推動企業檔案工作高質量發展的策略

[摘 要]隨著信息化時代的快速發展，檔案工作逐漸顯示出其舉足輕重的地位。安徽省交通控股集團有限公司作為安徽省內交通基礎設施建設的關鍵力量，一直秉承“強基礎、抓管理、促轉型”的理念，推動公司檔案工作的更高質量發展。文章深入研究集團公司的檔案管理工作，詳細剖析其策略執行的效果，希望能為行業內部的檔案管理提供有價值的參考和啟示。

[關鍵詞]檔案管理；策略分析；高質量發展

中圖分類號：F426 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）17-0052-03

檔案管理在企業管理中占據著不可或缺的地位，它為企業的穩健、持續發展提供了堅實的支撐。近年來，安徽省交通控股集團有限公司（下文簡稱“集團公司”）深入學習并實踐習近平總書記在檔案工作方面的深刻見解，嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》和《“十四五”安徽省檔案事業發展規劃》的指導原則。集團公司以“強基礎、抓管理、促轉型”為戰略導向，持續筑牢檔案工作的基石，勇于探索檔案管理的新路徑，力求推動企業檔案工作實現質的飛躍。

一、研究背景

集團公司檔案部門在近幾年的發展過程中，以對黨和國家檔案事業的高度責任感，認真落實習近平總書記有關文件工作的重要論述，把這一重要思想轉化為具體實踐。全面學習《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規，并按照《“十四五”安徽省檔案事業發展規劃》的要求，推動檔案工作的規范化和制度化。集團公司以“為美好安徽鋪路，讓幸福生活提速”為宗旨，將檔案工作與公司的戰略目標緊密結合起來。檔案部門把創建精品項目、打造一流檔案工作隊伍作為工作的起點和歸宿，不斷加深對新時期檔案工作的理解與認識，通過創新思路、改進方法與優化措施，勇于承擔責任，積極尋求突破，努力把企業檔案工作推上新臺階。目前，檔案室已建立起一套完善的管理體系，集中保管涵蓋文書、科技、聲像、實物、會計、人事六個門類的約7 0萬卷（件）檔案；特別是在庫存管理方面，項目檔案的數量達到3 8 5 1 8 5卷。這不僅體現了集團公司對檔案管理的重視，而且彰顯出其高效的資源利用和信息整合能力。

二、集團公司檔案高質量管理策略分析

（一）強基礎：夯實檔案業務基礎

集團公司深知，穩固的基礎是事業成功的關鍵。正因如此，集團公司著重從最基礎的業務環節入手，努力構建并優化一個全面且精細的檔案工作系統。借助這一系統，持續推進檔案管理工作的標準化與系統化，旨在確保每一份文件資料都得到精心保存和高效利用。

1.建立健全檔案工作體制機制

集團公司堅持黨管檔案的方針，積極地執行一些關鍵性的決定和措施，以保證黨對檔案工作的全面領導，夯實檔案工作的基礎[ 1 ]。

為此，集團公司認真研究和實施《關于推動集團檔案工作提檔升級的意見》，對其進行了深入細致的研究。這個文件既對黨的領導地位進行了深入的論述，也為黨在檔案工作中的重要指導思想指明了方向。為了提高檔案管理的規范化和效率，集團公司制定了7個方面的2 1條具體措施，從檔案的組織體系、學習教育、基礎管理、安全保密及隊伍建設等多個方面，均提出了明確的規定和要求。這些措施使檔案工作標準化程度大為提高，服務質量和工作效率得到明顯改善。

集團公司一直以來都以黨委為中心，加強對檔案工作的監督與引導。公司黨委每年聽取檔案工作專題匯報，對工作中出現的各類問題進行分析和解決，保證檔案工作與企業發展戰略和經營發展需要相適應。為了更好地推動企業檔案事業的發展，集團公司已將其列入企業整體發展規劃之中。該制度的確立，將有助于構建一套長效的檔案管理制度，確保企業內部檔案工作健康有序、可持續發展，從人員配備、物料供應到資金投入，集團公司都為檔案工作提供了全方位的支持。

2.加強檔案宣傳與培訓

在新時代背景下，集團公司積極探索新的工作方式，努力建設“融匯古今”的對外宣傳陣地。在“6·9”這一特殊節日，集團公司精心籌備、組織了一系列“檔案宣傳周”活動，主要目的是增進公眾對檔案工作的了解，增強公眾對檔案工作的認同感及檔案工作的影響力。集團公司根據工程文件的重點和難點，以及在驗收過程中經常會碰到的一些問題，對其進行深入研究，設計和制作了一套工程檔案微課程。該系列微課程不僅涵蓋了檔案管理方面的專門知識，而且提供了一些實際操作的技能與對策，使檔案工作者能夠更快地掌握和應用所學知識。在此基礎上，采用云課堂的教學模式，搭建教學資源共享平臺，此舉打破了時空的局限，可對檔案工作人員進行系統化的訓練[ 2 ]。

（二）抓管理：促進檔案管理規范化、科學化

堅持“管理為本”的管理思想，不斷規范檔案管理工作，輔以技術手段，持續提高檔案工作質量，在實際管理中，既注重檔案的整理、分類與保管，同時也注意電子檔案的管理，在管理過程中保證數據的準確與及時。

1.完善檔案規章制度

對企業檔案管理的現實需要進行了深度的探索和剖析，經過充分的討論和精心準備，《檔案管理辦法》和《檔案工作規則》等一批重要文件已起草完畢，并逐漸加以完善。對文件從收集、整理到保管的每一個環節都做了詳盡的規定，并對各崗位的職責進行了劃分，確保了工作的嚴謹與高效。

此外，還專門出臺了《檔案查閱工作規則》，制定了更明確、更高效的工作流程，以便更好地進行檢索，提高檢索質量。通過這些制度的建立與完善，集團公司將檔案管理的各個環節都做到了標準化，讓公司的內部工作流程變得更流暢，這為公司檔案工作的良性發展打下了堅實的基礎[ 3 ]。

2.堅持典型引路促提升

針對集團公司經營模式多樣、分支機構眾多等特點，文章采用了一種全新的戰略。這一戰略的核心理念就是以創建模范單位推動全企業的檔案管理工作。具體而言，就是在北片區、南片區附近各選取2—3個檔案管理工作成效突出的單位，以其為基準。這些單位不但在檔案工作中取得了突出的成績，而且為其他單位推動檔案管理工作提供了成功經驗和做法。這種互相學習、互相促進的方式，會像波紋一樣傳播開來，促進各地各部門檔案管理水平的提高，促進集團的綜合管理。透過多個層面的行動，監督及評價各個部門的檔案工作進度，以確保戰略實施。對各地各單位的檔案工作實際情況進行了全面的調查，全面了解檔案的整理、保管及利用等方面。通過共享一套規范的作業程序與最佳做法指引，幫助有關部門建立更規范、更有效的檔案管理體系[ 4 ]。

另外，還會定期對檔案管理部門進行全方位督導，保證檔案的高水準運作，以及強化整改機制，確保問題不會重復出現。

（三）促轉型：推動建設項目檔案工作創新發展

按照國家檔案局“四個轉變”的重要思想，不斷地研究、探索適合新時期建設工程檔案工作的新路子，從而促進建設工程檔案工作朝更科學、更高效、更規范的方向轉變和提升，使其更好地適應時代的發展和變化，為建立現代的檔案管理制度做出自己的貢獻。

1.堅持標準先行，強化頂層設計

集團公司深入了解和積極響應國家對公路和高速公路建設的高標準、嚴要求，認真編制《公路建設項目檔案暫行辦法》和《高速公路建設項目檔案管理手冊》，以確保工程質量。這兩個制度文件，既在管理層次上界定了工程檔案工作的明確責任范圍和工作過程，又從技術層次上細化了檔案管理的每一個環節，保證了檔案工作的科學性和規范性。

集團公司通過全面推廣《高速公路建設項目工程施工管理及現場質量控制檢驗用表》，提高工作效率和質量。在工程施工中，《規范表格》的廣泛應用，能夠提高各參建單位的配合程度，成為集團公司重要的質量監控手段[ 5 ]。

2.強化過程管控，規范檔案管理

在工程檔案管理方面，采用“事前管理”與“事后管理”相結合的思路，提高工程檔案管理的效率與可靠性。在工程確定以后，第一時間建立檔案，并隨著工程進度的推進，同步檔案的更新，這種模式能夠確保在工程完成后，檔案也隨之完成。同時，還采用了嚴格的監控程序，根據流程管理系統地進行檔案內容指導，在確保檔案記錄的同步性后，反饋工程的缺項部分，充分發揮檔案管理的輔助決策功能，幫助管理人員全面了解項目的整體進度，并據此進行調整與優化。

集團公司的檔案管理搭建了集文檔管理、資料分析、報表制作于一體的綜合性工程管理平臺，以進一步提高企業運作效率，適應信息化發展的需要，以此為基礎，開展了一系列的檔案管理工作，完善了各工程的檔案。數字化歸檔平臺作為集團公司信息化建設的重要組成部分，實現了數字化存儲、查詢與檢索等功能，為企業與檔案系統的有機結合提供了強有力的保證，為今后類似工程、管理等運行建立了可參考的資料庫，能夠第一時間查找類似的工作資料，提高了信息共享的水平和集團整體工作效率[ 6 ]。集團公司在管理上的革新，既保證了檔案工作的專業性和規范化，又體現出對現代科技的敏銳洞察力。通過這種方法，集團公司可以保證在每一個工程上都能開展高質量的文件管理，并在市場競爭中確立自己的領導地位。

三、成效分析

近年來，集團公司始終堅持“強基礎、抓管理、促轉型”的工作方針，一直以強化檔案管理為根本，從嚴落實各項管理措施，積極推動檔案工作的現代化發展。經過不懈的努力，以及一系列卓有成效的戰略執行，公司已在檔案管理方面取得顯著成績。

（一）檔案工作水平顯著提升

在集團公司的不懈努力下，在“強基礎、抓管理、促轉型”的工作思路下，檔案工作已有明顯進展。這些成績，既反映出集團對檔案工作的高度重視，又反映出集團在標準化、制度化管理上的長足進步。

尤其值得驕傲的是，集團公司的檔案工作者在近幾年的培訓學習中，專業素質和整體工作能力有了顯著的提高，能夠快速準確地處理各種文件，確保檔案的妥善保管和有效利用，多年來不斷完善檔案管理工作，為同類公司建立了高效、優質的檔案庫，確保了各類工程按照原有項目的經驗，結合實際，以最快速度完成。這使得集團公司在安徽省乃至全國都樹立了良好的信譽，連續多年獲得安徽省優秀單位稱號。

（二）檔案信息資源價值充分發揮

集團建立的檔案資料，以其全面、準確和系統的特點，成為許多大公司申請國際大獎的重要參考資料，也為集團今后的審計工作打下了良好的基礎。這些珍貴的檔案資料為企業和群眾解決了實際問題，受到了社會各界的一致好評。

隨著集團所轄的合寧高速、合安高速、蕪合高速等重要交通項目逐步進入改擴建的新階段，集團公司巧妙利用原有建設項目檔案中的珍貴信息，有效降低了前期勘探成本。這些節省的材料費用累計超過2億元，對集團公司的財務狀況產生了積極影響。

此外，通過對歷史數據的深入挖掘和利用，集團公司還成功推動了多個建設項目獲得行業的高度評價和榮譽，例如，池州長江大橋和合安高速改擴建工程榮獲“李春獎”，蕪湖長江二橋則摘得“詹天佑獎”，以上榮譽能夠充分展現集團公司在行業中的成就，也間接肯定了集團公司的檔案管理工作。

集團不但致力于檔案管理工作的精益求精，而且把檔案管理作為提升企業形象和品牌價值的重要手段。通過不斷優化文件管理流程，保證了文件資料的時效性、完整性，使每一份文件和每一份記錄都能真實準確地反映出公司的發展過程和經營情況，獲得市場及社會的信賴和尊重。在今后的發展中，集團公司將秉承這一優良傳統，以更嚴格的工作作風，為集團公司的可持續、健康發展作出應有的貢獻。

四、結語

集團公司以“夯實基礎，精細管理，加快轉型”為核心，為集團公司的整體運行注入了強大的動力，實現了跨越式發展。檔案管理工作作為集團運行的基礎，其深入開展不僅使集團公司的項目管理質量和效率有了顯著提升，而且充分發揮了檔案的深層價值，夯實了企業發展的基礎。今后，集團公司將再接再厲，開拓創新，進一步深挖檔案管理的實用價值。最后希望文章的研究與實踐，能為行業內的檔案管理工作提供一些參考。

參考文獻：

[1]黃素苗.推動企業檔案管理工作高質量發展的幾點思考[J].黑龍江檔案，2022（06）：153-155.

[2]周鑫，許峰臣，劉珊.創新檔案管理模式 助力企業高質量發展——華晨寶馬汽車有限公司檔案管理轉型之路[J].蘭臺世界，2022（07）：4+6.

[3]張靜.國有企業檔案管理工作高質量發展路徑研究——以陜西鋼鐵集團有限公司檔案事業發展為例[J].陜西檔案，2023（01）：51-53.

[4]孫丹.群策群力 真抓實干 推動檔案工作高質量發展——大竹縣檔案館檔案集中整理工作的經驗及思考[J].四川檔案，2023（05）：51-52.

[5]林超凌.檔案價值觀視域下血站檔案宣傳協同文化建設與發展的實踐與策略——以福建省血液中心為例[J].辦公室業務，2023（23）：177-180.

[6]辛五愛，蔣歆昶.加強醫學生實習檔案管理賦能醫學教育高質量發展[J].速讀（上旬），2022（09）：85-87.