行政綜合執(zhí)法檔案規(guī)范化管理策略探析

[摘 要]行政綜合執(zhí)法檔案管理工作的有效推進(jìn)與落實(shí)是保證行政執(zhí)法工作高效完成的重要手段之一，不僅可以規(guī)范執(zhí)法工作行為，而且能為其提供關(guān)鍵的信息參考。為有效提升行政綜合執(zhí)法檔案的規(guī)范化管理效果與質(zhì)量，相關(guān)工作人員要對(duì)其予以高度重視，積極革新檔案管理理念與模式，根據(jù)行政綜合執(zhí)法工作的特性制定檔案管理方案，保證該方案的高效實(shí)施，加大行政綜合執(zhí)法檔案的規(guī)范化管理力度。文章針對(duì)行政綜合執(zhí)法檔案規(guī)范化管理展開研究，詳細(xì)分析和闡述行政綜合執(zhí)法檔案的特性，提出合理有效的規(guī)范化管理策略，以期為相關(guān)工作人員提供價(jià)值參考。

[關(guān)鍵詞]行政綜合執(zhí)法；檔案管理；規(guī)范化管理

中圖分類號(hào)：D92 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2024）17-0030-03

行政綜合執(zhí)法檔案管理是指整理具備初始記錄價(jià)值的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，在具體的行政執(zhí)法工作中發(fā)揮其合法性及規(guī)范性的應(yīng)用價(jià)值，使行政執(zhí)法工作更具強(qiáng)制性與時(shí)效性。行政綜合執(zhí)法檔案與普通檔案存在一定差異性，其不僅具有普通檔案的文化價(jià)值及信息化的特點(diǎn)，而且兼?zhèn)涓袷交奶攸c(diǎn)與法律特征。由此可見，行政綜合執(zhí)法檔案的實(shí)際應(yīng)用能夠充分體現(xiàn)出管理價(jià)值，可助力行政執(zhí)法工作的有序開展。基于此，高效完善行政綜合執(zhí)法檔案管理工作、提升和保證其規(guī)范便至關(guān)重要且勢(shì)在必行。

一、行政綜合執(zhí)法檔案的特性

（一）專業(yè)性

行政綜合執(zhí)法檔案是相關(guān)工作人員在日常行政執(zhí)法工作期間產(chǎn)生的特殊信息內(nèi)容，是執(zhí)法活動(dòng)的真實(shí)寫照及呈現(xiàn)。在差異性的專業(yè)行政執(zhí)法工作中，無(wú)論是執(zhí)法工作內(nèi)容，還是涉及的人物、地點(diǎn)，均存在一定的區(qū)別，這也使行政綜合執(zhí)法工作具備獨(dú)特的性質(zhì)，屬于特定的法律法規(guī)范圍。因此，行政綜合執(zhí)法檔案的編制、整理等管理工作也存在一定的差異性，使得行政綜合執(zhí)法檔案管理具備極強(qiáng)的專業(yè)性特點(diǎn)[ 1 ]。

（二）成套性

在非群體且專項(xiàng)的行政綜合執(zhí)法工作期間，自執(zhí)法案件的發(fā)生立案，到最后的實(shí)施懲罰，該過(guò)程中涉及的全部信息內(nèi)容均是編制行政綜合執(zhí)法檔案的目標(biāo)，更是后續(xù)相關(guān)工作的參考。因行政綜合執(zhí)法檔案包含的數(shù)據(jù)信息均屬于一個(gè)整體，具有高度的一致性及完整性，無(wú)法拆分處理，該檔案絕不可與其他執(zhí)法案件相混淆，加之在提交行政綜合執(zhí)法檔案時(shí)應(yīng)將其相關(guān)信息內(nèi)容一并交出，一旦拆分，便會(huì)嚴(yán)重影響其準(zhǔn)確性，所以行政綜合執(zhí)法檔案具有成套性的特點(diǎn)[ 2 ]。

（三）存儲(chǔ)性

行政綜合執(zhí)法檔案的信息內(nèi)容也是相關(guān)專業(yè)執(zhí)法工作成果的呈現(xiàn)，能夠?qū)ο鄳?yīng)的專業(yè)執(zhí)法活動(dòng)實(shí)現(xiàn)全過(guò)程記錄，例如案件相關(guān)人員和違法行為分別觸犯的法律法規(guī)條例類別，以及依照怎樣的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施懲罰，如何調(diào)查取證等，均屬于行政綜合執(zhí)法檔案的核心信息。對(duì)行政綜合執(zhí)法檔案進(jìn)行科學(xué)、全面、安全的存儲(chǔ)，可以在日后的行政執(zhí)法工作期間發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值，準(zhǔn)確呈現(xiàn)執(zhí)法案件的相關(guān)工作流程。

二、行政綜合執(zhí)法檔案規(guī)范化管理策略

（一）統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理制度

在開展行政綜合執(zhí)法檔案管理的工作中，應(yīng)積極與其他相關(guān)部門建立良好的協(xié)作交流關(guān)系，共同建立一致性的檔案管理制度，將聯(lián)席會(huì)議制度科學(xué)運(yùn)用到行政綜合執(zhí)法檔案管理中，清楚劃分各個(gè)服務(wù)部門及相關(guān)崗位的職能責(zé)任，對(duì)全部工作內(nèi)容實(shí)施精細(xì)化管理，科學(xué)配置人力、物力、資金等各種資源，科學(xué)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)。

具體來(lái)講，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，建立資源整合、資源共享等行政綜合執(zhí)法檔案管理體系，強(qiáng)化行政綜合執(zhí)法檔案的格式填寫、數(shù)據(jù)分類整合、卷宗編制等相關(guān)工作，加大項(xiàng)目的規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)管理力度，確保行政綜合執(zhí)法檔案的歸檔、儲(chǔ)存、鑒定、應(yīng)用、保密、銷毀與移交等多個(gè)工作項(xiàng)目的一致性管控，助力行政綜合執(zhí)法檔案管理規(guī)范化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

此外，相關(guān)單位還應(yīng)定期組織行政綜合執(zhí)法檔案管理人員參與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，持續(xù)延伸檔案信息編制的深度及廣度，豐富相關(guān)工作人員的研究?jī)?nèi)容，完善檔案規(guī)范管理機(jī)制，使其在符合行政服務(wù)中心基礎(chǔ)管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上建立網(wǎng)絡(luò)資源數(shù)據(jù)庫(kù)，深度探索行政執(zhí)法過(guò)程中各類信息內(nèi)容的建檔價(jià)值，提升檔案管理質(zhì)量與效率[ 3 ]。

（二）制定規(guī)范化的檔案整編流程

行政綜合執(zhí)法檔案管理與普通檔案管理存在較大的差別，因其具備極強(qiáng)的真實(shí)性及法律性，整編要求及標(biāo)準(zhǔn)也相對(duì)較高，相關(guān)人員務(wù)必嚴(yán)格遵照整編原則及流程標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)整編工作，保證行政綜合執(zhí)法檔案資料的可靠性。在傳統(tǒng)的行政綜合執(zhí)法檔案管理工作中，采用的檔案整編方式存在一定的滯后性，未有效跟上時(shí)代的發(fā)展腳步，不僅無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)行政綜合執(zhí)法檔案的需求，而且會(huì)在一定程度上降低檔案資料信息的準(zhǔn)確性及真實(shí)性，對(duì)相關(guān)執(zhí)法工作造成不利影響。

基于此，針對(duì)行政綜合執(zhí)法檔案的整編工作，具體可以從以下幾點(diǎn)入手。

1.建檔

建檔工作的開展主要是基于我國(guó)內(nèi)部的相關(guān)執(zhí)法步驟，以及行政單位事務(wù)處理體系的真實(shí)情況，執(zhí)法工作順利結(jié)束完成結(jié)案的第六十天左右開展行政綜合執(zhí)法檔案的整合編制及歸納工作。在行政綜合執(zhí)法檔案的整合編制與存儲(chǔ)過(guò)程中，應(yīng)提供相應(yīng)的卷宗代碼信息，保證其真實(shí)性與準(zhǔn)確性，如果該信息內(nèi)容屬于國(guó)家極為重要的文件，便應(yīng)通過(guò)設(shè)立副卷的形式，完成將檔案存儲(chǔ)于多個(gè)卷目中的保管工作。

另外，應(yīng)根據(jù)行政綜合執(zhí)法檔案的實(shí)際編制信息、存儲(chǔ)特點(diǎn)，科學(xué)劃分檔案的類別，把劃分完成的檔案資料全部按照標(biāo)準(zhǔn)歸檔至檔案庫(kù)。完成檔案歸置工作后，還應(yīng)按照時(shí)間順序，整編劃分檔案，為后續(xù)相關(guān)調(diào)取查閱工作提供便利，保證行政執(zhí)法的順利進(jìn)行[ 4 ]。

2.確定關(guān)鍵詞

針對(duì)行政綜合執(zhí)法檔案封面的編制，應(yīng)利用具備不可擦特性的筆書寫，可以利用計(jì)算機(jī)打印等手段完成，封面內(nèi)容應(yīng)言簡(jiǎn)意賅，清楚注明和介紹卷宗檔案信息，如時(shí)間、地點(diǎn)、事件、主要人物姓名等。完成行政綜合執(zhí)法檔案封面的編制工作后，便需要根據(jù)封面提供的信息內(nèi)容，合理且針對(duì)性地設(shè)計(jì)檔案的關(guān)鍵詞索引，制定精準(zhǔn)有效的行政綜合執(zhí)法檔案管理調(diào)取與查閱制度[ 5 ]。

3.借閱

順利完成行政綜合執(zhí)法檔案的編制及歸檔工作后，便會(huì)有相關(guān)工作需要檔案資源的援助。申請(qǐng)調(diào)取和查閱行政綜合執(zhí)法檔案資料的工作人員應(yīng)先填寫檔案借閱申請(qǐng)書，只有在申請(qǐng)書通過(guò)審核后，才可完成資料的借閱。在行政綜合執(zhí)法檔案的借閱過(guò)程中，相關(guān)人員絕不可對(duì)檔案原件進(jìn)行肆意更改、涂抹、勾畫與標(biāo)記等，務(wù)必保證檔案資料的初始性及準(zhǔn)確性。如果借閱行為存在于網(wǎng)絡(luò)層面，便應(yīng)對(duì)借閱人員設(shè)置相關(guān)權(quán)限，只允許其在固定期限內(nèi)反復(fù)審閱電子檔案。普遍來(lái)講，電子檔案的借閱時(shí)間均在兩個(gè)月左右[ 6 ]。

4.銷毀

針對(duì)不再具備任何借閱及應(yīng)用價(jià)值的行政綜合執(zhí)法檔案資料，為保證檔案庫(kù)的資源儲(chǔ)存空間，需要由專門的資料審核部門對(duì)此類檔案信息的留存價(jià)值予以再次審核，通過(guò)專業(yè)審查步驟對(duì)該類資源予以專門處理。同樣，行政綜合執(zhí)法檔案的銷毀也需要先申請(qǐng)，申請(qǐng)通過(guò)后可由兩名或兩名以上專門的工作人員于特定地點(diǎn)，通過(guò)公開的方式對(duì)行政綜合執(zhí)法檔案原件、電子件、備份件等予以統(tǒng)一銷毀[ 7 ]。

（三）加強(qiáng)行政綜合執(zhí)法檔案的信息化建設(shè)，提高檔案管理水平

在行政綜合執(zhí)法檔案管理的規(guī)范化建設(shè)期間，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，積極配置信息化專業(yè)設(shè)施，在數(shù)字化技術(shù)的基礎(chǔ)上科學(xué)創(chuàng)設(shè)行政綜合執(zhí)法檔案管理系統(tǒng)，保證數(shù)字化與信息化檔案庫(kù)的規(guī)范建設(shè)。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)化培養(yǎng)，提升工作人員的專業(yè)水平及職業(yè)素養(yǎng)，保證行政綜合執(zhí)法檔案管理工作的規(guī)范化開展。不僅如此，建設(shè)期間還應(yīng)對(duì)行政綜合執(zhí)法檔案信息的備份、處理、查驗(yàn)、歸檔、掃描、傳輸、儲(chǔ)存、登記等管理項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)范化革新建設(shè)，強(qiáng)化檔案管理的安全性、智能性及時(shí)效性等特點(diǎn)[ 8 ]。

在行政綜合執(zhí)法檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作具體落實(shí)階段，應(yīng)利用信息化檔案管理理念及模式，將以往紙質(zhì)版的檔案適當(dāng)轉(zhuǎn)變成數(shù)字化電子檔案，提升檔案管理效率。針對(duì)數(shù)字化電子檔案，要妥善完成其他銜接工作，主動(dòng)且規(guī)范地完成檔案?jìng)浞荩龊脵n案的基礎(chǔ)管控，防止檔案丟失，為檔案后期的調(diào)取借閱提供保障。在落實(shí)電子檔案轉(zhuǎn)化工作期間，要確保紙質(zhì)版檔案與電子版檔案的統(tǒng)一，相關(guān)數(shù)據(jù)信息內(nèi)容絕不可出現(xiàn)任何偏差，保證電子化檔案的真實(shí)性及溯源性。

（四）完善檔案管理考核制度，健全檔案監(jiān)管體系

從組織管理層面分析，應(yīng)高度重視檔案管理考核體系的科學(xué)完善及優(yōu)化工作，保證其推進(jìn)落實(shí)效率和質(zhì)量，根據(jù)實(shí)際工作情況，協(xié)調(diào)資料的獲取、登記、核對(duì)及借調(diào)工作，清楚掌握檔案管理人員的職責(zé)范圍及應(yīng)承擔(dān)的義務(wù)，有效制定一致性、協(xié)調(diào)性的檔案管理考核機(jī)制，這是高效促進(jìn)行政綜合執(zhí)法檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要途徑，可為行政執(zhí)法工作的順利開展奠定基礎(chǔ)[ 9 ]。

將行政執(zhí)法單位的內(nèi)控管理體系總體目標(biāo)視為行政綜合執(zhí)法檔案規(guī)范化建設(shè)的核心目標(biāo)之一，加大檔案管理監(jiān)督工作力度，建立相應(yīng)的實(shí)時(shí)監(jiān)督體系及科學(xué)合理的內(nèi)部協(xié)調(diào)管理通道，加快行政綜合執(zhí)法服務(wù)機(jī)構(gòu)的現(xiàn)代化革新進(jìn)展，助力行政綜合執(zhí)法檔案管理的規(guī)范化落實(shí)。不僅如此，基于行政綜合執(zhí)法檔案管理考核結(jié)果的審查評(píng)估，還能精準(zhǔn)找到尚未解決的問(wèn)題，為檔案管理體系的持續(xù)建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[ 1 0 ]。

因行政綜合執(zhí)法檔案具備較強(qiáng)的法律特性及公信力，在其規(guī)范化建設(shè)期間，務(wù)必清楚掌握一切觸犯法律法規(guī)的行為以及相應(yīng)需要承擔(dān)的法律后果，建立健全行政綜合執(zhí)法檔案管理責(zé)任追究制度，提升檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)質(zhì)量，保證檔案管理部門及崗位的執(zhí)行效果，創(chuàng)設(shè)出權(quán)責(zé)分明、權(quán)責(zé)對(duì)等、失職問(wèn)責(zé)的全面監(jiān)督管控體系。

（五）提升檔案資源安全性

因行政綜合執(zhí)法檔案具備極強(qiáng)的法律性、機(jī)密性與嚴(yán)肅性等特點(diǎn)，針對(duì)行政綜合執(zhí)法檔案管理的規(guī)范化建設(shè)工作，要嚴(yán)格依照相關(guān)原則標(biāo)準(zhǔn)展開，一旦行政綜合執(zhí)法檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題，便極易造成機(jī)密文件信息的泄露和丟失，這不僅會(huì)嚴(yán)重影響行政綜合執(zhí)法檔案管理工作的效率和質(zhì)量，而且會(huì)給相關(guān)的執(zhí)法工作開展造成層層阻礙。

行政執(zhí)法單位的檔案管理部門應(yīng)積極設(shè)置針對(duì)行政綜合執(zhí)法檔案資料的專門檔案室，將全部檔案資料妥善存儲(chǔ)至該檔案室內(nèi)，安裝防碰撞、防磁化等相關(guān)安全設(shè)備。此外，要針對(duì)防水、防火、防盜、防蟲等現(xiàn)象制定合理有效的保護(hù)機(jī)制，規(guī)避檔案室內(nèi)的紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存過(guò)程中受到外力破壞及自然損壞，全面提升行政綜合執(zhí)法檔案室的保護(hù)水平。

針對(duì)數(shù)字化行政綜合執(zhí)法檔案，要妥善開展日常的安全保護(hù)工作，積極引進(jìn)并科學(xué)應(yīng)用適合的安全技術(shù)軟件，例如安裝殺毒App；啟用防火墻、密鑰技術(shù)、生物識(shí)別技術(shù)及設(shè)置相關(guān)權(quán)限等，保證數(shù)字化電子檔案資料的安全儲(chǔ)存。不僅如此，因行政綜合執(zhí)法檔案具備極強(qiáng)的特殊性及法律性，還應(yīng)采取相應(yīng)的防黑客手段，一旦檢測(cè)到存在外部入侵及惡意損壞等風(fēng)險(xiǎn)因素，便應(yīng)第一時(shí)間開啟識(shí)別和相應(yīng)的檢驗(yàn)查殺；還應(yīng)對(duì)全部檔案資料予以備份處理，保證檔案資料不流失、不泄露[ 1 1 ]。

三、結(jié)語(yǔ)

行政綜合執(zhí)法檔案管理工作的有效推進(jìn)與落實(shí)是保證行政執(zhí)法工作高效完成的重要手段之一，不僅可以規(guī)范執(zhí)法工作行為，而且能在極大程度上為其提供關(guān)鍵的信息參考。基于此，為加強(qiáng)行政綜合執(zhí)法檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，要從統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范建設(shè)檔案整編流程、落實(shí)檔案信息化建設(shè)、健全檔案監(jiān)管體系、提升檔案資源安全性等角度出發(fā)，提升行政綜合執(zhí)法檔案管理的規(guī)范性，提高行政綜合執(zhí)法檔案管理工作的落實(shí)與推進(jìn)效率，為行政執(zhí)法工作的順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。

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