財務視角下公共圖書館內部控制問題研究

摘要：公共圖書館作為文化事業的重要組成部分，承擔著向社會公眾提供知識和信息服務的使命，其管理與控制對于財務方面的重要性不言而喻，應積極落實內部控制管理事項，提升整體經營管理水平，突出公益運營特征。文章結合文獻綜述與實地調研，首先對內部控制的概念和重要性進行闡述，指出內部控制不僅對于資產數據維護具有重要意義，也對于財務管理流程、單位整體聲譽和形象具有重要影響。其次本文從財務管理角度分析公共圖書館內部控制存在的問題，包括控制意識、組織體系、財務風險、財務管理等方面。最后針對存在問題提出了對應改進建議。

關鍵詞：財務視角；公共圖書館；內部控制

公共圖書館作為文化教育服務的重要場所，良好的內部控制可以有效地保障圖書館的財務資產安全，減少財務風險，并提高資源利用效率。然而從前期研究來看，盡管學者們關注的焦點逐漸從管理效能向財務管理轉移，但對于公共圖書館內部控制問題的研究仍顯不足。因此，對于公共圖書館的內部控制問題進行深入研究和分析，不僅有助于揭示問題的本質和影響，更為制定有效改進措施提供理論指導和實踐參考。

一、財務視角下公共圖書館內部控制意義

在財務視角下，內部控制對公共圖書館的管理和運營具有重要意義，主要體現在以下幾個方面：首先，內部控制有助于保護公共圖書館的資產。公共圖書館的資產主要包括圖書、設備、建筑等，而這些資產是保障圖書館正常運轉的重要基礎。通過建立健全的內部控制機制，可以有效監控資產的流動和使用，減少資產的挪用和浪費，確保資產的安全和完整性；其次，內部控制有助于提升財務數據的準確性和可靠性。公共圖書館需要進行各種財務活動，如預算編制、支出管理、財務報表編制等，這些活動都依賴于準確的財務數據。通過建立合理的內部控制程序和審計機制，可以有效防止數據錯誤和造假，保證財務信息的準確性和真實性，為管理決策提供可靠依據；最后，內部控制有助于規范財務管理流程。公共圖書館的財務管理涉及多個環節，如財務審批、支出核銷、收入核算等，需要嚴格遵循規定的流程和程序。

二、財務視角下公共圖書館內部控制問題

（一）內部控制意識薄弱

立足財務視角下，公共圖書館內部控制意識薄弱的具體表現包括以下幾點：一是領導層對內部控制缺乏重視。公共圖書館隸屬事業單位屬性，整體生存壓力遠低于其他企業單位，使單位發展重心過度傾向于其他方面。同時在公共圖書館實際經營期間，管理者能直接影響員工對內部控制的認可與執行，但是管理人員對內部控制重要性缺乏認識，對內部控制內涵及實操內容了解不透徹，導致相關作業流失形式化；二是工作人員對內部控制思想認知不到位。當前公共圖書館內部控制工作涉及方面不完全，往往以財務部門作為內控工作執行主體，與其他機構缺乏協作，進而影響公共圖書館發展前景；三是組織文化與價值觀影響。由于部分公共圖書館沿用傳統的管理模式和觀念，注重規章制度執行，所以導致員工對于內部控制的關注度較低，不利于相關意識培養。

（二）組織體系有待完善

公共圖書館內部控制實際實施過程中，組織體系作為該項作業有序推進的基礎要素，組織體系設計運行環節主要包括以下不完善之處：一是組織架構設計不合理。具體可能存在部門設置過多或過少的情況，導致職責劃分不清晰，工作任務交叉重疊，影響工作效率和溝通協作；二是決策不規范。由于公共圖書館缺乏明確組織體系，相應決策權責與決策流程制定也會出現不清晰現象，從而導致決策的延誤和決策結果的不準確，影響圖書館的發展和運營。例如，決策可能需要經過多個部門的協調和審批，但因體系不完善，可能導致決策的流程不暢，結果無法及時得到落實；三是人員管理不規范。圖書館人員的招聘、培訓、考核和晉升可能缺乏規范和標準，進而導致人員素質參差不齊，工作能力和責任心不足，影響圖書館整體服務質量和效率。

（三）財務風險分析不足

財務風險分析是公共圖書館精準識別風險、加強風險管控的有效手段，但在實際開展環節風險分析范圍不全面，導致后續風險管理成效大打折扣。具體表現如下：一是風險識別不全面。風險識別是該環節的基礎流程，公共圖書館因財務分析不到位，將難以更為精準、全面識別內在風險及控制方案。如對資金流動、債務風險、成本控制等關鍵風險因素識別不精準，導致風險全面評估存在缺失；二是風險評估不精準。由于財務風險分析不合理，所以可能無法準確評估風險的發生概率及對圖書館的影響程度。如高估某些風險可能性，低估某些風險對財務狀況的影響，從而造成風險評估失真；三是風險應對措施不合理。如果財務風險分析不合理，可能未能針對不同的風險制定相應的預防和控制措施，或者未能及時調整和優化現行應對措施。

（四）財務管理缺乏規范性

對于公共圖書館而言，財務管理工作往往涉及預算管理、資金管理、資產管理等方面，但在實操環節依舊存在工作不規范、不科學問題，這樣既會影響整體財務流程運行，也會影響圖書館整體發展狀態。

（五）內控評價制度不完善

一方面，部分公共圖書館內控評價建設事項不完善，特別是相關制度對內審作業的缺失，在財務工作進程中難以充分彰顯財務內控的使用價值與效用?；蛘卟糠止矆D書館已然具備相對完善可行的內部控制評價制度，但在執行與應用環節出現問題；另一方面，缺乏有效的內部控制評價結果的反饋和應對機制。內部控制評價制度應該建立有效的反饋和應對機制，以便對評價結果進行分析和處理，然而公共圖書館內部評價相關制度建設不完善，導致評價結果的反饋和應對不及時、不充分，使得評價工作的效果無法得到充分的發揮。

三、財務視角下公共圖書館內部控制優化措施

（一）強化內部控制意識

首先，加大宣傳培訓力度。特別針對領導層，應提升對內部控制的認可與支持，充分掌握相關內控理論知識，打造內部良好的工作環境，逐漸將內控意識滲透至各級工作人員思想層面。同時組織內部控制培訓和教育活動，提高工作人員對內部控制的認知和理解。培訓內容可以包括內部控制的基本概念、原則和方法，以及內部控制在圖書館管理中的應用，增強工作人員對內部控制的重要性和必要性的認知；其次，完善優化相關制度規范。公共圖書館需立足自身發展現況，就現行內部控制指導與規范進行完善，明確界定各部門及職位的職責與權限，進一步規范相關操作流程與程序；最后，加強溝通協作與學習。一方面公共圖書館應促進內部溝通和協作，建立良好的工作氛圍和團隊合作精神，定期召開內部會議和討論，分享經驗和問題，促進員工之間的學習和交流，并鼓勵員工提出改進建議和意見，建立反饋機制，及時解決問題。另一方面應與其他圖書館和相關機構進行合作與交流，學習他們在內部控制方面的經驗和做法?？梢詤⒓觾炔靠刂频呐嘤枴⒀杏憰徒涣骰顒?，了解最新的內部控制理念和實踐，借鑒其他機構的成功經驗。

（二）優化組織架構體系

為了保證圖書館的正常運行和有效管理，合理設置內部控制部門必不可少。具體將從以下方面完成體系優化與部門設置：一是明確部門和崗位職責權限。在公共圖書館的內部控制組織架構中，可以設置圖書館管理部門、財務部門、技術部門和安全保衛部門等。圖書館管理部門負責整體的圖書館管理和服務工作，包括圖書采購、編目分類、圖書借還、讀者服務等；財務部門負責預算編制、資金管理和財務報表的編制等；技術部門負責圖書館信息系統的建設和維護；安全保衛部門負責圖書館安全管理和保衛工作。各部門或崗位的職責和權限充分明確，方能避免職責重疊或責任不清。二是合理調整人員。內部控制部門應該由具備相關專業知識和經驗的人員組成，人員數量和質量要與圖書館的規模和服務需求相匹配。例如，圖書館管理部門需要具備圖書館學、信息管理、讀者服務等專業背景的人員；財務部門需要具備財務管理專業知識和會計背景的人員；技術部門需要具備信息技術專業知識和技術能力的人員；安全保衛部門需要具備安全管理和保衛工作經驗的人員。同時，還可以根據圖書館的實際情況適當增加其他崗位，如市場推廣人員和項目管理人員等。

（三）強化財務風險分析

首先，提升公共圖書館風險防范意識。公共圖書館作為開放性社區資源，往往面臨各種財務風險，而提升財務風險防范意識對于其可持續發展至關重要。

因此，公共圖書館需組織建設完善的風險防范機制，指引單位工作人員遵循工作規定培養自身風險防范理念。同時，定期組織宣講財務風險爆發的負面影響，借鑒相關實際案例，使工作人員真正掌握財務風險管理作業價值，秉持主動控制風險原則，促進單位風險管理規范進行。

其次，建設健全的財務風險評估機制。公共圖書館應制定明確的財務風險評估政策，包括財務風險評估的流程、責任人和時間表等內容；確定合適的評估指標，包括財務指標、市場風險指標、經營風險指標等，用于評估財務風險的不同方面；根據制定的評估政策和指標，定期對公共圖書館的財務風險進行評估，發現問題及時提出風險預警和應對措施；定期向圖書館管理部門和董事會提交評估報告，同時跟進已經提出的風險預警和應對措施的執行情況。

最后，設置合理的風險應對程序。在組織評估圖書館面臨財務風險環節，包括收入下降風險、支出增加風險、資金流動性風險等。既要制定相應的應對策略，如優化支出結構、加強財務監控、提高收入來源多樣性等；也要建立應急預案，做好風險應對準備工作。

（四）規范財務管理活動

第一，優化預算管理流程。首先是制定清晰的預算編制指南和流程。公共圖書館應建立詳細的預算編制指南，包括預算編制的時間表、責任人及其職責、預算編制的原則和標準等。這樣確保每個部門了解預算編制的具體要求，提高預算編制的效率和準確性。其次是加強資金支出監督。公共圖書館需結合內部實際情況確定資金支付流程，如培訓經費報銷環節除了提供完整憑據，還需嚴格控制支出額度在預算范圍內，以便實現戰略發展規劃。最后是建立績效評估機制。公共圖書館可以引入績效評估機制，將預算編制與部門績效掛鉤，激勵各部門合理利用資源，提升服務水平。

第二，設置規范采購業務控制流程。首先是建立明確的采購管理制度，包括編制采購規章制度、明確采購程序和責任部門等。制定統一的采購規范，規定各項采購活動的具體流程和原則，確保采購活動合規、透明；其次是設立專門的采購管理部門或委托專人負責采購管理工作。負責采購的人員應具備必要的專業知識和經驗，負責監督和執行采購活動，確保采購流程規范、合法；最后是明確采購流程和審批權限，建立完善的采購管理流程圖和審批制度。規定不同金額層次的采購需經過不同級別的審批，避免未經審批的采購活動。

（五）完善內控評價制度

首先，公共圖書館應總結剖析內控評價機制運行的實際問題，以財務規范化與高效化角度著手了解制度運行價值，明晰促進評價機制有效執行的關鍵因素，以便進一步優化財務內控制度內容；其次，強調對現行評價制度價值分析作業，依托內審工具效能對財務風險發生可能性予以制衡，聯合審計制度與結果控制應對內控風險，提升內部控制工作效率；再次，組織評估內部相關工作人員職責，特別是財務工作人員及管理決策評估活動，視作績效考核與評級依據，分析制度執行情況，從而激勵內部控制制度效用實現充分發揮；最后，公共圖書館需建設完善的評價制度體系，設置合理風險評估系統，在單位內部財務核算作業有序進行的前提下，大幅減少財務風險發生可能性。

四、結語

綜上所述，公共圖書館作為社會文化服務的重要載體，在財務管理方面面臨著諸多內部控制問題。本文基于財務視角下，對公共圖書館內部控制問題進行研究，并提出了相應的改進措施，不斷加大內控與管理力度，提升財務管理水平，以便更好地為社會提供優質文化服務。

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