基于PDCA循環的企業內部控制探討

摘 要：企業內部控制是組織管理中不可或缺的一環，旨在確保企業的運營有效性和合規性。而PDCA循環（Plan-Do-Check-Act）作為一種持續改進的管理方法，可以應用于企業內部控制的設計、實施和監督過程中。鑒于此，本文圍繞廣西中煙PDCA循環的企業內部控制策略展開探討，以期為相關工作起到參考作用。

關鍵詞：PDCA循環；企業內部控制；重要性

一、基于PDCA循環的企業內部控制的重要性

1.提高風險管理能力

企業內部控制的一個核心目標是確保企業能夠有效識別和管理風險。通過PDCA循環，企業可以對內部控制措施進行不斷的計劃、執行、檢查和行動，從而更好地預防和應對潛在的風險。這有助于保護企業的利益，減少損失，并確保企業的可持續發展。

2.提升運營效率

PDCA循環強調不斷改進和優化，通過反復實施和評估內部控制措施，企業可以不斷發現問題和瓶頸，并采取相應的行動進行糾正和改進。這有助于提高企業的運營效率，減少資源浪費和低效操作，從而提升企業的競爭力和盈利能力。

3.加強合規管理

企業內部控制不僅包括風險管理和運營效率，還涉及合規性管理。通過PDCA循環，企業可以建立并不斷完善符合法律、法規和行業標準的內部控制框架，確保企業的經營活動合規，并提高企業的聲譽和可信度。

二、系統建設理論的相關應用

1.PDCA循環理論的應用

PDCA循環理論，即計劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）、行動（Act）循環，在系統建設和管理中被廣泛應用。該理論通過持續循環的方式，幫助組織不斷改進和優化其運營效率和業務結果。PDCA循環理論可以在各個領域和行業中應用，包括但不限于以下幾個方面。①品質管理：企業可以利用PDCA循環來提高產品或服務的品質。通過制定明確的質量標準和過程控制方法，并在實施階段進行檢查和評估，企業可以及時發現問題并采取行動來解決。②流程改進：PDCA循環可以幫助企業優化工作流程。通過對現有流程進行分析和評估，在行動階段采取改進措施，并在后續循環中持續監控和調整，以提高效率和降低成本。③績效管理：PDCA循環可以用于績效管理和持續改進。企業可以根據既定目標制定績效指標，在檢查階段對績效進行評估，然后根據結果采取行動來提高績效。④項目管理：PDCA循環可以應用于項目管理的各個階段。在計劃階段，項目團隊可以制定詳細的項目計劃和目標；在執行階段，團隊按照計劃實施項目活動；在檢查階段，項目經理評估項目進展和結果；在行動階段，項目經理根據評估結果調整項目計劃并采取相應措施。

2.理性行為理論的應用

理性行為理論（Theory of Reasoned Action，TRA）是由社會學家Fishbein和Ajzen在1975年提出的研究個體行為模式的通用概念模型。TRA是在期望—價值模型（Expectancy Value Models，EVM）的基礎上發展起來的。如圖1所示，TRA主要用于解釋和分析態度和行為之間的關系。

理性行為理論是系統建設和管理中的一種重要理論，它著眼于個體在決策過程中的理性思考和行為選擇。在系統建設中，理性行為理論可以被應用于多個方面。理性行為理論可以在以下幾個領域應用。①組織行為：通過理性行為理論，組織可以更好地理解員工的決策過程和行為選擇。了解員工的動機、信息處理方式和期望可以幫助組織設計激勵機制、優化溝通流程，促進員工的積極參與和高效工作。②決策分析：理性行為理論提供了一種框架，可以幫助分析決策者在不確定和復雜環境下的行為。通過理解人們的偏差和限制，決策者可以更好地評估風險、權衡利弊，并制定更明智的決策策略。③風險管理：理性行為理論可以應用于風險管理，幫助企業識別和解決人為因素導致的風險。通過了解決策者的思維模式和行為傾向，企業可以采取相應措施來減少錯誤決策和意外事件的發生。

3.規劃行為理論的應用

規劃行為理論（Theory of Planned Behavior，TPB）是系統建設和管理中的一個重要理論框架，它著眼于個體在決策過程中的規劃行為和意圖形成。在系統建設中，規劃行為理論可以在以下幾個領域應用。①項目管理：在項目管理中，規劃是一個關鍵環節。通過應用規劃行為理論，項目經理可以更好地了解項目參與者的規劃行為和意圖形成過程，從而制定合理的項目計劃和決策策略，提高項目的成功率和效益。②組織管理：規劃行為理論可以幫助組織理解員工的規劃行為和意圖形成過程，在人力資源管理中起到重要作用。通過了解員工的規劃偏好和目標設定，組織可以制定激勵機制、提供培訓和發展機會，從而提高員工的工作動力和滿意度。③決策支持系統：規劃行為理論可以應用于決策支持系統的設計和開發。通過理解決策者的規劃行為和意圖形成過程，可以設計相應的決策支持工具和模型，輔助決策者進行規劃分析和決策制定。

4.技術接受模型的應用

TRA和TPB模型都是心理學領域提出的普遍通用模型，可以適用于任何任務或場景。而隨著信息技術的持續快速發展，研究在信息系統場景中如何使用戶更好地接受并使用技術，成為一個極具挑戰性的問題。1989年，David對TRA模型進行了修正，提出了技術接受模型（Technology Acceptance Model，TAM），如圖2所示。

技術接受模型是一個廣泛應用于理解和預測用戶對新技術接受程度的理論框架。主要側重于個體在面對新技術時的認知、態度和行為意向。在企業內部控制的探討中，技術接受模型同樣具有顯著的應用價值。以下是技術接受模型在幾個關鍵領域的應用。①內部控制系統建設：隨著企業信息化程度的提高，內部控制系統也逐漸向數字化、智能化轉型。通過應用技術接受模型，企業可以深入了解員工對新技術在內部控制系統中應用的認知、態度和接受程度。這有助于企業優化內部控制系統的設計，提高系統的易用性和用戶友好性，從而增強員工對內部控制系統的接受度和使用效率。②風險管理：在企業內部控制中，風險管理是一個至關重要的環節。通過應用技術接受模型，企業可以評估員工對新風險管理技術的接受程度，了解員工在風險識別、評估和控制過程中的行為偏好。這有助于企業制定更加精準的風險管理策略，提高風險管理的有效性和針對性。③培訓與發展：隨著新技術的不斷涌現，企業需要不斷更新內部控制人員的知識和技能。通過應用技術接受模型，企業可以了解員工對新技術的接受程度和培訓需求，制定個性化的培訓計劃和發展路徑。這有助于企業提高內部控制人員的專業素養和技能水平，為企業內部控制的持續優化提供有力的人才保障。

5.技術任務匹配模型的應用

Goodhue和Thompson（1995）聚焦于對使用和任務技術匹配的研究，提出使用與匹配整合視角下的技術績效鏈（Technology-to-Performance Chain，TPC），如圖3所示。

TPC認為必須使用技術并與支持的任務相匹配才能產生使用績效，這表明了技術、任務和用戶使用之間的關系以及與使用績效的關系。任務技術匹配的主導因素是指任務、技術和用戶之間的交互作用。任務需求與技術功能差距越大，任務技術匹配度越低。TTF對使用的影響是通過TTF對使用結果預期的影響來實現的。TTF直接影響系統的績效。無論如何使用系統，高TTF都會帶來高績效。反饋是這個模型中非常重要的一個方面，這在之前的模型中被忽略了。一旦用戶使用了技術，帶來了績效上的變化，必然會產生一系列反饋效應。當用戶實際使用該技術時，他們可以得出結論，該技術將提高（或降低）績效，從而改變他們的結果預期和未來的使用行為。用戶可以從體驗中學習如何更好地利用技術，提高個體技術的適配性，從而提高績效。

技術任務匹配模型是系統建設和管理中的一個重要工具，它著眼于將技術資源與任務需求進行匹配，以實現最佳的系統性能和效果。在系統建設中，技術任務匹配模型可以被廣泛應用。技術任務匹配模型可以在以下幾個領域應用。①人力資源管理：通過應用技術任務匹配模型，組織可以更好地分析和評估員工的技能和能力，將其與任務需求進行匹配。這有助于提高員工的工作滿意度和效能，促進組織的發展和創新。②項目管理：在項目管理中，技術任務匹配模型可以幫助項目經理評估團隊成員的技能和背景，并將其與項目任務進行匹配。這有助于提高項目的執行效率和質量，確保項目按時、按質地完成。③技術研發：在技術研發領域，技術任務匹配模型可以幫助研發團隊識別合適的技術資源，并將其與研發任務相匹配。這有助于提高研發效率和創新能力，推動技術的進步和應用。

三、系統建設相關理論在廣西中煙系統中的應用

1.系統體系建設情況

在廣西中煙系統中，系統建設相關理論被廣泛應用于系統體系的建設和管理。以下是系統體系建設情況的一些關鍵方面：①系統目標設定。系統建設的第一步是明確系統的目標和愿景。在廣西中煙系統中，基于系統建設相關理論，制定了具體的系統目標，包括提高生產效率、優化供應鏈管理、提升產品質量和增強市場競爭力等。②規劃與設計。系統建設需要進行詳細的規劃和設計。在廣西中煙系統中，系統建設團隊應用系統建設相關理論來分析和評估現有的業務流程和系統架構，并制定改進計劃和系統設計方案。這確保了系統能夠滿足業務需求，并實現預期的效益和目標。③流程再造和優化。系統建設相關理論倡導對業務流程進行再造和優化，以實現更高的效率和質量。在廣西中煙系統中，通過應用系統建設相關理論，識別了存在的瓶頸和問題，對業務流程進行了重新設計和優化。這有助于提高生產效率、減少資源浪費，從而提升系統整體運行效能。④技術應用與集成。在廣西中煙系統中，系統建設相關理論也被用于指導技術應用和系統集成。通過應用系統建設相關理論，確定了適合系統需求的技術解決方案，并進行了系統集成和測試。這確保了系統的穩定性和可靠性，并提供了支持業務流程的各項技術功能和工具。

2.PDCA與績效管理系統的融合

績效管理系統是廣西中煙系統中的關鍵管理工具之一，它用于度量和評估個人、團隊和組織的績效，并為目標達成提供指導和反饋。與PDCA循環的融合可以增強績效管理系統的有效性和實施效果。①目標設定。將PDCA循環中的計劃階段與績效管理系統中的目標設定相結合，確保制定的目標具有可衡量性和可達性，同時與系統建設的目標保持一致。②執行評估。將PDCA循環中的執行階段與績效管理系統中的績效評估相結合，通過監測和收集數據，評估績效的達成情況，并與制定的目標進行對比和分析。③問題識別。將PDCA循環中的檢查階段與績效管理系統中的問題識別相結合，及時發現潛在問題和改進機會，并采取相應的行動進行糾正和改進。④持續改進。將PDCA循環中的行動階段與績效管理系統中的持續改進相結合，根據評估結果和問題識別，制定改進計劃，并跟蹤和監控改進的實施情況。

3.信息技術用戶接受理論在PDCA系統中的應用

在廣西中煙系統中，信息技術用戶接受理論被應用于PDCA循環系統中，以提高系統的用戶接受度和有效性。①用戶需求分析。信息技術用戶接受理論強調了用戶對系統的需求和期望的重要性。在廣西中煙系統中，通過運用用戶需求分析方法和工具，如用戶訪談、問卷調查等，識別和理解系統用戶的需求和期望。這有助于確保系統設計和功能滿足用戶的實際需求，并提高用戶滿意度。②用戶培訓和支持。在廣西中煙系統中，信息技術用戶接受理論還應用于用戶培訓和支持方面。根據用戶接受理論的原則，通過提供針對不同用戶群體的培訓和支持計劃，幫助用戶更好地理解和使用系統。這包括提供系統操作培訓、編寫用戶手冊和在線支持等措施，以降低用戶的學習曲線和增加系統的可用性。③用戶反饋和參與。廣西中煙系統中應用信息技術用戶接受理論的另一個重要方面是用戶反饋和參與。通過建立有效的反饋渠道，如用戶滿意度調查、問題報告和用戶意見收集等，來了解用戶對系統的感受和建議。同時，鼓勵用戶參與系統的改進和優化過程，通過用戶群體的參與和意見反饋，不斷改善系統的功能和用戶體驗。④用戶界面設計。信息技術用戶接受理論還在廣西中煙系統中應用于用戶界面設計。根據用戶接受理論的原則，系統的界面設計應符合用戶的認知和操作習慣，提供簡潔、直觀和易于使用的界面。

四、結語

總而言之，基于PDCA循環的企業內部控制是一種持續改進的管理方法，通過計劃、執行、檢查和行動的循環過程，可以提高內部控制的效果和效率。企業應積極采用PDCA循環，并結合實際情況進行靈活應用，以推動組織的持續改善和發展。

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作者簡介：李欣欣（1990.11— ），女，漢族，廣西貴港人，碩士研究生，工程師，經濟師，研究方向：工商管理；通訊作者：肖駿（1990.07— ），男，漢族，湖南常德人，本科，工程師，研究方向：信息技術。