設備和邊緣匯聚設備采集的、具有保存利用價值的實時數據和電子文件，還包括在檔案管理工作中產生的各類服務、統計等數據和經過數據化處理的史時檔案[2]。當前我國鋼鐵行業正處于轉型升級的關鍵階段，智慧工廠、5G車間、工業互聯網等新業態不斷擴大。這些新業態突破了數據架構、技術平臺和數據采集技術的局限，使日累計達上百GB的原始數據在企業檔案中占比逐漸擴大，真實記錄了企業活動的過程及結果。

一、鋼鐵企業檔案數據管理取得的成績

（一）具備檔案數據管理基本環境

數字化轉型背景下鋼鐵企業積極圍繞自身情況制定本企業的“數字”“智慧”發展戰略，以原有信息化基礎為支撐，充分利用大數據技術對各流程進行智能化改造升級，全面提高生產效率，實現鋼鐵制造數字化。業務環境涵蓋實時技術和虛擬技術兩類，ERP和MES一體化數據采集效率高，企業檔案管理系統得到普遍應用，實現了數據要素高度鏈接，檔案數據管理的基礎設施環境得到良好保障。

（二）檔案數據管理應用場景呈現多元化

大數據研發平臺內數據功能豐富，連通了鋼鐵制造與服務體系，滿足個性化、多元化需求，檔案數據服務程度較高。例如南京鋼鐵集團建設有限公司相關數據信息納入江蘇省“機械管家3.0”服務系統，可通過江蘇省機械設備行業公共服務平臺檔案服務中心進行查詢[3]。

（三）檔案數據管理投入成本日益增多

隨著5G+工業互聯網的延伸，檔案數據管理的應用場景也是動態變化的，基礎數據源不斷增加，檔案數據需求不斷變化。為支持多類型終端應用，保證檔案數據管理的持續性和穩定性，檔案數據管理成本總體呈現不斷上升態勢。

二、鋼鐵企業檔案數據管理存在的問題

（一）企業檔案數據管理標準不統一

大部分鋼鐵企業自20世紀90年代開始就使用信息系統，但是不同系統由不同開發商提供，存在孤立系統多、數出多源等現實難題，而且普遍面臨生產過程檔案數據不全的困境。其中部分企業自動化生產線僅通過可編程邏輯控制器（PLC）進行生產邏輯控制，幾乎沒有數據采集；企業ERP系統只有經營數據（企業原料庫、半成品庫、成品庫數據）而沒有生產環節的數據，而MES系統只能取得部分生產數據，且MES與ERP沒有實現互通。這就導致不同生產工序的檔案數據彼此獨立，數據需求無法交互，圍繞用戶、產品、工藝、設備、能源、物流等展開的數據，至今未形成統一完整的檔案數據標準體系。另外，運行人員和維修人員發現，一物多稱謂現象較為嚴重，難以保障鋼鐵業物料編碼的唯一性，需人工在多個系統之間進行數據匯總和校對[4]。檔案數據綜合集成管理效率低，模糊的檔案數據建設標準和企業不斷開拓新市場之間的矛盾愈發凸顯。

（二）人員認知不全面深入

鋼鐵企業一般在已有信息化建設的基礎上分步、分模塊開展數字化轉型。鋼鐵企業檔案數據管理工作也表現為在傳統檔案信息化基礎上，對數字化生產形成的數據進行管理，檔案人員針對數據處理的時效性落后于數據的生成速度與生成規模[5]。在數字人才引進和培訓方面，復合型人才較為短缺，檔案數據的產生、管理、利用主體較多，各流程的業務部門人員多為兼任的非專業檔案管理人員。他們身兼數職，難以專注于檔案數據管理工作，在檔案數據的識別、保管和利用環節都存在不足，仍停留在人與人連接時期“傳統紙質檔案”的思維，局限于對數字化之后的檔案以及電子文件范疇內的數據進行管理，忽視了業務活動和管理經營中以工業攝像頭等數字化設備來采集的實時數據[6]。而這些數據同樣具備檔案屬性，是伴隨鋼鐵企業活動生成的數據，真實記錄了組織機構活動過程及其結果。

（三）企業檔案數據管理生態協同薄弱

鋼鐵工業是一項耗時長、工作量大、合作單位多的典型性流程型制造業。行業不斷整合重組，大型企業多存在“一總部多基地”的經營情況，管控難度提升，也加大了企業檔案數據管理的難度。首先在檔案機構的級別設置方面，僅寶武鋼鐵將檔案部門提升至集團一級部門。其余鋼鐵集團檔案數據仍由辦公室主管，根據不同生產線，構建部門式檔案數據管理模式，未將檔案數據管理組織架構上升到集團層面。此外，各鋼企及生產基地自身發展規模及數字化重視程度不同，各子公司、各部門和科室之間也存在獨立數據，無法實現統一的門戶登錄和數據交互，仍采用人工參與的方式。其次在數據監管方面，集團企業組織結構復雜，鋼鐵項目涉及項目部、施工、監理等多個合作單位，生成環境較為復雜，多維數據體量大。在項目開展過程中，各子公司的檔案數據管理存在權責不清晰、保管主體和審查主體不明確、檔案數據移交滯后、檔案數據易變動等問題。

三、數字化轉型背景下鋼鐵企業檔案數據管理策略

（一）建設系統化企業檔案數據資源

數據是檔案管理的內核，以數據為資產實現物聯、互聯、智聯是數字化轉型最基本的內容。檔案數據應基于數字化系統，實現物與檔案數據、管理者與用戶、管理者與檔案數據之間的緊密連接。

1. 重視檔案數據歸檔

高效利用數據實現數字化轉型已成為當前鋼鐵工業生產的必要條件。具體需關注以下三個方面：一是要對鋼鐵企業檔案數據歸檔的概念、范圍及管理要求等內容做出全面細致的界定，結合各業務部門的實際需求，對存儲在各級各類工業設備中規范化管理的原始數據進行檔案數據內容鑒定，確保企業檔案數據歸檔工作目標清晰明了。二是實現ERP等原有信息系統以及招投標、客服協同平臺、電子質保書等專業系統中有歸檔價值的電子文件和數據全面歸檔，方便用戶在數字檔案系統中進行查詢，提高檔案數據的利用效率。三是企業檔案數據歸檔設計應納入企業領導層、各業務部門以及技術部門工作，多方協同參與檔案數據管理，對鋼鐵企業檔案數據歸檔范圍作出合理籌劃，調動管理部門、業務部門、檔案部門、技術部門等多主體參與的積極性。重視檔案數據歸檔，發現問題及時上報，謹慎處理。

2. 整合多層級檔案數據

面對體量龐大、格式多樣、接口不同的復雜的鋼鐵工業數據，需要對其獲取手段、數據維度、表達方式、組織方式等進行規范，形成統一的標準和流程。必須結合鋼鐵企業自身實際需求，構建檔案數據管理規范體系。為保障企業數字化轉型順利推進，檔案數據管理標準在第一階段可以選擇業務術語標準、數據元標準等。一是將檔案數據分級分類工作落實到組織管理制度中，從公司戰略層引領執行層，形成從上到下的執行模式。二是形成鋼鐵企業檔案數據清單，按照縱向貫穿管理層至控制層、橫向覆蓋全流程環節的原則，實施數據分類，指導組織整體的檔案數據管理和分類工作。三是依據檔案數據范圍、級別制定數據利用規范，或是基于庫、表、字段的敏感級別，制定不同的檔案數據權限審批流程。在整合過程中應注意要嚴格遵循檔案部門關于檔案數據和元數據方面的相關標準規范，與技術部門合作將不同系統、不同廠家、不同類型、不同編碼的檔案數據進行格式數據轉換、協議互通、解碼輸出、分割顯示，建立檔案數據采集平臺，通過匯聚各方檔案數據，提供采、存、管、用全生命周期支撐，確保各類業務數據共享符合檔案數據部門推薦的統一標準和數據建設規范。

（二）提升企業檔案數據服務效能

人才是數字化轉型的支撐，也是檔案數據管理中的執行主體。以“數”為核心衍生的數據人才是數據管理的關鍵因素。

1. 構建檔案數據生態人才網

鋼鐵檔案數據管理的復雜性決定了參與主體的多元性，企業決策層、政府主管部門、數據倉儲或平臺、學術共同體等多類型主體在檔案數據管理過程中扮演著決策、監督、執行、參與、激勵、服務等多重角色，直接或間接參與數據管理。結合企業數據管理實踐，首先，要激發內部活力，豐富培訓內容。結合數據技能需求為員工提供一定的職業教育體系，并引入競爭機制，實行激勵措施。建立檔案、業務、信息化、安全保密等部門之間工作協調機制，針對不同主體分角色培訓。例如開展主題課程學習、專家講座等定期舉辦交流合作，由不同公司、部門之間分享經驗，促進同一項目內不同單位、不同級別的專兼職檔案人員相互學習。其次，應引入計算機技術、管理信息系統等專業背景人才，營造吸納人才的外部環境，充分發揮政產學研合作培養模式。成立人才培養試點部門、實踐基地，積極鼓勵檔案學及相關交叉學科背景的學生進入企業參與檔案實習，培養適合企業檔案數據管理的目標性人才。各方相互給予對方一定激勵，形成合作共贏的穩固框架結構。

2. 成立檔案專項小組

首先抓準關鍵需求，從鋼鐵企業檔案利用的特殊現象入手，即檔案利用者同時也是歸檔者，更是檔案本身的形成者。根據檔案數據的涉密性提供檔案數據服務，成立重大項目、重要活動、重點產品（以下簡稱“三重”）檔案專項小組，這部分檔案數據的管理基礎成熟，利用率高，是鋼鐵制造業、大型機械、高端裝備等發展的直接體現，具有重大經濟價值。企業發展戰略規劃一般具有明確性，一般性工程結構和核心工程結構的規格參數等也非常明確，因此以企業規劃、工程項目為基礎，增強檔案數據服務計劃性提供，確定服務范圍。如在型號檔案數據、項目檔案數據中細化至每個零件等。“三重”檔案工作具有時間緊、任務重、工作量大、涉及面廣等特點，檔案數據管理主體應參照歷年需求，在檔案數據編研方向精耕細作，致力于在項目立項前提供決策依據，在結構設計中提供設備運行歷史以及事故缺陷等數據，在項目實施中提供實施依據。

其次，結合數字孿生等新技術探索多元數據服務場景應用。數字孿生是物理實體和虛擬實體之間的實時連接，數字孿生工廠是真實物理工廠的完整映射，借助各類數據在三維地圖上展示不同場景。數據是數字孿生的驅動力，檔案部門可以借力數字化轉型的數字孿生技術，實現鋼鐵制造流程中多業務系統、多地域相互關聯的檔案數據集中統一管理，實現貫穿設計、生產制造、維修保養和最終報廢階段的全生命周期管理，從而形成完整的檔案數據庫。再經后續深入挖掘分析，實現千萬級檔案數據的秒級查詢，可按照項目名稱、檔案卷號、開竣工時間、建設單位、施工單位、地址等多種條件，精確查找、定位所需的檔案數據。

（三）深化企業檔案數據管理生態合作

數字化轉型沖擊了過去簡單的線性產業鏈，取而代之的是以用戶為核心的生態系統。人與人、人與物、物與物之間廣泛地在線連接，讓協同成為消融數據邊界的最佳方式，應以“服務和指導”為核心賦能檔案數據管理，由檔案人員負責檔案數據內容監管，企業內部技術部門、業務部門以及第三方外包服務部門負責檔案數據形式管理，依據檔案數據相關標準，安全、及時、規范管理檔案數據。

1. 調整檔案數據管理組織結構

檔案數據管理組織是貫徹企業檔案數據管理戰略和落實檔案數據管理工作的主體，應結合數據管理實踐，形成以本級企業檔案部門為中心，上有指導管理部門，下有執行業務部門協同管理的結構。現今，鋼鐵企業規模一直向聯合企業或集團企業等大型化方向發展，檔案數據管理的組織結構應以各企業決策層的戰略部署為基本中心，堅持“統一領導、分級管理”，圍繞檔案部門機構設置情況、檔案人員隊伍情況、檔案數據管理的問題和后續發展重點等，針對企業內各級檔案部門的職能設置情況、管理模式作出合理調整。如大型企業集團可以實行一級集團、二級研究院/公司/直屬單位、三級部/所/廠的管理模式[6]。其中集團公司檔案工作可由集團辦公室主管或與集團運營共享中心合署，條件成熟的企業可以設立檔案管理部，將檔案機構提升至集團一級部門。一級管理部門作為集團公司檔案數據管理中心、檔案服務利用中心和總部實體檔案中心，負責對各級檔案數據管理工作進行監督、檢查、指導，發揮總部統領作用。在牽頭部門引領下，明確檔案數據的歸口管理部門，繼續推進業務部門數字化建設，保證企業檔案數據的全生命周期處于安全、規范的環境，形成具備及時反饋功能的集成、交流、共享的數據服務平臺，提升檔案部門與企業重點工作、重大決策等重點數據的融合度，構建一個多元參與的檔案數據管理組織結構。

2. 利用大數據技術加強內外部合作

大型鋼鐵企業集團是通過明確的股權關系聯結而成的復雜聯合體，技術是大數據環境內各要素協同作用的關鍵支撐。鋼鐵企業利用大數據技術建立內外部合作生態圈，加強企業內部與外部渠道、用戶之間的關系互動與數據互動，需涉及第三方企業，如數據存儲、生產執行系統等多家相關企業。

首先，建立企業內部數字化協同管理平臺。當集團內需處理一項多人協同的工作時，在平臺上就可以看到該項工作的參與人員、進度、結果等相關數據。如果該工作流程未完成或發生異常，系統將提示預警信息并向相關人員下發通知。深化對傳統工廠、生產線的集中數字化管控，通過數字孿生完成以往傳統實體生產數據的各種操作和優化等處理，充分實現宏觀管理檔案數據化。其次，整合企業內部數字化力量，成立信息產業有限公司作為集團子公司。按照集團戰略規劃對數字化轉型進行部署，以“集控+屬地”分布式方式建立數據運營中心、大數據平臺等信息系統。內部力量薄弱的企業或者小型企業，則要積極尋求外部合作，將檔案數據管理外包給第三方成熟的數字化專業公司，并依據企業管理目標建立一套檔案數據管理標準，構建可持續的生態環境。最后，加強與三大電信運營商在5G應用場景的戰略合作。多渠道采集不同應用場景的檔案數據時，應注意符合數據管理相關標準，如《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 39784-2021）、《產品數據管理（PDM）系統電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（DA/T 88—2021）、《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92—2022）等。

參考文獻：

[1] 關于南京鋼鐵集團建設有限公司等22家單位設備檔案qahH8ATj/pIh1WORka9J6g==數據錄入信息公示[EB/OL].（2022-05-26）[2024-03-10].http：//www.jsgcjxdjw.cn/news/detail.do？id=4054.

[2] 張寧.主數據驅動視角下的企業檔案數據資產管理[J].檔案學研究，2019（6）：47-52.

[3] 謝國強，黃新榮，馬云，等.基于檔案數據觀的企業檔案治理創新[J].檔案與建設，2020（8）：49-52.

[4] 卞昭玲，李鑫.數智技術時代的中國檔案學學科發展[J].檔案管理，2024（1）：17-20+27.

[5] 卞昭玲.管理學視閾下對檔案事物的認識[EB/OL].（2017-06-01）[2024-03-14].https：//mp.weixin.qq.com/s/-ikW_e5cVFN9aseeCDtR5A.

[6] 周林興，林凱.大數據時代檔案數據質量控制：現狀、機制與優化路徑[J].檔案與建設，2022（2）：4-8.

作者單位：河北工程大學圖書館